Definición de procesos de negocio, beneficios y ejemplos

¿Qué es un proceso de negocio?

Un proceso de negocio es una serie de tareas, actividades y workflows (flujos de trabajo) que permiten a una empresa alcanzar sus objetivos estratégicos. Los procesos de negocio se pueden clasificar en cinco tipos: central, soporte, gestión, estrategia y cola larga.

¿Por qué los procesos de negocio son importantes?

Ahora que sabe qué es un proceso de negocio, comprendamos su importancia. Los procesos comerciales ayudan a una empresa a lograr sus objetivos al organizar actividades en una serie repetible de pasos. Los procesos tienen entradas y salidas claramente definidas, lo que hace posible monitorear el desempeño y predecir resultados. 

Todos los procesos incluyen una secuencia estandarizada de eventos que ayudan a las empresas a comprender cómo y cuándo se realizan ciertos tipos de trabajo. Lo que es más importante, los procesos de negocio proporcionan una estructura que permite escalar ciertas actividades.

Si desea entender las diferencias entre proceso y procedimiento, haga clic aqui. 

Ejemplos de procesos de negocio

En áreas como Finanzas, Recursos Humanos, Desarrollo y Soporte, los ejemplos de procesos de negocio comunes incluyen:

• Proceso de compra: realice un seguimiento de cada paso del proceso de procurement y obtenga las aprobaciones necesarias sin problemas y a tiempo.
• Proceso de contratación e incorporación: estos dos procesos interconectados agilizan el proceso de contratación de su empresa, desde la redacción y recopilación de toda la documentación necesaria y la firma de contratos, hasta la formalización de la contratación y la incorporación de nuevos miembros del equipo.
• Proceso de planificación estratégica: reevalúe los principios, planes y objetivos de la empresa mediante la creación de tareas que su equipo deberá seguir de manera estandarizada para mantenerse al tanto del progreso y de los logros.
• Proceso de atención al cliente: establezca un flujo de trabajo inteligente para establecer fechas límite y alertas para tickets de soporte para ayudar a construir una relación positiva con los clientes.

Si bien algunos procesos de negocio parecen sencillos, una cosa a tener en cuenta es que, a veces, lo que se conoce como un único proceso comercial es en realidad una familia de procesos o subprocesos relacionados.

Por ejemplo, el proceso de procurement puede incluir la aprobación de proveedores, la generación de órdenes de compra, la recepción de bienes, el pago de facturas y otros subprocesos. A continuación se muestra un desglose visual del proceso de procurement:

Cómo construir un proceso de negocio en 6 pasos

El establecimiento de un proceso de negocio comienza con el establecimiento de los objetivos de la empresa. Una vez que usted establezca su objetivo, siga estos seis pasos para crear un proceso comercial:

Práctica recomendada: Definir claramente los límites de un proceso hará que sea más fácil de administrar y organizar. Los procesos bien definidos también pueden ayudarlo a evitar el avance de alcance.”

7 términos relacionados a procesos de negocio

No importa si es nuevo en la gestión de procesos de negocio o si es un experto experimentado que desea una actualización rápida de sus procesos de negocio, recuerde estos siete términos para su próxima reunión de planificación de procesos:

1. Business Process Management (BPM): un enfoque formal para analizar y mejorar los procesos que permiten las operaciones de una empresa. El primer paso para implementar este enfoque es identificar los procesos críticos dentro de una organización. Además, deben analizarse para comprender cómo se pueden mejorar, implementar estos cambios y medir el resultado.
2. Mapeo de procesos de negocios: el acto de crear un diagrama de flujo de trabajo con el objetivo de obtener una comprensión más clara de cómo funciona un proceso y sus procesos paralelos.
3. Modelado de procesos de negocios: la práctica de representar procesos de negocios en forma visual.
4. Automatización de procesos de negocio: una forma de utilizar la tecnología y la automatización para realizar tareas comerciales complejas con una intervención y un esfuerzo humanos reducidos. La automatización de procesos de negocios también se conoce como automatización de flujos de trabajo o automatización de procesos.
5. Estandarización de procesos de negocio: una forma uniforme de completar un proceso comercial importante, permitiendo que el proceso se realice de la misma manera cada vez. La estandarización de procesos de negocio maximiza la eficiencia y eficacia de los procesos.
6. Diseño de procesos de negocio (BPD): la creación de nuevos flujos de trabajo fácilmente escalables desde cero. Se lleva a cabo al inicio de la producción o entrega del producto/servicio.
7. Reingeniería de procesos comerciales (BPR): una estrategia utilizada para analizar y mejorar los flujos de trabajo y los procesos comerciales dentro de una organización. Puede minimizar errores y costos, agilizar las operaciones, aumentar la eficiencia, mejorar los servicios o productos y aumentar la rentabilidad.

Sistemas de control de procesos de negocio: automatización de procesos con Pipefy

Construir un proceso eficiente es esencial para impulsar el crecimiento del negocio. La organización de tareas y flujos de trabajo en un proceso estructurado es el primer paso para lograr la eficiencia, pero las mayores ganancias generalmente provienen de la automatización de procesos comerciales.

La mayoría de las empresas dependen de una combinación de tecnologías para automatizar sus procesos. Los procesos que están cerca del núcleo del negocio, como Ventas, Marketing y Servicio al Cliente, generalmente se administran con un ERP o una solución puntual. Otros tipos de procesos comerciales generalmente se administran con un software de automatización low-code (código bajo). Low-code BPA brinda a los tecnólogos comerciales y desarrolladores ciudadanos una herramienta fácil de usar para optimizar y automatizar procesos. Low-code ayuda a mantener la agilidad de los equipos comerciales, pero también mantiene el control bajo el paraguas de TI.

Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.