¿Qué son las Cuentas por Pagar? Definición, ejemplos y procesos

Paola Magni

El proceso de Cuentas por Pagar es indispensable en una empresa. Después de todo, las empresas compran artículos a crédito todos los días. Las compañías no siempre tienen efectivo disponible para pagar algo por adelantado, por lo que rastrean sus facturas y eventualmente pagan los gastos cuando han generado suficiente capital con la venta de sus bienes y servicios. 

Esto suena como una gran solución en teoría, pero el acto de revisar facturas, órdenes de compra, contratos y otros acuerdos requiere una enorme atención a los detalles.

Aquí es donde entran las Cuentas por Pagar. La eficacia de su departamento de Cuentas por Pagar puede afectar:

  • La posición de efectivo de su compañía.
  • Cómo su empresa interactúa con los proveedores.
  • La calificación de crédito de su empresa.

En consecuencia, su equipo de Cuentas por Pagar y el proceso que utilizan deben ser una máquina bien engrasada. En este artículo, aprenderá más sobre lo que hace el departamento de Cuentas por Pagar, en qué se diferencian de las Cuentas por Cobrar y cómo hacer que su proceso de Cuentas por Pagar sea lo más eficiente posible.

¿Qué son las Cuentas por Pagar?

Un equipo sólido de Cuentas por Pagar es un recurso invaluable para cualquier organización. Este equipo es responsable de rastrear los pasivos y pagar las facturas de una empresa, y su trabajo influye directamente en las proyecciones financieras y los estados financieros trimestrales de una empresa.

Los miembros del equipo de Cuentas por Pagar deben prestar mucha atención a los detalles, ya que cualquier error puede causar una serie de problemas. Por ejemplo, la omisión de una factura de proveedor o el registro tardío de un gasto puede provocar la falta de obligaciones en el balance general y el estado de resultados de la empresa. Por el contrario, un gasto accidentalmente registrado dos veces puede causar que se sobrestimen los pasivos y los gastos.

Sin un proceso de Cuentas por Pagar eficiente y bien administrado, los líderes y accionistas de la empresa estarán mal informados sobre el desempeño y la posición financiera de la organización.

Cuentas por Pagar vs Cuentas por Cobrar

Las Cuentas por Pagar y las Cuentas por Cobrar a menudo se confunden. Si bien las dos disciplinas son similares y ambas se encuentran bajo el paraguas de las Finanzas, tienen diferencias claras. 

Las Cuentas por Cobrar se refieren a las cantidades adeudadas a una empresa por sus clientes. Las Cuentas por Pagar, por otro lado, se refieren a las cantidades que una empresa debe a sus proveedores.

Las Cuentas por Pagar se clasifican como pasivo corriente, mientras que las Cuentas por Cobrar se clasifican como activo corriente. Como tal, las Cuentas por Cobrar pueden compensarse con una provisión para cuentas incobrables, mientras que las Cuentas por Pagar no tienen esta compensación. 

Otra diferencia entre Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar, es que las Cuentas por Pagar a menudo se usan para crear productos. Las empresas necesitan comprar materiales (Cuentas por Pagar) para crear los bienes que venden (Cuentas por Cobrar).

En última instancia, tanto las Cuentas por Cobrar como las Cuentas por Pagar se utilizan para el análisis de liquidez. Las empresas saludables tendrán suficientes fondos provenientes de las Cuentas por Cobrar para pagar sus Cuentas por Pagar pendientes.

¿En qué consiste el proceso de Cuentas por Pagar?

El proceso de Cuentas por Pagar es el método por el cual una empresa paga sus cuentas (fuera de la nómina). Como se mencionó, esta función es extremadamente vital para una organización porque afecta el flujo de efectivo, los estados financieros, las relaciones con los proveedores y los puntajes de crédito. 

El proceso de Cuentas por Pagar puede ser realizado por un solo tenedor de libros en una pequeña empresa, un pequeño personal de Cuentas por Pagar en una empresa mediana, o incluso todo un departamento de Cuentas por Pagar en una gran organización.

Antes de que una factura se registre en un sistema de contabilidad, debe mostrar lo que ordenó la empresa y lo que recibió, todo con las unidades, los cálculos y los totales correctos. Por lo general, los procesos de Cuentas por Pagar tienen controles internos para: evitar el pago de facturas inexactas y fraudulentas, evitar el pago doble o en exceso, y tener en cuenta todas las facturas.

Pasos del proceso de Cuentas por Pagar

Hay una serie de pasos necesarios en este proceso, que incluyen la creación de órdenes de compra, la recepción de informes y facturas, la verificación de la exactitud de los registros, la realización de pagos y la actualización de registros.

