Embora o processo de onboarding de colaboradores geralmente envolva boas-vindas calorosas, expectativas e esperança, o offboarding ou desligamento do colaborador muitas vezes é apressado ou totalmente ignorado. As empresas que não conseguem desenvolver e otimizar seu fluxo de desligamento perdem a oportunidade de coletar informações valiosas, colocam seu negócio em risco de ações judiciais e de violações de segurança.

Continue lendo para aprender os prós e contras do desligamento de colaboradores, como o processo pode beneficiar sua empresa, as etapas que devem ser seguidas para realizar o desligamento e como automatizar o processo pode melhorar sua relação com os colaboradores e a percepção das pessoas em relação à sua empresa.

O Que é Offboarding de Colaboradores?

O offboarding ou desligamento de colaboradores é um processo formal de separação que ocorre depois que um funcionário pede demissão, se aposenta ou é demitido. As etapas desse processo incluem a redistribuição de tarefas de trabalho, desativação de senhas, coleta de equipamentos da empresa, realização de entrevistas de desligamento e muito mais.

À primeira vista, pode parecer muito trabalho para um pequeno retorno. Mas ter um processo eficiente de desligamento de colaboradores resulta em muitos benefícios, incluindo economia de custos, prevenção de violações de segurança de dados e aumento do moral da equipe.

Separações Tranquilas: Benefícios de Investir em um Bom Processo de Desligamento

O desligamento faz parte do ciclo de vida do colaborador. Por isso, criar um processo estruturado e simplificado faz com que a transição fique mais fácil para todos os envolvidos, incluindo o colaborador, a equipe de RH, TI e Financeiro, líderes de equipe e clientes. Informar todas as partes o mais cedo possível sobre a saída de um profissional garante que as informações sejam comunicadas com precisão e evita que tarefas sejam perdidas ou ignoradas. Por exemplo, quando a equipe de TI não sabe que um colaborador não está mais na empresa, ela não saberá da necessidade de remover o seu acesso a informações confidenciais, o que pode resultar em vazamento de dados.

Além disso, sem o arquivamento e a documentação adequados, sua empresa pode ter problemas jurídicos. Um processo eficaz de desligamento de colaboradores cria uma cultura de segurança e compliance que protege o empregador, preserva a produtividade da equipe e potencialmente economiza o dinheiro da empresa. Mesmo quando um colaborador não está saindo nas melhores condições, o processo de desligamento é uma oportunidade de encerrar o relacionamento de maneira positiva.

O tamanho da sua empresa, as regulamentações do setor e a função do colaborador vão determinar a abordagem específica para o desligamento, mas ter uma checklist para seguir ajuda a concluir a transição com o mínimo de interrupções, eliminar quaisquer pontas soltas e manter a confidencialidade e a segurança dos dados.

Checklist de Desligamento de Colaboradores

Existem muitos fatores importantes para o desligamento de um colaborador e ter um processo padronizado pode evitar a ansiedade e o pânico quando um funcionário pede demissão. Criar uma checklist para verificar os passos necessários te ajudará a organizar cada tarefa para que todos os membros da equipe, incluindo o profissional que está saindo, saibam o que esperar.

1. Crie uma checklist de afastamento a ser seguida pelo RH e pelo colaborador

O offboarding ou desligamento do colaborador é um esforço de equipe, sendo que o departamento de RH e o profissional que está saindo têm responsabilidades específicas. Por exemplo, uma checklist para o RH pode incluir o preenchimento da carta de demissão, o agendamento de uma entrevista de desligamento, a atualização do banco de dados de RH, a preparação da documentação final, reembolsos e pagamentos. Já uma lista para o colaborador pode envolver um plano de transferência de conhecimento, remoção de itens pessoais da mesa ou armário, devolução de dispositivos e atualização de informações de contato.

