Guía sobre qué es SRM (Supplier Relationship Management)

Existe un concepto erróneo común sobre la gestión de SRM: que la razón principal para fortalecer esta relación sería reducir los costos. Si bien este es uno de los beneficios de una buena relación entre compradores y proveedores, no es el único.

Los proveedores son socios estratégicos que pueden colaborar con las empresas para lograr resultados mutuamente beneficiosos y ayudarlas a innovar y resolver sus problemas.

Las empresas, a su vez, pueden innovar y resolver problemas priorizando sus relaciones con los proveedores, implementando soluciones que simplifican la gestión de procesos y dotando a sus equipos de herramientas para evaluar el desempeño de los proveedores, realizar auditorías, identificar problemas y elegir a los mejores proveedores.

Continúe leyendo para saber más sobre lo que és supplier relationship management.

¿Qué es la gestión de relación con los proveedores (SRM)?

El Supplier Relationship Management en español se traduce como la Gestión de Relación con los Proveedores. El SRM (el acrónimo del término en inglés) es un proceso que involucra una serie de pasos y estrategias para cultivar contactos con proveedores. El objetivo de este proceso es maximizar el valor que aportan a la cadena logística y mejorar la rentabilidad del negocio. 

Los pasos del flujo de trabajo de SRM pueden variar dependiendo de la empresa y sus necesidades. Pero suelen estar compuestos por las siguientes tareas:

• Segmentación y clasificación de proveedores. Segmentar y clasificar a los proveedores en función de la calidad de sus productos/servicios, la rentabilidad y la exposición al riesgo ayuda a determinar si son socios adecuados o plantean riesgos. El objetivo de este paso es predecir la entrega de valor de cada uno.

• Desarrollo de la estrategia. Este paso alinea al comprador y al proveedor y contribuye al desarrollo de la relación entre ellos, estableciendo elementos importantes como las necesidades comerciales, las expectativas, el cumplimiento y la gobernanza, y determinando los KPI para el proveedor.

• Ejecución de la estrategia. La colaboración entre compradores y proveedores es esencial para la ejecución. Las dos partes deben trabajar juntas para crear un cronograma de actividades en el proceso de compra o sourcing que contribuya al cumplimiento de las metas de negocio.

• Evaluación y valoración. Los profesionales de compras evalúan si los proveedores cumplen con sus objetivos y determinan si son buenos candidatos para colaboraciones a largo plazo – o si representan un riesgo para el negocio – usando los KPI definidos en las fases anteriores. Según el desempeño del proveedor, el equipo de Compras puede negociar mejores precios, términos de contrato o calidad del producto, o incluso terminar las negociaciones con ciertos proveedores.

• Comentarios. Una etapa formal de feedback en el proceso de SRM puede mejorar la comunicación entre el equipo de Compras y sus proveedores. Es también una oportunidad para que las dos partes colaboren de manera mutuamente provechosa.

A lo largo del proceso se debe fomentar la colaboración y la comunicación: son elementos clave para optimizar el valor de la relación empresa-proveedor, así como la calidad global de los proveedores.

¿Qué es el software SRM?

El software SRM es un software de compras que se utiliza para respaldar y mejorar las relaciones entre empresas, equipos de compras y proveedores.

Los programas de gestión de relación con los proveedores aportan más información y datos a las comunicaciones e interacciones diarias con los proveedores. También pueden ayudar a los gerentes de procurement con las siguientes tareas:

• Evaluar a los proveedores en cuanto a su desempeño, lo que puede beneficiar las negociaciones y ayudar al equipo a decidir cuándo buscar nuevos proveedores.

• Tomar decisiones basadas en datos que se alinean con los objetivos más generales de los negocios.

• Establecer relaciones beneficiosas para ambos.

• Optimizar el proceso de compra agregando un valor antes imperceptible.

• Mejorar la segmentación de los proveedores, así como el desarrollo y ejecución de las estrategias de compras.

¿Cuál es la diferencia entre SRM y CRM?

Las plataformas SRM son, en cierto modo, similares al software CRM (Customer Relationship Management, Gestión de la Relación con el Cliente) utilizado por los equipos de Ventas. Los dos ayudan a centralizar datos sobre partes importantes del negocio de las empresas.

Pero si los CRM se centran en los clientes, los SRM se dedican a los proveedores, por lo que las dos plataformas suelen funcionar de forma diferente. Los CRM ayudan a seguir a los clientes potenciales a lo largo del embudo de ventas, lo que facilita la conexión con otros equipos y la realización de contactos de seguimiento en el postventa.

La relación de una empresa con sus proveedores no es la misma que tiene con sus clientes – por eso los SRMs suelen ser diferentes de los CRMs en algunos aspectos. Los sistemas de Gestión de Relación con los Proveedores (los SRM) rastrean el estado de cada proveedor y permiten registrar sus KPI, y centralizan datos sobre ellos, facilitando el acceso del equipo de Compras a esa información. 

Beneficios de SRM

El futuro de la excelencia en los procesos de compras incluye la transformación de las estrategias, los procesos y la tecnología de adquisiciones. Tener un software de Gestión de Relaciones con los Proveedores es una forma de interconectar el trabajo, haciéndolo más inteligente, rápido y flexible para cualquier cambio necesario.