Para entender cómo funciona el proceso, aquí hay un desglose de cada paso:

1. Completar una orden de compra

La preparación y distribución de órdenes de compra es el primer paso en el proceso de Cuentas por Pagar. Una orden de compra (OC) documenta lo que una empresa ha pedido a un proveedor. 

Las órdenes de compra contienen: el número de la orden de compra, la fecha en que se preparó la orden de compra, el nombre de la empresa, el nombre del proveedor y la información de contacto, una descripción de lo que se está comprando (incluida la cantidad y el método de envío) y la fecha en que el comprador espera recibir la compra. 

Por lo general, las órdenes de compra se distribuyen a varias personas para garantizar que la información sobre ellas sea correcta. Las órdenes de compra van a: la persona que prepara la orden de compra, la persona que solicita una orden de compra, el proveedor, el departamento de Cuentas por Pagar y el departamento de recepción.

2. Procesar un informe de recepción

Una vez que se han recibido los bienes o servicios, el equipo de Cuentas por Pagar debe realizar un seguimiento de los artículos en forma de informe de recepción. Este informe detalla cuándo se recibieron los bienes, así como su cantidad y calidad. Luego, el informe de recepción se compara con la información de la orden de compra y, finalmente, con la factura del proveedor.

3. Recibir y tramitar la factura del proveedor

Los vendedores envían facturas a empresas que reciben bienes o servicios a crédito. Tan pronto como se recibe la factura, el departamento de Cuentas por Pagar verifica que la factura coincida con el informe de recepción y la orden de compra. Después de que Cuentas por Pagar apruebe la factura, el monto de la factura se acreditará en la cuenta de Cuentas por Pagar y se debitará de otra cuenta como gasto o activo.

4. Verificar la precisión usando una combinación de tres vías

Una «combinación de tres vías» se refiere al sistema de control de Cuentas por Pagar para validar las facturas de los proveedores. El equipo de Cuentas por Pagar intenta hacer coincidir la orden de compra de la empresa, el informe de recepción y la factura del proveedor. Si los tres documentos coinciden, la factura se ingresará en la cuenta de Cuentas por Pagar y se programará para el pago.

5. Usar cupones, si corresponde

Además de la combinación de tres vías, algunas empresas usan un cupón para certificar la integridad del proceso de Cuentas por Pagar. Los comprobantes son una portada para los documentos de respaldo (orden de compra, informe de recepción, factura) y anotan varias aprobaciones, números de cuenta y otra información relevante. 

Cuando se paga una factura, el comprobante, una copia del cheque correspondiente y todos los anexos se almacenan en un archivo. Todos los documentos se marcarán con un sello de «PAGADO» para garantizar que no haya pagos duplicados.

6. Pagar a tiempo

Los pagos deben procesarse en la fecha de vencimiento o antes, según lo predeterminado por el proveedor y la empresa compradora. Los proveedores a menudo prefieren ciertos métodos de pago, a veces hasta el punto de ofrecer descuentos. El equipo de Cuentas por Pagar debe prestar atención a estas ofertas y pagar a los proveedores de acuerdo con sus preferencias y expectativas.

Pagar a los proveedores a tiempo es esencial para preservar las buenas relaciones. Cuando los proveedores saben que se les pagará a tiempo, es más probable que recomienden la empresa a otras empresas. Además, los proveedores a los que se les paga puntualmente pueden incluso recibir incentivos para producir mejores materiales o servicios.

7. Actualizar registros

Una vez que se realizan los pagos, el sector de Cuentas por Pagar cerrará la cuenta del libro mayor del proveedor, reduciendo así la responsabilidad creada cuando se compraron los bienes o servicios. En este punto, el monto que aparece en el sistema como “a pagar” ya no se considerará un pasivo. El departamento de Cuentas por Pagar luego actualiza todos los registros asociados con este pago en su sistema de contabilidad.

Las copias del cheque final, los detalles de la cuenta bancaria del proveedor, los comprobantes de pago o la combinación de tres vías, las facturas originales, las órdenes de compra y las solicitudes de recepción se aprueban y almacenan en los libros o software de contabilidad. 

Si bien esto puede parecer un proceso sobrecargado, estos materiales deben estar disponibles para su revisión durante las actividades contables de fin de mes y para cualquier disputa de pago que pueda surgir en el futuro.

