Um departamento Financeiro é avaliado por sua velocidade e precisão, e uma gestão de emails eficiente tem uma influência fundamental nessas duas métricas. Seja ao lidar com fornecedores, emitir recibos ou entregar relatórios trimestrais, é fundamental para essa equipe centralizar informações e comunicações. 

 

É nesse ponto que as caixas de email compartilhadas aparecem como uma solução. Neste artigo, vamos explicar como essa ferramenta ajuda seu time Financeiro a ter sucesso e acelerar processos, aumentando também a transparência e evitando falhas de comunicação. 

O que é uma caixa de email compartilhada?

Caixas de email compartilhadas são, como o nome já deixa claro, caixas de entrada que várias pessoas em uma equipe podem acessar. Você normalmente identifica uma delas pelo endereço de email, que não costuma ser pessoal. Por exemplo: [email protected].

Como times financeiros se beneficiam de uma caixa de email compartilhada?

Caixas de email compartilhadas fazem o gerenciamento de mensagens ser mais rápido. Elas também facilitam a vida do departamento Financeiro ao melhorar a visibilidade sobre os emails e a própria organização deles. 

Os benefícios de uma caixa de email compartilhada incluem:

Informações centralizadas. Quando todas as solicitações são encaminhadas para uma única caixa de entrada, as informações podem ser mais facilmente acessadas, organizadas, gerenciadas e resolvidas. “Falhas de comunicação” são evitadas e a colaboração entre as pessoas aumenta. 

Fácil arquivamento. Uma caixa de email compartilhada serve como um hub para o Financeiro contactar clientes externos e internos, e por isso se torna um grande arquivo com documentos e mensagens importantes. Ter um único lugar onde encontrar todas essas informações facilita a revisão de transações antigas, por exemplo, e pode oferecer informações úteis para processos do Jurídico ou do Compliance, ou então para auditorias.  

Tarefas delegadas de forma direta. Administradores de uma caixa de email compartilhada podem delegar certas trocas de email a determinados membros da equipe. Eles também podem deixar os profissionais que estão livres pegarem tarefas por conta própria.

Tempos de resposta mais curtos. Distribuir tarefas entre usuários da caixa de email compartilhada garante que nenhuma mensagem fique sem resposta por muito tempo. Ter alguns membros do time controlando os fluxos de comunicação evita que correspondências importantes se percam pelo caminho. 

Acompanhe o progresso das tarefas. A maioria das caixas de email compartilhadas oferece um registro de atividades ou algo parecido. Isso faz com que o controle das várias tarefas executadas ao mesmo tempo seja muito mais fácil. Também é útil para tarefas que se prolongam mais, como a emissão de recibos e a gestão de vendedores. 

Maior produtividade. O registro de atividades que ajuda os profissionais de um time a acompanhar o status de suas tarefas também ajuda os gestores a checar o desempenho de cada funcionário. Ter um registro das interações de cada membro da equipe na caixa de entrada aumenta a transparência e permite que todos saibam rapidamente quem procurar se precisam de alguma informação sobre determinado cliente.

Simplifique e acelere o trabalho da sua equipe. Experimente grátis o Pipefy!

Melhores práticas para o uso de caixas de email compartilhadas pelo Financeiro

Caixas de email compartilhadas funcionam melhor quando todos da equipe usam a ferramenta de forma consistente. Já que os times de Financeiro têm seus próprios processos, é útil desenvolver boas práticas para melhorar esse uso. Elas incluem:

Gerenciar permissões: Depois de criar a caixa de email compartilhada, você vai precisar decidir quem pode acessá-la e o que cada usuário vai ter permissão para fazer dentro dela. Esse é um dos primeiros passos para configurar sua caixa de entrada, mas é essencial tomar cuidados para que cada membro da equipe tenha toda a informação necessária para trabalhar com eficiência. 

Use etiquetas para dar mais clareza às informações: A maioria das caixas de entrada compartilhadas permitem que você classifique as mensagens usando etiquetas. Elas ajudam os membros do time a identificar mensagens mais rapidamente e priorizar emails que são mais importantes. 

Seguir protocolos de segurança: Departamentos financeiros frequentemente recebem dados confidenciais. Por causa disso, todos os usuários da caixa de email compartilhada precisam estar conscientes dos protocolos de segurança da informação. Dados sensíveis podem ser classificados com etiquetas na caixa de email compartilhada, de modo a facilitar sua identificação.

Crie templates para ter mais velocidade e consistência: Templates de email tornam mais fáceis respostas rotineiras e recorrentes. Eles também dão mais consistência ao tom da sua comunicação por email.

Automatize tarefas com integrações: Parte importante do trabalho do seu departamento financeiro começa com um email. Caixas de email compartilhadas podem ser integradas com outros aplicativos usados pela sua equipe para promover um processamento de emails mais veloz e dados para gestão mais precisos com ferramentas como Expensify e Quickbooks.

Simplifique a gestão de emails do seu departamento Financeiro.  

Conheça as soluções do Pipefy para otimizar seus negócios!

Gerencie seu departamento Financeiro com a Caixa de Email Compartilhada do Pipefy

Se a sua equipe tem problemas de comunicação — perde tempo para achar documentos em várias caixas de entrada, desconhece quem é responsável por cada solicitação ou deixa passar informações importantes por causa de falhas — a Caixa de Email Compartilhada do Pipefy pode te ajudar. 

 

Ela melhora a produtividade do seu departamento Financeiro e favorece a colaboração entre colegas ao oferecer visibilidade total sobre as mensagens da caixa de entrada. Assim, permite que essas mensagens possam ser atribuídas de forma clara por gestores. 

 

Nenhum email fica para trás. Com a Caixa de Email Compartilhada do Pipefy, você tem controle total das mensagens que chegam ao seu departamento Financeiro. Pode delegar responsabilidades a seus colegas e garantir respostas mais rápidas no dia a dia.

 

Visibilidade total. Com uma visão compartilhada da caixa de entrada, você pode monitorar mensagens, respostas e emails de follow-up enviados. 

 

Colaboração sem distrações. Ninguém mais vai precisar transitar entre diferentes ferramentas ou contas de email para conseguir se comunicar com colegas ou encontrar informações. Com a Caixa de Entrada Compartilhada do Pipefy, cada membro do time pode ver mensagens anteriores, adicionar comentários, construir bases de dados e consolidar informações recebidas.

 

Eficiência pela automação. Aproveite automações fáceis de configurar para encaminhar emails, escalar mensagens e enviar respostas padronizadas. Acelere suas tarefas e aumente a produtividade integrando o Pipefy com suas ferramentas favoritas. 

 

Ajude sua equipe a centralizar informações importantes, reduzir seu tempo de resposta e poupar energia que antes era usada para procurar emails perdidos. Experimente e Caixa de Email Compartilhada do Pipefy

Caixas de email compartilhadas são, como o nome já deixa bem claro, caixas de entrada que várias pessoas em uma equipe podem acessar."