O que é Gestão de Processos de Negócio?

O que o BPM não é

Por que BPM é importante?

Como começar com a BPM

Modele o processo de negócio

Teste o processo e analise os resultados

Monitore e otimize continuamente seus processos

Automatizando processos usando uma plataforma de BPM

Exemplos de BPM em ação

Recrutamento

Onboarding de Clientes

Compras

Usando BPM em sua organização

Organizações que querem manter seus processos eficientes e funcionando sem problemas precisam praticar o Gerenciamento de Processos de Negócio (GPN, ou BPM em inglês). Esse Gerenciamento ajuda você a otimizar e simplificar os processos que mais importam para a sua empresa, como, por exemplo, o desenvolvimento de uma estratégia de Marketing ou o tratamento de Contas a Pagar. Ele fornece uma visão abrangente e de alto nível sobre todos os processos da sua empresa para que você possa integrá-los e, assim, quebrar barreiras organizacionais.

Você está pronto para ter mais trabalho feito com menos esforço? Então vamos dar uma olhada no que é Gestão de Processos de Negócio, por que ele é importante e como começar a praticá-lo em sua organização com a ajuda de uma plataforma dedicada a isso!

O que é Gestão de Processos de Negócio?

Gestão de Processos de Negócio é uma prática contínua e holística para melhorar a eficácia e a eficiência organizacional, criando processos que agregam valor para seus clientes, parceiros e funcionários. É mais do que apenas melhoria de processo ad hoc realizada por equipes ou departamentos individuais; em vez disso, é uma estratégia de longo prazo para construir e manter processos que funcionam em toda a sua organização.

Um processo é um conjunto de tarefas necessárias para fornecer um produto, serviço ou cumprir outra meta de negócio. Você pode usar processos para receber novos funcionários, controlar o ciclo de ordem de pagamento ou fornecer atendimento ao cliente. O BPM exige que sua organização dê uma boa olhada em todos os seus processos, modele-os e, em seguida, prossiga com a melhoria metódica e contínua deles.

Nesse sentido, o BPM é uma prática eficaz e não depende do tamanho organizacional. Por exemplo, a recepção de novos funcionários requer essencialmente o mesmo conjunto de tarefas para uma empresa de 100 como para uma empresa de 10.000 pessoas. Você não precisa que sua organização seja grande para se beneficiar desta forma de gerenciar processos.

O que o BPM não é

A Gestão de Processos de Negócio não é um produto ou uma tecnologia; embora a tecnologia possa ajudar a implementar o BPM. Essa Gestão é uma prática contínua que exige membros específicos da equipe dedicados a ela.

Por que BPM é importante?

O BPM pode melhorar qualquer processo, desde a manipulação de uma liderança no pipeline de vendas até o suporte ao cliente. Tornar o BPM uma prática regular oferece muitos benefícios:

● Processos mais eficientes e eficazes. Esse é o objetivo principal da Gestão de Processos de Negócio. Melhorar o tempo para concluir processos impacta muitos aspectos do negócio; seja para liberar o produto o quanto antes para entrega ou para conseguir funcionários valiosos mais rápido, a BPM facilita o alcance das metas de negócios e leva a um melhor desempenho organizacional.

 

● Melhor satisfação e atendimento ao cliente. O consumidor de hoje espera comprar e receber o produto certo com entrega confiável e rápida. O BPM pode melhorar os processos de negócios que não só atendem, mas superam as expectativas dos clientes.

 

● Maior moral dos empregados. Automatizar processos é parte fundamental da BPM, podendo aliviar os funcionários de tarefas mundanas e repetitivas, as quais ninguém acha gratificante fazer. Formulários e fluxos de processos podem ser automatizados para que a participação exigida dos trabalhadores seja mínima. Automatizar o roteamento de formulários, as solicitações e as aprovações pode liberar os funcionários para fazer um trabalho mais produtivo e criativo.

Como começar com a BPM

A BPM não é uma receita de bolo, mas há algumas etapas gerais envolvidas que devem ser observadas. Por exemplo, você precisa modelar seus processos e testá-los. Em seguida, você deve continuar monitorando e otimizando esses processos.

