Da tecnologia de rede ao armazenamento distribuído e à computação, os diversos avanços das últimas décadas permitiram que as empresas crescessem e evoluíssem mais rapidamente, fazendo mais em todas as respectivas indústrias. Mas todo esse crescimento veio com diferentes responsabilidades, mais demandas para acompanhar e, em geral, processos de negócios cada vez mais complexos.

Nesse sentido, uma das soluções mais eficazes é a Automação de Processos de Negócios (mais conhecido pela sigla em inglês BPA), usada por inúmeras organizações para agilizar suas atividades diárias e melhorar a eficiência com que administram seus negócios. Neste artigo definimos o que é BPA, delineamos seus muitos benefícios, explicamos quando e onde usar a automação e mencionamos alguns exemplos relevantes.

O que é automação de processos de negócios?

A automação de processos de negócios — também conhecida como automação de fluxo de trabalho ou automação de processos — é uma maneira de utilizar tecnologia e automação para executar tarefas de negócios complexas com o mínimo de intervenção e esforço humanos.

Outro termo popular, “transformação digital”, sinônimo de BPA, descreve a otimização dos processos de negócios realizada com a ajuda de novas tecnologias. O ponto importante é que os processos automatizados geram eficiência, criam padrões úteis e, em última instância, ajudam as organizações a economizar tempo, dinheiro e recursos.

O BPA se dedica a grande volume de tarefas ou tarefas repetitivas, pois são as mais fáceis de automatizar e também levam aos maiores benefícios. Por exemplo, um representante de vendas que liga e rastreia dezenas de clientes todos os dias se beneficiaria de um sistema que configura as chamadas, cria lembretes e atualiza automaticamente um calendário ou banco de dados de clientes, mas ele não precisa do BPA para escrever uma apresentação interna única sobre técnicas de vendas.

Além disso, o BPA não se aplica apenas a funcionários, individualmente. As automações de processos são mais eficazes quando são multifuncionais, abrangem toda a empresa e integram aplicativos para que todos possam fazer o melhor uso de tempo e recursos.

As áreas de negócios que se beneficiam do BPA incluem:

  • Customer Service

  • Marketing e Vendas

  • TI e Engenharia

  • Financeiro

  • Recursos Humanos (RH)

  • Desenvolvimento (software e produto)

  • Quais processos de negócios você deve automatizar?

    Certos processos se beneficiarão mais da automação do que outros. Em geral, processos ou fluxos de trabalho adequados para automação incluiriam:

    ●   Grande volume de tarefas ou tarefas repetitivas. A essência do BPA é salvar os funcionários de realizar repetidamente o trabalho mecânico.

     

    ●   Processos que demandam várias pessoas. O BPA brilha quando resolve os gargalos e a lentidão causados pelo tempo de resposta humana. A automação pode disponibilizar imediatamente informações relevantes onde é necessária, em vez de ter que esperar por e-mail de outro membro da equipe que está ocupado.

     

    ●   Processos que são sensíveis ao tempo. A automação de processos move as informações, sem atrito, para onde precisam ir, por isso faz sentido automatizar, sempre que possível, tarefas urgentes.

     

    ●   Tarefas que afetam a realização de outras tarefas. As dependências são uma grande fonte de atrasos e, se uma atividade pode interromper várias outras tarefas ao longo do processo, este deve ser um foco para a automação.

     

    ●   Processos ou tarefas que precisam de conformidade ou trilhas de auditoria. O BPA facilita a documentação com vários registros e métricas de desempenho incorporadas a um software relevante por padrão. Isso torna o rastreamento e o monitoramento mais simples, além de fornecer dados históricos ricos.

     

    ●   Tarefas que devem ser livres de erros. Processos que exijam saída ou resultados altamente confiáveis devem envolver a menor intervenção humana possível, e por isso são primordiais para automação.

    Exemplos de automação de processos de negócios

    Existem muitas maneiras de usar a automação de processos dentro de cada uma dessas áreas de negócios. A maioria das tarefas repetitivas ou de grande volume, diversos aspectos das rotinas diárias e muitos processos manuais podem se beneficiar da automação. Exemplos incluem:

    ● Em Customer Service, comunicações automatizadas para suporte ao cliente, como chatbots, e-mails ou tickets de solução de problemas, são comuns.

     

    ● Em Marketing e Vendas, e-mails de nutrição de leads e ordens de vendas — especialmente de clientes estabelecidos — podem ser automatizados.

     

    ● No departamento Financeiro, fluxos de trabalho automatizados para despesas ou reembolsos de viagens podem simplificar como os funcionários fazem solicitações, como elas são validadas e como os pagamentos são feitos.

     

    ● Também nas Finanças, o gerenciamento de contratos de terceiros e a folha de pagamento são processos de negócios repetitivos e contínuos, maduros para a automação.

     

    ● Em Recursos Humanos, os fluxos de trabalho que regem o tempo de folga remunerado, os processos de recrutamento e os processos de onboarding de novas contratações podem ser automatizados.

     

    ● Em TI, um exemplo comum de automação são os pedidos dos funcionários para redefinições de senha. Isso é realizado instantaneamente e sem esforço com e-mails automatizados ou chats que contêm links relevantes onde os funcionários podem redefinir suas próprias senhas.

     

    ● Também em TI, o planejamento de manutenção programada e o gerenciamento de solicitações de serviços é muito mais eficiente com fluxos de trabalho automatizados.

    Casos para uso de automação de processos de negócios

    É útil aprofundar-se um pouco mais nos casos específicos para uso do BPA. Aqui estão alguns exemplos que ilustram exatamente como a automação pode funcionar e como ela beneficia o negócio e as partes envolvidas em cada caso.

