Dicas de ouro para organizar a gestão financeira e de compras da sua empresa!

Team Pipefy
Dashboards para gestão de compras

Não é novidade que o funcionamento de qualquer empresa depende da disponibilidade e da qualidade dos seus produtos e serviços. Isso significa que uma boa gestão de compras é fundamental, pois garante que os insumos utilizados nesses bens de consumo sejam adquiridos de forma organizada e financeiramente viável ao negócio.

Mas como garantir que esse gerenciamento seja eficaz e que a relação com os fornecedores seja sempre vantajosa, mesmo em tempos de crise? Descubra a seguir.

Como melhorar a gestão de compras da sua empresa?

Em primeiro lugar, a gestão de compras e de vendas devem atuar de forma conjunta, uma vez que a empresa precisa de insumos disponíveis para suas demandas, mas também deve evitar mantê-los em excesso para prevenir-se contra gastos excessivos e desperdícios.

Ao se avaliar o que está disponível no estoque, é possível determinar com mais assertividade o que precisa ser comprado e garantir que as aquisições sejam feitas com equilíbrio. Isso depende de alguns cuidados básicos, como:

  • Registro das entradas e das saídas, que permite acompanhar os padrões de vendas e antever o que precisa ser reposto;
  • Padronização dos itens, com produtos e descrições organizados corretamente por categorias, que facilitam a consulta e o controle de estoque;
  • Programação de compras, que serve como um calendário de aquisições para garantir as quantidades mínimas de insumos, de acordo com as variações apontadas nos registros;
  • Relacionamento com os fornecedores, que devem ser confiáveis, ter bom custo-benefício e atender as demandas específicas do negócio. 

A importância da gestão financeiras em pequenas empresas

A importância da gestão financeira nas micro e pequenas empresas é de conhecimento geral entre os empreendedores e está diretamente atrelada ao gerenciamento de compras.

Trata-se de um controle que mantém a saúde monetária da organização em dia e que define os meios com que seus objetivos serão atingidos com segurança e viabilidade.

Pode até parecer óbvio, mas muitas lideranças não dominam muito bem a gestão financeira, o que pode gerar problemas relacionados a aquisições inviáveis, falta de recursos para a reposição de insumos, entre outros riscos mercadológicos, que se tornam ainda piores em tempos de crise.

Gestão de compras durante a crise 

Uma boa gestão de compras é fundamental para que as empresas sejam bem-sucedidas em seus processos, mas essa tarefa pode se tornar desafiadora em tempos de crise, como é o caso da atual pandemia de COVID-19. 

O cenário de incertezas reforça ainda mais a necessidade de comunicação, nesse período as organizações precisam compreender as limitações e necessidades de seus clientes, e ao mesmo tempo renegociar condições e minimizar prejuízos junto aos fornecedores. 

Para que as operações não sejam cessadas por problemas logísticos, a digitalização também deve ser cada vez mais presente nas relações B2B, a exemplo da ampla migração do e-commerce que ocorreu para amenizar a falta de contato presencial entre os compradores.

A falta de matérias-primas e de produtos não podem ser motivos de crises entre parceiros comerciais, e os negócios precisam estar prontos para negociar com novos fornecedores sem comprometer seus relacionamentos de mercado e nem abrir mão de seu compliance. 

Basicamente, a atual crise não vai gerar transformações apenas momentâneas, mas trará novas lógicas de mercado que tendem a perdurar. Cabe às empresas se adequarem e manterem-se preparadas para evoluir junto dos novos comportamentos de seus clientes e fornecedores, para que estejam inclusive mais bem preparadas contra novos cenários críticos. 

Dicas para gerir melhor

Por mais básico que possa parecer, uma gestão de compras bem-sucedida é aquela baseada em planejamento, em um gerenciamento eficiente de estoque e no apoio da tecnologia. Confira os meios mais efetivos de organizar os processos da sua empresa:

Planejamento é o segredo

Toda boa gestão depende de um bom planejamento, e isso vai muito além de organizar informações em uma planilha. Para começar, é preciso dedicar um departamento às compras, para centralizar as operações e definir boas práticas a serem seguidas com segurança e agilidade sempre que for necessário. 

Com tudo limitado a um setor específico, cabe a ele registrar e analisar a demanda, para definir a periodicidade das compras com base em aspectos como sazonalidade, com os períodos de aumento e diminuição dos preços de insumos, nos melhores intervalos de vendas, nas categorias de produtos mais vendidos, etc. 

Gestão de estoque

Conforme citamos anteriormente, o departamento de compras precisa estar sempre alinhado ao de vendas, para que exista um balanço entre as conversões e as aquisições de modo que os estoques nunca fiquem vazios ou sobrecarregados. 

O ideal é delimitar um nível mínimo e máximo de mercadorias ou insumos, para que haja clareza sobre o volume de produtos que exige novas compras ou que não possa ser ultrapassado para que não represente dinheiro parado. 

Automatização

Hoje em dia, é impossível falar sobre gerenciamento sem mencionar a tecnologia. Com bons sistemas para seus processos de compras, você otimiza sua organização, reduz custos e integra todos os ciclos de forma mais eficiente e sustentável para o seu negócio.

Se você deseja realizar uma gestão de compras mais viável e à prova de erros, não deixe de conhecer a solução de referência na área. Com a Pipefy, você alcança sempre os melhores resultados com total visibilidade das operações, automatizando demandas, envolvendo fornecedores e agilizando seus trabalhos em uma plataforma prática e intuitiva. Clique aqui e saiba mais.

Escrito por
Team Pipefy

Receba nossas postagens no seu e-mail

Solicite uma demonstração