Requisición de compra: ¡todo lo que necesita saber!

La requisición de compra es el gran disparador del proceso de compra. A partir de ella, los diferentes departamentos de la empresa solicitan los materiales y servicios necesarios para realizar sus funciones de acuerdo a la estrategia, manteniendo la productividad esperada.

Pero las solicitudes de compra suelen representar, en muchos casos, un gran cuello de botella, debido a la desorganización de los procesos y la ineficiente comunicación entre departamentos. Este problema, sin embargo, tiene solución. Y la transformación digital de su equipo de compras es la principal alternativa para conseguirlo.

A lo largo de este artículo, explicaremos en detalle cómo puede garantizar un mayor control sobre sus requisiciones de compras. Algunos de los temas abordados son: qué es una requisición de compra de una empresa, cuál es la diferencia entre requisición y orden de compra y cómo hacer una requisición de compra, entre otros. ¡Buena lectura!

¿Qué es una requisición de compra?

Una requisición de compra es la solicitud que inicia un proceso para comprar o adquirir artículos que necesita una empresa, como bienes o servicios. Este proceso es un conjunto de pasos por los que pasa una empresa para iniciar una adquisición.

Este es un proceso fundamental para cualquier empresa, ya que permite realizar compras en el momento adecuado y detiene las solicitudes de compra innecesarias antes de que saturen la gestión y perturben la salud financiera del negocio.

Un proceso de compras es mucho más que simplemente aprobar pedidos. También implica:

• Análisis de presupuesto;
• Alinear las compras con los objetivos de negocio;
• Identificar oportunidades de reducción de costos;
• Evaluar proveedores o vendedores;
• Obtención de cotizaciones y negociación.

Cuanto más simplificado y automatizado sea el proceso de requisición de compra, más rápido, eficiente y preciso será.

¿Cuál es la diferencia entre requisición y orden de compra?

La principal diferencia entre una requisición de compra y una orden de compra es el propósito y el destinatario de estos dos documentos.

Una requisición de compra es un documento interno que sirve como una guía de permiso para todas las compras que requieren aprobación dentro de la empresa. Cuando un equipo necesita nuevas sillas de oficina, por ejemplo, abre esta requisición.

Una orden de compra es un documento oficial de compra, emitido cuando la solicitud ya ha sido revisada y aprobada. Se envía a los proveedores para cumplir con una compra.

En otras palabras, la requisición de compra puede convertirse algún día en una orden de compra si se procesa y aprueba. Con la ayuda de una solución de automatización de procesos de negocio, estos dos documentos se pueden combinar para funcionar como documentos complementarios.

Por ejemplo, tras la aprobación, el formulario de requisición de compra puede completar automáticamente el formulario de orden de compra que se envía a los proveedores. El resultado es más agilidad en la obtención de productos y servicios, y menos errores en las órdenes de compra.

Consulte la siguiente tabla para comprender mejor las diferencias:

¿Cómo hacer una solicitud de compra?

Una solicitud de compra es el pedido que inicia todo el proceso de compras. Es presentado por departamentos internos de la empresa y evaluado por el equipo que procesa estas solicitudes. 

Normalmente, esta información llega a través de uno o varios canales, lo que no es lo ideal. Para que el proceso sea eficiente, es importante que las solicitudes de compra estén estandarizadas y que lleguen por el mismo canal.

En muchas empresas, estas solicitudes se realizan por correo electrónico y no existe un flujo estructurado para su aprobación y eventual transformación en una orden de compra. En estos casos, la información puede llegar incompleta y esto requiere muchos intercambios de mensajes o correos electrónicos entre los solicitantes y los revisores/aprobadores hasta que todo se aclare.

Peor aún: esta información puede desaparecer en cajas de correo caóticas, lo que hace que este proceso no sea auditable y ni visible para los gerentes. Además de los casos en los que las solicitudes de compra se rellenan en papel. 

Por lo tanto, lo ideal es que estas solicitudes se realicen mediante formularios digitales, con campos bien definidos. De esta manera aumentan las posibilidades de recibir solicitudes completas y bien fundamentadas.

Habitualmente los campos presentes en un formulario de solicitud de compra son:

• Nombre y departamento del solicitante
• Fecha de la requisición
• Productos que necesitan ser comprados
• Descripción de artículos, cantidad y costos
• Motivación de la compra 
• Nombre legal del proveedor, si es posible

Una vez que se envía esta información, un aprobador responsable del departamento solicitante da la aprobación previa. A continuación, debe averiguar si ese producto/servicio ya no está disponible internamente (lo que se denomina inventario). Después de eso, debe ser procesado por el departamento de compras.

¿Cuándo debe realizarse la solicitud de compra?

Una requisición de compra debe hacerse cada vez que su equipo necesite un bien o servicio que no esté disponible en el stock de la empresa. La idea aquí es que estas compras ayuden a su equipo a alcanzar metas y hacer su operación más eficiente. 

