Aprenda Sobre el Proceso de Procure-to-Pay

Los gerentes de compras saben que un proceso de Procure-to-Pay (P2P), también conocido como proceso de Compra al Pago, es una parte fundamental de la gestión de los gastos de una organización. 

A veces es un proceso desafiante debido a los complejos flujos de trabajo y la participación de innumerables partes en todos los departamentos. Sin embargo, es posible automatizar las etapas del proceso de compras y sus flujos de trabajo complejos para garantizar que este proceso sea eficiente, preciso y asequible.

¿Qué es el Procure-to-Pay (P2P)?

La definición del proceso de Compra al Pago es simple. Tambien conocido como Purchase-to-Pay o “P2P” (según la sigla en inglés) es una subdivisión del proceso de adquisición. Se refiere a software o soluciones que permiten la integración del departamento de Compras con el departamento de Cuentas por Pagar.

El proceso de Procure-to-Pay está relacionado, pero es diferente, del proceso más amplio de compras, que incluye la obtención de bienes y servicios, la negociación de términos, la realización de pedidos, la garantía de entrega y calidad precisas y la gestión de pagos.

El proceso de Compra al Pago no incluye el abastecimiento de los bienes y servicios; ni incluye la planificación o previsión de la producción. Este proceso incluye etapas que se pueden automatizar con un Procure-to-Pay software.

7 pasos en el proceso de Procure-to-Pay

Cada negocio es único, pero hay varias etapas del proceso de compras, desde la adquisición hasta el pago, que muchos propietarios de negocios pueden replicar. A continuación, puede echar un vistazo en las etapas más comunes en el mapa de procesos de Procure-to-Pay:

1. Crear una solicitud de compra

Cuando un empleado necesita comprar un bien o servicio, crea un documento llamado solicitud de compra y lo envía a un gerente para su aprobación. Según el monto de la compra, la solicitud de compra puede requerir varias aprobaciones.

2. Seleccionar un proveedor

Después de que un gerente aprueba una solicitud de compra, los empleados deben consultar una lista de proveedores previamente aprobados para decidir dónde comprarán los artículos. Esta decisión puede involucrar diferentes factores, como la industria, la ubicación y el precio.

3. Crear una orden de compra

Luego, un empleado del departamento de Compras crea una orden de compra (OC) para enviar al proveedor elegido. Según el tamaño y el tipo de compra, es posible que se envíen varias órdenes de compra a varios proveedores.

4. Recibir bienes y servicios

Después de que los proveedores reciben la(s) orden(es) de compra, entregan los bienes o servicios al comprador. Suponiendo que no haya problemas que el proveedor deba solucionar, los gerentes de Compras aprueban la transacción y marcan la orden de compra como «cumplida».

5. Recibir una factura correspondiente a la compra

El vendedor emite una factura al comprador, que incluye el monto adeudado y la fecha de vencimiento. La factura especificará los bienes o servicios prestados.

6. Conciliar y aprobar la factura

Para determinar correctamente el estado de la compra, la factura del proveedor debe conciliarse con la orden de compra original. Cuando el comprador y otros gestores indiquen formalmente que han recibido el producto/servicio, la factura puede pasar a la etapa de pago.

7. Pagar al proveedor

Finalmente, el departamento de Compras envía la factura aprobada al equipo de Cuentas por Pagar, quien programa el pago. Por lo general, esto da como resultado un pago saliente a través de un cheque, ACH o transferencia bancaria a la cuenta bancaria del proveedor. Sin embargo, pueden existir diferentes requisitos de pago, particularmente para transacciones internacionales.

Beneficios del proceso de Procure-to-Pay 

Dadas las numerosas partes y pasos que intervienen en el proceso de adquisición, existe un margen significativo para la automatización a fin de mejorar la eficiencia del flujo de trabajo, reducir los costos y establecer mejores relaciones con los proveedores. Las soluciones de Procure-to-Pay pueden:

Optimizar los procesos de adquisición

Las aprobaciones, solicitudes, órdenes de compra, notificaciones y pagos son procesos que siguen reglas básicas y consistentes. Automatizar esto puede reducir la fricción y mejorar la eficiencia para hacer que el proceso de adquisición sea mucho más eficiente, además de minimizar la propensión a errores.

Reducir costos

Además de hacer que el proceso de adquisición sea más consistente, la automatización puede reducir los costos asociados con su mantenimiento. Cuantos más pasos pueda automatizar, más horas de trabajo se podrán reducir o asignar a tareas más productivas.

Ofrecer una visibilidad total de las compras de su equipo

Mediante el seguimiento de las etapas del proceso de compras y aprobación, y la centralización de estos datos, los gerentes tienen una imagen completa de las compras y los gastos históricos y planificados.

Fortalecer la relación con los proveedores

Al acelerar los procesos de aprobación y pago, los proveedores reciben órdenes de compra rápidamente y se les paga a tiempo. Todos se benefician de procesos predecibles y fluidos.

Ayudar a negociar con autoridad

Las negociaciones tienen que ver con el apalancamiento comercial y el acceso a la información. La automatización brinda a una empresa la flexibilidad de elegir entre un grupo más grande de proveedores, ya que administrar esos proveedores es menos complicado.

Mejores Prácticas del proceso de Procure-to-Pay

El uso del Procure-to-Pay software para automatizar el proceso desde la compra hasta el pago garantizará que los pasos se realicen de manera consistente, eficiente y asequible. 

También es una solución escalable, que permite que el departamento de Compras administre grandes operaciones sin tener que aumentar el personal para manejar todos esos detalles.

Automatice las etapas de su proceso

En los flujos de trabajo de Compras tradicionales, las etapas de solicitud y aprobación suelen ser los pasos que consumen más tiempo y son más propensos a errores.

El software de automatización del flujo de trabajo puede ayudar a estandarizar la creación de solicitudes, definir los requisitos que deben completarse para garantizar la consistencia y la calidad, enviar y rastrear rápidamente las aprobaciones activas y designar reglas sobre quién debe aprobar ciertos tipos de compras.

Centralice su proceso de compras y mejore la eficiencia

El Procure-to-Pay software ayuda a centralizar toda la información sobre los procesos de adquisición en curso, además del historial de compras anteriores, para que nadie tenga que perder el tiempo buscando documentos o correos electrónicos para comprender el estado de un proyecto. Esto también ayuda a garantizar que no se pierda información y que no se salten pasos.

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El proceso de Procure-to-Pay puede ayudar a mejorar la eficiencia y la calidad del proceso de compra de manera escalable. La plataforma Pipefy ofrece funcionalidades de BPM para ayudar a su equipo de Finanzas a optimizar sus procesos, desde la compra hasta el pago y lograr otros objetivos institucionales de alto nivel.

Pipefy mejora los flujos de trabajo de su empresa al agregar reglas de automatización que pueden manejar tareas repetitivas que requieren mucho tiempo de los empleados, y ayuda a los equipos a comunicarse y completarlas con precisión. 

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Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.