Automação de Contas a Pagar: simplifique seu processo

Alessandra Oliveira

Empresas bem-sucedidas buscam agilizar seus processos de negócio de forma proativa, implementando inovações que aumentem a eficiência e melhorem a gestão de recursos. De acordo com um estudo de 2018, conduzido pela McKinsey, 57% das atividades de Finanças podem ser totalmente automatizadas. Os departamentos financeiros podem se beneficiar significativamente (em inglês) do aumento de controle sobre seus processos e do acesso a melhores ferramentas de comunicação. Há um potencial considerável a ser melhorado, em particular, nos fluxos de trabalho de contas a pagar (CP).

À medida que as empresas expandem, cuidar dos pagamentos de fornecedores, do reembolso de funcionários e de outras dezenas de custos de saída muitas vezes se torna complicado e o processo, ineficiente. A explosão de opções de pagamento introduziu problemas de compatibilidade de sistemas, assim como de riscos que atrasam os negócios. Para que os CFOs e as equipes de CP possam enfrentar esses desafios, precisam entender profundamente seu processo de contas a pagar, indo atrás de soluções inovadoras para padronizar, centralizar e automatizar esses fluxos. Portanto, aproveitar a automação de contas a pagar é uma ótima estratégia.

O que são Contas a Pagar?

Contas a pagar é o processo que trata de notas fiscais que prestadores de serviços ou fornecedores emitiram à empresa em troca dos produtos ou serviços que forneceram. O CP aparece nos balanços da empresa sob passivo circulante, e poderíamos considerá-los empréstimos de curto prazo que precisam ser pagos, geralmente dentro de 15 a 45 dias (em inglês).

As equipes de CP são responsáveis por ordens de compra (OC), relacionamento com fornecedores, reembolso de funcionários e pagamento de faturas em dia. A equipe precisa ter certeza de que o serviço ou produto foi entregue corretamente para fazer o pagamento. Geralmente, isso é feito usando uma correspondência de três vias que inclui verificar a ordem de compra, o relatório de recebimento e a fatura do fornecedor. 

Um processo de contas a pagar eficiente e estruturado deve gerenciar o fluxo de dinheiro dentro e fora do orçamento operacional de uma empresa, assim como controlar o fluxo de caixa. No passado, a única forma de gerenciar o ciclo de CP era por meio de tarefas contábeis manuais. No entanto, práticas mais completas, como a automação, estão disponíveis hoje para facilitar esse trabalho.

Processo Manual de Contas a Pagar

Os departamentos de contas a pagar possuem singularidades em cada empresa. Mas a maioria segue as mesmas etapas destinadas a realizar os pagamentos corretamente e manter o fluxo de negócios. 

Em geral, o ciclo completo de contas a pagar segue os seguintes passos:

  1. Prestadores de serviços ou fornecedores enviam faturas para o departamento contábil.
  2. O departamento de contabilidade verifica cada fatura em comparação a informações como dados de estoque de produtos, histórico de pedidos ou outros dados armazenados.
  3. Se necessário, a equipe contábil envia faturas aos chefes de departamento para aprovação.
  4. Um funcionário de CP insere manualmente as informações de pagamento no sistema ERP ou plataforma contábil e pode precisar salvar uma cópia física para atender aos requisitos de auditoria.
  5. Os cheques são impressos em casa ou por terceiros e depois enviados ao beneficiário — ou alguém os envia eletronicamente. Cada beneficiário pode solicitar um tipo diferente de pagamento, que o colaborador de contas a pagar deve verificar.

Tenha em mente que esta é uma visão simplificada dos deveres do time de contas a pagar. Na realidade, muitas equipes seguem 15 ou mais etapas para concluir cada processo de pagamento. 

É por isso que um processo manual de contas a pagar pode virar uma bola de neve. Além de ineficiente, também é propenso a erros, fiscalizações de conformidade e informações desencontradas nos livros. Se ocorrer um erro em qualquer etapa do processo, o processamento de pagamentos diminui significativamente, resultando em fornecedores (e colaboradores) insatisfeitos, além de multas consideráveis. Com o tempo, a demora nos pagamentos faz com que os fornecedores procurem novos parceiros, mais confiáveis e mais eficientes em seus deveres financeiros. 

Se existe um processo que pode se beneficiar com a automação, com certeza é o de contas a pagar. Os sistemas de automação de contas a pagar aceleram drasticamente o fluxo de trabalho e ajudam a reduzir a ocorrência de problemas graves.

Processo Automático de Contas a Pagar

Automatizar o processo de Contas a Pagar resulta em um ciclo mais simples e rápido:

  • Um funcionário envia faturas para uma plataforma de faturamento construída com um software de automação de contas a pagar.
  • O processamento e a aprovação ocorrem dentro da plataforma.
  • A equipe de CP envia automaticamente o pagamento ao fornecedor.

