¿Qué es un Proceso de Procurement? Todo que necesita saber para un proceso más eficiente

Según la investigación de Deloitte Global CPO [2019], el 61% de los directores de producto (o CPOs, sigla en inglés en Chief Product Officer) están de acuerdo en que los riesgos relacionados con el procurement y el proceso de compra han aumentado en el último año.

Algunos de los riesgos clave destacados en el informe incluyen la crisis económica, la complejidad interna (a nivel de producto y organizacional) y la gestión de riesgos con los proveedores. Además, existe una alta probabilidad de interrupción de la cadena de suministro.

Para minimizar estos riesgos, las organizaciones necesitan un proceso de procurement que funcione incluso en escenarios difíciles. Por lo tanto, los equipos pueden mantener el flujo de la cadena de suministro y garantizar que los esfuerzos de abastecimiento no se vean interrumpidos.

En este artículo, lo ayudaremos a mejorar sus flujos de trabajo de procurement al observar:

• fundamentos del proceso de procurement;
• los pasos necesarios para un proceso de procurement exitoso;
• las mejores prácticas de la industria para ayudarle a satisfacer sus necesidades comerciales.

¿Qué es Procurement?

Procurement en español significa adquisición. La adquisición es el proceso mediante el cual las organizaciones obtienen (o contratan) bienes y servicios de proveedores externos para lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades de negocio. 

Por ejemplo, las empresas de fabricación compran sus materias primas, piezas y equipos de proveedores externos, mientras que las empresas de TI pueden obtener licencias de software o mano de obra adicional de terceros. En la actualidad, muchas empresas adquieren servicios, como la gestión de instalaciones, de empresas externas.

En cada uno de estos ejemplos, es necesario tener un proceso de procurement, ya sea porque la empresa no puede producir los artículos requeridos por sí misma o porque es más rentable subcontratarlos.

Como resultado, la mayoría de las empresas confían en una red de socios y proveedores para proporcionar los bienes, servicios y utilidades que necesitan para operar su negocio.

Esta relación entre una empresa y sus socios tiene muchos beneficios, pero también presenta algunos riesgos. Por ejemplo, la empresa depende del socio para entregar bienes o servicios de calidad a tiempo, pero no tiene control directo sobre dicha calidad o el plazo de entrega.

¿Qué es un proceso de Procurement?

El proceso de procurement se refiere a una serie de pasos o actividades realizados por una organización como parte de su ciclo de Procure-to-Pay (p2p), desde la identificación de las necesidades de adquisición hasta el punto de facturación y pago.

Si bien la mayoría de las empresas tienen etapas similares como parte de su proceso de procurement, su nivel de compromiso en cada paso podría ser diferente. Por ejemplo, las empresas que trabajan en proyectos de infraestructura pueden pasar meses en las etapas de selección y negociación de proveedores debido a la naturaleza a largo plazo de su trabajo.

Para otros, invertir en sistemas digitales para optimizar la facturación y los pagos puede ser una prioridad clave, y algunas organizaciones incluso están encontrando formas de introducir la automatización en sus procesos de negocio para acelerar sus actividades de procurement.

Para que un proceso de procurement sea efectivo, debe proporcionar eficiencia, control y workflows (flujos de trabajo) optimizados. Además, debe responder bien a los cambios en la dinámica del sector y permitir una toma de decisiones más rápida. Por ejemplo, una nueva regulación gubernamental puede justificar controles de calidad adicionales.

El proceso de procurement debe ser lo suficientemente flexible para evaluar si los proveedores existentes pueden cumplir con estas regulaciones y buscar un nuevo proveedor si es necesario. Para crear un proceso eficaz, eficiente y flexible, contar con una herramienta de gestión de workflows es una forma de optimizar el trabajo.

Para algunas empresas, invertir en sistemas digitales para agilizar la facturación y los pagos puede ser una prioridad clave. Algunas organizaciones incluso están encontrando formas de introducir la automatización en sus procesos de negocio para acelerar sus actividades de procurement.

