Os workflows – também conhecidos como fluxos de trabalho – podem ser de vários tipos e ter vários tamanhos. Podem variar de uma simples série de atividades de trabalho a um enorme e complicado conjunto de processos integrados. Quando uma empresa considera escalar a produtividade e a eficiência de sua força de trabalho, um procedimento comum é pesquisar um sistema de workflow online.
Além disso, as pessoas tendem a priorizar ferramentas bem avaliadas, com boa classificação ou recursos atraentes, em vez de procurar por ferramentas importantes para seus processos específicos.
Isso não é necessariamente uma coisa ruim. Normalmente, um sistema de fluxo de trabalho ser bem classificado é um bom indicador de seus recursos, mas esse não deve ser seu único critério.
Para ajudá-lo nesse processo de decisão, elaboramos uma lista com 5 recursos essenciais para um sistema de fluxo de trabalho. Essas funcionalidades são essenciais, porque possibilitam melhorar a visibilidade, a responsabilidade e o desempenho geral do seu workflow.
O que é um sistema de fluxo de trabalho e o que ele faz
Os sistemas de fluxo de trabalho são softwares, ou aplicativos, que tornam mais fácil para as empresas assumir o controle sobre suas atividades e processos cotidianos, gerenciando-os de perto.
Os sistemas de gerenciamento de workflow permitem definir padrões de execução e controlar métricas para seus processos, tornando-os mais transparentes e garantindo que os responsáveis pelas atividades sejam encarregados corretamente.
Normalmente, esses sistemas também permitem automatizar processos repetitivos (economizando tempo, dinheiro e, ao mesmo tempo, impedindo erros humanos).
Recursos essenciais para sistema de fluxo de trabalho
Flexibilidade
Facilmente criar ou modificar padrões de workflow que atendam às suas necessidades
Como mencionado na primeira frase deste artigo, os fluxos de trabalho são de todos os tipos e tamanhos. Alguns consistem em uma sequência simples de ações, enquanto outros envolvem várias sequências interdependentes.
A escolha de um sistema de workflow fácil de se adaptar às suas necessidades específicas é o primeiro passo para o sucesso do gerenciamento de fluxo de trabalho. Seu aplicativo de gerenciamento de workflow deve ajudá-lo a padronizar e gerenciar seus processos sem restringi-los.
Toda empresa tem suas próprias necessidades de gerenciamento e, consequentemente, seus próprios fluxos de trabalho específicos. O sistema de workflow que você utiliza deve ser um facilitador para a maneira como você gerencia seus fluxos de trabalho.
Seus fluxos de trabalho não devem se adaptar ao sistema. É o sistema que deve se adaptar a seus fluxos de trabalho. Caso contrário, você apenas adicionará mais um obstáculo no seu caminho de gerenciamento de workflow.
O Pipefy oferece a possibilidade de personalizar tudo sobre seus fluxos de trabalho, permitindo que você conecte diferentes processos, envie e-mails automatizados e muito mais.
Transparência
Encontre facilmente as informações de que você precisa, quando precisar
Os sistemas de fluxo de trabalho, por definição, existem para ajudá-lo a gerenciar seus workflows melhor e com mais eficiência. Portanto, espera-se que eles ajudem as pessoas a encontrar informações relevantes, como status da tarefa, com facilidade e sem muito esforço.
Recursos como notificações e alertas automáticos por e-mail são essenciais para manter todos os envolvidos no processo informados sobre o status de uma determinada tarefa e quais são as próximas etapas.
Com o Pipefy, você pode definir que notificações receberá. Você também pode configurar modelos de e-mail para serem enviados automaticamente a um responsável pelas aprovações toda vez que uma nova tarefa entrar na fase de aprovação. Assim, ele será informado de que sua confirmação é necessária para que o processo siga em frente.
Bons sistemas de workflow também permitem que seus membros acessem facilmente as informações de que precisam, como, por exemplo, o status de uma solicitação de suporte. A visualização da interface em Kanban do Pipefy permite que todos os usuários saibam rapidamente em qual fase do processo cada tarefa está. Isso economiza o tempo de todos diariamente.
Controle de Acesso
Pessoas diferentes têm necessidades de acesso diferentes
A transparência é essencial para todos os sistemas de fluxo de trabalho (como mencionamos acima). Isso não significa que todos devem ter acesso a tudo. Isso também não significa que os usuários da sua empresa possam visualizar e editar workflows nos quais não estejam envolvidos.
O sistema ideal de fluxo de trabalho permite controlar o acesso e definir exatamente quem deve fazer o que. Você não iria querer que sua equipe comercial pudesse acessar processos confidenciais de RH e contabilidade, por exemplo.
Se você optar por usar o Pipefy como seu sistema de workflow, descobrirá rapidamente que pode controlar o acesso às informações criando canais privados (e bancos de dados), e usando os diferentes níveis de permissão que oferece.
Armazenado na Nuvem
Fácil acesso, em qualquer lugar, a qualquer hora
Embora ainda existam empresas que acreditam que a execução de softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho em seus servidores internos seja o ideal, a maioria das empresas modernas está ciente dos benefícios de aplicativos cloud-based (baseados em nuvem).
Vivemos na era digital. Assim, pode-se dizer que escolher um sistema de fluxo de trabalho que não seja online, ou baseado na nuvem, é definitivamente um passo na direção errada.
Não é preciso dizer que a dinâmica de trabalho de hoje é muito diferente do que era uma década atrás. As pessoas constantemente trabalham quando estão em movimento, fora do escritório, em diferentes fusos horários, etc.
Os sistemas de fluxo de trabalho cloud-based geralmente são flexíveis, econômicos e facilmente escaláveis. Além disso, eles oferecem aos usuários a possibilidade de trabalhar em vários dispositivos – o que pode ser útil ao lidar com uma equipe de vendas de campo, por exemplo.
Outro grande benefício de escolher aplicativos baseado na nuvem, como o Pipefy, é que eles normalmente são muito mais fáceis de implementar e não exigem manutenção e atualizações constantes. Isso porque o fornecedor do sistema sempre garante que todos estejam usando a mesma versão do software. Além disso, todas as correções de bug necessárias são executadas rápida e automaticamente.
Relatórios
Acompanhe seus KPIs
Sim, é clichê, mas conhecimento é poder. Ter em mãos todos os dados essenciais do seu fluxo de trabalho permite analisar todas as informações essenciais para tomar decisões informadas.
O gerenciamento do fluxo de trabalho – e a automação – começam com testes. Ao procurar a melhor maneira de fazer algo, acesse informações que te ajudem a ver o que está funcionando e o que não está.
O estabelecimento de KPIs estratégicos é essencial para analisar o desempenho de cada fluxo de trabalho. Ele permite que você veja quais processos – e etapas – estão funcionando sem problemas, além de avaliar se você está obtendo os resultados esperados.
Além disso, um bom sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho (como o Pipefy) também facilita o acompanhamento dos SLAs do seu processo. Às vezes, um processo que você acreditava ter um bom desempenho na verdade tem um gargalo que impede que ele tenha o dobro de desempenho.
