Como fazer uma gestão de compras eficiente em 9 passos

Team Pipefy
Pessoa de aparência masculina mexendo em um notebook cuja tela mostra um painel de dados de gestão de compras

Não é novidade que o funcionamento de qualquer empresa depende da disponibilidade e da qualidade dos seus produtos e serviços. Isso significa que uma boa gestão de compras é fundamental, pois garante que os insumos utilizados nesses bens sejam adquiridos de forma organizada e financeiramente viável ao negócio.

Mas como garantir que a gestão de compras será eficaz, e que a relação com os fornecedores será vantajosa mesmo em tempos de crise? Descubra a seguir.

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é a organização da maneira como a empresa realizará o seu processo de compras. Trata-se de um conjunto de decisões que visam padronizar a maneira como a empresa aprova ordens de compras, recebe mercadorias e paga seus fornecedores, entre outras tarefas.

É comum também que o termo “gestão de compras” se estenda a outras responsabilidades do time de compras, como gestão de riscos, relacionamento com fornecedores e o processamento de pedidos de compras.

Exemplo de gestão de compras

Para ilustrar como a administração de compras pode organizar e otimizar esse processo, confira a seguir uma descrição passo-a-passo:

Etapa do processo de comprasExemplo de gestão de compras
Pedido de compra– Padronizar o recebimento de pedidos com formulários para reduzir erros e garantir que o time sempre tenha todos os dados necessários
– Notificar automaticamente o time de Compras
RFQ (solicitação de cotação)– Identificar que não cumprem os requisitos
– Identificar oportunidades de economizar recursos
Negociação– Visibilidade sobre o desempenho dos fornecedores
– Comunicação automatizada entre colaboradores internos e externos
Aprovação– Aprovação e direcionamento automatizado das compras de acordo com as alçadas de negócio da empresa
– Notificações automáticas de aprovação
Geração de ordem de compra– Ordens de compra geradas automaticamente a partir dos dados do pedido de compras aprovado

Veja aqui como construir um processo de compras impecável. 

Qual é a diferença entre compras e suprimentos?

Embora os termos “compras” e “suprimentos” ocupem espaços próximos no linguajar da área, a rigor eles se referem a aspectos diferentes do funcionamento de uma empresa. Mas a gestão de compras e suprimentos é necessária para que a organização consiga desenvolver bons negócios.

Quando falamos em suprimentos, normalmente nos referimos aos insumos e beneficiamentos necessários para que a empresa possa produzir os bens e serviços que comercializa. A expressão também denota a rede de empresas, profissionais e processos necessários para garantir que esses insumos e beneficiamentos sempre estejam disponíveis.

Já o termo “compras” se refere ao ato de adquirir esses materiais. Via de regra, as “compras” são a etapa final de um processo maior de gestão da cadeia de suprimentos, que envolve também a identificação de fornecedores e a busca por novas maneiras de organizar a produção.

Qual é a importância da gestão de compras?

No cenário atual do mercado, empresas que não tenham cuidado na gestão de compras e estoque dificilmente conseguirão se destacar. O controle de compras é um fator muito importante para  tornar os negócios mais eficientes e competitivos perante a concorrência.

Quando o setor de compras gerencia bem suas atividades, ele ganha uma série de diferenciais, incluindo maior eficiência, mais agilidade no cumprimento das tarefas, e mais transparência de informação para clientes internos e externos. 

Mas a importância da gestão de compras vai além do time. A empresa toda se beneficia da administração adequada desses fluxos de trabalho. A organização consegue vantagens junto a fornecedores, torna-se capaz de prever e contornar problemas em sua cadeia logística, e colhe dados do processo de compras que permitem torná-lo cada vez melhor. 

Por outro lado, alguns dos riscos que a empresa corre ao não realizar bem a gestão de compras são:

  • Falta de visibilidade sobre despesas
  • Perda de prazos de pagamento
  • Retrabalho e desperdício de tempo
  • Deterioração do relacionamento com fornecedores
  • Gargalos na cadeia logística
  • Atrasos nas entregas aos clientes

Por isso, a administração de compras deve ser realizada de maneira cotidiana. Sua implementação pode, muitas vezes, demandar uma mudança de paradigma dentro do setor de compras. No entanto, trata-se de uma medida indispensável diante do grau de competitividade atual dos negócios. 

Responsabilidades e objetivos da gestão de compras

A gestão de compras de uma empresa tem uma série de responsabilidades que impactam diretamente o resultado final dos negócios. A seguir, vamos citar brevemente alguns dos objetivos que o setor de compras deve atingir. Estes pontos também podem servir de foco para a criação de uma estratégia de compras mais abrangente. 

Reduzir custos

Essa geralmente é considerada a principal meta do controle de compras. Ao padronizar processos, trazer mais transparência às informações e impor mais agilidade às tarefas de compras, uma boa gestão de compras consegue reduzir custos para aquisição dos insumos dos quais a empresa precisa.

Isso acontece de diversas formas. Quando o processo de compras é bem gerido, o time torna-se mais produtivo e consegue realizar mais em menos tempo. Ao mesmo tempo, essa eficiência permite aos profissionais que busquem inovações e novas maneiras de otimizar o processo, como encontrar novos fornecedores, antecipar prazos e muitos outros.

