De acordo com uma pesquisa global da consultoria Deloitte de agosto de 2020, 2 em cada 3 empresas (66%) acreditavam que teriam que reduzir seus custos ao longo dos meses seguintes. Antes do início da pandemia de Covid-19, 38% das empresas tinham essa visão.

 

Nesse sentido, o processo de purchase to pay (nome em inglês para a integração entre as atividades de Compras e Contas a Pagar) é frequentemente alvo de cortes de gastos, já que um fluxo significativo de dinheiro circula por ele.

 

Ao longo deste artigo, vamos mostrar quais são os problemas normalmente encontrados em processos de purchase to pay, como resolvê-los usando as ferramentas certas e quais são os benefícios de otimizar esse processo.

O que é um processo de purchase to pay?

Purchase to pay é um processo de negócios que conecta a aquisição de bens e serviços com seus respectivos pagamentos. Essa integração normalmente tem automações criadas por softwares, permitindo às empresas economizar tempo e dinheiro.

 

Um processo de purchase to pay é diferente do conjunto mais amplo de atividades de um departamento de Compras — que inclui cotações, gestão de entregas e negociação de contratos com fornecedores. Assim, os fluxos de trabalho do purchase to pay conectam tarefas automatizadas dos departamentos de Compras e Contas a Pagar.

 

O passo a passo mais comum desse processo integrado está descrito abaixo:

Melhorias ao processo de purchase to pay incluem a redefinição de automações existentes, a eliminação de tarefas manuais e a criação de padrões de comunicação. Normalmente, essas mudanças trazem muitos benefícios, tais como:

  • Redução de erros humanos, frequentes quando os workflows não são automatizados.

  • Mais rapidez na aquisição de bens e serviços, com a redução do tempo necessário para processar pedidos de compra.

  • Melhoria do relacionamento com fornecedores, facilitada por uma comunicação mais fluida.

  • Redução de custos, proporcionada pela diminuição de erros e por uma relação melhor com os fornecedores (que podem ser mais generosos nos descontos).

  • Otimização das atividades em todos os departamentos da empresa, já que todas as equipes vão conseguir os produtos e os serviços de que necessitam mais rápido.

  • Problemas que podem afetar o processo de purchase to pay

    O relatório 2020-2021 PwC Digital Procurement mostra que 48% das empresas analisadas tinham processos automatizados de purchase to pay em 2020. Apesar de ser um aumento em relação à mesma pesquisa em 2017 (na qual 36% adotavam automações), ainda é menos da metade de todas as empresas entrevistadas. Assim, o ritmo lento da digitalização pode estar por trás de alguns dos principais problemas que afetam o processo de purchase to pay. Alguns deles são:

    • Pedidos de fornecedores. Fornecedores estão sempre ansiosos para receber seus pagamentos. Quando eles não conseguem ter visibilidade sobre o passo a passo para a liberação de recursos, seus funcionários provavelmente precisam perder tempo atualizando-os sobre o andamento de pagamentos.
    • Dificuldades na recuperação de dados. Dados importantes são compartilhados entre sua empresa e os fornecedores. Quando essas informações não estão organizadas, podem se perder para sempre em trocas de emails. Por isso é tão importante garantir o acesso de todos aos dados recebidos, e mantê-los seguros para possíveis auditorias.
    • Fluxo caótico de pedidos de compra. Quando um departamento precisa de um item ou serviço, deve criar uma requisição de compra, aprovada por gestores, e enviá-la ao time de Procurement. No entanto, esses pedidos frequentemente chegam incompletos ou estão duplicados. Por isso, empresas precisam padronizar solicitações para evitar essas idas e vindas.
    • Excesso de tarefas manuais. Um processo bem-sucedido não pode estar baseado só na dedicação dos funcionários — há muitas chances de ocorrerem erros humanos. Com automações fáceis de criar, você pode cortar tarefas manuais do seu workflow, prevenindo desperdícios desnecessários.
    • Onboarding de fornecedores fragmentado. Um onboarding sem padronização pode criar tensão entre a empresa e seus fornecedores. Isso geralmente acontece porque informações providenciadas não estão corretas. Você pode eliminar esse problema padronizando as mensagens para fornecedores recém-contratados.

    5 passos para promover melhorias ao seu processo de purchase to pay

    Se você reconheceu pelo menos um dos problemas mencionados acima, o que deve fazer? Para alcançar as tão esperadas melhorias no processo de purchase to pay, recomendamos que siga as dicas abaixo:

    • Analise o processo e procure gargalos. Primeiro você precisa identificar o que está funcionando bem e o que não está. Preste atenção nas tarefas manuais e seus resultados. Você também pode pedir opiniões de pessoas envolvidas no processo. É fundamental ainda ter um olhar crítico sobre os números da operação, como erros, tempo de resposta aos fornecedores e aos clientes internos, incidentes relativos a autorizações, despesas etc.
    • Procure oportunidades de automação. Verifique se os seus problemas podem ser resolvidos com automação (um gatilho desenvolvido com uma plataforma no-code). Tente eliminar tarefas desnecessárias, mesmo quando elas pareçam inofensivas. Ao liberar os membros da equipe de atividades repetitivas, eles podem priorizar questões complexas e sentir que suas habilidades são valiosas para a empresa.
    • Padronize a comunicação. Como mencionamos, solicitações confusas podem prejudicar os esforços de otimização. Elimine ruídos na comunicação compartilhando formulários padronizados e personalizáveis ​​com seus fornecedores e clientes internos. Dessa forma, sua equipe recebe informações completas e não precisa perder tempo pedindo esclarecimentos.
    • Escolha a ferramenta certa. É hora de encontrar um software para facilitar essas soluções. A melhor opção é uma plataforma intuitiva que possibilite a automatização de tarefas sem necessidade de programação. E que integre seu processo de purchase to pay a formulários online padronizados, acessíveis aos clientes externos e customizáveis conforme a identidade da sua empresa.
    • Alinhe expectativas para garantir mais colaboração. Para conseguir mais colaboração de gerentes e funcionários, é preciso educá-los sobre a importância das melhorias e mudanças. Treine os membros da equipe para usar o novo software, e defenda a importância de todas as soluções implementadas.