Ejemplo de proceso de Procurement

Dado el alcance del proceso de procurement y la forma en que puede variar entre empresas de diferentes industrias, un solo ejemplo puede no ser suficiente para explicar de qué se trata. Pero la imagen a continuación puede ayudarlo a comprender los diversos subprocesos asociados con él.

Entre estos subprocesos podemos mencionar el registro y homologación de proveedores, la generación de órdenes de compra, la recepción de mercancías y el pago de facturas (a esta última también se le denomina cuentas por pagar).

¿Por qué es necesario tener una estrategia de Procurement?

El principal beneficio de tener una estrategia de procurement en su empresa es que puede ayudar a reducir los costos generales del negocio. Las compañías pueden lograr esto aprovechando las oportunidades de comprar bienes y servicios a un precio más bajo, además de agilizar el proceso de compra. 

Además, el procurement estratégico ayuda a mejorar la eficiencia de la cadena de suministro de una empresa. Al colaborar con los proveedores y asegurarse de que los productos se entreguen a tiempo y en las cantidades correctas, las compañías pueden estar seguras de que sus operaciones funcionen correctamente.

En los últimos años, la importancia de la estrategia de procurement ha sido destacada por la pandemia, diferentes crisis politicas y la crisis climática que afectan a los mercados de suministro. 

La presión sobre la oferta y la demanda ha sido alta debido a factores socioeconómicos, políticos y ambientales, lo que obliga a las organizaciones a revisar con frecuencia su cadena de suministro, estrategia a largo plazo y adquisiciones tácticas durante períodos de alto riesgo. El procurement también se vuelve cada vez más importante a la hora de garantizar materias primas de origen ético, por ejemplo. 

Siga leyendo el texto para entender otros beneficios de tener una estrategia de procurement en su empresa.

Tipos de Procurement

Las empresas generalmente recurren a dos tipos diferentes de procurement para mantener sus operaciones funcionando sin problemas: el procurement directo y el procurement indirecto. 

Además de estos dos se suma el procurement de servicios, que suele estar relacionado con demandas más inmediatas. Vea un poco sobre cada uno de ellos a continuación.

Procurement directo

El procurement directo es un proceso comercial esencial, a través del cual la empresa adquiere los materiales y las mejoras que necesita para producir valor para sus clientes. Este proceso, como su nombre lo indica, impacta directamente en los resultados de la empresa.

Características principales:

• Se refleja directamente en los ingresos y en la experiencia de los clientes
• Se sustenta en la construcción de relaciones sólidas y confiables con los proveedores

Procurement indirecto

El procurement indirecto es un proceso de apoyo. A través de él, la empresa adquiere bienes o contrata servicios que son esenciales para su trabajo diario, pero que no generan directamente valor para los clientes, ni afectan los ingresos de forma inmediata.

Características principales:

• Afecta indirectamente al negocio apoyando las tareas cotidianas de la empresa
• Prioriza la reducción de los costos de adquisición de materiales

Procurement de servicios 

Como su nombre lo indica, el procurement de servicios se centra en la adquisición de servicios específicos para fines específicos. Por ejemplo, un orador para asistir a un evento o empleados para realizar reparaciones en la oficina. Otros servicios también pueden caer en esta categoría siempre que tengan alcances y propósitos limitados y oportunos.

Características principales:

• Utilizado para satisfacer necesidades inmediatas puntuales o de corto plazo
• Por lo general, se refiere a la contratación de proveedores de servicios, pero puede incluir herramientas como software o plataformas de negocios digitales.

¿Qué es e-procurement?

El e-procurement (o eprocurement) es esencialmente la aplicación de las últimas tecnologías de la información y la comunicación al proceso de procurement. La “e” en esta expresión deriva de la palabra inglesa “electronic” (como en la palabra “e-mail”).

