Produtividade e eficiência são desejos comuns a muitos gestores, e há diversas ferramentas que contribuem para a otimização dos trabalhos em uma empresa. Uma delas é a técnica 5W2H, que pretende auxiliar equipes na realização de tarefas e projetos.
A metodologia 5W2H é uma excelente opção para planejamentos estratégicos e operacionais. Quando atrelada a outras ferramentas, ela promove uma série de benefícios para toda a organização. Quer entender como? Confira a seguir o significado de 5W2H, seus principais benefícios e exemplos práticos de sua aplicação.
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O que é e como funciona a metodologia 5W2H?
O 5W2H é uma ferramenta de qualidade, assim como uma matriz GUT ou um Diagrama de Ishikawa. Trata-se de uma espécie de checklist das atividades para um projeto ou setor, sempre visando um objetivo específico. Ele tem a função de dar clareza sobre todas as tarefas envolvidas no projeto, deixando claro seu vínculo com a meta final.
Nesse ponto, vale notar que 5W2H é uma sigla: cinco “W”s e dois “H”s. Essas letras representam sete perguntas, em inglês, que devem ser feitas antes de iniciar a atividade.
5W
- What? O que será feito?
- Why? Por que será feito?
- Where? Onde será feito?
- When? Quando será feito?
- Who? Por quem será feito?
2H
- How? Como será feito?
- How much? Quanto vai custar?
Essas sete respostas vão nortear todo o processo, e por isso devem ser respondidas logo em sua concepção. Sem elas, aumenta o risco de falhas de comunicação, atrasos, retrabalho e outros problemas que podem comprometer o objetivo daquele projeto.
Ter essas respostas sempre em vista ajuda na produtividade, garantindo que todos os envolvidos tenham ciência da totalidade do projeto e invistam tempo nas tarefas mais importantes.
Como essa ferramenta surgiu?
A origem da técnica 5w2h como técnica de produtividade não é clara. Contudo, atribui-se a autores clássicos como os gregos Hermágoras de Temnos e Aristóteles, além do romano Marco Fábio Quintiliano, o uso de uma técnica semelhante para analisar os elementos centrais em qualquer questão.
No final do século 19 e começo do século 20, um recurso semelhante era utilizado por jornalistas para reportar fatos. O escritor inglês Rudyard Kipling é creditado como um dos propagadores desse uso.
Sua utilização mais recente, porém, parece estar associada à metodologia de 5S desenvolvida no Japão na década de 1950 para trazer mais eficiência à economia japonesa no pós-Segunda Guerra Mundial. Atribui-se à indústria automobilística desse país os primeiros usos do 5w2h como ferramenta de controle de qualidade.
Qual a diferença entre 5W2H e PDCA
Além do 5W2H, outra ferramenta de qualidade bastante usada em empresas é o PDCA, sigla em inglês que representa as palavras “Plan”, “Do”, “Check” e “Act” (planejar, fazer, conferir e agir, em tradução livre). São ferramentas semelhantes, mas com algumas diferenças.
Uma dessas diferenças é que o PDCA é pensado como um ciclo. Após sua última etapa (agir), espera-se que os trabalhadores comecem o ciclo novamente (planejar). O 5W2H, por sua vez, costuma ser usado no início de processos. Ele poderia, por exemplo, ser aproveitado na primeira etapa do PDCA, na hora de planejar um novo projeto.
Outra diferença é que o PDCA costuma ser aplicado em projetos pontuais, ou melhorias em projetos já em execução. O 5W2H, por sua vez, pode ser usado tanto em projetos como em processos internos da empresa — quer eles estejam sendo estruturados pela primeira vez, quer estejam sendo renovados para se tornarem mais eficientes.
Qual a importância do 5W2H para empresas?
