Processos são pilares centrais de qualquer empresa. Compreendê-los, avaliá-los e otimizá-los — em outras palavras, gerenciar esses processos — é fundamental para impulsionar o sucesso dos negócios.

A gestão, otimização e automação de processos (em inglês, Business Process Management ou BPM) garantem que as empresas funcionem com eficiência conforme evoluem e mudam suas prioridades. Um bom BPM ajuda sua empresa a melhorar a produtividade, reduzir custos e aumentar a satisfação de funcionários e clientes.

Definindo BPM: gestão e automação de processos

O BPM — que pode ser entendido como gerenciamento, otimização e automação de processos — é uma abordagem utilizada para analisar e melhorar processos centrais que impulsionam as operações de uma empresa. Ele começa com a identificação dos processos dos quais um negócio depende. Em seguida, é preciso analisar como é possível melhorar esses processos, implementar as mudanças e medir seus resultados.

A gestão, otimização e automação de processos é diferente do gerenciamento de projetos, que garante que projetos específicos — como a implementação de uma nova campanha de marketing ou o design de um produto — sejam concluídos com eficiência. O BPM pode ser útil para identificar e melhorar processos que contribuem para a gestão de projetos. No entanto, envolve muito mais do que apenas aprimorar o seu gerenciamento.

Da mesma forma, o BPM também é útil para simplificar e agilizar a gestão de tarefas — por exemplo, como uma empresa estrutura as tarefas individuais que sua equipe executa. Mas o gerenciamento de tarefas é apenas um dos aspectos que o BPM pode melhorar.

Benefícios do BPM

O gerenciamento e automação de processos permite que empresas identifiquem e mapeiem aqueles que impulsionam suas operações. O BPM traz uma série de vantagens para as empresas, tais como:

  • Economia: Investir em gestão e automação de processos reduz custos. Processos mais eficientes podem economizar milhares de horas por pessoa a cada ano (artigo em inglês).
  • Redução de erros: O BPM ajuda empresas a encontrarem maneiras de tornar seus processos mais confiáveis, diminuindo o risco de erros causados por supervisão humana ou complexidade excessiva.
  • Satisfação de clientes: Ao otimizar as operações do negócio, a automação de processos reduz as chances de ocorrerem problemas que podem impactar os clientes, como atrasos no envio de produtos ou falhas de comunicação.
  • Satisfação de colaboradores: Processos de negócio eficientes diminuem a quantidade de tarefas repetitivas, resultando em uma experiência de trabalho mais agradável e menos tediosa para a equipe.
  • Mais agilidade: Com processos transparentes, as empresas conseguem enxergar com mais facilidade o que precisa ser ajustado e podem fazê-lo com mais rapidez.
  • Quanto é preciso investir para implementar o BPM na sua empresa?

    A indústria de BPM como um todo vale quase 200 bilhões de dólares (artigo em inglês), e uma solução de otimização e automação de processos pode custar uma quantia alta por ano, dependendo da escala do seu negócio.

    Porém, para avaliar adequadamente o custo do BPM, é preciso olhar para além do preço de uma plataforma e considerar o valor que ela oferece em retorno. Pesquise se a plataforma oferece os recursos necessários para garantir um retorno saudável do investimento. Dados da Gartner (artigo em inglês) mostram que 80% das empresas que adotam plataformas de BPM alcançam um ROI de pelo menos 15%. Além disso, mais da metade das empresas têm um retorno de U$100.000 a U$500.000 por projeto.

    As antigas soluções de BPM dependiam muito da análise e da supervisão manual para mapear, analisar e melhorar os processos de negócio. Exigiam que as partes interessadas identificassem e revisassem os processos manualmente e ofereciam pouco em termos de recursos automatizados para mapeamento ou análise de processos. Como resultado, essas soluções eram caras e não proporcionavam o retorno necessário para justificar as despesas.

    Já os softwares de BPM modernos, permitem o uso dos recursos de automação para otimizar processos, tornando-os mais eficientes e maximizando o ROI.

    Funcionalidades de softwares de BPM

    Os softwares modernos de BPM proporcionam autonomia para que as empresas tenham uma compreensão holística de seus processos e possam melhorá-los de forma eficiente. Prefira soluções que incluam:

  • Automação no-code: Softwares de BPM atuais permitem que os profissionais envolvidos nos processos automatizem tarefas repetitivas sem a necessidade de ter habilidades técnicas.
  • Mapeamento centralizado da comunicação: As ferramentas de BPM facilitam o mapeamento dos fluxos de comunicação entre membros da equipe, parceiros, fornecedores e qualquer outra pessoa envolvida no processo.
  • Integrações: Boas soluções de BPM são complementares aos investimentos feitos anteriormente, integrando-se a softwares já utilizados pela equipe.
  • Análise de dados: As melhores ferramentas de BPM facilitam a análise contínua de dados e oferecem painéis personalizados, com visibilidade em tempo real do estado dos processos.
  • Escalabilidade: Com hospedagem segura na nuvem, as soluções de BPM de hoje são facilmente escaláveis, o que é perfeito para negócios em crescimento.
  • BPM em 6 Etapas

    Depois de selecionar uma plataforma de BPM, siga essas 6 etapas para começar a implementação.

    Análise

    Primeiro, analise as necessidades da sua empresa e identifique os processos necessários para atingir os objetivos esperados. Não importa se sua empresa já existe ou se você está construindo um novo negócio, uma boa análise dos processos é o que vai estabelecer a base para um BPM eficaz.

    Design

    Depois de analisar e entender o que precisa ser feito, o próximo passo é projetar processos para atender essas necessidades específicas. Não espere perfeição e acertar logo da primeira vez. As próximas etapas são cruciais para aperfeiçoar os processos criados. 

    Modelagem

    A modelagem de processos de negócio permite construir uma representação de como os processos individuais se encaixam. Você pode mapear a forma como os processos interagem uns com os outros, identificar recursos importantes para vários processos e assim por diante.

    Execução

    Depois de modelar seus processos, chega a hora de colocá-los em ação. Uma boa prática é implementar um novo processo apenas para uma pequena parte da sua equipe. Assim, é possível resolver qualquer problema antes de apresentá-lo à empresa toda.

    Monitoramento

    Monitore os processos que você aplicou coletando dados sobre eles, como: quanto tempo cada um leva para ser concluído e quantos recursos eles consomem.

    Otimização

    Os dados coletados permitem identificar ineficiências e gargalos, dando a oportunidade de resolvê-los e otimizando o processo. O objetivo dessa otimização é criar processos que entreguem o resultado esperado no menor tempo possível, exigindo a menor quantidade de recursos.

    Aplicando o BPM na Sua Empresa

    Construir um negócio de sucesso requer a compreensão dos processos que o fazem funcionar. Uma boa gestão dos processos protege os recursos da empresa enquanto mantém os processos ágeis conforme as circunstâncias mudam.

    O Pipefy é uma solução de BPM moderna e intuitiva, que fornece tudo o que sua empresa precisa para implementar uma gestão de processos eficaz e econômica. É uma ferramenta que dá autonomia a toda a equipe, permitindo automatizar processos de rotina com uma abordagem no-code, ou seja, sem a necessidade de conhecimentos técnicos em programação. Além disso, com seus recursos robustos de análise de dados, o Pipefy ajuda sua empresa a melhorar os processos de vários departamentos — do RH e Financeiro a Vendas, Marketing e muito mais.

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    O BPM pode ser útil para identificar e melhorar processos que contribuem para a gestão de projetos. No entanto, envolve muito mais do que apenas aprimorar o seu gerenciamento.