    Por que formulários online são críticos para otimizar processos de purchase to pay?

    Formulários online padronizados são essenciais para melhorar o processo de purchase to pay. A falta de comunicação consistente gera problemas enormes. Problemas que incluem compras erradas, trabalho duplicado para esclarecer solicitações, mal-entendidos com clientes internos e com fornecedores.

     

    Outros gargalos que podem ser observados em um processo não otimizado para recebimento de solicitações são: trabalho extra para informar os envolvidos sobre o status de cada processo, horas perdidas respondendo a pedidos de esclarecimento e muitos outros.

     

    Um modelo de solicitação online padronizado, acessível por um link, ajuda a eliminar esses problemas. O formulário ideal precisa ser personalizável e permitir que os espaços sejam preenchidos com informações e documentos solicitados. Uma vez fornecida a informação, solicitantes e membros da equipe responsáveis por responder à solicitação devem ser notificados por email. Além disso, uma boa comunicação envolve avisar quando houver progresso na solicitação de compra ou na ordem de pagamento.

     

    Por último, é muito importante que esses formulários sejam integrados a um fluxo de trabalho automatizado. Por exemplo: dependendo das informações fornecidas no formulário, uma tarefa pode ser encaminhada automaticamente para um supervisor específico, para aprovação ou análise.

     

    O ideal é que esses formulários alimentem bancos de dados internos, permitindo que supervisores observem mais de perto os fluxos de caixa e outros números relativos às operações de purchase to pay.

    Elimine falhas de comunicação no seu processo de purchase to pay com os Formulários do Pipefy!

    Benefícios de adotar formulários online em processos de purchase to pay

    Depois de implementar formulários online personalizáveis, você provavelmente vai ter em mãos um processo de purchase to pay mais simples e otimizado. Alguns resultados da adoção dessa estratégia são:

  • Fluxos de informação facilitados entre equipes da mesma empresa.

  • Todas as solicitações para os fornecedores estarão concentradas em um mesmo lugar (um formulário online), em vez de dispersas em diversos emails.

  • Redução dos ruídos de comunicação, que antes eram causados por solicitações confusas e não padronizadas.

  • Mais visibilidade do status dos processos de compra e pagamento pelas partes envolvidas.

  • Geração de dados relevantes sobre o processo, facilitando o acompanhamento permanente de resultados.

  • Encaminhamento automático de solicitações aos supervisores competentes.

  • Integração de todas as informações recebidas a um workflow automatizado, reduzindo a quantidade de tarefas manuais do processo.

  • Dessa forma, perdas de informações e atrasos causados antes por erros humanos podem ser evitados, permitindo à sua empresa:

  • Reduzir despesas;

  • Aumentar a produtividade e a satisfação dos colaboradores;

  • Melhorar a relação com fornecedores;

  • Abastecer suas equipes com os produtos e serviços necessários de modo mais eficiente.

  • Empresas que implementaram formulários online conseguiram resultados impressionantes. A Samsonite, uma líder mundial no setor de bagagens, começou a padronizar todos os pedidos de compra com formulários do Pipefy, uma plataforma no-code de gerenciamento de processos de negócio que oferece essa ferramenta.

     

    Depois disso, a empresa teve um ROI (Return on Investment) de 177%, economizando mais de 2.370 horas de trabalho de colaboradores em apenas cinco meses. Segundo o gerente de Customer Service e Procurement da multinacional no Brasil, as mudanças trouxeram a possibilidade de “estabelecer uma meta de redução de custos de 8% e monitorar se essa meta será alcançada ao longo do ano”.

    Usando a mesma ferramenta para estruturar seu departamento Financeiro, uma fintech que oferece soluções de pagamento alcançou 192% de ROI, poupando cerca de 2.500 horas de trabalho dos seus funcionários por mês. Outros times da empresa resolveram adotar a mesma solução, como o Compliance, o Jurídico e a equipe de Customer Success.

    Melhore o processo de purchase to pay da sua empresa com Pipefy

    Os Formulários Online do Pipefy facilitam as melhorias que você tanto busca para o seu processo de purchase to pay. Com essa ferramenta, você cria solicitações que podem ser compartilhadas por um link com qualquer pessoa que quiser. Personalize esses formulários de acordo com suas necessidades, adicionando o logotipo da sua empresa, um background de preferência e todos os campos para coletar as informações necessárias.

    Distribua formulários online precisos a todos os seus clientes internos e externos, acelere seus fluxos de purchase to pay, aumente a visibilidade para gerentes do departamento Financeiro e construa um processo livre de erros. Comece as mudanças hoje mesmo: experimente os Formulários do Pipefy gratuitamente.

    Purchase to pay é um processo de negócios que conecta a aquisição de bens e serviços com seus respectivos pagamentos."