Automação de processos em BPM: como aumentar sua eficiência nos negócios

Gustavo Sumares

A automação de processos já era uma tendência antes da pandemia de Covid-19. Em 2019, uma pesquisa encomendada pela NICE e conduzida pela Forrester Consulting já mostrava que 80% dos negócios consideravam automatizar processos uma solução essencial para aumentar a eficiência das equipes. Oitenta e oito por cento viam a automação como uma estratégia uma forma de mitigação de custos, e 72% como uma facilitadora para o atendimento ao cliente. 

A pandemia acabou por acelerar a automação em muitas empresas. “A mudança para o home office devido ao Covid-19 acelerou a automação, e os fornecedores de tecnologia trabalham para atender às novas demandas. É fundamental que eles transmitam a mensagem de possibilitar um escritório híbrido pelo design, e não pelas circunstâncias”, ressalta a pesquisadora Allison Correia em relatório da International Data Corporation (IDC) sobre o tema. 

Automações aceleram e conectam os processos com mais eficiência, e também previnem erros. Mas afinal, como elas aparecem na vida real, e como implementá-las? Ao longo deste artigo, vamos explicar o que é a automação de processos, qual é sua importância e como você pode preparar o terreno para transformar sua rotina de trabalho com automações. 

O que é a automação de processos?

A automação de processos consiste em executar uma série de tarefas manuais de diversos processos de forma automatizada e coordenada, através da tecnologia (principalmente de softwares). Isso agiliza tarefas simples e repetitivas, e minimiza erros humanos e possíveis riscos para todos os seus processos. Assim, sua equipe ganha mais eficiência e agilidade. 

É importante ressaltar que a automação de processos não exclui o componente humano, e sim permite a você otimizar sua atuação. Ou seja: liberando sua equipe da execução de tarefas manuais, você consegue direcionar seu foco para as etapas dos processos que exigem mais criatividade e inventividade — algo que os softwares ainda não realizamtão bem quanto os humanos. 

Hoje em dia, é possível automatizar processos de forma simples, com softwares de gestão que permitem configurar regras de automação e aplicá-las no dia a dia do seu trabalho — sem que você precise da sua equipe de TI ou de conhecimentos de programação. 

O que são processos em BPM?

Essa é uma expressão bastante comum no universo dos negócios, mas você já se perguntou o que significa BPM e o que tem a ver com processos? Business Process Management (gestão de processo de negócios, em português), é um grupo de metodologias focado no gerenciamento de processos, como o nome já diz. 

Essas metodologias guiam a otimização dos processos de negócios, com o objetivo de aumentar a eficiência e a efetividade desses processos a partir do seu gerenciamento sistemático. Gerenciar um processo significa definir uma ordem específica para as suas atividades, em determinado tempo, local e por determinado responsável. Processos terão sempre início e fim, bem como inputs e outputs, bem definidos. 

Para aplicar os princípios do BPM aos processos de sua empresa, você deverá analisar, modelar, automatizar, integrar, monitorar e otimizar continuamente seus processos de forma completa. BPM não é algo que é executado de uma só vez, mas implica no monitoramento e aprimoramento constante de todos os seus processos.

O BPM também é comumente encarado como um sistema completo de informação e comunicação, por meio de uma estrutura documental para publicar, armazenar, criar, modificar e gerenciar processos e acessá-los a qualquer hora e em qualquer lugar.

O foco da tecnologia BPM disponível hoje é analisar a gestão de cada processo do início ao fim. Uma plataforma de BPM une práticas de gestão de processos com as tecnologias de padronização e de automação existentes, sempre mirando na melhora contínua da produtividade e da eficiência organizacional. 

Como implementar a automação de processos no seu BPM?

Agora que você já sabe o que é automação e o que é BPM, é hora de conhecer como implementar a automação de processos no BPM, também chamada de BPA (da sigla em inglês para “Business Process Automation”). A seguir, vamos descrever as principais etapas para você deixar para trás os riscos e os problemas dos processos inteiramente manuais, e conseguir padronizá-los e acelerá-los. 

1) Identificar e mapear processos 

Quase todo processo pode ser automatizado, mas é preciso identificar quais são as prioridades, que podem ser processos-chave da sua empresa ou aqueles com grande quantidade de tarefas manuais associadas. Departamentos cujo pessoal está muito pressionado pela rotina de trabalho também merecem passar antes por essa transformação digital. 

Feito isso, é hora de mapear e estruturar aqueles processos que ainda não têm workflows padronizados e replicáveis. Eles precisam ter etapas, inputs e outputs bem definidos, de forma que seus gargalos possam ser reconhecidos e eliminados com a automação. Vale reunir a equipe e aqueles que mais entendem de determinado processo para essa missão. 

2) Definir metas de negócio

A próxima etapa é definir a meta ou o benefício específico que sua empresa quer alcançar com a automação, seja para um processo ou para um conjunto de processos. Por exemplo: automatizar processos de marketing pode trazer mais agilidade às entregas desse departamento e até impactar as vendas. Um recrutamento automatizado pode resolver o problema de falta de pessoal especializado e lentidão nas contratações. 

Para uma empresa em crescimento, por exemplo, a automação garante mais escalabilidade — você pode tornar seus processos cada vez mais robustos sem precisar contratar funcionários a todo momento. 

