10 recursos essenciais em softwares de automação de workflows

Muitas empresas se esforçam para melhorar continuamente seus processos no intuito de reduzir custos e entregar a seus clientes uma experiência excepcional. Automatizar fluxos de trabalho é uma maneira de fazer isso. Neste texto, vamos falar sobre o que é a automação de fluxos de trabalho (ou workflows), descrever seus benefícios e destacar 10 recursos que precisam ser considerados na hora de escolher uma ferramenta desse tipo para o seu negócio.

O que é automação de workflows?

Automação de workflows é o método de automatizar uma série de etapas, com o objetivo de melhorar processos de trabalho, acelerando tarefas cotidianas repetitivas e minimizando erros.

A maioria dos fluxos de trabalho é composta por três elementos centrais: uma sequência de etapas, pessoas que realizam essas etapas, e as condições necessárias para completá-las.

Alguns exemplos de workflows que podem ser encontrados na vida real são o onboarding de novos clientes, onboarding de novos colaboradores ou mesmo a gestão da cadeia de suprimentos. 

Por exemplo: sua empresa provavelmente tem um fluxo de trabalho para pagar fornecedores. O prestador de serviços envia uma fatura, que vai parar em um sistema de processamento de pagamentos. O sistema, por sua vez, aciona um processo de aprovação, e então o fornecedor recebe o pagamento. 

Embora essas etapas pareçam simples, há vários pontos em que as coisas podem dar errado. A fatura pode vir com o número da ordem de pagamento errado, ou a integração entre os sistemas pode não funcionar, deixando o fornecedor sem pagamento. Ou ainda: o processo pode ser tão trabalhoso que tanto os fornecedores quanto a equipe interna demoram para completá-lo.

Nesses e em outros casos, a gestão e automação de workflows garante que quaisquer problemas nos fluxos de trabalho sejam rapidamente identificados e resolvidos.

O que é um software de automação de workflows?

Um software de automação de workflows é uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócio (ou BPM, na sigla em inglês) que simplifica e automatiza processos rotineiros de uma empresa. Seu objetivo é justamente ajudar as equipes a trabalharem de modo mais eficiente. Esse resultado pode ser atingido por meio de uma organização mais clara dos processos ou também por meio da automação de tarefas. Usar um software de automação de workflows dá às equipes a capacidade de monitorar, coordenar e melhorar seus fluxos de trabalho de acordo com as necessidades de cada departamento. 

Normalmente, o software de automação de fluxos de trabalho dá aos administradores algumas ferramentas de análise (analytics) que podem ser usadas para medir o progresso da equipe na direção de determinadas metas. Elas também ajudam a determinar se as modificações feitas ao workflow resultaram em diferenças expressivas em termos de custo ou tempo.

Por que sua empresa precisa de um software de automação de workflows?

Fluxos de trabalho automatizados aumentam a produtividade de um time ao diminuir o tempo e esforço necessários para concluir tarefas manuais. Ao serem implementados, também trazem vários outros benefícios, incluindo os seguintes:

• Lembretes para terminar tarefas que ainda não foram concluídas;
• Visibilidade sobre as métricas de performance;
• Redução nos riscos do projeto e na chance de atrasos no cronograma;
• Automação de tarefas repetitivas, permitindo que as pessoas foquem em tarefas ligadas à criatividade e a inovação;
• Estimativas mais precisas de cronograma em planejamentos futuros;
• Trilhas claras de auditoria e responsabilização se algo der errado;
• Delegação mais igualitária de responsabilidades.

10 recursos essenciais de automação de workflows

Para colher os benefícios de fluxos de trabalho automatizados, você precisará de uma ferramenta que seja fácil de usar e tenha funcionalidades adequadas. A seguir, veja 10 características ideais para um sistema de automação de workflows.

1. Interface intuitiva

Sejamos sinceros — seu time simplesmente não usará uma ferramenta se ela for muito difícil de aprender. Por isso, escolha uma plataforma com interface intuitiva e que não exija muita (ou qualquer) experiência com programação. Procure por uma ferramenta que tenha recursos de “drag-and-drop” (arrastar e largar), relatórios e painéis prontos, e templates customizáveis. 

Os melhores sistemas de automação de workflows permitem que seus usuários pensem de maneira linear, sugerindo próximos passos ou possíveis integrações durante o processo. Avaliações positivas são um indicador de que um sistema de automação será fácil para usuários sem conhecimento técnico, mas ainda poderá gerenciar processos mais complexos no back-end se necessário.