O 5W2H traz mais clareza e visibilidade sobre as tarefas e objetivos de qualquer projeto ou processo de uma organização. Isso é importante por uma série de motivos. Veremos mais alguns deles abaixo:
Planejamento estratégico
Na hora de criar um roadmap ou planejamento estratégico para a sua empresa, o 5W2H pode ser um recurso bem interessante. Se os objetivos da empresa puderem ser destrinchados com essa técnica, isso ajudará a entender quais ações devem ser executadas (e quais resultados acompanhados) para avaliar o progresso rumo a essas metas.
Embora o 5W2H possa não ser a melhor maneira de definir os planos da empresa, seu valor é tornar facilmente compreensível esse plano — incluindo suas razões e as tarefas que decorrem dele. Isso pode ser extremamente benéfico para o clima organizacional, já que contribui para que todos os colaboradores trabalhem com esse plano em mente.
5W2H em conjunto com outras ferramentas
O 5W2H é uma técnica potente para controle de qualidade, trabalho em equipe e planejamento. Mas ela não resolve todos os problemas de uma empresa. Para otimizar seus resultados, vale a pena utilizá-la ao lado de outras ferramentas semelhantes.
Além do Diagrama de Ishikawa e da Matriz GUT, outra técnica que funciona bem nessa combinação é o brainstorming. Ele pode ser usado para chegar a uma ideia ou objetivo central, e o 5W2H pode ser aplicado em seguida para sintetizar os motivos e detalhes em torno dessa ideia central à qual o brainstorming chega.
Outra ferramenta que pode contribuir é a conhecida como “os cinco porquês”. Resumidamente, ela envolve perguntar “por quê?” cinco vezes a um problema para determinar suas causas. Ao se chegar à causa-raiz de um problema, pode-se aplicar o 5W2H para planejar sua solução. Alternativamente, pode-se transformar o “why?” do 5W2H em cinco porquês, de maneira a garantir que as ações planejadas resolvam a raiz daquele problema.
Onde aplicar?
Há diversas áreas de negócio em que a metodologia 5W2H pode ser aplicada. A gestão de projetos é a mais imediata: ela pode ajudar a determinar tarefas, prazos e responsabilidades para qualquer projeto novo, além de contextualizar sua aplicação.
De maneira semelhante, também pode ser usada no planejamento estratégico, para identificar metas, custos e ações que devem ser realizadas ao longo de um período. O mesmo vale para momentos de otimização de processos.
Também é possível aplicar a 5W2H no atendimento ao cliente. Afinal, ao lidar com clientes insatisfeitos, é importante identificar a causa do problema e definir uma solução. Nesses casos, a técnica pode ser usada para identificar o que aconteceu, por que aconteceu, quem está envolvido, onde aconteceu, quando aconteceu, como resolver o problema e quanto essa solução custará.
Quando aplicar?
Os momentos mais indicados para a aplicação da 5W2H são:
- Para resumir um planejamento estratégico;
- Ao estruturar um processo empresarial pela primeira vez;
- Ao reestruturar um processo para melhorar sua performance;
- No início de um projeto com prazo e abrangência específicos.
Ao usar essa técnica durante esses momentos, a empresa conseguirá dar mais visibilidade sobre a tomada de decisão por trás de seus objetivos. Também deixa explícito o que espera que aconteça e quais atitudes espera de cada colaborador ou área. Assim, o novo processo ou projeto já começa com todos os envolvidos bem informados.
Falhas recorrentes com uma causa bem definida também são uma boa oportunidade para usar o 5W2H. Se não há muita dúvida sobre as causas, o foco em atribuir prazos e responsabilidades para a resolução do problema ajudam a resolvê-lo com mais agilidade.
De maneira geral, essa técnica pode ser usada sempre que houver a necessidade de planejar, executar e controlar ações empresariais de uma forma mais estruturada e organizada, independentemente do tipo de projeto ou problema. Mas se não houver clareza sobre as causas de um problema ou quais ações devem ser tomadas, ela não é a ferramenta mais indicada.