Sin embargo, la herramienta hace mucho más que administrar la base de proveedores. Consulte a continuación los otros beneficios de tener un SRM en su empresa:

SRM para Procurement

Los mercados cambian rápidamente y la transformación digital solo ha acelerado este proceso. Por ello, es vital que las empresas se replanteen los beneficios que puede traer una buena relación con los proveedores para superar a la competencia y cumplir con las exigencias de su cadena logística.

El software SRM también puede ayudar a las compañías a lograr objetivos y agregar más valor a sus actividades en función de estos socios estratégicos. Además de evaluar los riesgos y evitar costos adicionales, los programas de Gestión de Relación con los Proveedores (los SRM) centralizan datos de múltiples fuentes, mantienen la información actualizada y resuelven problemas que comúnmente afectan a los equipos de Compras, como los que veremos a continuación.

Mejor alineación de las partes interesadas

Con un proceso SRM confiable, todas las partes involucradas en la cadena de suministro, desde los líderes empresariales hasta los proveedores, se entienden mejor. Esto facilita la implementación de mejoras en los procesos existentes de la cadena de suministro. Las negociaciones también se vuelven más fáciles y fructíferas.

Prevención de riesgos

Es más fácil predecir (y evitar) problemas cuando conoce a sus proveedores. El software de Gestión de Relación con los Proveedores ayuda a mitigar los riesgos que pueden crear cuellos de botella en sus procesos al garantizar que los proveedores sigan sus políticas internas y se adhieran a los parámetros y plazos establecidos.

Reducción de costos

La reducción de costes aparece muchas veces como consecuencia de una relación rentable con los proveedores. Después de todo, al darse cuenta del valor que tiene esta relación para su negocio, los proveedores trabajan aún más para fortalecerla. Esto a menudo también trae mejoras en los procesos e innovaciones que impulsan aún más los resultados.

Proveedores de alta calidad

El SRM también ayuda a garantizar que la empresa tenga acceso a los mejores proveedores del mercado. Al facilitar el seguimiento de los KPI y hacer medible la relación con los proveedores, la herramienta de SRM ayuda a la empresa a elegir a sus socios estratégicos con una base sólida en datos.

5 consejos para mejorar la gestión de proveedores

Mejorar las relaciones con sus proveedores puede traer una serie de beneficios para su empresa. El primero, y quizás el más inmediato, es construir un proceso de procurement más eficiente. Aquí hay cinco maneras de fortalecer esa relación.

1. Encuentre los proveedores adecuados

Este consejo varía según las necesidades u objetivos de su empresa. En cualquier caso, la esencia de desarrollar alianzas estratégicas es encontrar proveedores capaces de crear y retener valor para su negocio. Además, deben estar abiertos a objetivos comunes. Es importante enfatizar que el significado de “valor” y estos objetivos serán diferentes para cada organización.

2. Estructure un programa de gestión de proveedores

Un programa de Gestión de Relación con los Proveedores será más efectivo cuanto más cuidadosamente esté estructurado. En este sentido, es como cualquier otro proyecto: debe tener un alcance definido, metas bien establecidas y un cronograma, para que quede claro cómo se medirá su creación de valor.

3. Haga el seguimiento de los KPI relevantes

Evaluar el rendimiento de los proveedores puede ayudar a los equipos de Compras a mejorar su relación con los proveedores o decidir si es hora de encontrar nuevos socios. También es una oportunidad para dar más espacio a los proveedores más confiables y construir soluciones colaborativas con ellos. 

4. Comunique de manera eficiente

La comunicación abierta, regular y transparente con los proveedores es el combustible para una asociación exitosa a largo plazo. Tener un canal de comunicación claro y siempre abierto también fomenta la colaboración, ayuda a controlar los objetivos y evita errores causados ​​por malentendidos.

5. Disfrute de los beneficios del software SRM

Con una solución de procurement que simplifica la Gestión de la Relación con los Proveedores, su negocio se vuelve más eficiente, resistente y competitivo. Invertir en una plataforma de este tipo puede dar resultados positivos incluso a corto plazo.

Gestione mejor sus proveedores con Pipefy

Con Pipefy, los equipos de Compras y Procurement pueden convertir los planes de SRM en acción. La interfaz visual de la plataforma ayuda a tener una visión panorámica de la relación con los proveedores, mucho más allá de los precios y plazos de pago que ofrece cada uno.

Pipefy centraliza automáticamente la información y los datos de los proveedores de múltiples sistemas, convirtiéndolo en una única fuente de referencia. Aquí hay algunas formas en que Pipefy puede ser una capa de visibilidad y comunicación para conectar diversos sistemas y actividades, fortaleciendo las relaciones con los proveedores:

Las malas relaciones con los proveedores pueden impactar negativamente en los negocios con los costos administrativos y la caída en la calidad de los bienes o servicios ofrecidos. Pero una solución de SRM puede ayudar a anticipar problemas, mantener los gastos controlados, ofrecer datos para basar negociaciones y acelerar el proceso de procurement. 

Con los recursos adecuados, su equipo puede crear un programa SRM efectivo que lo ayudará a ahorrar mucho a largo plazo.

Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.