Guia completo para automação de processos de Recursos Humanos

Renata Lapetina
what is HR automation?

A automação de processos de Recursos Humanos é uma estratégia muito positiva para as equipes de RH. Ela ajuda a promover uma melhor experiência para colaboradores e aumenta a eficiência dos processos, eliminando tarefas repetitivas, reduzindo a carga de trabalho e viabilizando fluxos de trabalho mais rápidos.

Desta forma, os profissionais responsáveis por Recrutamento e Seleção, o dia a dia do RH e atividades de Departamento Pessoal passam a ter mais tempo para cuidar dos candidatos em processos seletivos e dos colaboradores da empresa.

O que significa automação de processos de Recursos Humanos?

Automação de processos de Recursos Humanos refere-se ao uso de aplicativos e softwares para que tarefas e atividades sob a responsabilidade dos departamentos de RH sejam executadas com pouca ou nenhuma participação humana. Em geral, as tarefas que podem ser automatizadas são aquelas que ocorrem com frequência e não exigem a tomada de decisões complexas (continue lendo para entender melhor as características das tarefas que podem ser automatizadas).

A automação de um departamento de RH tem algumas nuances e pode ser implementada apenas em tarefas, em fluxos de trabalho específicos ou no processo como um todo. Entenda, a seguir, as diferenças. 

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Automação de tarefas de RHAutomação de fluxos de trabalho de RHAutomação de processos de RH
Possibilita a execução de tarefas individuais e simples, como o envio de um email, a criação de um documento ou a atualização de um status.

Geralmente relacionada a um objetivo tático.
Completa uma série de tarefas, no todo ou parcialmente. Por exemplo, grande parte das tarefas no fluxo de trabalho de onboarding de colaboradores podem ser automatizadas.

Pode ser considerada tática ou estratégica.
Visa concluir o maior número possível de tarefas e fluxos de trabalho para criar um processo mais eficiente, preciso e centrado nos colaboradores.

Muitas vezes vinculado a uma estratégia ou objetivos de negócio mais amplos.

Neste artigo, vamos nos concentrar na automação de processos de Recursos Humanos, os benefícios dessa melhoria e exemplos de como funcionam as automações no RH.

Descubra como um software de automação de RH pode ajudar a proporcionar ótimas experiências para candidatos e colaboradoresSaiba mais

Por que é importante automatizar seu departamento de RH?

Automatizar processos faz sentido para as equipes de RH porque, quanto menos tempo for gasto em tarefas administrativas repetitivas, manuais ou de suporte, mais tempo o time tem disponível para cuidar das pessoas.

Equipes que aproveitam ferramentas para implementar a automação de processos de Recursos Humanos proporcionam melhores experiências para candidatos e colaboradores, respondem a solicitações mais rapidamente e têm maior precisão e eficiência em seu trabalho. Essa implementação também facilita a extração de dados e insights que ajudam a impulsionar a estratégia de negócio ou digitalizar totalmente o departamento de RH.

Um profissional de RH economiza, em média, 8 horas de trabalho por semana com automações.
-Zapier: “Profissionais de marketing são líderes em automação do trabalho (em inglês)”

7 vantagens da automação de processos de Recursos Humanos

A automação de processos de Recursos Humanos contribui muito para a melhoria da experiência de candidatos e colaboradores. Isso porque a automação elimina tarefas repetitivas ou de suporte e permite que a equipe se concentre nas pessoas, resolvendo problemas de forma rápida, eficiente e sem erros.

Confira aqui as 7 principais vantagens de automatizar processos de RH:

1 –  Retornos mais rápidos

Ferramentas para automação de RH facilitam a abertura de solicitações pelos colaboradores e o trabalho da equipe para executá-las. Com elas, é possível direcionar tarefas para os responsáveis, atualizar status de atividades e enviar alertas quando prazos se aproximam ou quando itens ficam ociosos por muito tempo. A automação também possibilita a centralização da coleta de pedidos que chegam por email ou chat, iniciando o fluxo de trabalho sem nenhum esforço adicional.