Principais vantagens do 5W2H
Ao dar ampla visibilidade às tarefas, prazos e responsabilidades de cada um, o 5W2H ajuda a proporcionar agilidade, foco e produtividade a toda a equipe. Ele promove uma otimização dos processos estruturados da empresa, além de um aumento de eficiência que se traduz em diminuição dos custos.
Vamos explorar em mais detalhe algumas dessas vantagens a seguir.
Proporciona agilidade, foco e produtividade da equipe
Quando os colaboradores têm um direcionamento claro sobre os prazos, modos de fazer e o motivos para se dedicar a algo, a produção se torna ágil.Isso porque o foco estará todo em realizar as tarefas, e não em questionamentos em torno delas. O time se torna mais engajado e comprometido com os objetivos definidos.
Otimiza tempo de entregas
O 5W2H consegue aumentar a capacidade de entrega de um time graças ao alinhamento e à centralização de informações que ele promove. Também ajuda a dar mais destaque às responsabilidades individuais e prazos. Assim, cada pessoa sabe o que tem que fazer, e até quando precisa concluir suas tarefas.
Diminui os custos e gastos
Um planejamento com 5W2H também reduz os custos de cada atividade. Ele traz desde o início uma listagem dos recursos necessários em cada etapa, bem como uma estimativa de despesas.
Essa definição dá maior segurança para a empresa planejar estratégias futuras. Também evita que os custos de um projeto aumentem de maneira desgovernada, já que a estimativa inicial fica facilmente visível.
Como utilizar a técnica 5W2H na prática?
O 5W2H é muito utilizado para a criação de planejamentos estratégicos, campanhas de marketing e processos de recrutamento. Mas há inúmeras possibilidades para a sua aplicação. Para ilustrar sua utilização na prática, montamos uma tabela que explica com mais detalhes quais informações devem ser fornecidas a cada pergunta.
| What? (o que será feito?) | Aqui deve-se descrever qual é o objetivo ou meta que deve ser alcançado com o projeto ou processo. |
| Why? (por que será feito?) | Esse é o momento de justificar o desenvolvimento doe projeto ou planejamento. Traga motivos e liste os benefícios esperados. |
| Where? (onde será feito?) | Determine o local: um departamento específico? A empresa toda? Um grupo de clientes? Aqui é possível definir um espaço, endereço ou a abrangência do projeto. |
| When? (quando será feito?) | Tudo será concluído até uma data, ou será construído um cronograma mais detalhado? Se houver várias etapas, coloque os prazos para cada uma delas. |
| Who? (por quem será feito?) | É preciso delimitar qual pessoa ou equipe será responsável pela execução de cada tarefa. Seja o mais específico possível nesse ponto, para evitar desencontros. |
| How? (como será feito?) | Esse passo deve ser o mais completo possível, detalhando todas as atividades envolvidas na iniciativa. A descrição deve ser clara e objetiva para que todos os envolvidos compreendam suas funções. |
| How much? (quanto vai custar?) | Todos os custos devem estar registrados para conferência, bem como a quantidade de recursos necessários. |
Exemplo prático de uso dessa ferramenta
Na sequência, vamos mostrar um exemplo prático. Nele, uma empresa precisa organizar um processo de recrutamento e seleção para o setor Financeiro. Confira a construção da tabela 5W2H com essa finalidade:
| What? (o que será feito?) | Contratar 2 profissionais plenos para compor a equipe de Financeiro. |
| Why? (por que será feito?) | Recentemente, dois colaboradores se desligaram da empresa, o que deixou o setor carente de profissionais. O gerente precisa de duas pessoas com o mesmo perfil para auxiliar nas demandas e não sobrecarregar os outros envolvidos por mais tempo. |
| Where? (onde será feito?) | Departamento de RH, com colaboração do Financeiro. |
