Digital procurement: definição e exemplos atualizados para 2023

A digitalização não é mais uma vantagem de inovação em Compras – é o novo padrão do setor. Empresas de todos os tamanhos e áreas estão usando o digital procurement para padronizar processos, unificar sistemas e reduzir custos.

As empresas que ainda dependem de processos de procurement manuais estão em desvantagem competitiva. Isso ocorre porque processos manuais tendem a ser ineficientes, lentos e sujeitos a erros. Felizmente para as equipes de compras, a mudança do manual para o digital procurement nunca foi tão fácil ou econômica.

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O que é digital procurement?

Digital procurement é o uso da tecnologia para otimizar e automatizar processos e fluxos de trabalho de procurement. O digital procurement envolve o uso de aplicativos e sistemas para capturar, consolidar e gerenciar todos os dados e informações relacionados aos processos de procurement. Em português, o termo pode ser traduzido para Compras digitais ou aquisição digital.

As empresas têm migrado para o digital procurement para reduzir a perda de informações entre planilhas e emails e para padronizar seus processos. Digital procurement significa abandonar a entrada manual de dados, a papelada e o gerenciamento complexo de solicitações e, em vez disso, optar por usar um software que agilize o processo de compras por meio de integração e automação.

Benefícios do digital procurement

Organizações adotam o digital procurement por vários motivos, como a necessidade de maior eficiência e o desejo de construir processos de procurement com mais estrutura e menos segmentação. Outros motivos para automatizar as compras incluem a diminuição de erros, a redução do trabalho manual e uma melhor visibilidade dos diferentes fluxos de trabalho e atividades que se enquadram no âmbito do processo de compras.

O digital procurement proporciona vários benefícios importantes tanto para as equipes de compras como para o negócio como um todo. Principalmente, o digital procurement ajuda as empresas a permanecerem competitivas ao:

Padronizar processos;
Integrar o processo de compras de ponta a ponta;
Reduzir custos;
Melhorar a visibilidade e controle.

Padronização de processos

Um dos aspectos mais frustrantes de procurement para muitas equipes é a falta de processos padronizados. Isso acontece quando diferentes times, departamentos ou colaboradores usam suas próprias variações exclusivas de um processo, como procure-to-pay ou sourcing.

A padronização de processos também pode ser prejudicada com o passar do tempo. Por exemplo, se um determinado processo é atualizado após um longo período de execução, alguns membros da equipe podem resistir à nova abordagem. Isso pode resultar na existência de duas versões diferentes do mesmo processo.

Independentemente da causa, a realidade é que a falha na padronização dos processos de procurement tem um custo alto. É mais difícil gerenciar, controlar e supervisionar múltiplas versões do mesmo processos e os resultados podem não ter consistência. Ainda, as equipes de TI têm mais dificuldade em aplicar os requisitos de segurança e governança. Processos não padronizados também podem ser ruins para o departamento no caso de uma auditoria ou revisão.

O digital procurement pode resolver o problema da padronização de processos. As ferramentas utilizadas para digitalizar o procurement permitem que as equipes construam processos estruturados usando uma interface visual intuitiva ou templates personalizáveis.

Sistemas no-code são uma ótima opção para o digital procurement, uma vez que não exigem conhecimento de programação e dão autonomia para o time alterar regras e fluxos sem envolver o TI.

Processo de compras integrado

As equipes de compras contam com uma gama complexa de aplicativos, sistemas, dados e formulários para realizar seu trabalho. Elas também dependem de contribuições e ações de pessoas de outros departamentos e times, o que torna um processo de compras integrado absolutamente essencial.

Um processo de compras integrado refere-se a atividades e fluxos de trabalho sem silos ou dificuldades de comunicação. Ele conecta o processo a componentes novos e legados, bem como a quaisquer aplicativos e ferramentas de software relevantes (por exemplo, um sistema ERP, SAP, Netsuite e outros softwares financeiros).

A digitalização ajuda equipes a obter processos de procurement integrados, eliminando o trabalho manual, conectando todos os subprocessos e estendendo as possibilidades de automação.

