Delimitar todos os processos empresariais que fazem parte da sua empresa é o primeiro passo para ter um negócio bem-sucedido.
Segundo matéria publicada em 2019 no portal O Globo, seis em cada dez organizações no país fecham em menos de cinco anos, principalmente por falta de planejamento e de estruturação.
Para crescer na contramão das estatísticas, é fundamental adotar procedimentos internos que sejam eficientes, escaláveis, claros entre toda a sua equipe, passíveis de melhorias constantes e alinhados aos seus objetivos de mercado.
Mas como cumprir esses requisitos? Ao longo deste artigo, descubra o papel do processo empresarial no aprimoramento do seu desempenho competitivo.
Por que os processos empresariais são tão importantes?
Como você provavelmente já deve estar pensando, os processos empresariais determinam a sequência das atividades de uma organização e norteiam como seu trabalho é feito.
Eles envolvem tudo aquilo que agrega valor aos clientes da empresa no mercado, ou que dá condições para que outros procedimentos internos sejam eficazes.
Por estarem diretamente relacionados ao funcionamento do negócio, eles incluem todos os elementos que fazem parte dele, desde seus funcionários, práticas e equipamentos, até as próprias informações que guiam o gerenciamento.
Além disso, é previsto que todo insumo seja transformado em algum resultado. Por exemplo, matérias-primas devem virar produtos, habilidades devem ser convertidas em bons serviços, dados precisam virar informações, e assim por diante.
Portanto, um processo empresarial corresponde ao conjunto de tarefas que são mapeadas e realizadas, garantindo valor para o cliente ou para o próprio funcionamento da empresa.
De forma resumida, ele serve para delimitar e demonstrar o que precisa ser feito, como isso será realizado e quem são os responsáveis por isso.
Principais processos empresariais
Ao modelar seus processos empresariais, os empreendedores devem estar cientes de seus objetivos e níveis de relevância dentro da organização.
Para isso, eles são divididos em três grupos específicos, que determinam qual será o valor gerado a partir dos procedimentos delimitados. Confira:
Primários ou essenciais
Os processos primários, também chamados de essenciais, são aqueles que envolvem todas as atividades fundamentais para que o negócio cumpra seu objetivo no mercado.
Eles são considerados os mais importantes, pois têm contato e agregam valor direto aos clientes. Como exemplos desse tipo de processo empresarial, destacam-se os de desenvolvimento de produtos, produção, entrega, marketing, pós-vendas, entre outros semelhantes.
De apoio ou suporte
Já os processos de apoio ou de suporte não preveem contato e nem entrega de valor aos consumidores, mas sim aos próprios procedimentos internos. Ou seja, eles servem para dar suporte, otimizar ou facilitar a execução dos processos primários, o que também os torna relevantes para toda a cadeia de valor.
Nesse caso, os principais exemplos incluem atividades como gestão de estoque, gerenciamento de RH e infraestrutura de TI.
Gerenciais ou de gestão
Por sua vez, os processos de gerenciamento também são voltados ao apoio dos demais procedimentos (e não nos clientes em si), mas com foco em medi-los, controlá-los e monitorá-los.
Seu objetivo é fornecer coordenação às atividades primárias e de suporte, reconhecendo gargalos e ditando melhorias para que a empresa seja mais eficaz em suas demandas.
A exemplificação, portanto, inclui tudo o que é gerencial, como a gestão de performance, a governança organizacional e a própria gestão estratégica da empresa.
4 exemplos de processos empresariais
Entre os processos empresariais mais comuns, nós podemos citar processos de compras, de recrutamento de novos colaboradores, de vendas e de reembolso. Logo abaixo você pode ler um pouco mais sobre cada um deles.
- Processo de compras: envolve várias etapas, que vão desde seleção de fornecedores, qualificação de serviços até a determinação de prazos, cotação de preços, entre outras coisas. Se o objetivo é comprar recursos para a empresa, uma boa comunicação entre diversos setores é fundamental para que nenhuma informação se perca no caminho.
- Recrutamento e onboarding de colaboradores: esse processo está presente em todas as empresas, afinal, como encontrar talentos sem um processo de seleção? Além da análise de perfis, entrevistas e recrutamento, existe também o processo de onboarding, que será o responsável por mostrar para os novos colaboradores como a empresa funciona internamente, com quem é necessário falar quando determinadas dúvidas surgirem.
- Processo de vendas: outro processo que está muito presente na maioria dos negócios. Geralmente, começa como um fluxo desorganizado, sem etapas bem definidas, onde o único objetivo é conquistar clientes e gerar receita. Mas para ter resultados significativos e a longo prazo, o processo de vendas precisa ser documentado e implementado. Assim, o time inteiro poderá identificar potenciais clientes que se encaixam no perfil da empresa e saberá qual é o momento certo para fechar negócio.
- Processo de reembolso: esse processo é comum em empresas que necessitam que colaboradores façam viagens de trabalho ou auxiliam com custos extras como, por exemplo, compra de acessórios para escritório, pagamento de cursos e etc. Se o pagamento dessas atividades é realizado pelo próprio colaborador, mas a empresa tem uma política de reembolsos estruturada, é mais fácil manter o controle de notas fiscais e pagamentos que precisam ser devolvidos.
Esses são apenas alguns exemplos de processos adotados para manter a organização e controle de informações. Outros deles são a criação de campanhas de marketing, solicitações para o time de TI e muito mais. Tudo depende de como o negócio é estruturado e quais são as demandas internas para que os fluxos funcionem como devem.
BPM e gestão de processos empresariais
Evidentemente, estruturar e melhorar seu processos de negócios é imprescindível para aumentar a produtividade e, consequentemente, aprimorar seu desempenho no mercado.
Isso significa que ter atenção a cada processo empresarial é um requisito para toda empresa de sucesso, que passa a garantir benefícios como:
- Economia de tempo e de recursos, uma vez que o ganho de produtividade é sinônimo de otimização das demandas internas, que sofrem menos com desperdícios;
- Redução de erros, já que o melhor nível de execução dos trabalhos confere mais segurança e assertividade para a realização dos processos, que estão menos expostos a falhas;
- Ganho de qualidade, porque quanto mais produtivas, otimizadas e assertivas forem as atividades, maior é a excelência obtida nos seus resultados;
- Aumento da competitividade e da lucratividade, já que uma organização bem estruturada e otimizada garante mais destaque perante as crescentes exigências do mercado;
- Controle de informações que ajudam a medir o desempenho dos times e ver se os objetivos de negócio estão sendo alcançados. As informações também mostram o que está funcionando e trazendo bons resultados e o que pode ser melhorado.
A reengenharia de processos de negócios é outro tema que pode ser interessante ser estudado para que sua equipe possa eliminar gargalos, ter mais eficiência e alavancar a produtividade. Também é importante conhecer os diversos benefícios que a automação de processos pode trazer para uma empresa.
Em suma, negócios eficientes possuem processos empresariais bem estruturados e executados, que possibilitam a análise de resultados e a mensuração de desempenho da empresa como um todo, desde assistentes até a diretoria. Por meio de processos empresariais bem executados é possível tomar decisões mais facilmente e, melhor, baseadas em dados.
Agora que você já sabe a importância dos processos empresariais, não perca tempo e implemente a melhor ferramenta para simplificá-los, integrá-los, monitorá-los e otimizá-los.