2 – Facilidade na colaboração e menos atrito

Problemas com transferências de responsabilidade e atrasos na comunicação são comuns em equipes que lidam com um grande volume de trabalho e de solicitações de colaboradores. O problema é agravado por fluxos que exigem inputs ou ação de outros departamentos. Um software de automação de RH facilita o encaminhamento de itens para a pessoa certa — em qualquer departamento — para que possam fornecer feedback, aprovações ou atualizações de status.

3 – Diminuição da quantidade de erros

A implementação de automações no RH também reduz a dependência da entrada manual de dados, o que minimiza oportunidades de erros. Um software traz a oportunidade de unificar os dados entre departamentos, aplicativos e plataformas para fornecer registros mais consistentes, eliminando a necessidade da entrada repetida de dados.

4 – Melhora da visibilidade

Ferramentas para automação de processos de Recursos Humanos atualizam o status das atividades gerenciadas nelas, garantindo a visibilidade do processo com base no tempo, informações de entrada ou responsáveis. Isso permite que colaboradores, membros da equipe e gestores trabalhem melhor, acompanhando suas solicitações e tarefas. Os usuários podem visualizar o andamento das suas demandas em um único painel, em formato de lista ou Kanban, para que saibam exatamente qual o progresso de cada atividade.

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5 – Extração de dados para melhores insights

A estratégia de qualquer departamento depende de dados precisos e da possibilidade de analisar informações e gerar insights para melhorias e próximos passos. Ferramentas que facilitam a criação de relatórios e painéis para ilustrar as principais métricas e KPIs do departamento são cruciais para isso. Esse é outro benefício da automação do RH: a utilização de softwares que possibilitam que dados estejam sempre organizados e prontos para serem apresentados aos líderes do negócio.

6 – Fluxos de trabalho mais eficientes

Com a automação, os profissionais gastam muito menos tempo com tarefas repetitivas ou manuais, como o envio de emails, a inserção de dados em planilhas ou aplicativos, e o encaminhamento de solicitações. O tempo economizado com essas tarefas pode ser redirecionado para atividades que agregam valor à empresa. Além disso, um fluxo mais eficiente também significa que os pedidos e problemas dos colaboradores serão solucionados com mais rapidez.

7 – Melhores experiências para colaboradores

A automação de processos de Recursos Humanos permite fornecer uma experiência agradável e integrada em todos os estágios da jornada do candidato e do colaborador. Ela possibilita que eles tenham uma experiência de autoatendimento, viabilizando o acesso instantâneo a documentos e informações, além do envio de novas solicitações e do acompanhamento daquelas que estão em andamento.

A automação pode economizar um dia e meio de trabalho para mais da metade dos profissionais americanos.
-Chui, Manyika e Miremad. “Quantas das suas tarefas diárias podem ser automatizadas? (em inglês)”

Quais tarefas podem ser automatizadas em um departamento de RH?

O propósito da automação de processos de Recursos Humanos não é criar fluxos de trabalho impessoais ou robóticos, nos quais candidatos e colaboradores não tenham nenhuma interação humana. Na verdade, o que ocorre é o oposto: a automação torna os processos de RH mais humanos.

Para atingir o objetivo de automatizar esse fluxos de trabalho, é preciso distinguir dois tipos de atividades: aquelas que precisam ser realizadas por uma pessoa e aquelas que não precisam. Se a tarefa não precisa ser feita por uma pessoa, ela pode, e deve, ser automatizada. 

Esses tipos de atividade geralmente apresentam pelo menos uma das seguintes características:

Tipo de tarefaDescrição
FrequênciaVolumes elevados, que são executadas diversas vezes por hora, dia ou semana.
RepetiçãoEnvolvem as mesmas etapas e entradas todas as vezes.
SimplicidadeNão exigem informações complexas ou resolução de problemas.
AgendamentoOcorrem regularmente na mesma hora, no mesmo dia, a cada semana ou mês.
PrevisibilidadeElementos planejados de um fluxo de trabalho ou processo regular.
ColaboraçãoExigem ação, entrada, aprovação ou visibilidade de diversas pessoas envolvidas.
DependênciaIniciadas por um evento ou por uma mudança de estado específicos.
ComunicaçãoEmails ou notificações.

No entanto, mesmo quando as atividades exigem interação humana – como comunicação, colaboração e resolução de problemas – ainda há oportunidades para automação.