Redução de custos

O digital procurement ajuda empresas a controlar custos ao eliminar ineficiências, prevenir erros e reduzir o trabalho manual. Por exemplo, processos manuais que exigem tomada de ação dos aprovadores e solicitantes consomem mais tempo do que o necessário, além de estarem sujeitos a falhas.

Erros podem custar diretamente às empresas, como se preços forem inseridos incorretamente ou se prazos de desconto não forem cumpridos, ou indiretamente quando geram retrabalho. As tarefas manuais ocupam um tempo que poderia ser melhor gasto em atividades de geraçãode valor, como negociações de preços, gestão de fornecedores ou SRM (Supplier Relationship Management).

O digital procurement proporciona processos mais eficientes por meio da integração de sistemas e automação ao:

Dissolver os silos de dados e colaboração que, de outra forma, demorariam para serem resolvidos;
Reduzir o trabalho manual, como entrada de dados, aprovações e envio de notificações e atualizações de status.

Melhor visibilidade e controle

Gerenciar o procurement é uma tarefa complexa que requer supervisão de muitas partes, além de ações de stakeholders internos e externos. Como resultado, as equipes de procurement muitas vezes têm dificuldade para manter a visibilidade e o controle sobre requisições, pedidos de compra, aprovações e tarefas de gerenciamento de fornecedores.

A digitalização do procurement acaba com a falta de visibilidade de cinco maneiras:

Criando registros de todas as atividades e transações de Compras;
Atualizando automaticamente registros em bancos de dados e aplicativos conectados;
Permitindo que os usuários apliquem regras e condicionais que evitam informações ausentes ou incompletas, como SLAs, datas de vencimento e outros itens essenciais;
Concedendo às partes interessadas internas e externas a capacidade de acessar documentos ou atualizar informações através de um link seguro;
Oferecendo visualizações, relatórios e painéis personalizáveis que permitem que gerentes e membros da equipe rastreiem status, meçam KPIs e identifiquem problemas ou gargalos.

Como o digital procurement pode transformar o setor de compras

Os processos de procurement são compostos por componentes táticos e estratégicos, relacionados a tarefas como requisições, compras e pagamento de faturas. Mas um procurement eficaz vai além destas tarefas e inclui atividades como planejamento, estratégia e gestão da cadeia de abastecimento.

À medida que as empresas começam a ver o procurement como mais do que apenas um centro transacional, elas passam pelo que é conhecido como transformação no setor de compras por meio da digitalização. A principal diferença aqui é que a equipe de compras se torna mais um parceiro estratégico para o negócio e menos um centro de distribuição que lida com pedidos e requisições de compra.

Na prática, a transformação desse setor significa a migração para processos de compras caracterizados pela eficiência, automação e integração de dados, aplicações e sistemas.

Elementos básicos de uma estratégia de digital procurement

A ferramenta certa pode ajudar muito as equipes de compras a superar os processos manuais, mas o digital procurement envolve mais do que software e aplicativos. Um procurement bem-sucedido é o resultado de pessoas, processos e tecnologia trabalhando juntos e estrategicamente. Confira abaixo os seis elementos básicos de uma estratégia eficaz de digital procurement:

1. Tecnologia unificada

Muitos dos problemas que afetam os processos de procurement decorrem de um arsenal tecnológico (tech stack) fragmentado, ou seja, quando sistemas e aplicativos legados não funcionam bem juntos.

A segmentação nos sistemas tem muitos sintomas, incluindo entrada manual de dados, silos, gargalos no processo e aquisição frequente de novas ferramentas. Ao unificar os componentes tecnológicos, as equipes ajudam as informações a fluir com mais facilidade e aproveitam melhor os aplicativos existentes.

2. Processos padronizados

Ter processos padronizados significa concluir cada processo ou fluxo de trabalho seguindo a mesma sequência de etapas. A padronização de processos gera resultados mais consistentes, evitando atrasos e erros, e minimizando riscos.

Embora a padronização seja importante para todos os tipos de processos de negócios, ela é essencial para os processos e fluxos de trabalho de alto risco gerenciados pelas equipes de compras.