Un sistema de e-procurement es una plataforma a través de la cual la empresa puede ver y contactar rápidamente a varios proveedores y prestadores de servicios. Centralizar esta información en una plataforma puede aportar mucha agilidad al proceso. Un ERP financiero es un ejemplo de un sistema que se puede utilizar para el e-procurement.

Además, aplicar estas tecnologías al procurement le permite optimizar el proceso de otras maneras. Uno de ellos es la automatización de tareas y comunicaciones de los distintos flujos de trabajo de esta área. Con esto, es posible utilizar mensajes estandarizados para notificar a los solicitantes y proveedores y facilitar el envío y archivo de órdenes de compra, facturas y recibos, agilizando el proceso.

Diferencias entre Procurement y otros conceptos

Debido a su alcance, el procurement a menudo se confunde con otros procesos comerciales. Por ello, dedicaremos esta sección del texto a aclarar la diferencia entre procurement y otros conceptos con los que suele intercambiarse este proceso.

Procurement vs Proceso de Compras: 

Si bien los términos procurement y proceso de compras a menudo se usan indistintamente, no son lo mismo. El proceso de compra es el acto de comprar bienes y servicios de un proveedor. El procurement es un proceso más complejo.

Una manera de pensar acerca de la diferencia entre compras y procurement es observar los objetivos de cada función. El propósito del proceso de compras es obtener bienes o servicios, punto.

Con el procurement, los objetivos son más amplios y, por lo general, afectan tanto a las operaciones como a la estrategia, ya que implican una complejidad adicional (como la gestión de las relaciones con los proveedores). Además, pueden tener un impacto más directo en el resultado final, tanto a corto como a largo plazo.

Por ejemplo, si una organización promete a sus clientes un control de calidad del 99,99%, también debe asociarse con proveedores que estén alineados con ese objetivo.

A su vez, el proceso de compra, la parte de compra real, es una subfunción del paraguas más amplio de procurement. Incluye funciones como levantar una orden de compra de las solicitudes de compra, generar recibos y facturas y volver a emitir pagos.

Hay ciertas partes de la compra que encajan en el flujo del proceso de procurement. La compra real es realmente solo un segmento de su estrategia general de procurement.

Procurement vs. sourcing

El sourcing (abastecimiento) es otro subproceso que encaja dentro del paraguas más amplio de procurement. En esencia, el sourcing es la tarea de encontrar, examinar, registrar y contratar proveedores, así como negociar con ellos en busca de las mejores condiciones.

El procurement puede incluir la planificación de presupuestos actuales y futuros, la creación de pautas, el abastecimiento, la evaluación de soluciones tecnológicas y la selección del conjunto adecuado de proveedores que pueden ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos.

El sourcing, por su parte, se enfoca únicamente en comunicarse con los proveedores, negociar precios y plazos de pago y entrega, y analizar el desempeño de los socios de la empresa. 

Procurement vs. supply chain

El supply chain generalmente se traduce como «cadena de suministro». La gestión de la cadena de suministro es la gestión de la red de materiales, servicios y socios necesarios para la producción de los bienes que vende la empresa, desde su adquisición hasta el transporte de los productos al consumidor final.

Tanto el procurement como el supply chain son procesos entre empresas, pero existen puntos de contacto entre ellos. La interacción con los proveedores puede ser una tarea de estos dos procesos. Por regla general, el procurement busca, registra y negocia con los proveedores, mientras que el supply chain interactúa con ellos en la entrega de productos y el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Además, el procurement suele ser un proceso más centrado en la empresa: tiene como objetivo adquirir los materiales y las mejoras necesarias para la producción. El supply chain, por su parte, se centra en el consumidor final, y analiza tanto la recepción de los materiales y mejoras mencionadas anteriormente como los aspectos logísticos de su transformación en producto, y la entrega de este producto a los clientes del negocio.

