Toda empresa realiza uma série de atividades todos os dias para que seus processos funcionem de forma eficiente. Podemos chamar essas atividades de rotinas administrativas, aquelas tarefas do dia a dia que são fundamentais para o funcionamento da empresa. 

Essas rotinas são uma espécie de engrenagem que movimenta todos os setores de uma organização. 

Neste artigo, você vai aprender a importância das rotinas diárias, como defini-las e como acelerar esses processos. Além de compreender quais são as principais atividades que compõem as rotinas administrativas.

A importância das rotinas administrativas

Rotinas administrativas são importantes porque garantem que os processos essenciais para o bom funcionamento de uma empresa aconteçam corretamente. Quando essas rotinas são bem estruturadas, fica mais fácil alcançar os objetivos planejados. Essas rotinas também garantem que todos os departamentos estejam alinhados e as atividades diárias corram como o esperado. 

Essas rotinas são compostas por diversos processos, com diferentes graus de urgência e importância. Porém, todos eles são fundamentais para definir a estruturação e a organização interna, por meio de metodologias que padronizam as tarefas e otimizam as atividades.

Uma empresa só tem a ganhar ao implementar rotinas bem estruturadas, ajudando na gestão e potencializando os resultados positivos. Ao garantir que as atividades diárias mais básicas corram bem, você vai alcançar grandes objetivos, o que é a base para o sucesso de uma empresa.

Como definir as rotinas da sua empresa?

As rotinas administrativas estão presentes em todos os departamentos de uma empresa, desde a área comercial, até o administrativo, financeiro e RH. Elas abrangem diferentes tarefas que têm em comum a sistematização para facilitar o trabalho diário.

Contudo, antes de executar essa rotina, é importante estabelecer quem irá defini-la e como isso será feito. Em geral, quem define as tarefas são líderes e gestores, após o desenvolvimento de estratégias e usando tecnologias específicas.  

Em seguida, é necessário identificar os profissionais que estão aptos a realizar cada tarefa, para poder delegá-las a eles. Após todo esse planejamento, é o momento da execução e do acompanhamento dos resultados.  

O passo a passo para definir as rotinas da sua empresa é o seguinte:

• Definir os objetivos principais;
• Categorizar os departamentos e os objetivos pelos quais cada um deles será responsável;
• Elencar as demandas e montar uma espécie de diagrama de fluxo de trabalho, listando atividades recorrentes que devem ser realizadas com frequência, como emissão de documentos, pagamentos, recrutamento, compras, entre outras;
• Definir quem será o profissional responsável por realizar as atividades diárias de cada equipe ou departamento;
• Estipular uma padronização para esses processos, de preferência usando um software para automatizar alguns fluxos de trabalho;
• Por fim, é importante gerenciar esse fluxo de tarefas, para garantir que tudo saia conforme o esperado.

Acelere as rotinas administrativas da sua empresa

O ponto mais importante para acelerar as rotinas administrativas de uma empresa é identificar possíveis gargalos dentro dos processos estabelecidos. É preciso entender o que está causando atrasos e quais são os pontos que precisam ser melhorados. Só então será possível definir uma estratégia para administrar esses gargalos.

Outra maneira de acelerar fluxos de trabalho é definindo uma sequência de processos, criando um padrão a ser seguido por qualquer pessoa que for executá-los. Isso é essencial para facilitar a integração quando um novo colaborador é contratado. 

Confira a seguir, mais algumas formas de deixar sua equipe mais produtiva na realização das rotinas administrativas:

Identificar e alinhar todos os processos

Para estabelecer uma rotina administrativa eficiente é preciso identificar as necessidades de cada equipe e da empresa como um todo. Com isso, você vai determinar todas as tarefas necessárias, estabelecer as prioridades e encaixar tudo dentro de um processo diário a ser executado.