Todas las compras deben guiarse por la estrategia general de la empresa. De esta forma, no se compran artículos de oficina si la empresa adopta un modelo de trabajo completamente remoto, por ejemplo.

También debe ser consciente de los plazos. Es obvio que hay demandas urgentes, pero es necesario que el equipo de Compras comunique sus SLAs con claridad y que ellos sean tenidos en cuenta en el momento en que los equipos abren una solicitud. 

¿Quién debe realizar las solicitudes de compra?

Las requisiciones de compra deben ser realizadas por un empleado de la empresa, que forma parte del equipo que necesita ese producto o servicio. Puede ser un líder o simplemente un profesional del equipo. Esta solicitud debe ser revisada y aprobada por el equipo de Compras antes de enviar la orden de compra al proveedor correspondiente.

¿Por qué debería tener un proceso de solicitud de compra?

Contar con un proceso de requisición de compra es importante para estructurar todas las actividades relacionadas con la negociación y compra de bienes y servicios que generarán valor para su empresa. Esta sistematización no solo mejora el cumplimiento, sino que también ayuda a controlar mejor los gastos y prevenir fraudes y errores que pueden ser trágicos para las finanzas de la empresa.

Hablemos de todos estos beneficios en detalle a continuación:

Prevención de fraudes y estafas

De acuerdo con una encuesta global de la Association of Certified Fraud Examiners (CFE), las empresas pierden una estimación media del 5% del valor de sus ganancias anuales por fraude. El proceso de compras es uno de los que requieren mayor atención, pues esas compras pueden estar sobrevaloradas y perjudicar el balance financiero de la empresa. 

En este sentido, estructurar un proceso con pasos bien definidos, atribuciones y reglas de negocio claras y mucha visibilidad es el primer paso.

El control sobre el fraude se mejora aún más con el abastecimiento estratégico y la gestión inteligente de la cadena de suministro centrada en los resultados. Otro punto importante es la adopción de procesos digitalizados y automatizados, de modo que todos los registros de compras, desde las solicitudes hasta los pedidos, puedan centralizarse y encontrarse fácilmente en las auditorías.

Mayor visibilidad de los gastos

Los gastos poco visibles pueden afectar negativamente a una empresa, y este problema empeora a medida que escalan las operaciones.

Por eso es tan importante garantizar la transparencia del proceso y toda su ejecución, para que otros miembros del equipo y líderes puedan seguirlo, aumentar la colaboración y resolver cualquier problema antes que sea demasiado tarde.

Mejor control sobre las compras

Con un proceso de compras estructurado, no solo los gastos están bajo un control más estricto. Puede ajustar mejor las adquisiciones a la estrategia de negocios de su empresa, establecer prioridades y estandarizar el trato dado a todos los departamentos de la organización, además de comprender las necesidades de cada uno de ellos.

Con ello, su empresa podrá gestionar de forma más inteligente sus recursos materiales y humanos, guardar registros útiles de los proveedores desde el inicio de la jornada de compra y mejorar el control de calidad de las entregas, además de realizar auditorías con más facilidad.

Ayuda a establecer una estrategia de compra

Al sistematizar un proceso de compra, creando un workflow organizado, el equipo de compras puede establecer metas y evaluar el resultado de su trabajo, identificando puntos que necesitan mejorar. Sobre todo si este flujo de trabajo está ensamblado digitalmente, en un programa que extrae métricas e informes en tiempo real.

Esto ayuda a establecer una estrategia de compra y monitorear constantemente el desempeño de esta estrategia, haciendo que el proceso de compra sea cada día más eficiente.

Pasos de un proceso de requisición de compras eficiente

Un proceso de compras, iniciado con la requisición de compra, generalmente involucra a varias partes, que incluyen solicitantes, analistas del equipo de Compras o Adquisiciones, aprobadores, proveedores y los departamentos de Compras y Cuentas por Pagar, que proceden con los pagos de productos y servicios.

Este proceso puede variar según las necesidades de cada empresa, pero los distintos pasos que aparecen en el siguiente gráfico se pueden resumir en tres fases:

Requisición

Aquí es donde suceden las solicitudes. Idealmente, cada equipo puede crear su requisición de compra desde un formulario estandarizado, en una plataforma digital.

En esta etapa, se necesita información relevante sobre los objetivos de compra, el tipo de producto/servicio solicitado y sus especificaciones. Después de recopilar todos los datos solicitados, la solicitud de compra se enviará a categorización.

Categorización

En esta etapa, la solicitud de compra pasa a los responsables de clasificar los pedidos. Estos profesionales tienen una serie de tareas que realizar mientras se revisa el formulario, que incluyen:

• Comprobar el stock para asegurarse de que el artículo solicitado no está disponible
• Asegurar de que la requisición está dentro del presupuesto
• Obtener cotización(es) de proveedores
• Negociación para obtener los mejores precios

Una vez que se completa esta fase de selección y categorización, la información de la cotización se agrega al formulario de solicitud y se envía para su aprobación.