Beneficios de contar con un proceso de Procurement eficaz

La empresa que logra estructurar y mantener un proceso de procurement eficaz obtiene una serie de beneficios relacionados con la mejora del proceso. Las ventajas que el procurement eficiente pueden aportar a una empresa incluyen:

Más eficiencia

Un proceso de procurement con workflows optimizados, ejecución estandarizada y tareas y procesos automatizados siempre que sea posible será mucho más eficiente que un proceso desorganizado. Con esto, la empresa puede lograr más invirtiendo menos y se vuelve más rentable.

Decisiones más rápidas y asertivas

Si la empresa puede recopilar y analizar los datos generados por su proceso de compras, podrá tomar mejores decisiones estratégicas y en menos tiempo. Para ello, sin embargo, es fundamental que el proceso esté bien estructurado.

Ahorro con proveedores

Los datos de procurement dejan en claro qué opciones de proveedores son las mejores en cada caso, lo que ahorra tiempo. También alimentan al sector de compras con datos sobre el desempeño de cada proveedor que pueden ser de gran utilidad en las negociaciones y ayudan a la empresa a obtener mejores precios o condiciones.

Relaciones más cercanas con los proveedores

Un proceso de procurement confiable también facilita el SRM (Gestión de Relaciones con los Proveedores) de la empresa. Con el tiempo, permite que los proveedores actúen como socios estratégicos de la organización (y viceversa), generando aún más ahorros y otras ventajas.

Rápida adaptación al cambio

La eficiencia del procurement se traduce en una mayor resiliencia. Por ejemplo, si personas importantes abandonan la empresa de forma inesperada, el proceso sufrirá menos volatilidad porque ya está bien estructurado. Además, la empresa también puede crear planes de contingencia para anticiparse (o adaptarse) a la falta repentina de disponibilidad de un proveedor importante.

Producto o servicio de mejor calidad

Al contratar a los socios adecuados, realizar un seguimiento de sus actividades y tener visibilidad de los plazos y posibles retrasos, la empresa puede brindar un mejor servicio (u ofrecer mejores productos). Sus clientes, por lo tanto, también obtienen estos beneficios y es más probable que vuelvan a hacer negocios o que recomienden la empresa a sus conocidos.

El gran beneficio, sin embargo, es hacer posible que las empresas negocien de forma verdaderamente abierta y globalizada, aprovechando otros negocios para facilitar sus objetivos. De esta manera, un proceso de procurement perfecto simplifica todas las partes modificables de esta ecuación.

Marco de la estrategia de Procurement

La mejor manera de implementar un proceso de procurement eficaz es centrarse en tres elementos importantes, también llamados las 3 Ps: Proceso, Personas y Papel.

Proceso

El proceso se refiere a los principales workflows y al conjunto de actividades realizadas para adquirir bienes y servicios. Existe un enorme margen para optimizar los flujos de trabajo para lograr la máxima producción, y muchos ingenieros de procurement pasan horas ajustando las variables para comprender cómo mejorar la gestión de procesos fundamentales.

Personas

La cantidad de clientes externos e internos involucrados en un proceso de procurement típico suele ser demasiado para contar. Incluye a los tomadores de decisiones clave, las personas que realmente ejecutan los proyectos y aquellos que se verán afectados por las decisiones y los procesos.

Garantizar una buena comunicación entre todas las partes involucradas, desde los gerentes de compras hasta los CPO, y alinear sus expectativas es importante para la ejecución exitosa de los proyectos. Además, las personas involucradas no solo están de su lado de la organización, sino también fuera de ella, por lo que debe considerar, en sus estrategias de gestión de proveedores, cómo manejará sus relaciones.

Papel 

Aunque lo llamamos papel, se refiere tanto a los archivos físicos como digitales de documentos como contratos, detalles de negociación, recibos, honorarios, cotizaciones, etc. que pertenecen al mundo del procurement.

Invertir en sistemas tecnológicos que ayuden a alejarse del seguimiento de datos en hojas de cálculo puede hacer que esto sea más eficiente y preciso, además de ayudar con fines de auditoría. Después de todo, tener a mano los términos de su contrato a veces puede ser tan importante como el proceso de negociación en sí.