Uma boa forma de fazer isso é elaborar um fluxograma com as tarefas detalhadas, assim como sua ordem de execução. Assim fica muito mais fácil fazer uma modelagem de processos, para que toda a equipe compreenda o fluxo de trabalho e saiba qual é o seu papel dentro dele.

Com tudo organizado, a incidência de retrabalho, atrasos, ou a possibilidade dos colaboradores não saberem ao certo o que fazer são mínimas. Além disso, fica muito mais fácil delegar as tarefas para o profissional adequado quando elas já estão setorizadas.

Promover o treinamento e a capacitação dos colaboradores

De nada adianta desenvolver uma excelente metodologia para executar as rotinas administrativas se os responsáveis por colocá-la em prática não estiverem preparados para desempenhar suas funções.

Por isso, a capacitação dos colaboradores é fundamental para garantir que as atividades sejam desempenhadas da melhor maneira dentro do fluxo determinado. Investir no treinamento de profissionais otimiza seu trabalho, melhora a performance e, consequentemente, agiliza todos os processos.

Usar as tecnologias disponíveis 

Quando pensamos em rotinas administrativas, já fica claro que tratam-se de atividades que são realizadas de forma habitual. Dessa forma, por serem constantes e recorrentes, é possível utilizar a tecnologia para automatizar os fluxos de trabalho.

A automatização ajuda a realizar essas atividades de maneira mais ágil, padronizada, otimizada e reduz consideravelmente os erros operacionais. Alguns exemplos de rotinas que podem ser automatizadas são o gerenciamento de documentos, controle de ponto, contas a pagar e os pedidos de reembolso.

Com o Pipefy, você organiza e delega tarefas online, concentra todas as rotinas administrativas em um único sistema e automatiza processos integrando todas as áreas da sua empresa.

Acompanhar e conferir o padrão de qualidade das atividades

Mesmo que tudo esteja muito bem planejado e organizado, é essencial acompanhar com frequência as rotinas administrativas, monitorar o andamento, identificar possíveis gargalos e possibilidades de melhoria, que também podem acabar acelerando essas atividades.

Além disso, de nada adianta otimizar o tempo e deixar de lado a qualidade das atividades realizadas. É importante prezar pela performance, considerando os resultados esperados pela empresa. Mas também é fundamental manter a excelência do trabalho realizado.

Principais atividades de uma rotina administrativa

As tarefas da rotina administrativa são a base de uma empresa de sucesso, elas são os pilares para que tudo funcione corretamente, além de garantir um bom clima organizacional.

Basta pensar em uma empresa com pedidos em atraso, salários dos colaboradores pagos em datas diferentes ou fornecedores sem receber. Essas situações afetam o negócio de forma direta. Por isso, apesar de recorrentes, essas atividades são de extrema importância.

A seguir, você encontra algumas das principais atividades que compõem as rotinas administrativas e que precisam ser acompanhadas de perto:

• Emissão de notas fiscais e recibos para clientes;
• Controle de entrada e saída de materiais;
• Gerenciamento dos benefícios dos colaboradores (como vale-transporte e vale-refeição);
• Administração da folha de pagamentos;
• Gestão de pagamentos aos fornecedores;
• Processos de admissão e demissão;
• Agendamento de exames admissionais e demissionais;
• Acompanhamento do fluxo de caixa;
• Organização e categorização de documentos;
• Controle de ponto dos colaboradores;
• Contatos telefônicos;
• Cadastro e atualização de informações (mudanças no cadastro de colaboradores, atualizações na documentação da empresa, etc).

Gerencia suas rotinas administrativas com o Pipefy

As rotinas administrativas merecem atenção especial. Apesar de muitas vezes parecerem menos importantes, elas são o alicerce para o bom desempenho da empresa e para o alcance dos objetivos.

Garanta que as rotinas da sua empresa estejam bem organizadas e sejam gerenciadas com excelência, escolhendo a melhor plataforma de automatização e gestão de fluxos de trabalho.