Como migrar seus processos Financeiros de Planilhas para Workflow

Carina Bacelar

Processos financeiros exigem muito controle e organização — as quantias que fluem por eles são vitais para o caixa e para a sobrevivência de qualquer empresa. Por isso, encontrar o melhor recurso para mantê-los centralizados e padronizados é fundamental. No entanto, muitas vezes, as tão usadas planilhas falham nesses quesitos, representando riscos de perda de informações por erros humanos e de retrabalho. 

Para ter mais segurança e previsibilidade, migrar seus processos financeiros de planilhas para workflows digitais é uma ótima alternativa. Os workflows também estruturam e organizam os processos financeiros, mas fazem isso na nuvem, através de softwares que permitem automações e integrações com outros programas utilizados por seus times. Neste artigo, vamos explicar como você pode fazer essa transição e quais são os seus benefícios

O que são processos financeiros?

Processos financeiros são todos aqueles que envolvem o fluxo de recursos no caixa da empresa. Eles são determinantes para o equilíbrio entre as receitas e as despesas, e acabam influenciando o orçamento de todos os outros departamentos. Alguns dos processos financeiros mais essenciais são:

  • Contas a pagar
  • Contas a receber
  • Compras
  • Pedidos de reembolso
  • Análise de contratos
  • Aquisição de imóveis
  • Gestão de patrimônio imobiliário
  • Planejamento financeiro 

Processos financeiros mal-geridos acabam impactando o lucro da empresa, porque podem desequilibrar o balanço entre despesas e receitas. Imagine um departamento de Contas a Receber que é incapaz de cobrar dos clientes que pagaram no crédito? Ou então um time de Planejamento Financeiro com um processo cheio de erros, que não permite à empresa projetar corretamente suas contas e planejar futuros recebíveis ou investimentos?

Qual é a diferença entre fluxograma do departamento financeiro e fluxos de trabalho?

Um fluxograma do departamento financeiro guarda diferenças em relação aos chamados fluxos de trabalho, apesar de esses termos serem parecidos e provocarem possíveis confusões. Chamamos fluxograma um esquema puramente gráfico, que ilustra como funciona um determinado processo da empresa (ou a conexão entre processos). 

O fluxograma é composto de símbolos, setas e cores, recursos para torná-lo mais compreensível. No caso do fluxograma financeiro, diz respeito a como funcionam os fluxos de caixa dessa empresa, com as receitas e despesas e como elas entram e saem dos departamentos.

Já os fluxos de trabalho (os workflows) são a estruturação de um processo, suas etapas e suas regras. O workflow é a organização de um processo a partir da sua padronização, com consequente repetição das tarefas, de modo que um determinado resultado pretendido seja alcançado. Os fluxos de trabalho são uma realidade para todos os processos, não só para processos financeiros, e tê-los organizados é fundamental para um bom desempenho.  

Por que planilhas podem ser perigosas para o financeiro de uma empresa?

Planilhas podem parecer uma solução eficiente e fácil de implementar, mas elas agregam riscos que são especialmente danosos para processos financeiros, onde uma vírgula fora do lugar certo muda os rumos de uma transação. As planilhas permitem centralizar informações em um único documento, que pode ser acessado por vários membros da equipe ao mesmo tempo. Mas deixam a desejar em uma série de outros aspectos, que listamos a seguir:

  • Riscos de perda de informações: as planilhas precisam ser editadas sempre que uma informação é inserida ou atualizada. Por isso, a precisão desses dados está sempre em risco por possíveis falhas humanas. Além disso, pode haver edições simultâneas no documento, que potencialmente levam à perda de informações e a mais trabalho para corrigi-las (ou recuperá-las). 
  • Falta de escalabilidade: planilhas acabam por “empilhar” informações, seja horizontalmente ou verticalmente. Se seu departamento Financeiro crescer, vai chegar um momento em que as limitações do documento não vão acompanhar essa expansão, e você precisará procurar outras alternativas para centralizar informações. 
  • Restrições a automações: você pode trabalhar com fórmulas, que facilitam o preenchimento das tabelas e poupam algum tempo da sua equipe com cálculos e inserções de informações. No entanto, as automações nas planilhas são muito limitadas, e não permitem que a inteligência artificial desempenhe várias tarefas repetitivas no lugar dos funcionários. 
  • Métricas limitadas: também é possível montar gráficos e visualizar números relacionados à sua execução a partir de planilhas, mas relatórios complexos precisam ser construídos manualmente a partir dos números inseridos na tabela e dos gráficos gerados. Ao optar por um programa de workflow para substituir planilhas, é provável que esse tipo de relatório possa ser extraído imediatamente, com diversas variáveis.
  • Visibilidade dificultada: a visibilidade das informações dentro da planilha é dificultada. Clientes internos (solicitantes de compras dentro da empresa, por exemplo) podem não ter acesso a esses dados e não saber em que etapa do processo eles estão. Além disso, o próprio layout da planilha não permite à equipe uma visão geral do status das tarefas. 

