O que é um Processo de Procurement?
10 Passos para um Gerenciamento Efetivo de Compras

De acordo com a pesquisa da Deloitte Global CPO [2019] (em inglês), 61% dos diretores de produto (CPO) concordam que os riscos relacionados a compras têm aumentado no último ano. Alguns dos principais riscos destacados no relatório incluem crise econômica, complexidade interna (nos níveis de produto e organização) e gerenciamento de riscos com fornecedores.

Para minimizar esses riscos, as organizações precisam de um processo de procurement que funcione efetivamente mesmo em cenários difíceis. Neste artigo, vamos ajudá-lo a melhorar seus processos de procurement atuais, olhando para:

  • fundamentos do processo de procurement;
  • passos necessários para um procurement bem sucedido;
  • melhores práticas do campo.
understanding the procurement process

O que é procurement?


Procurement é o processo pelo qual as organizações obtêm (ou contratam) bens e serviços de fornecedores externos para atingir seus objetivos.

Por exemplo, as empresas de manufatura adquirem suas matérias-primas, peças e equipamentos de fornecedores externos, enquanto as empresas de TI podem obter licenças de software ou mão-de-obra adicional de terceiros. Muitas empresas hoje adquirem serviços como, por exemplo, gerenciamento de instalações de empresas externas.

Em cada um desses exemplos, um processo de procurement é necessário, porque a empresa não pode produzir os itens necessários por conta própria, ou porque é mais econômico terceirizá-los. Como resultado, a maioria das empresas depende de uma rede de parceiros e fornecedores para fornecer os bens, serviços e utilidades necessários para manter seus negócios.

Essa relação entre uma empresa e seus parceiros tem muitos benefícios, mas também apresenta alguns riscos. Por exemplo, a empresa depende do parceiro para entregar bens ou serviços de qualidade dentro do prazo, mas não tem controle direto sobre a qualidade ou o prazo.

Procurement vs Processo de Compras: qual é a diferença?


Embora os termos de Procurement e Processo de Compras sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles não são os mesmos. Processo de Compras é o ato de comprar bens e serviços de um fornecedor. Procurement é um processo mais complicado.

Uma maneira de pensar na diferença entre Processo de Compras e Procurement é olhar para os objetivos de cada função. O objetivo do Processo de Compras é obter bens ou serviços, ponto final. Com o Procurement, as metas são mais amplas no escopo e normalmente têm impacto tanto nas operações quanto na estratégia.

O Procurement pode incluir o planejamento de orçamentos atuais e futuros, a criação de diretrizes, a avaliação de soluções tecnológicas e a seleção de um conjunto certo de fornecedores que podem cumprir essas metas. Por exemplo, se uma organização está prometendo aos seus clientes 99,99% de controle de qualidade, ela também precisa fazer parcerias com fornecedores que estejam alinhados com esse objetivo.

Por sua vez, o Processo de Compras — a parte de compra real — é uma subfunção do guarda-chuva maior de Procurement. Inclui funções como levantar uma ordem de compra, gerar recibos e faturas e reemitir pagamentos.

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O que é um Processo de Procurement?


O processo de procurement refere-se a uma série de etapas ou atividades realizadas por uma organização como parte de seu ciclo procure-to-pay (p2p) — desde a identificação das necessidades de aquisição até o ponto de faturamento e pagamento.

Embora a maioria das empresas tenha etapas semelhantes como parte de seu processo de procurement, seu nível de engajamento em cada etapa poderia ser diferente. Por exemplo, empresas que trabalham em projetos de infraestrutura podem passar meses nas etapas de seleção e negociação de fornecedores devido à natureza de longo prazo de seu trabalho. Para outros, investir em sistemas digitais para agilizar faturamento e pagamentos pode ser uma prioridade fundamental.

Para que um processo de procurement seja denominado efetivo, ele precisa fornecer eficiência, controle e fluxos de trabalho otimizados. Ele também precisa responder bem às mudanças na dinâmica do setor e permitir uma tomada de decisão mais rápida. Por exemplo, uma nova regulamentação governamental pode justificar verificações adicionais de qualidade. O processo de aquisição deve ser perfeito o suficiente para avaliar se os fornecedores existentes podem atender a esses regulamentos e buscar um novo fornecedor, se necessário.

Processos, Pessoas e Papel


A melhor maneira de implementar um processo eficaz de procurement é focar nos três elementos importantes, também chamados de 3 P’s: Processo, Pessoas e Papel.

Processo: refere-se aos principais fluxos de trabalho e ao conjunto de atividades realizadas para aquisição de bens e serviços. Há um escopo enorme para agilizar os fluxos de trabalho para alcançar a produção máxima e muitos engenheiros de procurement gastam horas ajustando variáveis para entender como melhorar seus processos fundamentais.