Por exemplo: em um fluxo de trabalho de onboarding de colaboradores, há vários pontos que precisam ser realizados por um profissional da equipe de RH, como:

  • Entrar em contato com novos contratados para recebê-los;
  • Liderar reuniões de orientação e apresentações sobre a empresa;
  • Responder perguntas e abordar preocupações de candidatos e colaboradores;
  • Ajudar novos contratados com eventuais problemas; 
  • Agendar reuniões e sessões. 

Embora essas tarefas dependam de pessoas, elas também envolvem muitas atividades repetitivas e de suporte que podem ser automatizadas:

  • Criação e envio de cartas de boas-vindas;
  • Notificações para a equipe e profissionais candidatos;
  • Atualização de status;
  • Coleta de assinaturas;
  • Encaminhamento de documentos para os departamentos certos;
  • Envio de convites para reuniões e ligações. 

Para empresas ou times grandes que planejam escalar seus esforços de recrutamento, automatizar esses tipos de tarefas pode fazer uma enorme diferença na carga de trabalho do RH, além de ajudar na promoção de uma experiência positiva para colaboradores. Quando consideramos a junção de recrutamento e onboarding, o número e os tipos de tarefas que podem ser automatizadas aumenta ainda mais.

Exemplos de uso de automação no RH

A maioria dos fluxos de trabalho e das comunicações que uma equipe de RH gerencia pode ser automatizada no todo ou em parte. Abaixo estão alguns exemplos de processos automatizáveis, que podem ser gerenciados de forma centralizada e com mais eficiência por um software.

Recrutamento e seleção

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O mercado de trabalho é altamente competitivo para profissionais especializados, principalmente com a disseminação do trabalho remoto ou híbrido. Por isso, recrutadores precisam aproveitar todas as ferramentas e estratégias que possam ser vantajosas se quiserem contratar as pessoas mais qualificadas para suas empresas ou seus clientes. 

A automação agiliza os processos de requisição de vagas, recrutamento e de onboarding, devolvendo aos profissionais de RH preciosas horas para focar nas tarefas em que a interação humana é crucial. Ganham mais tempo para expandir o pool de talentos da empresa, focar nos participantes dos processos seletivos e construir relacionamentos que resultem em boas contratações.

Coleta de solicitações de abertura de vagasFluxos de aprovação para a postagem de novas vagasPublicação de vagas abertas
Envio de emails e feedback para participantes de processos seletivosAgendamento de entrevistas e criação de ofertas para as pessoas aprovadasColeta de assinatura para admissão digital
Exemplos de tarefas de recrutamento que podem ser automatizadas

Onboarding de colaboradores

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O onboarding de colaboradores é um dos fluxos de trabalho mais complexos que qualquer equipe de RH precisa gerenciar. Depois que a pessoa candidata passa para o status de nova contratada, vários fluxos de trabalho relacionados precisam ser iniciados. 

Esses fluxos incluem: fazer o agendamento de um treinamento inicial, requisitar equipamentos e acessos ao time de TI, entrar em contato com o Departamento Pessoal para fazer a admissão e inclusão nos benefícios. Assim, o escopo do processo de onboarding – e toda a colaboração que ele exige – faz com que seja o principal candidato à automação.

Agendamento de sessões de treinamentoIntegração com a folha de pagamentoInscrição em planos de benefícios
Seleção e envio de equipamentosConfigurações de TI e liberação de acessosColeta de assinatura digital
Envio de comunicações por emailEmissão de contratos para novos contratadosConsolidação de dados de novas contratações
Exemplos de tarefas de onboarding que podem ser automatizadas
Saiba como a automação de processos beneficia o onboarding de novos colaboradoresConheça mais detalhes

Gestão de solicitações de colaboradores

Os departamentos de RH atendem a uma ampla variedade de requisições de colaboradores. Como são tipos de solicitações diferentes, cada uma delas requer um fluxo de trabalho diferente para ser atendida, além de virem de colaboradores em diferentes departamentos. 

Um software de automação de RH com uma interface simples de usar facilita essa visualização e a orquestração desses diferentes fluxos de trabalho. Desta forma, todos os tipos de solicitação podem ser recebidos, encaminhados e resolvidos sem atrito e o mais rápido possível.