Modele o processo de negócio

A BPM desenha as atividades em um processo e como elas se relacionam entre si, passo a passo. Na maioria dos casos, você começa com um processo existente e trabalha para melhorá-lo. Isso leva a dois modelos; o modelo AS IS – como é – e o modelo TO-BE – como será. Você precisa identificar e avaliar os processos de negócios atuais. Uma vez feito isso, você pode planejar processos de negócios melhorados.

Seu modelo de BPM deve mostrar pontos de interrupção naturais para segmentar e implementar etapas. A transição de uma atividade de um departamento para outro é um desses pontos de ruptura. Por exemplo, se um processo passa uma atividade do RH para a folha de pagamento, implemente e teste os processos de RH, depois os processos de folha de pagamento e, em seguida, a transição do RH para a folha de pagamento. Para cada passo, você precisa otimizar, testar e analisar.

A modelagem era feita à mão no passado. Dependendo da sua idade é possível que tenha visto isso feito com notas pegajosas sendo movidas em uma tábua. Hoje, você pode usar uma plataforma de gestão online de negócios como o Pipefy para ajudá-lo a fazer a modelagem.

O BPM tem tudo a ver com tornar os processos mais eficientes e eficazes. Isso exige que você modele todo o processo, mas lembre-se: evite implementar alterações em tudo isso de uma vez. Erros e contratempos são inevitáveis ao mexer com processos, então você deve tentar fazer melhorias limitadas e discretas para um ou apenas alguns processos de cada vez. Isso permite que você analise metodicamente os resultados e otimize o processo um passo de cada vez em vez de fazer uma revisão drástica e esperar o melhor.

Teste o processo e analise os resultados

Execute um teste piloto de aceitação do usuário com um pequeno grupo teste. Idealmente, eles executarão tanto os processos AS-IS e TO-BE em paralelo. O teste deve verificar se o processo TO-BE atende aos requisitos de cada atividade e se produz os resultados esperados.

Em seguida, analise os resultados perguntando ao grupo teste sobre cada atividade do modelo TO-BE em comparação ao modelo AS-IS:

  • Foi mais rápido?

  • O que era esperado de você estava claro?

  • Conseguiu os resultados que esperava?

  • Cumpriu todos os requisitos?

  • Alguma atividade estava faltando?

  • Houve algum passo desnecessário?

  • Houve alguma redundância?

  • Você tem alguma sugestão de melhoria?

  • Se você tem uma grande base de usuários, você pode querer executar um segundo teste piloto, maior, antes de implementá-lo em produção. Corrigir erros e melhorar o processo é muito mais fácil na fase de testes do que na produção.

    Você deve realizar testes de regressão também. Se você fizer alterações no processo B, teste o processo A e o processo C para garantir que suas alterações não quebraram esses processos. Finalmente, teste o fluxo do processo A até o processo C para garantir as transições adequadas.

    Monitore e otimize continuamente seus processos

    Não importa o quão bom seja o seu processo, você provavelmente encontrará maneiras de melhorá-lo à medida que as necessidades de negócios e os requisitos de processo mudam, o que significa que o BPM deve ser uma prática contínua. Você não pode apenas configurá-lo e esquecê-lo. Você deve adaptar suas práticas de BPM com base nos resultados de monitoramento, dados de novas análises e mudanças no ambiente de negócios.

    Você também deve criar um ciclo de feedback entre seus usuários de BPM e a equipe do BPM. Seus usuários estão na linha de frente e são os primeiros a saber quando um processo não atende mais às suas necessidades.

    Automatizando processos usando uma plataforma de BPM

    A melhor maneira de otimizar um processo é automatizar o máximo possível. Os funcionários realizam muitas tarefas tediosas e repetitivas no dia a dia. A automação pode cuidar dessas tarefas mundanas para que você possa gastar mais do seu tempo fazendo um trabalho gratificante.