2. Processos automáticos

Alguns exemplos de processos automáticos são atualizações de status, chamadas de API ou atribuição de tarefas. O sistema pode gerenciar essas tarefas, liberando tempo para que os colaboradores foquem em outros projetos importantes. Além disso, tarefas automatizadas reduzem a chance de erros ou atrasos. Por isso, processos padronizados e automatizados geram cronogramas mais precisos e diminuem a chance de retrabalho.

3. Plataforma na nuvem

Plataformas de BPM ou de automação de workflows baseadas na nuvem minimizam os custos de armazenamento, previnem a perda de dados e permitem que os colaboradores acessem seu trabalho de qualquer lugar. Para garantir a segurança da sua informação (e dos dados de seus clientes), procure por soluções que ofereçam segurança adicional na nuvem, procedimentos de privacidade e compliance.

4. Trilhas de auditoria prontas

Escolha um sistema de automação de workflows que permita aos administradores configurar um conjunto de regras pré-definidas para solucionar problemas que possam surgir. Assim, se o trabalho encontrar algum obstáculo, o software saberá o que fazer para superá-lo. Por exemplo: em um fluxo de pagamento de fornecedores, o software pode perceber que a fatura estava sem o número da ordem de compra e enviar um email automático ao fornecedor explicando como encontrar a informação e enviar uma nova versão do documento.

5. Notificações úteis

Muitos sistemas de automação de workflows enviam notificações por mensagem, email ou dentro da própria plataforma, para lembrar aos envolvidos de suas tarefas ou aprovações pendentes. Escolha uma plataforma que notifique seus colaboradores das questões mais urgentes diretamente no sistema, além de ser capaz de enviar mensagens ou emails.

6. Integrações fáceis com outros softwares

A maioria das empresas usa várias aplicações para resolver suas tarefas e, em muitos casos, será necessário que a plataforma de automação de workflows converse com elas. Por isso, procure por uma que integre em tempo real com o ERP, CRM, calendário ou outros sistemas de gestão de documentos que você já usa. Ainda que alguns fluxos de trabalho tenham só uma ou duas etapas que envolvam troca de dados entre sistemas, essa troca deve acontecer de modo rápido e confiável para manter tudo funcionando. Essa integração também deve ser fácil de implementar e não exigir manutenção contínua.

7. Indicadores de status

O software de automação de workflows é responsável por orquestrar muitos (às vezes centenas) de fluxos de trabalho ao mesmo tempo. E indicadores de status são uma maneira ótima de se manter informado sobre cada um deles. Um painel de status pode ajudar usuários a priorizar tarefas, encontrar problemas e monitorar tarefas que possam ter ficado esquecidas. Esse painel deve mostrar com clareza o estado de cada tarefa para todos os envolvidos em cada workflow. Muitos sistemas também usam cores para distinguir entre questões mais sérias e outras menos urgentes.

8. Relatórios baseados em KPIs

Uma ferramenta potente de automação de workflows deverá dar visibilidade a quaisquer gargalos, problemas recorrentes, atrasos e outras falhas em seus fluxos de trabalho. Para isso, customizar painéis de acordo com seus KPIs pode gerar insights importantes sobre fluxos de trabalho desnecessários, ou sobre outros processos que podem estar faltando. Além de métricas mais gerais, eles também podem mostrar detalhes tais como quando cada tarefa foi completada, quem foi o responsável e quais modificações geraram mais agilidade no processo.

9. Acesso com base no cargo

Ter cuidado com o acesso a dados evita vazamentos de informação e protege dados sensíveis, como os de RH, de folha de pagamento e do setor financeiro. Assim, recursos de acesso com base no cargo são importantes pois dão aos administradores uma série de opções para conceder a determinados colaboradores os direitos de visualizar ou editar workflows. Alguns softwares levam as permissões a um nível ainda mais granular, no qual administradores podem ditar o que cada usuário pode ver e fazer na ferramenta. Mas tome cuidado, pois ajustar o acessos dos colaboradores pode afetar alguns workflows já existentes. 

10. Diferentes maneiras de visualizar fluxos de trabalho

Escolha uma plataforma de automação de workflows que consiga mostrar seus fluxos de trabalho de vários modos distintos. Algumas pessoas preferem painéis no estilo Kanban, enquanto outras acham mais fácil visualizar diagramas, ou mesmo uma lista simples de etapas. Em todo caso, ter múltiplas maneiras de visualizar um fluxo de trabalho pode trazer novas perspectivas, mas não deve desviar atenção do principal objetivo daquele fluxo.

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