Tudo o que você precisa saber sobre offboarding

Pode não parecer, mas o processo de offboarding — no qual um profissional é desligado da empresa — é muito importante para um negócio. Isso porque consumidores atualmente não se importam apenas com os produtos ou serviços que consomem, mas também com a cultura organizacional da empresa e como ela escolhe se posicionar publicamente.

Dada essa importância, vamos falar a seguir com mais detalhes sobre o que é offboarding, qual é a melhor maneira de conduzir um desligamento e como gerenciar esse processo de maneira responsável.

O que é o processo de offboarding? 

Offboarding é uma palavra que vem do inglês e significa “desembarque” em sentido literal. Basicamente, é o processo de desligamento ou desembarque do colaborador da empresa. Assim como o onboarding de colaboradores (contratação e integração), a demissão deve ser responsável e realizada com respeito e precaução. 

Se o colaborador está saindo por escolha própria, o processo é mais simples. Mas se a empresa optou por afastar o colaborador, deve reunir justificativas claras e plausíveis. É importante não deixar dúvidas quanto ao motivo do desligamento de maneira a, tanto quanto possível, não causar um sentimento de injustiça na pessoa desligada. 

Independentemente das causas, os documentos e materiais do colaborador devem ser recolhidos e todas as dúvidas precisam ser esclarecidas. É importante que o Jurídico trabalhe junto ao RH nessa etapa. Há uma legislação trabalhista específica que rege os direitos do trabalhador nesse caso, e é responsabilidade da empresa respeitá-la.

Todo o processo deve ser conduzido com respeito pela trajetória e momento atual da pessoa, de modo a prezar pela dignidade humana e direitos do trabalhador. A ideia é que essa etapa não seja um momento traumático na jornada do colaborador, ainda que seja um acontecimento necessário em sua carreira naquele momento. 

Qual a diferença entre onboarding e offboarding no RH?

Onboarding e offboarding são processos opostos, mas semelhantes. O onboarding é o processo de ingresso de um colaborador na empresa. Nele a empresa acolhe o novo colaborador, apresenta-o aos valores da organização, integra-o ao seu time e garante que a pessoa tem tudo de que precisa para dar seu melhor.

Já o offboarding é o processo oposto, de desligamento do colaborador. Ele também deve seguir um fluxo padronizado de tarefas, incluindo o recolhimento dos equipamentos da pessoa desligada e o encerramento de seus acessos à empresa e seus sistemas. Assim como o acolhimento é importante no onboarding, neste momento é necessário manter uma relação de transparência, empatia e gratidão. 

Por que o offboarding é importante?

A implementação e padronização do processo de offboarding contribui imensamente com o clima organizacional e garante ao colaborador o devido respeito. Também evita erros e atrasos nas documentações, o que ajuda a amenizar a situação. 

Problemas durante o offboarding podem levar rapidamente a uma deterioração da marca empregadora. Dessa forma, esse processo é muito importante para que o ex-colaborador preserve a imagem da empresa e não busque formas de manchá-la publicamente.

Veja a seguir mais vantagens de garantir um processo de offboarding padronizado e organizado.

Desligamento saudável e sem conflitos

Por mais que o desligamento seja um momento desagradável, um offboarding bem conduzido ajuda a contemporizar a situação. Falta de feedback, atraso nos pagamentos ou desentendimentos nas contas do desligamento podem causar atritos, e a organização do offboarding ajuda a evitar esses problemas.

Gestão de documentos e burocracias

A empresa é responsável por garantir o cuidado adequado com os documentos de seus colaboradores, incluindo sua carteira de trabalho. Também deve orientá-lo por procedimentos padrões de offboarding como o exame demissional. Todas essas tarefas precisam ser organizadas para evitar problemas de jurídicos, e ter um processo confiável auxilia nesse sentido.

Beneficia a cultura interna e externa da empresa

Quando um colaborador é desligado, o resto dos colaboradores costuma prestar atenção à maneira como isso acontece e como o processo é conduzido. Um offboarding desorganizado, sem feedback ou transparência, pode deteriorar em muito a cultura da empresa, desmotivando os demais funcionários e aumentando o turnover. 