    Você está pensando no tempo e no esforço necessários para que seu departamento de TI automatize algo? E se você pudesse fazer a automação sozinho, sem necessidade de habilidades técnicas? Soluções de BPM como o Pipefy permitem que você automatize processos de forma autônoma usando uma interface de usuário simples. Por exemplo, você pode ativar automaticamente uma ação quando um evento acontece. Ele funciona de acordo com uma lógica de ação > evento: quando o evento X acontece, a ação Y ocorrerá automaticamente. Isso permite manter os processos em movimento sem entrada manual e muito mais. As plataformas de BPM também tornam a modelagem uma tarefa muito mais simples e fornecem templates para uma grande variedade de processos comuns.

    Exemplos de BPM em ação

    O BPM pode tornar qualquer processo mais eficiente e confiável. Aqui estão alguns exemplos de processos comuns que se beneficiam muito da implementação do BPM em conjunto com uma plataforma dedicada.

    Recrutamento

    A contratação de novos funcionários pode alavancar ou quebrar um negócio, então você precisa ter certeza de que você tem um processo em andamento que irá identificar e atrair os candidatos que melhor se adequam à sua organização. Usar uma solução de BPM garante que você estará sempre à frente da concorrência quando se trata de recrutar os melhores talentos. Você pode visualizar todas as informações sobre os candidatos na plataforma BPM a partir de um formulário online compartilhado online, bem como definir regras para desqualificar e notificar automaticamente os candidatos que não atendam aos requisitos do cargo. Também mostra o estágio do processo em que cada candidato está, para que ninguém seja perdido no caminho ou fique esperando.

    Onboarding de Clientes

    A maneira mais fácil de perder um cliente é deixá-lo confuso e sem ajuda. É por isso que a integração de clientes é tão importante. Codificar e otimizar o processo com uma plataforma BPM é uma ótima maneira de manter a integração responsiva e rápida. Você pode usar a plataforma para atribuir um gerente de sucesso do cliente, confirmar se o contrato de venda é válido e solicitar um briefing sobre o novo cliente da equipe de vendas. Em seguida, ele pode enviar automaticamente um e-mail solicitando o agendamento de uma reunião de integração com o gerente de sucesso do cliente.

    Garantir que as informações que o gestor obtém do cliente seja registrada com precisão em tempo hábil é fundamental. Uma plataforma de BPM pode levar o gerente de Sucesso do Cliente a resumir as informações da reunião com o novo cliente, tais como:

  • Qual solução o cliente estava usando antes de sua solução?

  • O que o cliente espera conseguir com o uso de sua solução?

  • Como você pode ajudar o cliente a alcançar o que ele espera?

  • Para completar o processo de integração do cliente, lembretes podem ser definidos para verificar regularmente a situação do cliente até que as metas do processo tenham sido alcançadas.

    Compras

    Você precisa do pedido de compra da sua organização para entregar o que sua equipe precisa de forma acessível e confiável. Isso o torna mais um processo de alta prioridade perfeito para otimizar com uma plataforma de BPM . Você pode definir cada etapa do processo, desde a triagem inicial das solicitações de compra até a verificação da entrega usando uma lista de verificação detalhada. Centralizar todos os dados relacionados à compra em um só lugar, incluindo cotações de diferentes fornecedores, a data estimada de entrega e as informações do fornecedor e o método de pagamento preferencial também é bastante importante. Você pode até mesmo usar a plataforma para arquivar automaticamente informações sobre todos os pedidos de compra suspensos ou negados para referência futura.

    Usando BPM em sua organização

    BPM é uma estratégia para a organização inteira, o que pode ser um pouco difícil de implementar, por isso uma plataforma de BPM superior como o Pipefy pode ajudar a sua empresa. Os recursos de modelagem, automação e integração do Pipefy são robustos e tornam a padronização e a otimização de seus processos mais simples e fáceis. Ao manter você atualizado sobre as atividades e prazos dos usuários, nós também mantemos as suas equipes responsáveis. Além disso, a plataforma também permite visualizar processos, para que você possa detectar quaisquer gargalos ou erros antes que eles causem uma crise.

     

    O BPM é uma prática eficaz e não depende do tamanho organizacional. Por exemplo, a recepção de novos funcionários requer essencialmente o mesmo conjunto de tarefas para uma empresa de 100 como para uma empresa de 10.000 pessoas.