LicençasReembolsosSolicitações de equipamentos
Trabalho remotoSuporte de TITreinamentos
Atualizações das informações do profissionalAlteração de cargos ou benefíciosSolicitações de documentos
Gerenciamento de registrosPedidos de fériasAvaliações de desempenho
Exemplos de solicitações de colaboradores que podem ser automatizadas
Automações para RH melhoram as experiências dos colaboradores por meio de portais de autoatendimento e um tempo de resolução mais rápidoSaiba mais

Automação de processos de Recursos Humanos: um passo a passo em 5 etapas

Para as equipes que estão pensando em automatizar seus processos de RH, a boa notícia é que as ferramentas disponíveis hoje tornam isso relativamente fácil de fazer. A seguir, compartilhamos uma estrutura de cinco etapas para estruturar processos automatizados de Recursos Humanos:

  1. Definir seus objetivos com a automação do processo;
  2. Mapear e listar todos os fluxos de trabalho e tarefas do processo;
  3. Identificar as tarefas manuais que podem (e devem) ser automatizadas;
  4. Escolher um software de automação para implementar;
  5. Configurar as regras de automação.

1 – Defina seu(s) objetivo(s) com a automação do processo

O primeiro passo para implementar a automação no seu departamento de RH é definir claramente o que a equipe ou a empresa desejam alcançar com essa implementação. Essa clareza permitirá que você identifique as tarefas certas a serem automatizadas e selecione a ferramenta de automação mais adequada para o seu caso.

Métricas específicas (como tempo necessário para a contratação, tempo de atendimento para pedidos ou a capacidade do fluxo de trabalho) podem ser rastreadas por meio de relatórios e painéis.

2 – Mapeie e liste todos os fluxos de trabalho e tarefas do processo

Para cada processo que você deseja automatizar, crie um inventário de cada etapa, tarefa e atividade. Certifique-se de entender os limites de cada processo individualmente, qual sinal ou ação inicia o fluxo de trabalho e o resultado desejado. Qualquer atividade que ocorra entre o início e o resultado deve ser listada.

3 – Identifique as tarefas manuais que podem (e devem) ser automatizadas

Divida os itens resultantes do seu mapeamento de processo em dois grupos: atividades que exigem interação com pessoas e aquelas não requerem intervenção humana. O segundo grupo é aquele que pode ser automatizado. Não esqueça de deixar registradas todas as tarefas que consomem muito tempo ou precisam ser feitas manualmente ou com a ajuda de planilhas.

4 – Escolha um software de automação para implementar

As ferramentas de automação de processos de Recursos Humanos variam em termos de recursos e flexibilidade. O mais importante a ser considerado é a escalabilidade e a facilidade de uso.

Mesmo que o objetivo inicial da implementação seja a automação dos processos de RH, esses fluxos de trabalho se cruzam com outras equipes e departamentos. Uma ferramenta que tenha a capacidade de conectar esses fluxos diferentes e integrar a comunicação das equipes é fundamental para facilitar a colaboração e atuar como fonte única de informações.

Além disso, os fluxos de trabalho de RH não são estáticos, eles mudam de acordo com a demanda e podem precisar ser alterados. Os esforços de recrutamento e onboarding podem aumentar ou diminuir, o volume e a complexidade das solicitações dos colaboradores também variam, e as equipes geralmente revisam seus processos em busca de mais eficiência. 

Por isso, sua ferramenta de automação precisa de elasticidade para se adaptar com rapidez e facilidade a essas mudanças. Uma plataforma personalizável, que possa ser editada mesmo sem conhecimento de programação pela própria equipe de RH, é importante para simplificar a modificação de fluxos de trabalho quando ela se tornar necessária.

5 – Configure as regras de automação

Construir um fluxo de trabalho e criar regras de automação precisa ser rápido e fácil. Assim, aplicações com interface drag-and-drop são ótimas escolhas para essa configuração. Alguns softwares de automação de RH também oferecem modelos já prontos para diferentes processos. Com eles, é possível ter acesso instantâneo ao fluxo e personalizar o modelo com alguns cliques.