10 pasos para un proceso de Procurement exitoso

Las necesidades de procurement de cada organización son únicas. Varían según el tamaño, la industria, los productos, la sensibilidad del cliente, los riesgos, la presencia digital, las prioridades, etc. Algunas organizaciones incluso optan por utilizar diferentes procesos para productos o clientes específicos.

Pero existe un plan básico para el proceso de procurement que se puede adaptar a sus circunstancias y necesidades particulares.

Paso 1: Identificación de necesidades

En un nivel fundamental, antes de investigar y hablar con los proveedores, una empresa necesita identificar los requisitos y evaluar su validez. Hacer preguntas como: ¿Es esta una necesidad genuina? ¿Cuándo debe originarse el producto/servicio? ¿Qué criterios debe cumplir o qué tipo de recurso debe tener? — ayuda a la empresa a ganar claridad y evitar posibles obstáculos en una etapa posterior.

Paso 2: Revisión y Autorización de Solicitud de Compra

Después del análisis estratégico sobre la necesidad del servicio de procurement, el aspecto operativo comienza con este paso. El equipo solicitante dentro de una empresa envía sus requisitos al equipo de procurement, quien luego revisa minuciosamente la solicitud. Los pedidos aprobados se firman y pasan al siguiente paso del workflow.

Paso 3: Aprobación del presupuesto

Las solicitudes de compra aprobadas se envían al equipo de contabilidad para su evaluación con respecto al presupuesto. Con base en compromisos anteriores con proveedores o datos de la industria, se verifica una determinada estimación de costos y luego se aprueba ese presupuesto y se asigna a esta compra específica.

En esta etapa, la empresa confirma la necesidad del producto, así como destina una determinada cantidad para obtenerlo. Es importante trabajar en estrecha colaboración con su equipo de Finanzas durante este paso. Tenga en cuenta que, a veces, el mejor precio no es el precio más bajo, sino la mejor combinación de lo que paga y lo que obtiene.

Paso 4: Revisión del proveedor

La mayoría de las empresas tienen una lista aprobada de proveedores con los que han desarrollado relaciones en el pasado. Los sistemas de procurement llevan estos datos, lo que facilita la selección de un proveedor para esta transacción.

Sin embargo, puede haber ambigüedad en la lista de proveedores. Este es el caso, por ejemplo, si un producto en particular nunca se compró y ahora se solicita, o si los compromisos anteriores no tuvieron mucho éxito. En estas situaciones, se necesita una investigación exhaustiva para identificar las mejores opciones.

Paso 5: Selección de proveedores

Por lo general, las empresas listan dos o tres proveedores antes de seleccionar uno. Luego se comunican con cada uno de ellos para expresar su interés y también solicitar cotizaciones y otros detalles, como el período de vencimiento de la garantía y el nivel de soporte brindado en caso de problemas. Estos detalles ayudan a la empresa a elegir un proveedor con el que proceder.

Paso 6: Negociación y contratación del proveedor

En esta etapa, la empresa ya está satisfecha con el proveedor elegido. Luego, la empresa comienza a negociar el precio real y los términos del contrato con el proveedor. Después de algunas conversaciones, se acuerdan los términos y ambas partes firman el contrato y se emite una orden de compra. 

Para los proveedores preaprobados, este puede ser un proceso simple ya que el precio ya se acordó. Es solo una cuestión de implementar un contrato y comenzar una orden de compra. Al practicar una buena gestión de contratos, usted puede simplificar los compromisos futuros con los proveedores.

Paso 7: Recepción de bienes y/o servicios

En esta etapa, el proveedor envía los bienes o presta los servicios para los que fue contratado. Al recibir un envío, la empresa se asegura de que la calidad y la cantidad cumplan con las expectativas acordadas y se comunica en caso de cualquier inquietud. 

En los casos en que se compre un servicio (por ejemplo, un servicio de comida en la cafetería de su empresa), es probable que se trate de una transacción en curso, por lo que es necesaria una evaluación continua para garantizar que se satisfagan las necesidades de la empresa.

