Os processos de procurement e sourcing envolvem a compra de bens e serviços de fornecedores comerciais. Muitos confundem os termos ou os utilizam como se fossem sinônimos, mas eles são diferentes.

Procurement é o processo de gestão de fluxos de trabalho internos que apoiam atividades como a criação e envio de pedidos de compra, o gerenciamento das entregas e também dos pagamentos. Já o sourcing, envolve encontrar, examinar, negociar e contratar fornecedores. O sourcing faz parte do procurement que, por sua vez, abrange outras ações estratégicas.

Tanto o procurement quanto o sourcing são processos que fazem parte da gestão da cadeia de suprimentos. Ela abrange todo o processo de gerenciamento de produtos e serviços adquiridos de fornecedores - o processo de procurement - juntamente com a produção de bens e serviços oferecidos pela empresa e sua movimentação entre diferentes departamentos para, em última análise, chegar aos clientes finais.

Neste artigo, vamos explicar:

  • O que é procurement, incluindo sourcing

  • Como otimizar operações de procurement para evitar erros e gargalos

  • O que é sourcing, incluindo como usar a negociação no sourcing para reduzir custos

  • Uma definição de sourcing estratégico e source-to-pay (S2P)

  • O que é procurement?

    Procurement é um processo de ponta a ponta para a aquisição de bens ou serviços necessários para as operações e continuidade de uma empresa. O processo de procurement tem muitas etapas, incluindo:

  • Identificação de fornecedores;
  • Negociação com fornecedores;
  • Criação de pedidos de compra para a aprovação da aquisição;
  • Envio de ordens de compra;
  • Recebimento das entregas;
  • Pagamento de fornecedores.
  • Por exemplo, empresas de manufatura compram matérias-primas, peças e equipamentos de fornecedores externos, enquanto empresas de TI precisam de licenças de software ou mão de obra adicional de terceiros. Ao mesmo tempo, muitas empresas adquirem serviços de profissionais terceirizados, como acontece com frequência na área de gerenciamento de facilities.

    Um processo de aquisição é necessário quando uma empresa não produz por conta própria itens essenciais para o seu funcionamento ou quando é mais econômico terceirizá-los. A maioria das empresas depende de uma rede de parceiros e fornecedores que proporcionam os bens e serviços de que precisam para sustentar seu negócio.

    O que é procurement sourcing?

    Procurement sourcing é o processo de encontrar um fornecedor para um bem ou serviço enquanto o procurement está em andamento. Depois que o departamento de compras encontra um bom fornecedor e negocia o contrato, ele pode disponibilizar esse fornecedor para outras partes do processo. Em seguida, os colaboradores ficam liberados para enviar pedidos e ordens de compra, com o intuito de obter os bens e serviços de que precisam para operar com eficácia.

    O que é procure-to-pay?

    Procure-to-pay (P2P) é uma subdivisão do processo de procurement ou aquisição. A expressão “procure-to-pay” se refere a softwares ou soluções que permitem a integração dos processos de compras com o departamento de contas a pagar.

    O procure-to-pay não inclui gerenciamento de despesas, fornecimento de mercadorias, planejamento ou previsão da produção. Ele se refere, apenas, às etapas que podem ser automatizadas por meio de um software.

    Facilitando as operações de procurement para evitar erros e gargalos

    O uso de um software para automatizar partes do processo de procurement garante a consistência, eficiência e economia do fluxo de trabalho do seu departamento. Também é uma solução escalável, que ajuda o departamento de compras a gerenciar grandes operações sem precisar aumentar a equipe para lidar com todas atividades que precisam ser realizadas.

    Softwares de automação de fluxos de trabalho ajudam a padronizar as etapas mais demoradas e sujeitas a erros, como o atendimento de solicitações. Além disso, permitem um processo de aprovação rápido e preciso, com regras sobre quem deve aprovar certos tipos de compras.

    Além de ser a ferramenta perfeita para automatizar fluxos, um software para procurement ou aquisições centraliza todas as informações sobre os processos em andamento e seu histórico. Dessa forma, os membros dos times financeiros não precisam mais perder tempo vasculhando documentos ou e-mails para entender o estado de um projeto. Isso também ajuda a garantir que informações não sejam perdidas e etapas não sejam esquecidas.

    O que é sourcing?

    Sourcing é o processo inicial de identificação, análise e negociação com fornecedores de bens e serviços. Normalmente, os bens e serviços vendidos por esses fornecedores são necessários para as operações do dia-a-dia da empresa que os procura. Assim, o preço e a qualidade dos produtos são essenciais para o sucesso operacional. 

    Como componente do processo mais amplo de procurement, o sourcing é uma parte importante da construção e manutenção de uma cadeia de suprimentos eficaz. Minimizar os preços garante que os custos sejam mantidos sob controle, enquanto a demanda por produtos e serviços de alta qualidade ajuda a reduzir riscos e melhorar a eficiência operacional. Uma função crucial do processo de sourcing é encontrar um bom equilíbrio entre esses dois fatores.

    Sourcing não é apenas um processo único, uma tarefa que é transferida para outros times do departamento de compras depois que um contrato é assinado. Ele é um componente integral e contínuo do processo de procurement.

    Negociando para reduzir custos operacionais

    É fundamental para o processo de sourcing negociar com os fornecedores a redução de custos, sem comprometer a qualidade dos produtos e serviços que serão comprados. Grandes empresas alavancam seu poder de negociação buscando preços mais competitivos ao comprar em grandes quantidades. No entanto, mesmo as pequenas e médias empresas podem conseguir bons negócios. Contratos de longo prazo e pedidos mínimos são exemplos de caminhos que podem ser usados para a negociação e a redução de custos.

    O que é sourcing estratégico?

    Sourcing estratégico pega o conceito de sourcing e o transforma em uma prática de negócios iterativa e constante. O sourcing estratégico é um processo contínuo, no qual uma empresa analisa regularmente seus fornecedores e supply chain, identificando novas possibilidades de parceiros e realocando recursos.

    O objetivo é se ajustar às mudanças na dinâmica do mercado, minimizando riscos e custos para garantir que a cadeia de suprimentos seja sempre o mais eficiente possível.

    O que é source-to-pay (S2P)?

    Source-to-pay é o processo ou conjunto de etapas organizados para gerenciar todo o fluxo de aquisição de um bem ou serviço: desde a gestão dos gastos, até a pesquisa de novos fornecedores, relacionamento com parceiros atuais e pagamentos na entrega do que foi adquirido. Com frequência, o source-to-pay envolve um software para automatizar as tarefas repetitivas - como monitoramento e aprovações - com o intuito de garantir qualidade e eficiência.

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    Procurement é o processo de gestão de fluxos de trabalho internos que apoiam atividades como a criação e envio de pedidos de compra, o gerenciamento das entregas e também dos pagamentos."