| When? (quando será feito?) | A definição do perfil da vaga deve ser feita na próxima semana. A divulgação da oportunidade e captação de CVs nas duas seguintes. Mais duas semanas para entrevistas e processo seletivo, e duas para oferta e admissão. Espera-se que os dois profissionais estejam na empresa em até dois meses. |
| Who? (por quem será feito?) | As pessoas X e Y do RH comandarão o processo seletivo com auxílio de Z, gerente financeiro. |
| How? (como será feito?) | O passo a passo do processo será da seguinte forma:Uma semana para definição do perfil das vagas;Duas semanas para divulgação das vagas e coleta de currículos;Duas semanas para analisar os candidatos, selecionar os que mais se encaixam ao perfil solicitado e preparar um roteiro de entrevista eficiente;Duas semanas para aplicar as entrevistas e definir quem passará para a próxima fase;Aplicação de um teste desenvolvido pelo gerente financeiro. Ex.: Elaborar um relatório de vendas com base nos dados fornecidos. Essa parte durará mais uma semana;Durante as duas semanas restantes do planejamento serão definidos os escolhidos e iniciado o processo de admissão. |
| How much? (quanto vai custar?) | Os gastos incluem: luz, internet, anúncio de vagas, espaço para entrevistas, material de escritório, serviços jurídicos e contábeis para a contratação. Espera-se aplicar em torno de R$ 3.500,00 durante esses dois meses de processo seletivo. |
Dicas extras de como utilizar o 5W2H
A essa altura, você já deve ter uma boa ideia de como usar o 5W2H. Mas há algumas melhores práticas que surgem com o uso contínuo, e que podem tornar a ferramenta ainda mais útil. A seguir, vamos falar sobre algumas delas.
Responda às perguntas de forma breve
Ao responder às sete perguntas do 5W2H, é importante ser minucioso. Isso não significa que você deva escrever muito em cada resposta. Procure inserir apenas as informações necessárias em cada campo. Respostas muito longas comprometem o poder de síntese e a clareza que essa ferramenta é capaz de fornecer.
Revise o projeto com frequência
É normal que um projeto sofra alterações durante sua execução. Quando isso acontecer, lembre-se de voltar ao 5W2H inicial e conferir se algo precisa ser alterado. De início, não há problema em rever detalhes do planejamento. No entanto, se a execução começar a desviar demais do projeto inicial, pode ser o momento de reunir todos os envolvidos para rever o planejamento.
Peça feedbacks
Se outras pessoas da organização tiverem experiência na aplicação dessa técnica — ou mesmo na realização de projetos semelhantes — peça feedback a elas e ouça o que elas têm a dizer. Isso pode ajudar a evitar algumas das armadilhas mais comuns no uso de metodologias como essa, e a gerar melhores resultados.
Permita que a equipe tenha acesso e possa revisar
Usar o 5W2H sozinho não é muito interessante. Afinal, dificilmente uma única pessoa da empresa saberá todos os detalhes de um projeto específico. Dê a cada um dos envolvidos nas tarefas descritas uma oportunidade de avaliar as respostas e propor alterações. Assim, o resultado final será mais representativo.
Gerencie seus projetos com nosso modelo gratuito
Embora o 5W2H ajude muito na fase de planejamento de um projeto, ele é só o começo. A gestão de projetos exige esforços constantes de alinhamento de expectativas, comunicação, conferência de prazos e qualidade das entregas, entre outros. Sem uma ferramenta adequada, essa gestão pode se tornar muito mais complicada do que precisa ser.
Pipefy é uma plataforma de gestão de processos que pode ajudar na condução de projetos. A solução permite criar padrões de execução para cada tarefa, delegar responsabilidades com facilidade e acompanhar o andamento dos trabalhos com poucos cliques.
Também permite automatizar a comunicação entre colaboradores com emails pré-formatados. Assim, todos conseguem trabalhar em suas atividades sem perder o foco geral do projeto — e sem perder tempo com tarefas manuais e repetitivas.
