Pasos para una estrategia de Compras efectiva

Gracias a los avances tecnológicos, ahora se pueden automatizar muchas partes del proceso de compras. Esto ha llevado a muchos directores de compras (CPO) a abandonar los aspectos técnicos de sus funciones y centrarse más en las estrategias de compras.

El principal objetivo de este cambio es asegurar que los procesos de compras estén adecuadamente alineados con la estrategia corporativa de la compañía. De esta manera, los CPO se esfuerzan por tomar decisiones inteligentes que, en última instancia, reduzcan los costos y aumenten las ganancias.

¿Qué son las estrategias de compra de una empresa?

La estrategia de compras (a veces llamada estrategia de procurement en español, aunque los términos no sean idénticos) es el plan a largo plazo que realiza una empresa para adquirir los bienes o servicios que necesita para operar. Se trata de una guía general para la gestión del proceso de compras de la empresa.

A menudo llamado abastecimiento estratégico (aunque el abastecimiento o sourcing no es exactamente el mismo proceso), generalmente está estructurado por profesionales de compras con el objetivo de satisfacer las necesidades y propuestas de valor específicas de una empresa.

¿Quién necesita una estrategia de compras?

Aunque el proceso de compra puede parecer una función aburrida, es esencial para casi cualquier empresa. De hecho, el LinkedIn Economic Graph Research clasificó la posición de Chief Procurement Officer (CPO) como número 11 en su lista de los títulos de C-suite de mayor crecimiento en 2020 (artículo en inglés).

Además, los CPO crecieron un 15% en comparación con el total de contrataciones de C-suite en el mismo año. Los responsables finales de las tecnicas y estrategias de compras, ellos son los encargados de aumentar la eficiencia, resolver problemas, minimizar riesgos y garantizar el cumplimiento de una empresa en relación con la compra de materias primas y servicios que necesita.

Las estrategias de compras, además, permiten que el equipo de Compras se convierta en un socio estratégico en la gestión de la compañía. En lugar de simplemente examinar solicitudes de compra y emitir órdenes de compra, el equipo ayuda a direccionar la organización, ganando más protagonismo y relevancia.

Ejemplos de estrategias de compras

Existen varias técnicas y estrategias de compras que se pueden adoptar según los objetivos que la empresa pretenda alcanzar: reducir riesgos, mejorar sus cadenas de suministro, mejorar los ahorros o incluso volverse más sostenible. A continuación, citaremos cuatro ejemplos de estrategias de compras que se aplican con frecuencia.

Global sourcing

El Global Sourcing (abastecimiento global), como su nombre lo indica, es la estrategia de realizar el abastecimiento de manera más amplia e integral, trabajando con proveedores de diferentes países y continentes. Esta variedad geográfica a menudo permite a la empresa obtener mejores precios de los bienes que necesita adquirir. Esto permite reducir costos y maximizar las ganancias.

Green purchasing

El Green purchasing («compras verdes» en la traducción literal) es una estrategia de compras relativamente nueva. Sin embargo, está creciendo mucho y debe volverse cada vez más común, ya que las empresas y los clientes están cada vez más atentos a los impactos ambientales de su consumo. Implica realizar las compras de la empresa con un enfoque en materiales y métodos más sostenibles.

Esto puede traducirse en compras a proveedores locales en lugar de proveedores que necesitan transportar mercancías a largas distancias, o incluso cambiar productos desechables por productos reutilizables. En todos los casos, el objetivo es mejorar el desempeño ambiental, social y financiero de la empresa.

Gestión de riesgos

La gestión de riesgos (risk management en inglés) es exactamente lo que dice su nombre. Se trata de encontrar técnicas para minimizar los impactos negativos que las fallas en la cadena logística pueden traer al proceso de compra.

Esto implica analizar todos los cuellos de botella potenciales que podrían surgir en la cadena de suministro y desarrollar estrategias para solucionar cada uno de ellos. En esencia, es una estrategia preventiva frente a los problemas que tienen más probabilidades de ocurrir.

Desarrollo de proveedores

Para compras donde el número de proveedores disponibles es reducido, la estrategia de desarrollo de proveedores es muy recomendable. Como su nombre indica, implica desarrollar la capacidad y el rendimiento del proveedor para que pueda satisfacer cada vez mejor las necesidades de su empresa.

En este caso, el comprador se convierte en socio estratégico y desarrolla su relación con el proveedor. A largo plazo, esto ayuda a reducir costos, reducir riesgos y traer mejores condiciones de compra a la empresa.

Estructura de la Estrategia de Compras  

La mayoría de las estrategias de compras se basan en algunas prácticas recomendadas, independientemente del tamaño de la empresa o la industria. Al adoptarlos, el profesional de compras puede tener éxito y alcanzar las metas y objetivos de su empresa. Estas prácticas incluyen:

Plan estratégico

Tener un plan estratégico explícito para el área de Compras es importante. Esta declaración de estrategia de compras debe describir claramente los principales objetivos que se pretende alcanzar y explicar por qué se eligió este camino.

Entregables

Los entregables se refieren a lo que necesita entregar o mejorar para lograr sus objetivos. Es necesario especificarlos tanto como sea posible. Para aumentar las posibilidades de éxito de su estrategia de compra, es importante especificarlas al máximo.

Cronograma y plazos

Si no hay plazos, siempre habrá motivos para retrasar una entrega. Por eso es importante establecer plazos y fechas límite realistas para llegar a sus resultados. También es fundamental seguir la evolución de estos plazos a lo largo del tiempo.