Leia também: Você sabe o que é turnover? Entenda melhor e saiba identificar na sua empresa

Por outro lado, quando a empresa demonstra empatia e gratidão pela pessoa desligada e se esforça para conduzir o processo da maneira mais correta possível, esse esforço também é reconhecido. No longo prazo, essa atitude não apenas melhora a cultura organizacional da empresa, mas também cria um exemplo e uma referência para os colaboradores, o que pode elevar todo o nível do mercado.

Como implementar o offboarding na sua empresa? 

Toda empresa realiza offboardings, mas nem todas têm um processo estruturado para garantir que esses desligamentos sejam feitos de maneira responsável. Abaixo, listamos um passo a passo para auxiliar organizações a implementar esse processo.

Realização dos procedimentos formais

Antes de desligar o colaborador, certifique-se de que a empresa não tem pendências com ele. Todas as responsabilidades da empresa para com o colaborador já devem ter sido cumpridas, ou a empresa deve estipular, no momento do desligamento, um prazo adequado para esse cumprimento.

Essa etapa não é meramente burocrática para evitar ações judiciais. Ela também é essencial para que o colaborador perceba que mesmo o momento do desligamento é conduzido com respeito e organização pela empresa, o que pode amenizar a situação tensa do offboarding. 

Devolução de equipamentos da empresa 

Se o colaborador precisar devolver qualquer equipamento à empresa durante o offboarding, é importante que a organização facilite tanto quanto possível esse procedimento. Se esses equipamentos exigirem cuidados especiais, isso deve ser informado de maneira detalhada. Em casos de trabalho remoto, também vale a pena enviar um código para que o colaborador possa mandar os equipamentos pelo correio.

Atue com clareza

A clareza é a parte mais importante do processo. Não deixe dúvidas sobre os motivos do desligamento, os direitos do trabalhador, e as etapas seguintes após a comunicação do início do processo de offboarding. 

Também é importante, tanto quanto possível, permitir que o próprio funcionário participe do processo, oferecendo opções de datas para pagamento, por exemplo. Oferecer apoio, tirar todas as dúvidas, e estar aberto a ouvir perguntas e feedbacks negativos é imprescindível neste momento.

Tenha empatia com o colaborador

Reações intensas e demonstrações de emoções difíceis são, compreensivelmente, uma possibilidade durante o offboarding. Ter empatia nesse momento pode fazer toda a diferença na saúde emocional dos colaboradores — tanto o que está passando pelo offboarding quanto os demais.

Portanto, garanta que o colaborador ouvirá a notícia em um local privado e terá um tempo para fazer suas preparações para o início do processo. Coloque-se no lugar dele e ofereça suporte emocional também, conforme necessário e possível.

Conduza uma entrevista de desligamento

Durante o processo de offboarding, o colaborador terá menos restrições a falar sobre possíveis problemas importantes que ele tenha sentido durante sua jornada na empresa.  Conduza a entrevista com argumentos claros e escute o colaborador. Nessa hora, ele pode passar feedbacks valiosos, que serão úteis para o resto do time.

Como o Pipefy pode ajudar no offboarding?

Um dos motivos pelos quais poucas empresas têm processos estruturados de offboarding é a potencial complexidade desse processo. Para cada colaborador que passa por ele, são necessários inúmeros procedimentos, muitos dos quais envolvem outros times além do RH, como Financeiro e TI. 

Pipefy é uma plataforma capaz de conectar todas essas equipes e tornar o offboarding um processo muito mais eficiente. É uma plataforma de gestão de processos que permite determinar cada etapa que precisa ser seguida, com regras claras de execução. Também permite acionar outros departamentos e enviar comunicações automaticamente via Email.

Na hora de encontrar documentos ou informações específicas de cada colaborador, Pipefy oferece bancos de dados que se integram a seus processos, garantindo visibilidade e transparência. E mantém ainda um registro confiável de documentos e ações para fins de compliance.

Escrito por

Aaron Wittersheim

He is an accomplished entrepreneur with more than 20 years of business and technology experience. He is Chief Operating Officer at Straight North, a Chicago-based Internet marketing company.