Compras Directas y Compras Indirectas: ¿cuál es la real diferencia?

El departamento de compras es fundamental para que cualquier empresa pueda mantener sus actividades y entregar productos y servicios. Es responsable de los procesos críticos, que incluyen desde la negociación de precios y la compra de proveedores hasta la recepción de los productos o servicios adquiridos.

Las compras directas e indirectas son dos categorías que se diferencian por el destino final de la adquisición. Estas particularidades interfieren directamente en el enfoque de gestión de cada tipo de proceso.

Lo que estos procesos tienen en común es la necesidad de tener mayor visibilidad y simplicidad, y la consiguiente reducción de errores que pueden afectar el presupuesto. Según Gartner (en inglés), el 77% de los líderes empresariales declararon que sus compras más recientes fueron «extremadamente complejas o difíciles». Parte del problema puede estar en el propio proceso de compra directo o indirecto del cliente empresarial.

Pero, ¿qué hace que las compras directas sean diferentes de las compras indirectas? ¿Y cómo es posible mejorar la gestión de procesos rápidamente? A lo largo de este artículo, vamos a explicar todo lo que siempre ha querido saber sobre los tipos de compras y las particularidades de la gestión de cada uno de ellos.

¿Qué es un proceso de compra directa?

El proceso de compra directa se ocupa de la compra de productos o servicios necesarios para producir valor para los clientes finales y, por lo tanto, generar ingresos para la empresa. En otras palabras, se trata de los costos que implica para que se pueda realizar su actividad principal. Las materias primas necesarias en una fábrica son ejemplos de compras directas.

¿Qué es un proceso de compra indirecta?

El proceso de compra indirecta es la adquisición de servicios o productos que son esenciales para las operaciones del día a día de una empresa, pero que no forman parte del producto o servicio comercializado por esa empresa.

Ejemplos de compras indirectas son el combustible para coches corporativos, las máquinas de café, las agencias de contratación para viajes de negocios, los servicios de limpieza, entre otros.

Compras directas e indirectas: ¿Cuál es la diferencia?

Lo que diferencia las compras directas de las indirectas es el objetivo vinculado a la compra. Esta diferencia se puede dividir en tres factores: qué se comprará, por qué se comprará y cómo se usará el artículo comprado.

Las compras indirectas afectan indirectamente al negocio, pero son fundamentales para que los procesos funcionen. Las compras directas afectan directamente a un negocio porque el artículo comprado se utilizará para producir el producto o servicio final que comercializa la empresa.

Otra diferencia entre las dos categorías es que las compras directas generalmente se enfocan en adquisiciones consistentes y críticas para el negocio. Las compras indirectas se centran en compras espontáneas o más fluidas.

A continuación, hemos preparado una lista con las principales diferencias entre la compra directa y la indirecta:

Ejemplos de procesos de compra directos e indirectos

Como se mencionó anteriormente, las compras directas implican recursos y servicios esenciales para el producto final, mientras que las compras indirectas se centran en los costos operativos. Debido a estas diferencias, los procesos de compra están influenciados por los siguientes factores: 

• Inflexible vs flexible: ¿El artículo comprado viene de un proveedor específico cada vez? ¿O se pueden comprar artículos de diferentes proveedores según cuál tenga la mejor relación calidad-precio?
• Esencial vs soporte: ¿Lo que se ha comprado es esencial o no para terminar un producto?

A continuación encontrará algunos ejemplos de compras directas e indirectas:

Compras directas: imprescindibles para producir

Los ejemplos de compras directas varían según el tipo de industria o el producto final que se produce. Generalmente, los artículos garantizados por el proceso de compra directa incluyen:

• Materia prima o componentes mecánicos necesarios para la elaboración de un producto.
• Artículos comprados directamente de un almacén para reventa.

Compras indirectas: apoyo a las operaciones del día a día

El proceso de compras indirectas abarca adquisiciones que ayudan al funcionamiento del negocio, pero que no forman parte de su actividad principal. Incluyen:

• Equipos y recursos de oficina.
• Servicios de TI.
• Servicios y materiales de Marketing.
• Viajes.
• Servicios de conserjería de las instalaciones.
• Mantenimiento, Reparación y Operaciones.

Desafíos que afectan las compras directas e indirectas

Aunque las categorías de compras directas e indirectas tienen sus diferencias, tienen desafíos similares que incluyen:

Relación con proveedores

El proceso de compras directas se preocupa por construir una relación duradera y confiable, mientras que en el proceso de compras indirectas las relaciones son de corto plazo ya que impacta en los costos, presupuestos y/o urgencia.

A pesar de esta diferencia, la gestión de relaciones con los proveedores (o SRM) es importante para ambos procesos. Por eso, un proceso estructurado que facilite la comunicación y mejore la colaboración es fundamental.

Gestión de inventario

Mantener un inventario es un aspecto clave que garantiza que su negocio funcione sin tiempo de inactividad ni costos adicionales. Dependiendo de los artículos, no saber qué hay disponible puede ocasionar grandes problemas, especialmente si se trata de algo crítico, como reparar un equipo o un componente mecánico.

Reducción de costos

No importa el tamaño del presupuesto, encontrar maneras de mantener los costos bajos es siempre un objetivo que todas las empresas quieren lograr. Sin embargo, sin acceso a información como el historial de pagos, los términos y descuentos de los contratos, o los resultados de los procesos de compra, se vuelve difícil encontrar oportunidades para reducir costos.

¿Sabe qué más tienen en común los desafíos de los procesos de compra directos e indirectos? Provienen de brechas que pueden llenarse fácilmente con plataformas no-code para la automatización de procesos financieros.

5 formas de resolver los desafíos de compras con automatización

La automatización no-code ofrece a los equipos de Compras los recursos necesarios para mantener la relación con los proveedores, gestionar inventarios e identificar oportunidades para optimizar las compras y reducir costos:

1. La automatización no-code (sin código) elimina las tareas manuales y repetitivas de sus procesos, con reglas que cualquiera puede configurar. De esta forma, todo el workflow de compras se vuelve más ágil y menos susceptible a errores, y los profesionales que intervienen en él tienen más tiempo para centrarse en las estrategias.
   
2. Esta tecnología centraliza la información, conectándose con todas las demás plataformas que ya utiliza en el departamento financiero. El resultado son procesos de compra más controlados y unificados, y no la típica fragmentación de quien utiliza múltiples sistemas y necesita ingresar datos manualmente en cada uno.
   
3. En plataformas no-code como Pipefy, no tiene que gastar dinero en la compra de permisos de usuario para los solicitantes: pueden interactuar con equipos especializados a través de formularios públicos, recopilados en portales. Esto también agiliza los procesos, asegura el ahorro de recursos y mejora la comunicación entre los equipos.
   
4. No-code significa que no se requieren conocimientos técnicos o de programación para escalar rápidamente las soluciones de compras. Esto significa que los propios gerentes de compras pueden construir un proceso estructurado que promueva la transparencia.
   
5. Los procesos automatizados ofrecen datos en tiempo real con dashboards e informes. Con acceso a esta información, es más fácil identificar oportunidades para reducir costos, predecir mejor los gastos y mantener las necesidades del inventario.

La automatización no-code facilita y estandariza la gestión de los procesos de compra. Esto reduce los riesgos, aumenta la visibilidad de extremo a extremo y permite a los equipos identificar oportunidades de ahorro de costos, centrándose en las necesidades de los clientes.

Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.