Paso 8: Verificación de tres vías

La verificación de tres vías o combinación de tres vías es una verificación entre la orden de compra, la factura del proveedor y el informe de confirmación de entrega del producto (también conocido como documento de recepción). 

Es un proceso contable, parte del proceso de cuentas por pagar, que se realiza para dar cuenta de los productos pedidos, enviados y recibidos. Esto ayuda a evitar errores como pagos anticipados o atrasados, pagos no autorizados y discrepancias en las cantidades.

Paso 9: Aprobación del pago de la factura del proveedor

Después de una verificación de tres vías exitosa, es hora de liberar el pago al proveedor. Este es un paso simple en el que el equipo de contabilidad aprueba el pago de acuerdo con los términos del contrato (por ejemplo, dentro de los 30 días posteriores a la recepción del producto o servicio). 

Paso 10: Actualización y mantenimiento de registros comerciales

El mantenimiento de archivos es un paso importante en el procurement. Aunque se considera un paso final, es una parte continua de todo el proceso en el que cada transacción financiera y comercial debe ser rastreable. 

Esto no solo es esencial desde el punto de vista de la auditoría, sino que también es útil para realizar “autopsias” que ayuden a comprender la efectividad del proceso de procurement o decidir si deben continuar la relación con un proveedor o no.

Mejores prácticas para la gestión de procesos de Procurement

Si la mayoría de las organizaciones siguen pasos similares en su proceso de procurement, ¿por qué los resultados son diferentes para cada organización? ¿Por qué algunas organizaciones pueden aprovechar mejor su función de procurement, mientras que otras luchan con sus complejidades?

Los desafíos en la ejecución y las diferentes prioridades de las organizaciones a menudo conducen a resultados diferentes. Lea los puntos a continuación y confirme que está siguiendo algunas de estas mejores prácticas en su organización.

Procesos transparentes

Debido a que los flujos de trabajo abarcan varios departamentos, como procurement, contabilidad, proyectos y operaciones junto con los del proveedor, es importante que todos estén siempre en la misma página. Esto sólo puede suceder cuando hay suficiente transparencia.

Evaluaciones periódicas

Es posible que tenga una relación de 10 años con un proveedor, pero ¿sigue siendo relevante esa asociación y le brinda los resultados que desea para su empresa? Las revisiones periódicas le dan una idea de lo que debe continuar y lo que debe cambiar en los procesos para un éxito continuo.

Asociaciones colaborativas

La idea es respetar a sus socios, establecer relaciones de colaboración y buscar ganancias mutuas en lugar de compromisos unilaterales. Esto sirve como receta para asociaciones a largo plazo con proveedores de perfil similar.

Ciclo p2p ágil

Desde el momento en que comienza a seleccionar proveedores hasta el envío de pagos, su objetivo debe ser hacer las cosas de manera más rápida y económica sin comprometer la calidad. La mejor manera de lograr esto es reemplazar su trabajo manual con procesos automatizados.

Utilice una herramienta automatizada que puede manejar sus cotizaciones, recibos de entrega, órdenes de compra, selección de proveedores, ciclo de vida del contrato, facturación e incluso acelera su ciclo de procurement, ayudando a disfrutar de resultados consistentemente exitosos.

Desarrolle un proceso de Procurement efectivo y eficiente

Los procesos de procurement más eficaces y eficientes se construyen teniendo en cuenta el control y la visibilidad. Las tareas repetitivas se automatizan, la responsabilidad se establece en cada punto de contacto del flujo de trabajo y la información relevante está disponible para todas las partes interesadas.

Pipefy le ayuda a construir el proceso de procurement ideal para su negocio. Reduzca el desperdicio, mejore la comunicación y facilite la vida de su equipo. Un flujo de trabajo de procurement integral y optimizado de principio a fin puede ayudarlo a administrar proveedores, negociaciones y contrataciones, compras y cualquier otro elemento de procurement que usted desee dominar.

Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.