3. Relações colaborativas

Alguns processos permanecem contidos em um único departamento. Este não é o caso dos processos de procurement, que normalmente requerem ações de diversos stakeholders, alguns dos quais não fazem parte da equipe de procurement ou mesmo da empresa.

Esses stakeholders externos também são cruciais, uma vez que vendedores, fornecedores e prestadores de serviços logísticos desempenham papéis importantes no processo de procurement. Assim, é especialmente importante que as equipes de compras tenham tempo e ferramentas para construir parcerias que impulsionem uma estratégia de procurement eficaz.

4. Ciclos de feedback

Como procurement é um esforço colaborativo, as equipes precisam de meios centralizados para receber feedback de todas as partes. Esse feedback ajuda a identificar oportunidades para melhorar processos e fluxos de trabalho, além de conscientizar a equipe de compras sobre padrões problemáticos, como altas taxas de erro, transferências consistentemente interrompidas e problemas com SLAs ou silos de dados.

5. Automação no-code ou low-code

A disrupção digital está transformando empresas dos mais diversos setores. Um exemplo disso é a automação no-code ou low-code. Essa tecnologia tem sido cada vez mais usada para se proteger e superar os desafios da cadeia de abastecimento. A empresa Dasa, por exemplo, aumentou em 295% sua eficiência automatizando demandas de supply chain.

A automação no-code combina recursos de automação com uma estrutura sem código. Isso permite que as equipes permaneçam ágeis e adaptáveis para que possam reagir rapidamente às mudanças na sua cadeia de abastecimento ou nos seus processos.

Com o no-code, equipes de procurement conseguem acessar recursos e modificar seus formulários, fluxos de trabalho e processos por meio de uma interface visual, eliminando a etapa de enviar todas as solicitações de mudança ao time de TI. Dessa forma, a automação pode ser configurada de maneira rápida e fácil, sem a necessidade de intervenção do TI.

Em resumo, a automação no-code mantém a equipe de TI no controle, mas permite às equipes de compras mais flexibilidade e acesso do que muitos sistemas legados.

6. Pessoas talentosas

Sua equipe de procurement pode usar os aplicativos e sistemas mais sofisticados que existem, mas você ainda precisa das pessoas certas para fazer as coisas acontecerem. Para muitas tarefas, como construir relacionamentos com fornecedores ou tomar decisões complexas, simplesmente não existe nada que substitua uma equipe talentosa.

Ferramentas de digital procurement

Empresas que estão prontas para superar os processos manuais têm muitas opções quando se trata de ferramentas de digital procurement. Para simplificar sua decisão, é útil começar com alguns princípios básicos.

A primeira escolha será o tipo de software. Em um extremo do espectro, encontramos opções de software projetadas especificamente para processos de procurement. O que é útil nesse tipo de software é que ele foi desenvolvido para resolver os problemas e desafios mais comuns que as equipes de compras enfrentam. Mas essas soluções pontuais também podem ser um problema se o que a equipe realmente precisa é de flexibilidade.

No outro extremo do espectro estão as ferramentas no-code que, além de seu uso em procurement, podem ser facilmente modificadas para lidar com outros tipos de processos e fluxos de trabalho. Para equipes que não querem adicionar mais uma solução pontual para um único departamento, uma ferramenta no-code pode ser a melhor escolha.

A razão disso é que a adaptabilidade das ferramentas no-code significa que elas também podem ser usadas por membros da equipe de outros departamentos para otimizar seus processos e fluxos de trabalho, o que cria um sistema unificado e integrado em toda a empresa. Nesse sentido, as ferramentas no-code são uma boa opção para o digital procurement.