Revisión

Si la solicitud no es aprobada, esta negativa es justificada por el equipo. Si se aprueba, se convierte oficialmente en una orden de compra, dirigida a los proveedores. Si ya ha centralizado y automatizado el proceso de requisición de compra, la plataforma utilizada puede enviar automáticamente esta solicitud de compra al proveedor en cuestión.

Una vez que se recibe el pedido, se inspecciona y se resuelve cualquier problema. Si se acepta el pedido, se paga la factura de la compra o servicio de acuerdo con los términos y se evalúa a ese proveedor.

Al mantener todos sus registros de compras y pagos en un solo lugar, los equipos de administración y finanzas pueden auditar las solicitudes de compra para mejorar la calidad de la entrega, reducir los costos y, en general, optimizar los procesos.

3 consejos para mejorar su proceso de solicitud de compras

Todas las empresas se benefician de un procesamiento de solicitudes de compra optimizado y agilizado. A continuación se indican algunos consejos sobre cómo hacer que este proceso sea más eficiente. Spoiler: incluye invertir en la transformación digital del departamento que analiza y aprueba requisiciones, algo imprescindible actualmente. 

1. Centralice la información
   
   Centralizando todas las solicitudes de compra en un solo lugar, como una plataforma de gestión de procesos, se evitan errores, información perdida y, en consecuencia, reelaboración y pérdida de tiempo.
   
   En plataformas como Pipefy, puede personalizar formularios digitales y compartirlos con toda la empresa en portales, para que se completen cuando sea necesario. Cuando llega la información, ya está completa y centralizada en un solo canal. Por lo tanto, la información se puede ver incluso después de que se complete el proceso.
   
2. Haga que los procesos sean más visibles
   
   Usando un workflow, puede estructurar su proceso de una manera que sea comprensible y fácil de repetir. Cada miembro del equipo puede tener más visibilidad sobre todas las compras que se están analizando, en qué etapa se encuentra cada una y cuáles son los próximos pasos.
   
   En Pipefy, por ejemplo, puede construir sus procesos digitalmente, paso a paso. Además, es posible integrar formularios de requisición de compra a este proceso digital, de forma que la entrada de una solicitud ya «inicie» todo el flujo siguiente, evitando errores y lentitud.
   
   También vale la pena mencionar que, al construir su proceso en software, también puede mejorar la visibilidad para los clientes internos, quienes ya no necesitan molestar al equipo de compras en todo momento, cuestionando cuándo se liberará la adquisición.
   
   Estos clientes pueden ser notificados automáticamente por correo electrónico a medida que sus solicitudes avanzan hacia la aprobación final. Esto ahorra tiempo a todos los involucrados y aumenta la transparencia.
   
3. Automatice las tareas manuales y repetitivas
   
   Las automatizaciones, es probable que ya lo sepa, son acciones ejecutadas por herramientas tecnológicas antes atribuidas a personas. Como resultado, estas personas pueden redirigir su tiempo de trabajo a acciones más elaboradas que requieren visión estratégica y pensamiento creativo.
   
   Cuando se trata de un proceso de compra, las automatizaciones son ilimitadas. Algunas más comunes son: notificaciones automáticas a los solicitantes, alertas a los aprobadores, llenado automático de órdenes de compra a partir de solicitudes aprobadas, envío de estas órdenes de compra a proveedores, etc.
   
   Al asumir tareas repetitivas y manuales, un software de gestión y automatización de procesos optimiza el tiempo de trabajo del equipo, reduce los errores y hace que los resultados sean más predecibles.
   
   Al elegir una plataforma de automatización para controlar su proceso de requisición de compra, elija siempre una opción que le permita mantener la independencia del departamento de TI.
   
   Es decir, que tenga una interfaz intuitiva donde sea fácil configurar automatizaciones sin conocimientos de programación – para que sean hechas por las propias personas que actúan en el proceso de requisición de compras.

Tome el control de sus requisiciones de compra con Pipefy

Si desea disfrutar de todos los beneficios de controlar mejor su proceso de requisición de compra, una plataforma como Pipefy ayuda a su equipo a garantizar una mayor estandarización y precisión, ahorrando tiempo a los profesionales involucrados en tareas manuales y repetitivas.

Además de automatizaciones que son muy fáciles de configurar y múltiples posibilidades para personalizar su flujo de trabajo, Pipefy trae funciones de administración, como paneles e informes personalizables, lo que facilita la identificación de problemas y oportunidades de mejora.

Además, las integraciones conectan Pipefy con otras aplicaciones que ya usa, lo que garantiza una experiencia de proceso sin errores.

Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.