Cuentas por Cobrar: ¿qué es y cómo hacer una buena gestión del proceso?

Paola Magni

El proceso de cuentas por cobrar es un elemento central del proceso financiero. En este artículo, explicamos todo lo que necesita saber sobre el proceso de cuentas por cobrar y sus flujos de trabajo, además de cómo identificar oportunidades para optimizar los procesos de su empresa.

¿Qué son las Cuentas por Cobrar?

El proceso de cuentas por cobrar se trata de proveedores que proporcionan bienes y/o servicios a un comprador a crédito, con un acuerdo legal que requiere que el comprador pague los bienes o servicios en la fecha acordada. Según el proveedor y/o la confiabilidad del comprador, un acuerdo de pago puede exigir que el comprador pague la totalidad dentro de los 30, 45 o 60 días.

Para ilustrar cómo funciona el proceso de cuentas por cobrar en una empresa, piense en un “pagaré” (IOU, en inglés) o un préstamo: algo se recibe o se proporciona hoy, pero el pago no vence hasta mañana o mucho más tarde.

El proceso de cuentas por cobrar es un subproceso central de los procesos financieros de una empresa y generalmente está asociado con otro subproceso, como el proceso de cuentas por pagar.

Tip: según un barómetro de prácticas de pago de la revista colombiana Portafolio, la duración promedio de pago en América Latina es de 30 a 60 días, dependiendo de la legislación del país.

¿Por qué el Proceso de Cuentas por Cobrar es Importante?

Ya sea que se trate de una factura extraviada, una fecha límite incumplida, un rastro de documentos en papel o un error humano debido al procesamiento manual, un cuello de botella en el proceso de cuentas por cobrar puede ser muy perjudicial para una empresa.

La gestión de cuentas por cobrar es una parte importante de las operaciones financieras de una empresa porque proporciona un vistazo rápido a la salud financiera del negocio y sirve como una forma de analizar y medir la liquidez de una compañía.

¿Cómo Funciona el Proceso de Cuentas por Cobrar en una Empresa?

El proceso de cuentas por cobrar comienza cuando un comprador realiza un pedido. A partir de ahí, como si fuera una ficha de dominó, esta acción desencadena los siguientes pasos:

  • El proveedor recibe el pedido del comprador y confirma la compra de bienes y/o servicios.
  • El proveedor envía una factura al comprador. La factura incluirá detalles como la fecha de vencimiento del pago y cualquier descuento por pago anticipado o cargos por pago atrasado.
  • El comprador paga al proveedor por sus bienes y/o servicios.
  • El proveedor recibe el pago.
  • En este punto, el proveedor aplica los descuentos incurridos y documenta el pago total actualizado del comprador.
  • Después de eso, el proveedor creará un informe final que detalla el pago.

Si bien el ejemplo anterior detalla el mejor de los casos en el que el pago se realiza a tiempo, un proceso de cuentas por cobrar completamente formado también tiene en cuenta las irregularidades que a menudo surgen en el camino, como un pago atrasado o un pago incobrable.

Así es como se ve un proceso dinámico de cuentas por cobrar, de principio a fin:

4 Consejos para Mejorar su Gestión de Cuentas por Cobrar

Una vez que comience a mapear el proceso de sus cuentas por cobrar, considere las formas en que puede mejorarlo. Aquí hay cuatro consejos para empezar:

1. Deje el papeleo atrás

La investigación realizada por PYMNTS, líder mundial en datos, noticias e información sobre la innovación en los pagos, descubrió que el 72,4% de las empresas todavía reciben facturas por correo postal y otro 43,8% las recibe a través de máquinas de fax. Este es un error costoso para las empresas.

2. Automatice las tareas

Elimine las dificultades de los pedidos de productos, la emisión o el seguimiento de las facturas y la colaboración con otros equipos. Con la automatización, puede reducir los errores humanos y eliminar el trabajo manual repetitivo, lo que garantiza que haya menos tareas de las que preocuparse y más tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio.

3. Optimice el proceso de pedidos y facturas con plantillas listas para usar

El uso de una plantilla o un formulario en línea personalizable garantiza que se recopile y proporcione la información correcta en todo momento.

4. Maximice la Administración de Cuentas por Cobrar con una plataforma de gestión de procesos comerciales (BPM)

Con un BPM no-code o low-code, puede ejecutar un proceso de cuentas por cobrar a prueba de errores (y muchos otros procesos), mejorar la productividad y obtener el control de sus plazos, intentos de cobro y verificación de pago, todo sin poco – o ningún – trabajo de desarrollo.

Integre su software de cuentas por cobrar con una plataforma BPM para resolver problemas comunes

El proceso de cuentas por cobrar puede parecer un poco tedioso, pero el software de cuentas por cobrar ayuda a eliminar las dificultades de administrar su negocio.

Ya sea que sea un pequeño negocio o una gran empresa, es bastante común usar software para manejar el proceso de cuentas por cobrar. Los softwares más populares que se pueden integrar con Pipefy son FreshBooks, Netsuite, QuickBooks, SAP y XERO.

Al integrar su sistema de cuentas por cobrar con un BPM, puede eliminar las conjeturas de la administración de su negocio y mejorar la confiabilidad de sus operaciones financieras al centralizar y automatizar tareas críticas, como la facturación y el cobro de pagos.

Ahora que hemos desglosado el proceso de cuentas por cobrar y cómo mejorarlo, siga leyendo para obtener más información sobre los beneficios de la automatización de procesos de negocio y cómo una plataforma BPM puede ayudarlo a automatizar sus procesos comerciales.

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Escrito por
Paola Magni
Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.