Ferramentas, recursos e benefícios do digital procurement

Recurso	Benefícios do digital procurement
Integrações	– Melhora os componentes tecnológicos existentes para evitar silos de dados.- Cria experiências perfeitas para usuários internos e externos.
Automações	– Reduz a quantidade de trabalho manual nos fluxos de trabalho de compras, incluindo entrada de dados e conversão de solicitações recebidas em registros.- Captura solicitações recebidas de vários canais, e-mails, notificações, atualizações de status e relatórios.
Relatórios e visibilidade	– Relatórios personalizáveis permitem que as equipes rastreiem instantaneamente SLAs, status, KPIs e monitorem o progresso de todas as atividades da equipe de compras.- Gerentes podem ver quem é responsável por cada etapa do fluxo e os stakeholders externos podem ver o status de suas solicitações.- Simplifica e facilita o gerenciamento de gastos.
Segurança	– Inclui recursos para proteger dados.- Normalmente inclui SSO, 2FA, gerenciamento de permissões e padrões de complexidade de senha.- Deve ser capaz de atender aos requisitos internos e externos de compliance e governança.
Formulários e portais	– Padroniza as requisições de compra recebidas e as ordens de compra enviadas.- Organiza formulários e documentos em um único portal de autoatendimento que usuários internos e externos podem acessar (se tiverem permissão).
Regras e condicionais	– Aplica uma camada personalizável de controle a processos e fluxos de trabalho.- Evita informações faltantes ou incompletas e encaminha itens para o revisor ou sistema apropriado com base em critérios pré-definidos.
Templates	– Modelos personalizáveis de processos e fluxos de trabalho que as equipes podem usar ou modificar para casos específicos.
Rastreamento	– Permite que partes interessadas internas e externas acompanhem o status dos seus itens por meio de notificações automáticas ou através de um link seguro.
Estrutura *no-code*	– Permite que os membros da equipe de compras (com permissão) façam algumas alterações por conta própria usando uma interface visual em vez de código.- Diminui a sobrecarga de TI.

Melhores ferramentas de digital procurement

O que determina a melhor ferramenta de procurement para uma equipe depende dos recursos necessários, das integrações necessárias e do orçamento. Abaixo estão algumas das melhores (e mais populares) ferramentas de digital procurement disponíveis.

Pipefy

Pipefy é uma ferramenta de compras no-code usada por empresas de diversos setores. A razão da popularidade do Pipefy é sua facilidade de uso, rápida implementação e alta adaptabilidade.

O Pipefy equilibra acessibilidade com recursos de personalização, para que as equipes possam ser mais eficientes e tenham bastante espaço para modificar seus processos e fluxos de trabalho conforme as necessidades evoluem.

As empresas usam o Pipefy para gerenciar uma variedade de processos de compras e financeiros, incluindo:

O Pipefy inclui ainda uma extensa biblioteca de templates para praticamente todos os processos de compras e financeiros imagináveis.

Fraxion

Fraxion é um software de procurement que permite automatizar aspectos específicos do seu fluxo de trabalho de compras. Ele oferece recursos de coleta de dados e se integra a vários sistemas diferentes de gerenciamento de recursos empresariais (ERP). Por ser hospedado em nuvem, o Fraxion é acessível de qualquer lugar, sendo uma boa opção para empresas com trabalho remoto ou operações descentralizadas.

Tradogram

Tradogram é uma ferramenta de procurement que oferece opções de personalização, ferramentas analíticas e um sistema para medir o desempenho de fornecedor em relação a KPIs estabelecidos.

O Tradogram permite que as equipes integrem algumas funções com outros sistemas de software empresarial.

SAP Ariba

SAP Ariba é um sistema de gerenciamento de processos de procurement ponta a ponta que pode ser uma boa opção para médias empresas. Ariba ajuda as organizações a coordenar uma série de funções de compras, incluindo gerenciamento de fornecedores, sourcing estratégico e gastos diretos.

Digitalize seus processos de compras com Pipefy

Pipefy ajuda as equipes de compras e procurement a otimizar, automatizar e escalar todos os seus processos e fluxos de trabalho. Uma interface de usuário intuitiva oferece às equipes acesso fácil aos recursos e personalizações necessárias para permanecerem eficientes.

O Pipefy é implementado em até 6 semanas e disponibiliza diversas funcionalidades de personalização, análise de dados, Inteligência Artificial, templates prontos, relatórios e muito mais.