Pessoas: O número de clientes externos e internos envolvidos em um processo típico de procurement é muitas vezes demais para contar. Ele inclui os principais tomadores de decisão, as pessoas que realmente executam projetos e os que serão impactados pelas decisões e pelos processos. Logo, garantir uma boa comunicação entre todos as partes envolvidas e alinhar suas expectativas é importante para a execução bem sucedida dos projetos.

Papel: Embora o chamemos de papel, ele se refere tanto aos arquivos físicos e digitais de documentos como contratos, detalhes de negociação, recibos, taxas, orçamentos etc. que pertencem ao mundo do procurement. Investir em sistemas tecnológicos, que ajudam a afastar o rastreamento de dados em planilhas, pode tornar isso mais eficiente e preciso, além de ajudar com os propósitos de auditoria.

Benefícios de um processo de procurement eficaz


Quando os três elementos – processo, pessoas e papel – se unem, uma organização pode estabelecer uma estrutura de procurement bem estruturada que proporciona benefícios significativos.

  • Mais eficiência devido a fluxos de trabalho otimizados e processos inequívocos;
  • Menos tempo investido em decisões difíceis em virtude da disponibilidade mais rápida a dados;
  • Maior economia de custos devido à ênfase na seleção e negociação de fornecedores;
  • Capacidade de nutrir parcerias de longo prazo com fornecedores;
  • Capacidade de se adaptar rapidamente a mudanças internas e externas e apoiar estratégias inovadoras da empresa;
  • Melhores níveis de serviço fornecidos ao cliente ao contratar os parceiros certos.

O grande benefício, no entanto, é que torna possível que as empresas negociem de forma verdadeiramente aberta e globalizada, aproveitando outros negócios para facilitar seus objetivos. Assim, um processo de procurement perfeito simplifica todas as partes modificáveis neste objetivo elevado.

10 step procurement process

10 etapas de um processo de procurement bem-sucedido


As necessidades de procurement de cada organização são únicas. Elas variam de acordo com o tamanho, a indústria, os produtos, a sensibilidade do cliente, os riscos, a presença digital, as prioridades etc. Algumas organizações chegam até optar por usar processos diferentes para produtos ou clientes específicos.

Mas há um projeto básico para o processo de procurement que pode ser adaptado às suas circunstâncias e necessidades particulares.

Passo 1: Identificação das necessidades

Em um nível fundamental, antes de pesquisar e conversar com fornecedores, uma empresa precisa identificar requisitos e avaliar sua validade. Fazer perguntas como — Isso é uma necessidade genuína? Quando o produto/serviço precisa ser originado? Quais critérios deve atender ou qual tipo de recurso precisa ter? — ajuda a empresa a ganhar clareza e evitar possíveis bloqueios em um estágio posterior.

Passo 2: Revisão e autorização para requisição de compra

Após a análise estratégica da necessidade do serviço de procurement, o aspecto operacional é iniciado com esta etapa. A equipe solicitante dentro de uma empresa envia seus requisitos para a equipe de procurement, que então faz uma revisão minuciosa da solicitação. Os pedidos aprovados são assinados e empurrados para a próxima etapa no fluxo de trabalho.

Passo 3: Aprovação do orçamento

As requisições de compra aprovadas são encaminhadas à equipe contábil para avaliação contra o orçamento. Com base em compromissos passados com fornecedores, dados do setor, etc. uma certa estimativa de custo é checada e esse orçamento é então aprovado e alocado para esta compra específica. Nesta etapa, a empresa confirma a necessidade do produto, bem como destina uma certa quantia para obtê-lo.

Passo 4: Revisão dos fornecedores

A maioria das empresas tem uma lista aprovada de fornecedores com quem desenvolveram relacionamentos anteriores. Os sistemas de procurement carregam esses dados facilitando a seleção de um fornecedor para essa transação. No entanto, no caso de ambiguidade com a lista de fornecedores (por exemplo, um produto em particular nunca foi comprado e agora está sendo solicitado, ou compromissos anteriores não foram muito bem-sucedidos para serem mantidos), logo, pesquisas exaustivas são necessárias para identificar as escolhas.

Passo 5: Seleção do fornecedor

Normalmente, as empresas listam dois ou três fornecedores antes de selecionar um. Em seguida, eles entram em contato com cada um deles para expressar seu interesse e também solicitar cotações e outros detalhes, como o período de expiração da garantia e o nível de suporte fornecido em caso de problemas. Esses detalhes ajudam a empresa a eleger um fornecedor para prosseguir.