2. Prepare-se para a transferência de conhecimento

Não espere até o último minuto para começar a transferência de conhecimento. Certifique-se de que compartilhar o que sabem sobre sua posição e sobre a empresa faça parte das responsabilidades de todos os colaboradores. Desenvolva uma lista de deveres, procedimentos e tarefas para ajudar o sucessor do colaborador que está deixando o cargo. Determine a necessidade de treinar um substituto. Decida se o funcionário precisa fazer um backup de arquivos e agende as entregas e prazos finais.

3. Conduza uma entrevista de desligamento

Pesquisas de desligamento são uma excelente forma de coletar feedbacks valiosos sobre seu ambiente de trabalho e identificar tendências no mercado. A equipe de RH é a responsável por agendar e manter registros dessas entrevistas. A ideia é que o colaborador que está saindo se sinta à vontade para falar livremente, por isso, o ideal é que a sessão seja conduzida por um membro muito confiável da equipe.

Você também pode optar por uma pesquisa de desligamento anônima. Faça perguntas curtas e diretas para descobrir o motivo da saída. Em seguida, comunique suas descobertas à equipe e, se necessário, faça alterações para melhorar a cultura da empresa.

4. Recupere os ativos da empresa e revogue acesso aos sistemas

Seu departamento de TI é essencial no processo de offboarding. Cabe a esse time desativar imediatamente as contas de e-mail, revogar o acesso aos softwares internos, ferramentas de terceiros, bancos de dados da empresa e drives compartilhados.

O colaborador que está saindo também pode precisar devolver ativos da empresa, como cartões de crédito, chaves, telefones, notebooks, ferramentas, crachás, uniformes etc. Faça uma auditoria dos itens devolvidos e prepare pedidos de reembolso para quaisquer ativos perdidos.

5. Conclua o processo final de pagamento

Uma das últimas tarefas a serem feitas para o desligamento do colaborador é a realização dos pagamentos finais - salários pendentes, comissões e despesas não pagas, indenizações, férias não utilizadas e saldos de despesas com saúde. Certifique-se de que a equipe de RH também esteja disponível para fornecer uma carta de status e responder a perguntas sobre reembolsos.

6. Forneça uma carta de referência e a documentação de encerramento

Agora é hora de preparar a documentação final, como informações fiscais e benefícios, folha de pagamento final e acordos de confidencialidade. A liderança e a equipe jurídica precisam revisar todos os acordos e documentos.

No final do processo de desligamento do colaborador, providencie uma carta de referência que reconheça as contribuições do profissional e fale positivamente sobre o tempo que passou na empresa. Se a partida for amigável, convide-o a manter contato.

Padronize e automatize seu processo de desligamento de colaboradores com Pipefy

A estruturação de um processo de desligamento de colaboradores eficaz tem como resultado uma cultura de comunicação aberta, produtividade contínua, economia de custos, proteção e segurança. Entretanto, muita coisa precisa ser gerenciada. O Pipefy é uma solução de gestão de processos de negócio que pode ajudar a garantir a consistência e integridade, além da melhor experiência de offboarding para sua equipe. Você pode automatizar cada etapa do processo usando o Template de Desligamento de Colaboradores para:

  • Padronizar: Formulários personalizados facilitam o início do processo de desligamento do colaborador e evitam erros ao coletar todos os dados necessários, incluindo nome, função, data de desligamento etc.
  • Automatizar: É importante comunicar uma demissão imediatamente, evitando fofoca e garantindo a eficiência, para que todos saibam o que precisam fazer em seguida. Use o Template de Desligamento de Colaboradores para atualizar automaticamente todas as partes interessadas envolvidas no processo.
  • Conectar: Conecte todas as etapas do processo de offboarding para criar um fluxo de trabalho unificado, ligando contratação, onboarding, avaliação de desempenho e desligamento, enquanto integra departamentos como RH, TI e Financeiro. Essa abordagem colaborativa tem como resultado um desligamento fácil e à prova de erros, além de transferências de responsabilidade eficazes.
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    O offboarding ou desligamento de colaboradores é um processo formal de separação que ocorre depois que um funcionário pede demissão, se aposenta ou é demitido."