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Gestión de Cuentas por Pagar: consejos y trucos 

Es evidente que hay muchos pasos manuales en el proceso de Cuentas por Pagar. Para mitigar posibles errores humanos, muchas empresas mejoran su proceso implementando las mejores prácticas de administración de Cuentas por Pagar. Algunas de esas iniciativas son:

  • Configurar recordatorios de pago. Los recordatorios ayudan a los equipos de Cuentas por Pagar a pagar siempre a tiempo a los proveedores, lo que, a su vez, respalda las relaciones con los proveedores.
  • Crear procesos rastreables. La trazabilidad permite que el departamento de Cuentas por Pagar y cualquier otro sector comercial revise y justifique todos los pagos con fines de auditoría.
  • Mantener las relaciones con los proveedores a través de la automatización. La automatización de procesos de Cuentas por Pagar puede instituir cada una de estas mejores prácticas, además de eliminar la necesidad de papel y reducir el tiempo y el costo del procesamiento de las cuentas. Además, el software de Cuentas por Pagar a menudo se integra directamente con los ERP de las organizaciones. Esto hace que la tarea de producir estados financieros sea infinitamente más simple.

3 beneficios clave de un proceso de Cuentas por Pagar organizado

Un proceso de Cuentas por Pagar organizado lo convierte en un proceso más preciso. Esto se debe a que el pago de facturas tiene una serie de efectos duraderos en el crédito de la empresa, las relaciones con los proveedores e incluso el rendimiento de las ventas.

Cuando el sector de Cuentas por Pagar paga las facturas a tiempo, los proveedores cumplirán con los pedidos a tiempo y los productos de una empresa se crearán y venderán más rápido.

Además de los efectos duraderos de pagar las facturas a tiempo, existen beneficios adicionales al ejecutar un proceso organizado de Cuentas por Pagar, que incluyen:

1. Optimización del tiempo

Cuando organiza su proceso de Cuentas por Pagar, todas las cuentas se ordenan por fecha de pago, por lo que todo lo que tiene que hacer es pagarlas. Al hacerlo, reduce el riesgo de error y el tiempo dedicado a monitorear pagos y procesos, lo que le permite concentrarse en tareas más estratégicas.

2. Más oportunidades para ahorrar dinero

Teniendo en cuenta que la mayoría de los pagos hoy en día se pueden realizar electrónicamente, su proceso puede agilizarse aún más. 

Al integrar su proceso con los sistemas financieros existentes, su proceso de Cuentas por Pagar puede automatizarse por completo. Una vez que se adopta su nuevo proceso de Cuentas por Pagar, el equipo puede monitorear, rastrear, pagar e informar fácilmente sobre todos los pagos salientes.

El seguimiento de sus métricas de AP también presenta una oportunidad para ahorrar dinero. Al analizar sus procesos, puede evaluar qué proveedores de servicios son críticos para su negocio, evaluar cuáles son los más fáciles de trabajar y dónde podría reducir los costos.

3. Posibilidad de renegociación

A veces, hay circunstancias en las que es posible que no pueda pagar una factura o un servicio a tiempo. Si ese es el caso, comuníquese con su proveedor con anticipación e intente renegociar la fecha de vencimiento. 

Esto puede preservar su relación y posiblemente podría ahorrarle algo de dinero con tasas de interés más bajas. Pero, sin una línea de visión clara de su proceso de pago, perderá estas oportunidades.

En general, los procesos estructurados de Cuentas por Pagar aseguran que una empresa: no incurra en multas por demora ni pague en exceso a los clientes, mantenga un flujo de efectivo constante y proporcione a las partes interesadas una imagen precisa de la salud financiera de una empresa.

El beneficio de automatizar el proceso de Cuentas por Pagar

Cualquier empresa de alto rendimiento necesita un equipo de Cuentas por Pagar en plena forma. Sus facturas deben ser examinadas para verificar su precisión y pagarse a tiempo. 

Los resultados del trabajo del departamento de Cuentas por Pagar deben reflejarse adecuadamente en los estados financieros generales de su empresa. Este proceso normalmente requiere una serie de pasos manuales y tediosos, por lo que no se debe pasar por alto el poder de automatizar este proceso.

Automatizar el proceso de Cuentas por Pagar le ahorrará mucho tiempo a su equipo de contabilidad y le ahorrará dinero a su negocio. Software como Pipefy proporciona plantillas de flujo de trabajo de Cuentas por Pagar modernas y listas para usar, que se pueden personalizar específicamente para cualquier organización. 

Con estas plantillas, su equipo de Cuentas por Pagar dejará de incumplir los plazos de pago, generará confianza con los proveedores y simplificará las solicitudes de pago para sus empleados.

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Escrito por
Paola Magni
Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.