3) Escolher o software de automação ideal 

Depois de definir prioridades e metas, é hora de escolher um software para estruturar seus processos em workflows e automatizá-los. Priorize produtos que vão além das funcionalidades básicas e dão suporte para diversos tipos de automação, mas que sejam ao mesmo tempo fáceis de implementar e usar, sem demandar conhecimentos avançados em programação. 

Separamos a seguir algumas características fundamentais de um bom software de automação: 

  • Interface simplificada: o software escolhido deve permitir configurar com facilidade automações complexas. Nesse sentido, uma interface visual e fácil de usar é fundamental, com automações que dependem apenas da seleção de itens e de workflows que podem ser montadas apenas se arrastando ícones. 
  • Integrações: para expandir o potencial das automações, é fundamental que o software permita integrações com outros programas e ferramentas já utilizados por cada departamento, de modo que um evento em um deles seja gatilho para uma ação no outro. 
  • Emails automáticos: uma caixa de entrada compartilhada, que permite colaboração da equipe e envios automáticos de templates pré-estruturados, pode economizar o tempo e a energia que sua equipe deposita na gestão de emails, aumentando a eficiência dos processos que dependem desse tipo de comunicação. 
  • Templates prontos: você consegue economizar tempo montando seus próprios workflows se a ferramenta escolhida já oferecer templates prontos, montados segundo boas práticas do mercado para cada processo.  
  • Relatórios e dashboards: para monitorar a performance dos seus processos, métricas são essenciais. Por isso, priorize uma ferramenta que ofereça relatórios completos e dashboards detalhados sobre a operação dos seus workflows.

4) Treinar funcionários

Para que as automações alcancem o resultado desejado, é preciso que a sua equipe saiba usar corretamente a ferramenta escolhida para executá-la. Além disso: é preciso que todos estejam conscientes do objetivo das mudanças e alinhados em relação a elas. É comum enfrentar alguma resistência de colegas no início. 

Por isso, recomendamos que você promova treinamentos, palestras e demonstrações para conscientizar sua equipe sobre a real necessidade das automações. Afinal, uma das principais consequências delas é facilitar a vida de todos no trabalho. 

5) Monitorar resultados

A automação de BPM não é uma rodada única e finita. Como já mostramos neste artigo, há uma necessidade constante de entendimento dos processos e otimização, conforme eles evoluem e as necessidades da empresa se modificam. Por isso, crie um controle junto aos funcionários envolvidos no processo, e sempre consulte relatórios e métricas compilados pelo software de automação que você escolher. 

Quais são os benefícios de automatizar seus processos?

A automação de processos, se bem conduzida, pode trazer uma série de benefícios para o dia a dia da sua equipe e para os resultados da sua empresa. Destacamos alguns desses impactos positivos abaixo:  

  • Redução de custos (aumento de eficiência): ao automatizar seus processos, você consegue fazer mais com menos. Será preciso menos funcionários e menos horas para executar a mesma quantidade de trabalho, e com isso você consegue empregar melhor seus recursos. 
  • Eliminação de erros: erros humanos acontecem e são naturais em qualquer processo. Mas ao passar tarefas repetitivas e manuais para o software, a precisão da ferramenta elimina essas oportunidades de erros, aumentando a eficiência do seu processo. 
  • Padronização de processos: processos precisam ser padronizados para que possam ser automatizados. Com a padronização, você ganha mais previsibilidade e visibilidade sobre todas as etapas do processo, facilitando também melhorias constantes. 
  • Mais transparência: nos processos automatizados, as informações e ações são visíveis para todos e ficam registradas em relatórios, o que facilita auditorias e ações de compliance das empresas. 
  • Centralização de informações: pare de gastar tempo com informações perdidas e dispersas em arquivos e documentos individuais. Com workflows automatizados, você centraliza todas as informações sobre seu processo em um único local. 
  • Decisões baseadas em dados: produza dados sobre a execução do seu processo automaticamente, e observe a performance do seu time de perto. Esses números vão ajudar a identificar problemas e a guiar decisões no futuro. 
  • Aumento da satisfação dos funcionários: sem precisar perder tempo com tarefas manuais e repetitivas, seus funcionários podem ser direcionados para funções que realmente importam para a empresa e desempenhar trabalhos criativos e intelectuais. Assim, eles vão se sentir mais valorizados e reconhecidos. 

Impulsione os resultados dos seus processos de BPM com Pipefy 

Pipefy é a ferramenta perfeita para conquistar todos os benefícios mencionados acima. Com uma interface de fácil navegação e tecnologia que não demanda qualquer conhecimento em programação, você consegue implementar Pipefy facilmente e configurar automações complexas em poucos cliques. 

A plataforma se integra com outros programas que seu departamento eventualmente já usa, aumentando o potencial das automações. Também oferece uma caixa de entrada compartilhada para padronizar e otimizar a comunicação por emails, e templates prontos para você não precisar montar seus workflows do zero. Com os relatórios e dashboards do Pipefy, você consegue sempre orientar suas decisões a partir de métricas e dados. 

Usando Pipefy, a consultoria Capgemini pretendia eliminar a gestão manual de emails, padronizar a comunicação digital e otimizar workflows de aprovações para uma empresa multinacional do setor de bebidas. 

Os processos de ordem de pagamento incluíam cobranças, aplicações de recursos e service desk. Com as automações do Pipefy, a empresa teve 92% de diminuição no tempo médio de resposta nos fluxos de trabalho de aprovação de pedidos (de 25 dias para menos de 48 horas), e 100% de melhora em metas críticas para garantir a satisfação do cliente. 

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Gustavo Sumares

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