A automação não só aumenta a eficiência, mas reduz significativamente o risco de erros. Se eles ocorrerem, você é notificado e pode resolvê-los com mais rapidez para que os pagamentos ainda atendam às datas de vencimento. 

Automação de CP: Por que você deveria automatizar seu processo de Contas a Pagar

Softwares de automação de contas a pagar, como o Pipefy, simplificam todo o ciclo de CP, minimizam o número de erros e trazem muitos outros benefícios para as empresas.

Em uma pesquisa realizada pela IDC e pela Document Strategy, em 2019, quando questionados sobre a percepção das principais vantagens da automação, os profissionais destacaram dois benefícios-chave:

  • 67% mencionou que a automação de processos melhorou a precisão e/ou reduziu os erros;
  • 64% mencionou que a automação aumentou a produtividade dos colaboradores.

Ambas as afirmações são verdadeiras. Agora, vamos dar uma olhada em todas as maneiras das quais você pode se beneficiar ao automatizar o seu workflow.

Agilização do processo de CP

A automação simplifica sistemas complexos de compras e pagamentos, o que beneficia todos os envolvidos, especialmente a equipe de CP.

Como mencionamos anteriormente, o ciclo de contas a pagar envolve inúmeras tarefas, muitas delas podem ser eliminadas ou performar mais eficientemente se forem automatizadas. Com frequência, colaboradores dos departamentos financeiros desperdiçam tempo pesquisando detalhes sobre pagamentos, cruzando informações armazenadas de maneira desconectada ou trabalhando com sistemas incompatíveis. 

A automação contorna etapas desnecessárias, facilita a entrada de dados, padroniza tarefas rotineiras por meio de softwares e permite que os funcionários se concentrem na realização de atividades estratégicas em vez de repetitivas. 

Quando os colaboradores conseguem cuidar de um problema com apenas um clique, criar uma ordem de compra ou processar um pagamento com apenas algumas teclas de atalho, empresas economizam tempo e reduzem o nível de experiência necessário para lidar com os deveres típicos de manipulação de pagamentos. A automação também ajuda as empresas a economizar dinheiro ao limitar a equipe extra necessária para executar tarefas manuais complicadas, como enviar mensagens de e-mail para comunicar o status de solicitações ou gerenciar documentos.

Otimização do Processamento e Gerenciamento de Faturas

As notas fiscais de papel pertencem ao passado. O faturamento eletrônico é como uma equipe inteligente e eficaz trabalha hoje. Suponha que você possa estruturar um sistema de CP padronizando as informações de entrada, organizando a execução e mantendo as faturas do fornecedor em um único lugar. Nesse caso, a gestão de faturas da sua empresa seria muito mais fácil. 

Ao usar um software de automação como o Pipefy, você pode facilmente armazenar, encontrar e compartilhar dados sobre faturas, bem como delegar tarefas que envolvem compras específicas automaticamente. Você pode automatizar a fase de triagem criando regras e configurando responsabilidades, com base no tipo, quantidade ou departamento que solicitou a compra. 

O software também permite que você solicite automaticamente a aprovação de faturas, envie mensagens para os aprovadores quando eles precisam revisar um pedido de compra ou pagamento e notifique prestadores de serviço, fornecedores ou colaboradores quando a solicitação for aprovada. Dessa forma, você automatiza seu processo de aprovação com facilidade, além de melhorar a produtividade e eficiência da sua equipe.

Diga Adeus a Erros Caros

Simplificar procedimentos complicados usando automação traz precisão aos relatórios financeiros, coisa que os processos manuais não conseguem fornecer. Não importa o quanto você evite erros humanos, eles acontecem. Assim, se você puder automatizar entradas manuais de informações/dados e aprovação de processos, você verá uma diminuição nos erros e nos custos de processamento.

A manutenção precisa de registros é uma obrigação mais crítica do que nunca, na era dos requisitos de conformidade regulatória. Cometer erros significa gastar mais dinheiro do que o necessário, atrasar pagamentos, além de corroer a confiança de parceiros essenciais. 

Com as funções de automação e database incorporadas, pagamentos duplicados e entradas errôneas aparecem com muito menos frequência, diminuindo substancialmente o risco de multas ou pagamentos em excesso. Essa é uma maneira que o software de automação te ajuda a reduzir custos e monitorar gargalos em seu departamento de CP.

Centralize para Melhorar a Colaboração

Toda e qualquer empresa ou departamento devem registrar tarefas, acompanhar pequenos detalhes do projeto e monitorar o progresso das equipe. A automação centralizada facilita isso mantendo todos esses detalhes em um só lugar, permitindo que os gestores rastreiem facilmente projetos da empresa, priorizem atividades e agilizem a colaboração. 

A centralização também ajuda a eliminar atribuições duplicadas e abre novas oportunidades — por exemplo, é muito mais fácil identificar possíveis parcerias entre colaboradores que trabalham em tarefas complementares.

