Gerentes de compras e procurement sabem que um processo bem estruturado é crucial para o gerenciamento dos gastos de uma empresa. Porém, às vezes, esse processo torna-se desafiador por causa de fluxos de trabalho complexos e do envolvimento de muitos profissionais diferentes de diversos departamentos.

No entanto, um sistema procure-to-pay pode automatizar workflows complexos, garantindo um processo de compras eficiente, preciso e dentro do orçamento.

O que são processos de procure-to-pay?

Procure-to-pay (P2P) é uma subdivisão dos processos de compras e procurement. Refere-se a softwares ou soluções que possibilitam a integração da área de compras com a área de contas a pagar.

O procure-to-pay está relacionado, mas é diferente do processo maior de compras, que inclui a aquisição de bens e serviços, negociação de contratos, realização de pedidos, confirmação de entregas, garantia de qualidade e gerenciamento de pagamentos.

O P2P não inclui o fornecimento de bens e serviços, nem o planejamento e previsão da produção. O que está incluso, nesse caso, são as as etapas que podem ser automatizadas por meio de um software.

7 etapas do procure-to-pay

Cada empresa é única, mas existem etapas usadas com frequência no processo de procure-to-pay. Algumas das mais comuns são:

1. Criação de uma requisição de compra. Quando um colaborador precisa adquirir um bem ou serviço, ele faz uma requisição de compra e a envia a um gerente para aprovação. Dependendo do valor, a requisição de compra pode exigir várias aprovações.

2. Seleção de fornecedores. Depois que um gerente aprova uma requisição de compra, os colaboradores precisam consultar uma lista de fornecedores aprovados para decidir onde querem comprar o(s) item(ns). Essa decisão pode envolver fatores como indústria, localização e preço.

3. Criação de uma ordem de compra. Um membro do departamento de compras cria uma ordem de compra para enviar ao fornecedor escolhido. Pode ser necessário enviar vários pedidos a muitos fornecedores diferentes, dependendo do tamanho e do tipo da compra.

4. Recebimento de bens e serviços. Depois que o(s) fornecedor(es) recebe(m) a(s) ordem(ns) de compra, eles entregam as mercadorias ou serviços ao comprador. Supondo que não haja problemas para resolver com o fornecedor, os gerentes aprovam a transação e marcam o pedido como "concluído".

5. Recebimento da fatura correspondente à compra. O fornecedor emite uma fatura ao comprador, incluindo o valor devido e a data de vencimento. A fatura precisa especificar os bens ou serviços fornecidos.

6. Reconciliação e aprovação da fatura. Para determinar corretamente o status da compra, a fatura do fornecedor precisa ser reconciliada com a ordem de compra original. Quando o comprador e outros gestores indicam formalmente que receberam o produto/serviço, a fatura pode seguir para o pagamento.

7. Pagamento do fornecedor. Por fim, o departamento de compras envia a nota fiscal aprovada para a equipe de contas a pagar, que agenda o pagamento. Normalmente, isso resulta em uma transferência eletrônica para a conta bancária do fornecedor. No entanto, podem existir outras condições de pagamento, especialmente para transações internacionais.

Benefícios de soluções procure-to-pay

Tendo em vista as diversas etapas e pessoas envolvidas em um processo de compras, existe um espaço significativo para automações que melhoram a eficiência dos fluxos de trabalho, reduzem custos e ajudam a construir melhores relacionamentos com fornecedores. As soluções procure-to-pay podem:

  • Simplificar as aquisições. Aprovações, requisições, ordens de compra, notificações e pagamentos são processos que seguem regras básicas e consistentes. Automatizá-los reduz o atrito e melhora a eficiência, tornando o processo de aquisição (ou procurement) muito mais enxuto e minimizando a probabilidade de erros.
  • Reduzir custos. Além de deixar o processo de compra mais consistente, a automação pode reduzir os custos associados à sua manutenção. Quanto mais etapas você automatizar, mais horas de trabalho podem ser reduzidas ou redistribuídas para tarefas mais estratégicas.
  • Ter visibilidade total das compras. Ao acompanhar cada etapa dos processos de compra e aprovação, e centralizar esses dados, os gerentes têm uma visão completa do histórico e das compras e despesas planejadas.
  • Fortalecer o relacionamento com fornecedores. Ao acelerar os processos de aprovação e pagamento, os fornecedores recebem ordens de compra rapidamente e são pagos dentro do prazo. Assim, todos se beneficiam de processos consistentes e fluidos.
  • Autoridade para negociar. Negociações envolvem alavancagem e acesso a informações. Por isso, a automação traz flexibilidade à empresa para escolher entre um grupo maior de fornecedores, uma vez que gerenciar esse banco de dados de fornecedores fica menos trabalhoso.
  • Melhores práticas: automatização dos processos de procure-to-pay

    O uso de um software para automatizar os processos de procure-to-pay garante que todas as etapas sejam realizadas de forma consistente, eficiente e dentro do orçamento. Além disso, essa é uma solução escalável, que permite que um departamento de compras gerencie grandes operações sem ter que aumentar a equipe para lidar com todas as demandas.

    Em workflows de compras tradicionais, as etapas de solicitação e aprovação geralmente são as mais demoradas e sujeitas a erros. Com um software de automação de fluxos de trabalho, você padroniza a criação de solicitações, define critérios que precisam ser seguidos para garantir consistência e qualidade, notifica e monitora aprovações com rapidez e cria regras para indicar os responsáveis pela aprovação de cada tipo de compra.

    Além disso, um software de gerenciamento de compras ajuda a centralizar todas as informações sobre os processos em andamento e sobre o histórico, para que ninguém perca tempo procurando informações em documentos ou e-mails para entender o status de um projeto. Isso também ajuda a garantir que dados sejam perdidos e etapas não sejam esquecidas.

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