CASO DE ESTUDIO
La clave de CTA Smart para Impulsar las Ventas en un 300%
Cómo la empresa de tecnología utiliza el CRM de Pipefy para automatizar y conectar toda su operación
Acerca de CTA Smart
CTA Smart es una empresa líder en el control y gestión del suministro interno de combustible. Con más de 10 años en el mercado, la empresa ayuda a sus clientes a potenciar su gestión de combustibles y de su flota, generando ahorro de tiempo y dinero.
La compañía abastece a más de 3.000 puntos de repostaje, controlando cerca de 1.000 millones de litros de combustible en 2021.
Acerca de Píer Partners
Píer Partners es una consultoría estratégica-financiera, enfocada en potenciar negocios y ayudar a los emprendedores en la toma de decisiones. Pier opera en las áreas de Fusiones y Adquisiciones, Estrategia y Gobernanza, CFO como Servicio y Gestión de Operaciones Basadas en Datos, siendo socio de Pipefy desde diciembre de 2019.
Desafíos de CTA Smart
El principal objetivo de CTA Smart es entregar soluciones simples y adaptables a las necesidades de sus clientes. Incluso con una estructura reducida —alrededor de 60 empleados a fines de 2021—, la empresa maneja un alto volumen de clientes, puntos de suministro y cargas de combustible. Como resultado, la agilidad y la eficiencia son elementos clave en la operación de CTA.
En 2019, sin embargo, la falta de estandarización y el uso de aproximadamente ocho sistemas desconectados estaban impidiendo que el equipo comercial fuera lo suficientemente ágil para escalar las ventas.
La falta de conexión entre sistemas también impactaba el trabajo de otros departamentos de la empresa, como Finanzas, Soporte al Cliente y Producción. Estos equipos no recibían toda la información necesaria para gestionar sus respectivos procesos de manera eficiente, lo que a menudo retrasaba las entregas de contratos y servicios.
La alta dirección de CTA Smart también tenía dificultades para consultar y controlar las métricas operativas de la empresa. La falta de integración y claridad de los flujos de información no permitía al equipo estratégico recopilar datos consistentes.
La solución para escalar el negocio
A finales de 2019, CTA Smart estaba pasando por una revisión completa de su planificación estratégica, estructurando un plan de expansión ambicioso y agresivo. La falta de datos e indicadores consistentes retrasaba y dificultaba la elaboración de un plan estructurado.
Luego, Píer Partners, que ya brindaba consultoría en la parte de gestión financiera de CTA Smart, inició un nuevo proyecto de mejora de procesos internos. Después de un mapeo de mercado, Pipefy fue elegido para ser la plataforma orquestadora de todos los procesos de CTA.
El primer proceso implementado en Pipefy fue el CRM de Ventas, seguido de varios procesos operativos, como la logística de clientes y la incorporación de clientes, y la construcción de su base de clientes. Después de esta primera implementación, todos los departamentos de apoyo, como Recursos Humanos, Marketing, Finanzas, Reembolso y Soporte también adoptaron Pipefy.
Con la implementación de Pipefy, CTA rápidamente comenzó a ver mejoras en su vida diaria. No es necesario escribir la información manualmente, lo que reduce el retrabajo y aumenta la consistencia de la información en todos los sectores.
Después de estandarizar y conectar los flujos internos, CTA y Pier comenzaron a detectar oportunidades para ganar aún más eficiencia. La más importante fue la posibilidad de automatizar tareas que antes eran repetitivas, como enviar correos electrónicos para la incorporación de clientes, completar la información del cliente y asignar los responsables de cada tarea.
La centralización de los procesos operativos de CTA en Pipefy ayudó mucho al contacto más cercano con los clientes y la agilidad en las respuestas de soporte. Incluso con un equipo reducido, logramos reducir el SLA de atención y ahora tenemos más claridad sobre las mejoras que debemos implementar en nuestros servicios y productos.”
Geovane Pasternak
Gerente de Operaciones en CTA Smart
Resultados: mayor eficiencia y aumento de las ventas
Después de aproximadamente 2 años, CTA, con el apoyo de Pier, gestiona alrededor de 40 procesos diferentes dentro de Pipefy, con el 95% de sus empleados en contacto directo con la plataforma.
Actualmente, las áreas operativas y comerciales cuentan con indicadores claros y metas ambiciosas, las cuales son controladas por los gestores de la empresa a través de dashboards (cuadros de mando) elaborados por Píer, en conjunto con los equipos.
El proceso que tuvo los impactos más positivos fue el embudo de ventas. Anteriormente, CTA Smart tardaba una media de 90 días en cerrar un contrato con un cliente. Hoy, con el proceso implementado en Pipefy, el tiempo promedio se redujo a 42 días, una mejora del 53%.
También se logró la escalabilidad que la empresa se planteó como meta. Después de un año y medio usando Pipefy, las ventas aumentaron un 300%, lo que ayudó a llevar las operaciones de CTA al siguiente nivel.
Pipefy nos permitió tener una mejor visibilidad de nuestra operación. Con procesos claros, plazos definidos e indicadores de desempeño establecidos de diferentes áreas, podemos tomar decisiones más rápidas y acertadas.”
Bruno Lopes
CEO da CTA Smart
Nuevos desafíos internacionales
Tras dejar ocho sistemas desconectados y centralizar prácticamente todos sus procesos en Pipefy, CTA Smart tiene grandes expectativas para 2022. Pipefy y Píer continuarán trabajando como sus socios en esta misión.
Además de Brasil, CTA Smart también opera en los Estados Unidos bajo el nombre de Link2Pump. La operación en tierras americanas está en sus inicios, pero Pipefy ya está siendo utilizado desde el principio, estructurando los procesos, bases de datos e indicadores de la empresa.
En la operación brasileña, CTA tiene como objetivo expandir su tecnología a nuevos segmentos de mercado y confiará en la flexibilidad y estabilidad de Pipefy para los próximos pasos en este proceso.
Elegimos Pipefy porque es una solución muy personalizable y flexible, además de permitir un flujo de información organizado entre áreas. El sistema es fácil de implementar y tiene una interfaz fácil de usar, lo que hizo que el equipo de CTA se adaptara rápidamente.”
Ramiro Jesus
Socio de Píer Partners