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Recursos essenciais para um software de automação de processos de Recursos Humanos

Um passo fundamental para aperfeiçoar um processo usando automações é a escolha do software que será a ferramenta responsável para que isso se torne realidade. 

Essa escolha pode ser complicada, já que as equipes de RH têm muitas possibilidades disponíveis quando se trata de softwares para gestão de processos. Os recursos disponíveis variam de acordo com o tipo de plataforma, por isso é importante entender todas as opções.

Esses recursos podem ser agrupados em três categorias: melhora da experiência da pessoa candidata/colaboradora, gerenciamento de fluxos de trabalho e desenvolvimento da estratégia geral da empresa. 

Detalhamos, abaixo, quais são os recursos mais essenciais:

1 – Recursos que melhoram as experiências de colaboradores e pessoas candidatas de processos seletivos

Um dos principais objetivos de qualquer equipe de RH é proporcionar uma boa experiência ao longo da jornada do colaborador. Por isso, o software responsável pela automação dos processos do time precisa ser amigável e focado nas pessoas. Reunimos alguns exemplos de recursos de automação de RH que candidatos e colaboradores adoram.

Resolução rápida de problemas: portais de autoatendimento

Dar autonomia para que colaboradores sejam independentes na busca de soluções para suas necessidades é essencial para proporcionar uma boa experiência. Uma forma de fazer isso é escolher um software que forneça acesso instantâneo a informações e documentos. Centralizar essas informações em um único portal — junto com formulários para o envio de solicitações — tranquiliza colaboradores e candidatos, dando a eles controle e transparência.

Confiança e transparência: visibilidade total para diferentes partes

As pessoas que participam de processos seletivos querem acompanhar o progresso de suas candidaturas. Por outro lado, novos contratados estão ansiosos para entender como será o onboarding e sua jornada de integração ao novo trabalho. Enquanto isso, colaboradores precisam saber sobre o status de suas solicitações.

Quando todos os usuários de uma plataforma têm acesso a visualização de calendário e Kanban, fica fácil saber exatamente como as solicitações e interações de cada uma das pessoas atendidas pelo RH estão se desenrolando. Notificações automáticas e permissão para verificação independente também são recursos importantes para manter um nível de visibilidade que crie confiança.

Aceleração dos fluxos de trabalho da equipe: automações que trazem eficiência

O tempo de resolução de problemas ou solicitações tem um papel central na satisfação dos colaboradores. Regras de automação estrategicamente aplicadas mantém os pedidos em andamento, alertando as partes interessadas quando os itens estão se aproximando de um prazo ou quando permanecem no mesmo status por muito tempo. Recursos para automatizar emails e entrada de dados aceleram muito os processos do departamento de RH.

2 – Recursos que auxiliam os profissionais e equipes de RH

Como vimos, a automação de processos de Recursos Humanos proporciona melhores experiências para candidatos e colaboradores, mas também facilita muito a vida de recrutadores, responsáveis por treinamentos, profissionais do departamento financeiro e todos os outros membros da sua equipe. Escolha um software que seja simples de usar, que possa ser integrado com facilidade a outras ferramentas que já estão sendo utilizadas pelo time e descomplique o gerenciamento de solicitações de RH.

Facilidade para configurar regras de automação

As automações reduzem a quantidade de tempo gasto em tarefas repetitivas e de suporte, já que essas atividades passam a ser executadas sem a intervenção de um profissional humano. Isso significa que sua equipe terá mais tempo interagindo com candidatos e colaboradores, além de soluções e entregas mais rápidas para as solicitações típicas de RH. 

Para que possam ser implementadas com facilidade, é preciso que as regras de automação sejam fáceis de configurar e possam se integrar às outras ferramentas que o seu time usa. Saiba mais sobre como funciona um software de automação de RH.

Interface fácil de usar e visual: arrastar e soltar

O volume de trabalho, a quantidade de solicitações e a complexidade dos fluxos de trabalho de RH variam ao longo do tempo. Por isso, um software para automatizar processos precisa ser simples de modificar, para que qualquer pessoa com permissão possa atualizar os fluxos ou criar novos com facilidade, mesmo sem ter conhecimento de programação. 