Melhorar a eficiência do processo de compras

Um processo de compras ineficiente traz diversos problemas aos negócios. Diretamente, ele causa a ausência de insumos necessários para a produção dos bens que a empresa comercializa. Nesse caso, as compras se tornam o gargalo do negócio.

No entanto, essa ineficiência também pode causar outros problemas. Entre eles, elevação dos custos (pela necessidade de adquirir itens com urgência, pagando fretes mais caros ou taxas mais elevadas), falta de padronização nos produtos, dificultando a garantia da qualidade dos itens manufaturados e mais previsibilidade de prazos para as demais áreas da organização.

Fortalecer o relacionamento com fornecedores

A gestão de compras é essencial na criação e manutenção de bons relacionamentos com fornecedores. Esses relacionamentos, por sua vez, podem trazer vantagens, como melhores prazos e condições de pagamento, mais flexibilidade nos pedidos e mais agilidade nas entregas. 

Se a empresa não gerencia bem seu processo de compras, frequentement essa relação fica prejudicada. O fornecedor, nesse caso, sente dificuldade em confiar na empresa para cumprir prazos e seguir processos adequados, e acaba não vendo vantagem em oferecer condições melhores.

Como fazer uma boa gestão de compras?

Realizar uma boa gestão de compras começa por refinamentos ao processo que sua empresa já tem. Como cada organização se encontra em etapas diferentes de sofisticação desse processo, listamos a seguir algumas dicas gerais que se aplicam à maioria das empresas. 

1. Mapeie seu processo de compras

Mapear processos é uma maneira praticamente garantida de torná-los mais eficientes. Processos mapeados são mais claros, funcionam melhor e resistem melhor a mudanças de estratégia. Também agilizam o onboarding de novos colaboradores caso alguém do time de compras saia e a vaga precise ser preenchida.  Se a sua empresa não tem um processo de compras mapeado, vale a pena implementar essa iniciativa. 

2. Desenvolva uma estratégia de compras

Uma das vantagens dessa gestão é que ela permite ao setor de compras ter uma atuação mais estratégica. Por isso, se você tiver como meta implementar uma estratégia de compras, vale a pena pensar em otimizar todo o seu gerenciamento com essa estratégia em mente. 

3. Construa um plano de gestão

Quais são os objetivos da empresa? Como o setor de compras se encaixa neles? Responder a essas perguntas pode ajudar a tornar sua gestão de compras mais consistente. Converse com as lideranças da empresa e entenda como é possível transformar o time de compras num parceiro estratégico para as metas maiores da organização. 

4. Monitore as vendas e o estoque

Gestão de compras e estoque estão intimamente ligadas. Uma empresa que não consegue monitorar seu estoque e suas vendas tem muito trabalho a fazer. Mas é possível superar rapidamente essa dificuldade padronizando a execução de seus processos. Assim, você pode garantir que todos os itens usados ou vendidos são subtraídos do estoque.

Painel de métricas para fazer a gestão de compras com o Pipefy

5. Tenha fornecedores confiáveis e estratégicos

Na hora de fazer a gestão de fornecedores, lembre-se: seu relacionamento com fornecedores é um ativo importante! Fornecedores confiáveis e de longa data diminuem riscos, facilitam a comunicação e podem atuar como parceiros estratégicos da sua empresa. Vale a pena investir na construção dessas relações.

6. Diversifique seus fornecedores

Por outro lado, depender de um único fornecedor pode ser perigoso: o que fazer quando ele não estiver disponível? A diversificação diminui ainda os riscos, pois garante que você sempre terá opções e que sua cadeia de suprimentos não ficará ameaçada. Na sua gestão de compras, atente-se para casos em que a ausência de um único fornecedor pode por tudo a perder. 

7. Automatize processos

A automação de fluxos de trabalho é uma das maneiras mais simples de economizar tempo. E hoje, a implementação desse recurso não depende mais de um apoio constante do time de TI, já que sistemas low-code permitem que mesmo pessoas sem conhecimento de programação usem automações.

Na gestão de compras, é possível automatizar, por exemplo, a geração e o envio de ordens de compra com base nos dados dos pedidos aprovados. Automações também permitem atualizar estoques e inventários quando o recebimento do produto é confirmado sem gastar mais tempo da equipe. 

8. Meça a eficiência do processo periodicamente

Acompanhar os indicadores de desempenho do seu processo deve ser uma parte vital da sua gestão de compras. Afinal, sem esse acompanhamento, não é possível saber se ele está atingindo os resultados esperados. Garanta a medição periódica de dados importantes do seu processo de compras, como savings, SLA, volume de requisições de compra e mais. 

9. Invista em um bom software de gestão de compras

Ter um software confiável no qual basear seu processo facilitará demais a sua gestão de compras. Procure por programas de gestão de processos de negócios (BPM) que permitam acompanhar métricas de desempenho de maneira simples, com relatórios e painéis customizáveis. Prefira também soluções que facilitem a criação de fluxos de trabalho, que sejam simples de customizar, e que não dependam de intervenções constantes do time de TI.

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