O que é Automação de Processos

A automação de processos consiste em uma série de etapas ou tarefas manuais que são automatizadas para melhorar fluxos de trabalho, agilizando tarefas diárias repetitivas e minimizando erros. Empresas perdem até US$ 1 trilhão por ano (em inglês) em consequência de tarefas mal gerenciadas. Essa é uma das muitas razões pelas quais grandes organizações usam softwares para automatizar seus processos.

Quais os benefícios da automação de processos?

Além dos benefícios relacionados a custos, outras vantagens da automação de processos são:

  • Produtividade—Quando os membros da equipe ficam livres de tarefas repetitivas, podem se concentrar em trabalhos mais estratégicos e se preocupar menos com processos que apoiam mas não são centrais para os resultados.
  • Precisão—Ao usar um software para automatizar tarefas, as empresas e departamentos reduzem o risco de erros humanos. A automação de fluxos garante que tarefas repetitivas e detalhadas sejam concluídas com precisão e no prazo.
  • Eficiência—Tarefas simples mas demoradas, como entrada de dados, podem ser automatizadas para aumentar a velocidade, precisão e liberar recursos para outras atividades. Além disso, fluxos de trabalho personalizados com responsabilidades claras e visibilidade de quem são os aprovadores reduzem atrasos.
  • Comunicação simplificada—Processos automatizados acionam a comunicação entre equipes, gestores e colaboradores em cada etapa do processo. Essa colaboração diminui o número de interrupções na comunicação, evitando atrasos, erros e até diminuindo a rotatividade na equipe.
  • Responsabilidade—Fluxos de trabalho automatizados atribuem tarefas a pessoas específicas, criando um sistema claro de responsabilidades para cada etapa do processo. Assim, os colaboradores conseguem gerenciar seu trabalho com pouca supervisão.
  • Os benefícios são claros. A introdução de processos automatizados aumenta a eficiência e precisão, melhora a comunicação e a distribuição de responsabilidades e até ajuda a reduzir a rotatividade de colaboradores.

    Etapas para um processo automatizado

    Para estruturar fluxos de trabalho automatizados, você pode seguir algumas etapas simples.

    Etapa 1: Identificar os processos

    A primeira etapa é identificar o(s) processo(s) de negócio que se beneficiarão de um fluxo de trabalho automatizado. Você pode automatizar diversos processos diferentes, como onboarding de colaboradores, gerenciamento da folha de pagamento e campanhas de marketing.

    Etapa 2: Definir a meta do negócio

    A próxima etapa é definir a meta ou o benefício específico que sua empresa quer alcançar por meio da automação. Por exemplo, automatizar um fluxo de trabalho pode agilizar os processos de recrutamento e onboarding do departamento de RH.

    Foi o que aconteceu na área de Recursos Humanos do James Delivery. Em 2020, a pandemia de COVID-19 fez com que a demanda por produtos entregues em casa aumentasse. A empresa cresceu rapidamente e a equipe de RH estava sobrecarregada com a documentação. Ao introduzir a automação de processos, o RH da James Delivery facilitou seus processos de recrutamento e onboarding, desde a entrada de dados até a comunicação. Eles alcançaram um ROI surpreendente de 134% em apenas dois meses!

    Etapa 3: Selecionar um software de automação de processos

    Por fim, selecione seu software para automação de processos. Alguns produtos oferecem funcionalidades básicas, enquanto plataformas mais estabelecidas proporcionam recursos como opções avançadas de automação e suporte para diferentes idiomas.

    Softwares de automação de processos facilitam essa automatização ao configurar tarefas pré-definidas que podem ser organizadas e conectadas conforme a sua necessidade. Procure uma solução que seja fácil de usar, intuitiva e permita aos usuários criar campos, formatos e layouts personalizados. Os usuários devem ser capazes de incluir a lógica do processo, como a seleção de um campo de formulário que leva automaticamente a uma solicitação de aprovação para o gerente.

    Além disso, considere a importância de o software facilitar a visualização de relatórios e análises. Monitorar, analisar e fornecer insights sobre melhorias de processo é um valor importante desse tipo de software. Recursos como relatórios gerados pelo sistema, que medem o desempenho individual e da equipe, ajudam supervisores a gerenciar e treinar com mais eficácia. Um painel amigável com relatórios detalhados, análise de métricas e KPIs é essencial.