Além disso, centralizar as atividades e melhorar a comunicação, estruturando um fluxo de trabalho de CP, também enriquece as relações com os prestadores de serviços e fornecedores. Torna mais fácil para sua equipe acompanhar e enviar notificações de pedidos, enquanto acelera as respostas dos aprovadores.   

Nunca Mais Prazos Vencidos

Com a automação, é mais fácil do que nunca acompanhar até mesmo os menores detalhes do projeto. Mesmo que uma tarefa escape do seu olhar, você pode configurar notificações automáticas para saber sobre prazos futuros e atribuições prioritárias. Assim você não vai mais perder, acidentalmente, uma data de vencimento nem atrasar um pagamento novamente.

O faturamento eletrônico e as notificações em tempo real são vitais para melhorar o desempenho da sua equipe. Ao fornecer um serviço rápido e eficiente com um sistema automatizado de contas a pagar, você vai construir confiança com seus fornecedores e parceiros. Ter relacionamentos duradouros com eles é tão importante quanto desenvolver relacionamento com seus clientes e colaboradores. Quando seus fornecedores e parceiros amam o que você faz, eles colaboram com você em preços e estoque. Além disso, podem te dar descontos por pagamento antecipado, o que é excelente para os negócios.

Proteja-se de Fraudes

Aproximadamente 47% das empresas entrevistadas sofreram fraude nos últimos dois anos, com 13% perdendo pelo menos US$ 50 milhões cada. Em muitos casos, essa situação aconteceu por causa de erros cometidos por funcionários. 

A automação ajuda reduzindo pontos de contato humanos, adicionando visibilidade, aumentando a centralização e reforçando a segurança. Combinada com treinamentos de segurança e tendências em plataformas de pagamento para colaboradores, a automação reduz significativamente o risco de você se tornar vítima de fraude.  

Ao mesmo tempo, melhora seu processo de solicitação de pagamento, proporciona uma padronização valiosa a cada etapa e ajuda a construir a reputação da sua empresa não apenas como um negócio que paga em dia, mas também como parceiro seguro. No geral, a automação permite que as equipes de contas a pagar tenham workflows mais seguros e protejam os dados e o dinheiro da empresa e do cliente.

Ferramentas de Automação Customizadas

Ao selecionar uma plataforma de automação para agilizar o processo de contas a pagar, procure por uma que permita a personalização. Soluções genéricas são limitadas, mas uma plataforma personalizável oferece melhor retorno sobre o seu investimento (ROI), pois atende suas necessidades exclusivas.

O Pipefy permite personalizar seu processo com uma longa lista de funcionalidades e integrações. Comece com o template de Contas a Pagar pronto para usar, que permite customizar o seu workflow usando ferramentas avançadas do Pipefy que vão impulsionar seus processos por meio da automação, centralização e padronização. 

Olhando para o Futuro: Software de Automação CP

Você tem algumas opções quando se trata de automatizar seu processo de contas a pagar. Para decidir qual caminho seguir, é importante se concentrar no que vai adicionar mais valor à sua operação. No entanto, existem duas áreas que são cruciais: centralização e organização. E o Pipefy é a solução de automação CP que vai te ajuda com ambas as áreas.

Aprender a usar o Pipefy é simples e intuitivo. Uma vez que sua empresa pega o jeito, a plataforma vai transformar completamente a maneira como você lida com todo o seu processo. Você vai aumentar a eficiência do seu time, aliviará o estresse no seu departamento Financeiro e melhorará o relacionamento com os parceiros. 

A captura de dados é super fácil com o Pipefy, porque você pode configurar formulários online e até portais de serviço, para receber solicitações de funcionários e faturas eletrônicas de fornecedores, mesmo que não sejam usuários do Pipefy. A plataforma também te ajuda a padronizar fases para o seu processo, tornando-o fácil para a equipe, permitindo que vocês encontrem gargalos e oportunidades de melhorias e automação.   

As comunicações por e-mail geralmente levam muito tempo, especialmente quando você configura manualmente e-mails de confirmação e notificações de rotina. Os templates de e-mail e a automação do Pipefy eliminam esses problemas para que sua equipe não tenha que perder tempo em tarefas repetitivas. Eles ajudam seu time a se comunicar com clareza, uns com os outros ou entre departamentos, sem sair da plataforma. 

Por fim, o Pipefy permite monitorar suas principais métricas e fluxo de caixa com rapidez. Além disso, para centralizar seu trabalho em um único lugar, você pode integrar a plataforma às ferramentas ERP e sistema contábil que já usa, enquanto continua aproveitando os recursos necessários de suas outras ferramentas.

Escrito por
Alessandra Oliveira
Graduated in Business Administration, with more than 10 years of experience in the financial area. She worked in different branches of industry and commerce, until starting in the universe of startups in 2018, where he took over the financial area and BackOffice processes of Pipefy.

Receba nossas postagens no seu e-mail

Solicite uma demonstração