Comece a segunda-feira com o planejamento da semana organizado

Team Pipefy
Mulher planejando a semana com agenda

Realizar um bom planejamento da semana pode ser decisivo para o seu sucesso profissional e bem-estar pessoal. 

Afinal, mais que garantir a produtividade que você necessita no dia a dia, esse cuidado agrega uma melhor organização das suas atividades e distribuição do tempo, dando mais tranquilidade em relação aos afazeres do dia a dia e também domínio para lidar com as responsabilidades ou imprevistos.

Mas, como organizar a rotina semanal de maneira eficiente? Descubra a seguir.

Os 4 princípios básicos do planejamento da semana

Antes de conferir como fazer um planejamento semanal, é importante ter alguns conceitos em mente, que servem para nortear a mentalidade que você precisa ter para favorecer a capacidade de organização e rendimento. São eles: 

1. Descarregar 

O ato de descarregar consiste em transmitir seus compromissos para algum registro, seja ele em um planner de papel ou eletrônico. 

Isso serve para que as pendências não fiquem apenas na sua memória, ocupando sua capacidade de raciocínio e gerando sensação de urgência. 

Sem registrar os afazeres corretamente, não temos uma visão clara sobre eles, o que gera ansiedade, prejudica a produtividade e traz níveis de preocupação que podem afetar até mesmo a saúde em longo prazo. 

2. Planejar 

Quando suas responsabilidades e objetivos estiverem devidamente registrados, pense exatamente sobre o que deve ser feito e como agir para que eles sejam cumpridos.

Nesse momento, a ideia é transformar suas metas em tarefas devidamente registradas na agenda, que delimitam o seu tempo diário disponível e evitam que tudo seja feito de forma desordenada. 

Ao prever e anotar corretamente o que precisa ser feito na semana, é mais fácil prever o seu tempo de trabalho, evitar imprevistos e projetar os resultados desejados. 

3. Priorizar 

Durante o planejamento das suas atividades semanais, não deixe de organizar cada demanda segundo sua ordem de prioridade. 

Para cada dia, separe o que deve ser feito de maneira urgente, aquilo o que é importante e também o que é variável de acordo com suas circunstâncias.

Dessa maneira, é possível criar um roteiro sobre o que realizar no dia, sem perder tempo ou esforços com planejamentos precipitados, decisões apressadas ou preocupações em relação à “dar conta” de tudo o que está anotado. 

4. Equilibrar 

É comum que certos dias exijam mais afazeres do que outros. O ideal é que nada seja deixado para trás nessas ocasiões, pois um atraso pode gerar um acúmulo de pendências e comprometer a organização do restante da semana. 

Identifique quais são os dias que mais lhe demandam esforços e evite atividades extras neles, como reuniões, ligações para clientes, questões administrativas, onboarding de colegas, treinamentos, e assim por diante. 

Esse cuidado garante que você consiga cumprir todo o trabalho quando mais tarefas são exigidas, não deixando nada da agenda para trás e tendo mais tranquilidade para lidar com os compromissos e demais atividades ao longo da semana.

Dicas de como fazer planejamento semanal

Agora que você já sabe os princípios de como organizar a semana de trabalho, confira as dicas mais importantes para que isso seja feito da melhor maneira possível: 

Utilize uma agenda 

Não é por acaso que citamos várias vezes acima como é importante anotar seus afazeres, para que eles sejam ordenados em um planejamento de prioridades e tenham equilíbrio na sua rotina. 

A agenda é sua maior aliada quando o assunto é planejamento da semana, e você jamais deve abrir mão dela. Além das clássicas versões em papel, hoje em dia existem diversos sistemas e aplicativos para sua organização, desde o famoso Google Agenda, até excelentes aplicativos de workflow como o Pipefy. 

Escolha o dia certo para fazer seu planejamento semanal 

Voltando à questão do equilíbrio, além de identificar seus dias mais cheios, perceba também quais são aqueles mais tranquilos.

Seja na sexta à tarde, na segunda de manhã ou em outra ocasião que for mais favorável ao seu foco, não deixe de criar o hábito de reservar pelo menos uma hora semanal para planejar os fluxos de trabalho da semana seguinte, delimitando suas prioridades e anotando tudo na agenda. 

Tenha em mente a programação dos próximos dias 

Mesmo que o detalhamento da sua agenda jamais deva ser estritamente mental, é importante memorizar quais são os compromissos mais relevantes dos próximos dias. 

Tendo em vista aquilo o que lhe espera para o restante da semana, sem que isso ocupe sua mente durante os demais afazeres, é mais fácil se preparar para responsabilidades importantes e não se preocupar quanto a possíveis imprevistos.

Esteja aberto a imprevistos 

Por falar em imprevistos, é claro que eles sempre podem acontecer. Contudo, isso não pode ser motivo para que você “jogue tudo para o alto” e siga o restante da semana de forma desorganizada. 

Caso ocorra algo que você não tinha esperado, retorne à agenda, reorganize suas prioridades, redistribua suas tarefas e não fique sobrecarregado por conta de acontecimentos pontuais.

Separe seus momentos de lazer

A quantidade de compromissos e responsabilidades do dia a dia fazem com que muitas pessoas esqueçam dos seus momentos de descanso e de lazer. O problema é que eles são indispensáveis para retomar o fôlego e a disposição, mantendo o engajamento e a energia para lidar com os afazeres. 

Sabendo disso, preveja no planejamento da semana horários e períodos para si mesmo, delimitando-os bem para que não se misturem ou atrapalhem seus trabalhos. 

Seja realista em relação ao tempo

Não adianta carregar a agenda de tarefas e sobrecarregar-se para cumprir em dia coisas que não correspondem à sua capacidade individual. No começo, é até possível lidar com o excesso de responsabilidades, mas em algum momento isso irá gerar estresse, frustrações e perda de rendimento.

Tente analisar os seus compromissos anteriores e fazer uma média do tempo necessário para lidar com cada função. Isso garante que seu planejamento seja mais realista, favorecendo o seu cumprimento semanal e evitando que imprevistos ou excessos tragam enormes dores de cabeça. 

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