Não corra riscos com planilhas confusas: livre sua equipe das tarefas manuais 
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Como migrar seus processos financeiros das planilhas para os workflows?

Os workflows digitais, criados e executados dentro de softwares, são as melhores ferramentas para substituir planilhas, como já mencionamos. Ao adotar um deles, sua equipe consegue centralizar todas as informações e tarefas necessárias para executar um processo financeiro, definindo fases e atribuindo responsabilidades a cada profissional.

Workflows digitais oferecem visibilidade para todas as ações do time, padronizando fluxos de aprovação e notificando solicitantes sobre o status de suas demandas — algo especialmente importante para equipes que trabalham com reembolsos e compras. Outra característica importante é a escalabilidade: conforme suas operações financeiras crescem, o fluxo de trabalho pode ser adaptado às novas necessidades.

Se você quer essas vantagens e pretende migrar seus processos financeiros de planilhas para workflows, confira o passo a passo para começar já.

Mapeamento do processo

Para iniciar essa migração, é necessário que você entenda o processo a partir das planilhas e consiga recriá-lo dentro de um fluxo de trabalho, identificando regras e etapas. Chamamos isso de mapeamento de processos. Você vai estabelecer uma estrutura-padrão, dentro da qual vai executar tarefas, inserir informações e organizar atribuições. 

Você pode rascunhar o seu processo até no papel, usando figuras geométricas, cores e setas em um diagrama, para depois montá-lo dentro de um software de workflow. Na hora de fazer esse mapeamento, não esqueça de ouvir sua equipe e aqueles profissionais que melhor conhecem a sua rotina, seus desafios e seus gargalos.

Escolha do software de workflow

Na hora de tomar a decisão sobre o software que vai usar, é importante ter certeza de que a ferramenta escolhida tem as atribuições necessárias não só para abrigar seu workflow em um ambiente digital, mas para facilitar a sua execução. Fique atento a algumas funcionalidades úteis e importantes:

  • Navegação intuitiva e usabilidade facilitada, sem ser preciso programar para montar seu workflow ou automatizar algumas de suas tarefas.
  • Integração com outras ferramentas que sua equipe já usa em processos financeiros, como DocuSign, QuickBooks e NetSuite.
  • Automação de tarefas com poucos cliques, a partir da identificação de eventos-gatilho e ações que vão ser desencadeadas por eles dentro do seu workflow;
  • Templates prontos, para facilitar a implementação do fluxo de trabalho;
  • Caixa de entrada compartilhada, para centralizar e melhorar a gestão de emails da equipe, evitando respostas tardias. 
  • Formulários online, para coletar informações a partir das solicitações de clientes internos e externos.
  • Gráficos e relatórios instantâneos e simples de gerar, com as variáveis do processo que você escolher.

Criação e implementação

Uma vez desenhado o processo e escolhida a ferramenta ideal para executá-lo, é hora de montar o seu workflow digital. Não esqueça de aproveitar todo o potencial das automações para cortar tarefas repetitivas e mecânicas, como notificar clientes e escalar manualmente certas requisições para supervisores — compras com valores muito altos, por exemplo. 

A Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP) destaca que as automações de processos financeiros cresceram com a pandemia, e que “tal modernização aumenta a eficiência na apuração de resultados gerenciais, melhora os processos internos, visando segurança, compliance e redução de tempo e pessoal, incluindo cross-check (verificação cruzada) para evitar fraudes e falhas”. 