Plan táctico

Un plan táctico se enfoca en cómo su empresa implementará la estrategia elegida. Debe incluir detalles como qué equipos estarán involucrados, qué hará cada miembro del equipo y cuál será el plazo para la implementación total de la estrategia.

KPIs o métricas

Establecer KPIs es la mejor manera de medir el éxito de las estrategias de compras de una empresa. Algunos ejemplos de métricas cuyo seguimiento es importante son: plazo de entrega del proveedor, disponibilidad del proveedor, tasa de cumplimiento, tasa de compras de emergencia y tasa de defectos.

Herramientas

Su equipo puede usar un análisis DAFO (SWOT en inglés), un análisis SCOPE, una matriz de posicionamiento de categoría u otras herramientas y métodos para construir la estrategia de compras. Estos recursos ayudan a garantizar que el enfoque de adquisiciones respalde la misión y la visión de la empresa.

Una vez que haya establecido una estructura, es hora de comenzar a construir su estrategia. Para ello, deberá reunir a las personas y los recursos adecuados. Después de todo, es casi imposible lograr una estrategia sólida solo.

Tecnicas para una estrategia de compras eficaz

Con una estrategia integral del proceso de compra, es posible reducir el riesgo de errores, ahorrar dinero y garantizar el cumplimiento. Los nueve pasos clave para las compras estrategicas en una empresa son: 

1. Usar la Matriz de Kraljic

La Matriz de Kraljic es un buen punto de partida para crear una estrategia de compra. El método toma su nombre del economista esloveno Peter Kraljic, que lo formuló públicamente por primera vez en 1983 en un artículo en Harvard Business Review (artículo en inglés).

Esta herramienta consiste en analizar el portafolio de compras de la empresa según dos ejes: importancia (o valor estratégico) del producto y complejidad (o riesgo) de la cadena logística de su adquisición.

A partir de este análisis, cada artículo del portafolio se clasifica en una de cuatro categorías: artículos no críticos (baja importancia y complejidad), artículos de apalancamiento (alta importancia y baja complejidad), artículos críticos (baja importancia y alta complejidad) y estratégicos (alta importancia y complejidad). Realizar este análisis debe llevar indicaciones para la gestión de las estrategias de compras de la empresa.

2. Analizar gastos

Antes de pensar en estrategias de compras, es necesario analizar la forma en que su empresa gasta dinero. Esto puede requerir la recopilación de datos de proveedores, partes interesadas y otras partes involucradas en el proceso de sourcing (abastecimiento). 

Una vez que tenga una comprensión sólida de la cultura de gasto de su empresa, será más fácil identificar el gasto descuidado de varios productos y servicios. Puede utilizar esta información para aumentar la eficiencia y lograr sus resultados financieros.

3. Descubrir las necesidades

A continuación, debe comprender las necesidades específicas de su empresa. Reúnase con el equipo directivo y comprenda su perspectiva sobre dónde se encuentra la empresa ahora y hacia dónde se dirige en el futuro.

No tenga miedo de pensar en escenarios, posibilidades y cuestionar lo que se puede considerar obvio. Al hacerlo, puede descubrir nuevas oportunidades para ayudar con su estrategia.

4. Evaluar el mercado

Después de completar el análisis interno, concéntrese en factores externos, como las condiciones de mercado. Para informarse sobre ellas, póngase en contacto con sus proveedores actuales y potenciales. Recuerde mantener los datos actualizados todo el tiempo – si no, pueden volverse inútiles. Metodologías como las cinco fuerzas de Porter, para analizar la competencia, pueden ser una excelente manera de hacer esto.

5. Establecer metas

Utilice los datos que ha recopilado y la investigación que ha realizado para establecer objetivos que transmitan claramente lo que espera lograr con su técnicas y estrategias de compras. Sus objetivos deben estar alineados con lo que desea mejorar en el proceso de procurement. Una vez que los defina, asegúrese de que los líderes estén al tanto para que no haya confusión y todos estén en la misma página.

6. Establecer una política de compras

Escriba e implemente las mejores prácticas y elimine las ineficiencias. Eche un vistazo a su análisis DAFO para tener una idea de cuáles podrían ser estos defectos. Luego, modifique su política y estrategias de compras actuales para satisfacer las nuevas necesidades. No olvide que los cambios deben ser justos y tener en cuenta a todos los actores clave del proceso.

7. Invertir en un software de compras

Aunque es posible manejar manualmente un proceso de compra, esto puede generar problemas como errores humanos, retrasos en los pagos y demoras que cuestan tiempo y dinero. Con un software, la entrada manual de datos ya no es necesaria, lo que reduce significativamente el riesgo de estos problemas.

Busque un software que pueda ayudarlo a descubrir estos errores, automatizar actividades y ajustar los flujos de trabajo que podrían estar obstaculizando su proceso.

8. Describir la estrategia de compras

Los datos y la información recopilados son fundamentales para redactar técnicas y estrategias de compras detalladas. Incluya cualquier táctica que planee implementar. Piense en las metas como objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados.

Además, siempre que sea posible, automatice partes de su estrategia. De esta forma, puede centrarse más en las relaciones con los proveedores y la visión a largo plazo del proceso que en las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo.

9. Ejecutar, gestionar y mejorar

Necesitará la ayuda de toda la empresa para hacer realidad su estrategia. Equipos como Recursos Humanos, Ventas y Marketing son fundamentales. Después de la ejecución, mida y realice un seguimiento del progreso. Recuerde que nada es definitivo y que es probable que tenga que ajustar su plan para mejorar los resultados con el tiempo.

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Siguiendo estos pasos, usted proporcionará a la empresa una sólida estrategia de compras, para tener éxito hoy, mañana y muchos años después.

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Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.