Quando dizemos que um software tem uma interface de arrastar e soltar (também conhecida como drag-and-drop) significa que, dentro dele, é possível construir e editar fluxos de trabalho de forma muito visual, apenas arrastando itens que já estão listados na tela. Dessa forma, as alterações ficam mais fáceis e o gargalo de TI é aliviado porque profissionais não técnicos podem cuidar delas de forma independente.

Integrações para criar uma experiência de uso perfeita

A maioria das equipes de RH e DP conta com ferramentas diversas, para fluxos diferentes como recrutamento, onboarding, gestão de solicitações, folha de pagamento e todos os outros processos que gerenciam. 

Um software de automação de processos de Recursos Humanos precisa se conectar a outras ferramentas para centralizar informações, eliminar a entrada de dados duplicada e melhorar a experiência tanto dos profissionais da equipe quanto para as pessoas candidatas e colaboradoras da empresa.

Formulários que simplificam a gestão de solicitações

Profissionais de RH precisam lidar com muitos tipos diferentes de pedidos de colaboradores. Alguns exemplos são as solicitações de férias, alterações na folha de pagamento, inscrições em benefícios, solicitações de documentos e reembolsos. 

Para facilitar a gestão de tantos pedidos, o uso de formulários online conectados a fluxos de trabalho garante que todas as informações necessárias cheguem ao time de RH logo da primeira vez. A automação, então, encaminha cada solicitação para a pessoa apropriada.

3 – Recursos que ajudam o RH a impulsionar a estratégia da empresa

Outro benefício da implementação de automações no RH é a possibilidade de organizar informações complexas para análise de métricas e resultados, e para fazer um planejamento estratégico. Procure opções de software que incluam relatórios e painéis customizáveis para ajudar a estratégia específica da sua empresa.

Painéis para insights em tempo real

Um RH estratégico e data-driven é uma tendência, já que essa é uma área que armazena dados muito importantes, relaciona-se com toda a empresa e desempenha um papel crítico na definição da estratégia do negócio. 

Para conseguir usar os dados de forma inteligente, as equipes precisam de acesso rápido a métricas importantes, como tempo médio para contratação de um novo colaborador, total de vagas abertas, status do onboarding e das atividades de recrutamento. Também é crucial ter visibilidade de gargalos e problemas no fluxo de trabalho, para que possam ser resolvidos o mais rápido possível.

Assim, um software de automação de processos que ofereça painéis personalizáveis é o caminho para insights em tempo real que possam ser compartilhados facilmente com os líderes.

Relatórios para análise de dados e melhores decisões

Como destacamos, os processos de RH coletam e geram muitos dados interessantes para o negócio. Porém, a extração desses dados para encontrar padrões, calcular custos e, finalmente, tomar decisões depende de ter acesso fácil a eles. Por isso, um software de automação de RH é a ferramenta ideal para facilitar a consolidação de informações e a criação de relatórios personalizados que possam moldar a estratégia de negócio e ajudar os líderes a tomar decisões.

Automação de RH: fluxos de trabalho unificados para melhores experiências de colaboradores

Tanto o recrutamento quanto a retenção de colaboradores dependem da capacidade de uma empresa de mudar seu foco de processos para pessoas. E as equipes de RH estão no centro dessa mudança.

A automação de processos de Recursos Humanos é uma estratégia que pode ser usada para melhorar a jornada de candidatos e colaboradores enquanto facilita o trabalho da própria equipe de RH. Com Pipefy, você pode implementar os recursos citados e colher os benefícios para aperfeiçoar seus processos, ganhar eficiência e deixar seu RH mais estratégico e humano.

Empresas líderes em seus setores já estão fazendo isso. A JazzHR diminuiu os erros de inserção de dados e reduziu em 80% o tempo de onboarding. O James Delivery reduziu a necessidade de recrutadores mesmo com um grande volume de processos seletivos e abriu espaço para que seus profissionais de RH ocupassem posições estratégicas. Já a CNH Industrial centralizou seus processos no Pipefy e hoje economiza mais de 2.200 horas por mês com automações — representando a carga horária de 22,5 funcionários.

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Escrito por
Renata Lapetina
Writer and Marketing Analyst @ Pipefy. Writing, researching, and sharing content are my passion. Currently writing about digital transformation, business process management, and how technology can improve the way we work.

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