    Quando estiver considerando implementar automações na sua empresa, uma ótima maneira de começar é pesquisando exemplos práticos e os benefícios resultantes dessa implementação.

    Automação de processos em ação

    Automatizar fluxos de trabalho é eficaz tanto para processos complexos quanto para os mais simples. Uma única plataforma pode ser usada para configurar workflows em diferentes áreas do negócio. Além disso, clientes e fornecedores podem usar a plataforma para facilitar o rastreamento e gerenciamento de processos do início ao fim. A chave é configurar a automação usando uma lógica se-então para acionar uma ação.

    Aqui estão alguns exemplos de automação em ação:

    Recursos Humanos: Onboarding de Colaboradores

    A integração de novos funcionários é um processo demorado. Envolve contratos, treinamento, apresentações, materiais de escritório, etc. Muitas tarefas podem ser automatizadas para garantir que seja um processo rápido e tranquilo, além de ajudar na comunicação e colaboração.

    Como a automação de processos pode ajudar no onboarding de colaboradores:

  • Visibilidade do processo para todas as partes interessadas quando alguém do RH inserir dados de candidatos e recém-contratados em um banco de dados central

  • Envio automático de documentos importantes, como políticas da empresa, para novos contratados antes da data de início

  • Atribuição de tarefas e aprovações para acionar automaticamente a próxima etapa no processo de onboarding durante os primeiros dias e semanas do colaborador

  • Envio de notificações automáticas aos contratantes de outros departamentos quando os candidatos passarem para a próxima etapa do processo, minimizando as perguntas ao RH

  • Financeiro: Reembolso de Despesas

    O reembolso de despesas pode parecer um processo simples, mas ele pode dar errado por muitos motivos.

    A automação de processos pode ajudar das seguintes formas:

    • Envio de lembretes automáticos para pedidos de reembolso.
    • Análise das solicitações, acionando uma resposta para o caso de:
      • O colaborador precisar fornecer informações adicionais ou
      • O gerente precisar aprovar a solicitação.

    Marketing: Solicitações de Marketing

    O marketing é outra área onde a automação pode ajudar na velocidade e precisão dos processos. Departamentos de marketing costumam usar planilhas para controlar as solicitações e gerenciar peças, mas mantê-las atualizadas consome tempo e deixa o fluxo sujeito a erros.

    Como a automação de processos ajuda no gerenciamento de solicitações de marketing:

  • Registro e monitoramento de solicitações de clientes internos e externos

  • Rastreio de briefings e envio de notificações por email para manter stakeholders atualizados

  • Melhor colaboração ao criar um gatilho que atualiza clientes quando o conteúdo é aprovado e as peças estão disponíveis

  • Vendas: Onboarding de Clientes

    Quanto mais rápido a equipe de vendas consegue integrar e envolver os clientes, mais satisfeitos eles ficarão. Mas é fácil se atrapalhar e bloquear o processo devido a tarefas demoradas.

    Automatizar o fluxo de trabalho ajuda nas seguintes tarefas de onboarding:

  • Inserção e verificação de informações de clientes.
  • Envio de emails de boas-vindas, atualizações e contratos.
  • Monitoramento de disponibilidade e atribuição de gerentes de contas a novos clientes.
  • Notificação ao membro da equipe correto para responder quando os clientes tiverem dúvidas ou fizerem solicitações.
  • Comece a Automatizar Seus Processos

    Empresas podem estruturar processos automatizados para gastar menos tempo em tarefas repetitivas, economizar dinheiro ao construir processos à prova de erros e se comunicar de maneira eficaz com todas as partes interessadas. Pipefy é um software para automatização de processos, intuitivo e simples de usar. Você não precisa de conhecimentos técnicos para construir, personalizar e implementar automações para qualquer parte do seu negócio. Com ele, é possível estruturar etapas que tenham um conjunto próprio de regras de trabalho, gatilhos e um responsável específico.

    Comece hoje a gerenciar processos confiáveis e eficientes, faça uma avaliação gratuita do Pipefy.

    A introdução de processos automatizados aumenta a eficiência e precisão, melhora a comunicação e a distribuição de responsabilidades e até ajuda a reduzir a rotatividade de colaboradores.