A ferramenta ideal para criar e automatizar seus workflows financeiros deve permitir que todo esse trabalho seja feito sem a necessidade da intervenção da equipe de TI. Chamamos esse tipo de plataforma de no-code. Isso quer dizer que ela não requer linguagem de programação para criar automações e personalizar a atuação da inteligência artificial a seu favor.

Alinhamento com a equipe e liderança

É possível que a implementação dos workflows digitais esbarre em alguma resistência da sua equipe, ou mesmo desconhecimento de como usar o programa escolhido. Afinal, mudar uma cultura de anos de utilização de planilhas pode não ser uma tarefa fácil. 

Por isso, é importante que você promova atividades para alinhar sua equipe e lideranças, para que todos entendam a importância e os benefícios dessa mudança. Se for necessário, agende também sessões de treinamento, para que todos se sintam seguros usando o software.

Monitoramento de resultados 

Um software de workflow permite que esse fluxo de trabalho seja modificado e melhorado continuamente. Portanto, o processo de implementação não tem um ponto final. 

Você deve avaliar continuamente os seus resultados, o tamanho da sua operação e os gargalos identificados para uma construção permanente de um processo cada vez mais otimizado. Nesse esforço, feedbacks de gestores e líderes são muito importantes.

Resultados que você pode obter adotando workflows em seus processos financeiros

Diversos processos financeiros podem se beneficiar da adoção de workflows, que também permitem a melhor integração entre todos eles e com outros departamentos. Isso faz com que você tenha menos erros e mais fluidez entre os processos da sua empresa, ganhando agilidade na operação. Veja como fluxos de trabalho digitais podem beneficiar diversas equipes financeiras: 

  • Contas a pagar: no processo de contas a pagar, é preciso ter controle para não perder prazos. Com workflows digitais, você cria automações que impedem confusões com as datas de vencimento, e aumentam a visibilidade sobre todos os serviços que precisam ser pagos, além de concentrar informações de fornecedores em um só lugar.
  • Contas a receber: aqui, o importante é não deixar de cobrar clientes que atrasaram seus pagamentos. Otimize essas cobranças com automações, que avisam quando uma conta está vencendo. Conecte seu workflow com outros aplicativos responsáveis pela emissão e atualização dos seus invoices, evitando a entrada manual de dados e possíveis erros ao transferir informações de um local para o outro.
  • Compras: conecte formulários personalizados aos seus workflows diretamente, automatizando respostas aos clientes internos. Escale grandes compras para a aprovação de supervisores apenas com automação, sem precisar analisar manualmente os dados recebidos dos solicitantes.
  • Reembolsos: acabe com a fila de incontáveis emails de solicitações de reembolso, que frequentemente chegam fora do padrão e com informações faltantes. Use formulários customizáveis para receber esses pedidos de maneira centralizada e organizada.
  • Análise de contratos: confira mais visibilidade às etapas de criação e aprovação dos termos, e conecte seu workflow a ERPs e aplicações úteis para a análise e assinatura de contratos, como o DocuSign.

Garanta processos do setor financeiro à prova de erros com Pipefy

Pipefy é um software de gestão e integração de processos de negócios, onde você monta e executa seus workflows digitais com muita facilidade. Reunindo todas as características e funcionalidades que citamos acima, Pipefy permite que você automatize etapas manuais e repetitivas dos seus processos financeiros, eliminando erros e acelerando fluxos de trabalho para obter melhores resultados — além de mais previsibilidade para o caixa da sua empresa.

Nosso software é no-code/low-code: ou seja, você não precisa de ajuda do time de TI para criar e automatizar seus workflows por lá. Bastam alguns cliques, em uma interface intuitiva, para estruturar seus processos de forma otimizada e eficiente, dando adeus às confusões e falhas frequentemente observadas com o uso de planilhas. 

Usando Pipefy em seus processos de compras, a Samsonite conseguiu economizar mais de 2.370 horas em apenas cinco meses. Isso representa um Retorno sobre Investimento (ou ROI, na sigla em inglês) de 177%. “O Pipefy permite ter o controle que precisamos para garantir que todos cumpram nossas regras e políticas” afirma Mauricio Rizzi, gerente de compras e atendimento ao cliente da Samsonite.

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Carina Bacelar

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