    Recursos Humanos: Solicitações de Férias

    Algumas das automações mais eficazes vêm do RH para agilizar a forma como os funcionários solicitam férias. Sem um processo automatizado, um funcionário pode precisar falar com um gerente de RH, enviar um e-mail realizando a sua solicitação e esperar que um vai-e-vem seja concluído antes de obter a aprovação.

    E tudo isso pode acontecer sem que nem uma das partes envolvidas tenha informações imediatas sobre as diretrizes para solicitações de férias, quanto tempo de folga o funcionário tem e como as férias do funcionário podem afetar outros colaboradores e dependências.

    Com um processo automatizado, funcionários e gerentes podem acessar um portal de gerenciamento da força de trabalho e clicar em algumas opções (incluindo, por exemplo, navegar em um calendário com as informações sobre datas disponíveis). A solicitação é enviada automaticamente aos gestores e ao departamento de RH e catalogada em um sistema transparente e livre de erros. Quando um gerente aprova a solicitação de folga, todos os envolvidos podem ver a folga programada do funcionário, bem como a quantidade exata de tempo de folga restante.

    Departamento de TI: Menos Tempo para Resolução

    Outras aplicações eficazes do BPA podem ser encontradas nos departamentos de TI, onde os problemas podem afetar diretamente os funcionários ou interromper as operações de negócio, e tempos curtos para resolução são críticos. Sem a automação de processos, um técnico pode receber uma chamada ou e-mail sobre uma solicitação de serviço, agendar por si só o trabalho e, eventualmente, tentar entender o problema e solucioná-lo do zero.

    Nesta situação, uma equipe de TI pode perder o controle de problemas, resolver incorretamente problemas devido à desorganização ou à falta de comunicação, ou repetir trabalhos demorados que poderiam ter sido evitados com a capacidade de ver o quadro geral.

    Com a automação de processos, existe um local onde todos os técnicos e seus gestores podem monitorar cargas de trabalho e horários. As solicitações de serviço são fáceis para os funcionários realizarem, porque seguem um formato consistente e os técnicos recebem informações bem formatadas. Isso facilita a localização de padrões e a abordagem imediata de problemas subjacentes, ao mesmo tempo em que permite uma priorização melhorada em toda a equipe de TI.

    Benefícios da automação de processos de negócios

    Muitas empresas já estabeleceram fluxos de trabalho, por isso pode ser difícil decidir automatizar algo que já parece estar funcionando. No entanto, os benefícios do BPA são difíceis de deixarem passar:

    7 passos para automação de processos de negócios

    Se você está pensando em usar a automação de processos, aqui estão alguns passos básicos para seguir:

    1. Primeiro, escolha os processos que deseja automatizar. Como já mencionamos, alguns processos são mais apropriados do que outros e você não vai querer elaborar automações que nunca serão usadas.

    2. Em seguida, faça um esforço para entender completamente os processos e tarefas em questão. Você pode ter uma visão mais completa dos processos atuais e quão eficientemente eles são executados entrevistando as partes envolvidas, realizando reuniões e revisando dados do histórico de desempenho.

    3. Depois de selecionar e revisar seu processo, defina objetivos claros, observando o que especificamente precisa ser melhorado, e estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar o sucesso de sua automação.

    4. Se você ainda não tem uma solução de automação de processos preferida, é hora de selecionar uma. Escolha uma solução que atenda aos requisitos do seu negócio e às necessidades do usuário. Você vai querer procurar um software baseado em nuvem, fácil de usar, o qual exija o mínimo ou nenhuma codificação, integre-se às plataformas existentes e inclua painéis, opções de monitoramento personalizado, assim como relatórios.

    5. Outro passo importante é o mapeamento de processos. Pegue todas as suas informações coletadas sobre processos, tarefas, partes envolvidas e quaisquer limitações relevantes e crie uma representação gráfica do processo que pode ser usada como referência. Isso pode ser tão fácil quanto um desenho em um quadro branco ou um fluxograma feito em um software.

    6. Teste a potencial automação, verifique se há erros ou novos gargalos e faça ajustes se necessário. Certifique-se de que o novo processo atenda a todos os seus objetivos (a partir da etapa #2).

    7. Finalmente, sua automação de processos está pronta para ser implantada. Documente e comunique a nova automação de processos, implemente as alterações e continue monitorando o desempenho com softwares e ferramentas de BPA.

    Organize e controle o seu trabalho com automação de processos de negócios

    A automação de processos de negócios pode simplificar processos de negócios repetíveis e permitir que funcionários ocupados se concentrem em tarefas de nível superior, ao mesmo tempo em que aumentam a consistência, a eficiência e a confiabilidade.

    Nunca mais você terá que se perguntar sobre o status de determinadas solicitações, quem é responsável pelo quê ou qual ferramenta você estava usando (E-mail? Chat? Planilha?) quando respondeu pela última vez a uma solicitação.

    Pipefy capacita sua equipe a organizar, controlar e automatizar seus fluxos de trabalho. Tudo isso sem a necessidade de recursos técnicos adicionais. As informações relevantes são consolidadas em um único sistema e visíveis em painéis que facilitam a visibilidade e o acompanhamento do status de qualquer solicitação. Isso significa aumento de produtividade, clientes mais felizes e parceiros mais engajados.

    O BPA não se aplica apenas a funcionários, individualmente. As automações de processos são mais eficazes quando são multifuncionais, abrangem toda a empresa e integram aplicativos para que todos possam fazer o melhor uso de tempo e recursos.