Passo 6: Negociação e contratação do fornecedor

Nesta etapa, a empresa está satisfeita com o fornecedor escolhido. Isso pode ser porque está satisfeita com o ponto de precificação, os níveis de serviço são bons, ou que ele tem uma vasta experiência. A empresa então começa a negociar o preço real e os termos do contrato com o fornecedor. Após algumas discussões de ida e volta, os termos são acordados e ambas as partes assinam o contrato e uma ordem de compra (OC) é levantada. Para os fornecedores pré-aprovados, esse pode ser um processo simples, visto que o preço já foi acordado e, portanto, é apenas uma questão de implementar um contrato e dar início a uma OC.

negotiating with vendors is one part of the procurement process

Passo 7: Recebimento dos bens e/ou serviços

Nesta fase, o fornecedor despacha a mercadoria ou presta os serviços para os quais foi contratado. Ao receber uma remessa, a empresa garante que a qualidade e a quantidade atendam às expectativas e se comunica em caso de qualquer preocupação. Nos casos em que um serviço é adquirido (por exemplo, um serviço de barraca de comida no refeitório da sua empresa), é provável que essa seja uma transação contínua, logo, uma avaliação contínua é necessária para garantir que as necessidades da empresa estejam sendo atendidas.

Passo 8: Verificação em três etapas

A verificação em três etapas é uma verificação entre a ordem de compra, a fatura do fornecedor e o relatório de confirmação de entrega do produto (também referido como recibo de embalagem ou documento de recebimento). Trata-se de um processo contábil que é feito para contabilizar os produtos encomendados, despachados e recebidos. Isso ajuda a evitar erros como pagamentos antecipados ou atrasados, pagamentos não autorizados e incompatibilidades de quantidade.

Passo 9: Aprovação do pagamento da fatura do fornecedor

Depois de uma verificação em três etapas bem sucedida, é hora de liberar o pagamento ao fornecedor. Trata-se de um passo simples no qual a equipe contábil aprova o pagamento de acordo com as condições do contrato (por exemplo, no prazo de 30 dias após o recebimento da remessa).

Passo 10: Atualização e manutenção dos registros de negócios

A manutenção de arquivos é um passo importante no procurement. Embora discutamos isso como um passo final, é uma parte contínua de todo o processo no qual toda transação financeira e comercial precisa ser rastreável. Isso não é apenas essencial do ponto de vista da auditoria, mas também útil para realizar “autópsias” que ajudam a entender a eficácia do processo de procurement ou decidir se devem continuar o relacionamento com um fornecedor ou não.

Melhores práticas de gestão de processos de procurement


Se a maioria das organizações está seguindo etapas semelhantes em seu processo de procurement, por que os resultados são diferentes para cada organização? Por que algumas organizações são capazes de aproveitar melhor sua função de procurement enquanto outras lutam com suas complexidades?

Desafios na execução e as diferentes prioridades das organizações muitas vezes levam a resultados diferentes. Vamos revisar para ver se você está seguindo algumas dessas práticas recomendadas em sua organização.

  • Seus processos são transparentes? Como os fluxos de trabalho abrangem vários departamentos, como procurement, contabilidade, projeto e operações, juntamente com os do fornecedor, é importante que todos estejam sempre na mesma página. Isso só pode acontecer quando houver transparência suficiente.
  • Você está fazendo avaliações periódicas? Você pode ter um relacionamento de 10 anos com um fornecedor, mas essa parceria ainda é relevante e lhe dá os resultados esperados? As avaliações regulares dão-lhe uma noção do que precisa continuar e do que precisa ser mudado para o sucesso contínuo.
  • Suas parcerias também ganham? A ideia é respeitar seus parceiros, estabelecer relacionamentos colaborativos e olhar para vitórias mútuas em vez de compromissos unilaterais. Isso serve como receita para associações de longo prazo com fornecedores de perfil semelhante.
  • Quão longo é o seu ciclo p2p? Desde quando você começa a selecionar fornecedores até enviar pagamentos, seu objetivo deve ser fazer as coisas mais rápido e mais barato sem comprometer a qualidade. A melhor maneira de conseguir isso é substituir seu trabalho manual por processos automatizados.

Uma ferramenta automatizada que pode lidar com suas cotações, recibos de entrega, ordens de compra, seleção de fornecedores, ciclo de vida do contrato, faturamento e muito mais, acelera seu ciclo de procurement e ajuda você a desfrutar de resultados consistentemente bem sucedidos.

Construa um processo de procurement eficaz e eficiente


Os processos de procurement mais eficazes e eficientes são construídos com controle e visibilidade em mente. Tarefas repetitivas são automatizadas, a responsabilidade é estabelecida em cada ponto de contato no fluxo de trabalho e as informações relevantes estão disponíveis para todas as partes interessadas.

O Pipefy ajuda você a construir o processo ideal de procurement para o seu negócio. Reduza o desperdício, melhore a comunicação e facilite a vida da sua equipe. Seu fluxo de trabalho de procurement, de ponta a ponta, pode ajudá-lo a gerenciar fornecedores, negociações e contratações, compras e quaisquer outros elementos de procurement que você deseja dominar.

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