O que é Workflow?
Construindo processos de workflow para eficiência e controle

Workflows, também conhecidos como fluxos de trabalho, ajudam as empresas a organizar, acompanhar e otimizar os processos mais utilizados em seus negócios. Eles correspondem aos manuais de instrução do mundo dos negócios. Além disso, eles economizam tempo e recursos em cada tarefa repetitiva, da fabricação de um produto de sucesso até o manuseio de pedidos de reembolso

Se você está interessado em se tornar o membro da equipe que faz mais em menos tempo e mostrar para a sua empresa como ela pode fazer o mesmo, você precisa começar a usar workflows. Vamos dar uma boa olhada no que são fluxos de trabalho, significados, como eles podem beneficiar o seu negócio e como você pode começar a fazer a automação seu workflow.

O que é Workflow?


Um workflow é uma série organizada de tarefas que devem ser cumpridas para alcançar um objetivo específico. Essa série pode ser uma lista de afazeres que alguém do Recursos Humanos preenche durante o processo de onboarding de um funcionário, o procedimento seguido por um membro da equipe de vendas quando movimenta um lead ao longo de um funil de vendas, ou até mesmo os passos a serem seguidos durante um processo completamente automatizado de reembolso de despesas

Portanto, os workflows atendem desde tarefas simples, executadas por indivíduos, até processos massivos, os quais envolvem centenas de membros da equipe, em suas unidades de negócios. Apesar dessa variação, é importante destacar que todos os workflows são passíveis de serem reutilizados. Isso significa que os fluxos de trabalho devem ser usados para delinear objetivos e processos realizados regularmente e que, geralmente, não são apropriados para trabalhos ad-hoc ou pontuais. Pense neles como direcionamentos a serem utilizados quantas vezes forem necessárias para alcançar uma atividade empresarial comum.

Criando workflow para qualquer processo

Workflows: diagramas e documentação

Workflows são frequentemente representados visualmente por diagramas, tanto em formato digital quanto em papel. Essas representações podem ser tão simples quanto uma lista. Porém, processos mais complexos são mais bem representados por fluxogramas, os quais podem ser elaborados com a ajuda de um software dedicado e podem ser automatizados. Aqui temos um exemplo de workflow orientado para o gerenciamento de onboarding de cliente

Exemplo de workflow de onboarding de cliente


Como visto, em um fluxograma conciso não cabem instruções profundas sobre, por exemplo, como realizar as boas-vindas dos funcionários. Nesse caso, a documentação é um importante complemento para a diagramação. Por isso, ela deve incluir informações detalhadas sobre quais são as tarefas individuais, assim como quais são os clientes internos e externos envolvidos e suas responsabilidades. Isso fornece o contexto, as orientações e outros dados de referência necessários e que não podem ser incluídos em uma representação gráfica. 

Uma breve história dos workflows

O conceito de workflows em negócios começou na manufatura, com a contribuição de Frederick Taylor e Henry Gantt, que estudaram modos de organizar o trabalho de maneira mais consciente e racional. À medida que a Revolução Industrial progredia, mais os fluxos de trabalho mostravam-se úteis, principalmente porque eles otimizavam complexos processos que vinham com a Revolução. A partir desses estudos, Henry Gantt criou o famoso gráfico Gantt (batizado com o seu nome) que mostra o cronograma de um projeto, bem como as relações estabelecidas entre as suas etapas. Hoje, os fluxos de trabalho são parte importante de quase todas as indústrias no mundo, formando a base necessária para o planejamento, acompanhamento e gerenciamento eficaz de processos.

Tipos de workflows

Os fluxos de trabalho se enquadram em três grandes categorias: sequencial, baseado em eventos e orientado por regras. Vamos dar uma rápida olhada em cada um deles. 

Workflow sequencial

Workflow Sequencial

Fluxos de trabalho sequenciais são os mais simples dos três. Esses fluxos organizam as tarefas de modo linear, seguindo uma linha reta — sempre em frente! Desse modo, as pendências afetam apenas a próxima parte do workflow. Nessa lógica, esses fluxos jamais regridem a uma etapa ou ciclo anterior, pois cada tarefa leva diretamente para a próxima uma vez que aquela já foi concluída. Um bom exemplo desse tipo de workflow é o processo de reembolso de despesas: o pedido de reembolso é submetido, revisado, aprovado ou negado, e quaisquer recursos são então desembolsados. 

Workflow baseado em eventos (state machine)

Workflow baseado em eventos (ou State Machine)

Se o processo de reembolso de despesas descrito acima permitisse, por exemplo, que o revisor solicitasse mais documentos do funcionário antes da aprovação, teríamos, em vez disso, um exemplo de workflow baseado em eventos. Esse fluxo permite que as pendências afetem etapas e processos anteriores, o que gera a necessidade de voltar a alguma etapa anterior no ciclo. Nesse caso, os processos não são modelados como uma série de tarefas, mas como eventos distintos, que permitem interações mais complexas.

Workflow orientado por regras

Workflow orientado por regras

Por fim, workflows orientados por regras são bastante parecidos com os sequenciais. A única diferença refere-se às condições que regem o fluxo: são mais sofisticadas. Neste modelo, mover-se de uma tarefa para a outra envolve regras similares àquelas vistas em linguagens de programação, como “se”, “então”, “senão”; portanto, ações baseadas em alternativas ou na lógica tradicional de avaliação como ‘verdadeiro’ ou ‘falso’. Nesse caso, completar uma tarefa nem sempre significa que o mesmo conjunto de tarefas posteriores será alcançado, como ocorre em workflows sequenciais, nem que você poderá voltar a alguma etapa do processo.

Por exemplo, um workflow pode ser elaborado para avaliar a classificação de crédito de um cliente a partir da seguinte regra: “se classificação de crédito > 700″. Caso a declaração seja falsa — menor que 700, a resposta dada pelo workflow será “rejeitado”. Caso seja verdade — maior que 700, o fluxo de trabalho prosseguirá automaticamente para a próxima etapa do processo. Escrevemos um outro post sobre os tipos de workflow para aprofundar e exemplificar melhor cada um dos cenários apresentados anteriormente.

Benefícios de usar Workflows


Há muitas vantagens em usar workflows em seu negócio. Eles mantém as tarefas mais bem organizadas, criam métodos para medir diretamente o desempenho do processo e podem codificar procedimentos de negócio que seriam difíceis de visualizar ou entender de outra maneira.



● Torna os processos mais eficientes. Usando workflows, os clientes internos e externos podem alinhar pendências e reorganizar prioridades com eficácia, completando tarefas em menos tempo e com menos recursos.

Mensura o desempenho e a produtividade no trabalho. Workflows criam registros, permitindo que os gerentes auditem tarefas anteriores, acessem o histórico de atividades de trabalho e tornem o planejamento futuro mais transparente. Essas métricas pode ser usadas para monitorar todos os processos de negócio e fornecer direcionamentos para a otimização de processo.

Promove a colaboração. Workflows facilitam a colaboração em todos os negócios, ou até mesmo em todas as indústrias. Com softwares baseado em nuvem, você pode desenvolver específicos fluxos de trabalho, com modelos de processos e ideias gerais sobre o planejamento de tarefas, e tudo isso estará disponível em qualquer lugar, a qualquer hora, fácil para compartilhar.

Delega de forma efetiva. Responsabilidades que antes eram exclusividade dos gestores de serviços e de outros tomadores de decisão podem ser delegadas a membros da equipe que agora possuem um claro conjunto de instruções a seguir.

Como começar com Workflows


Workflows deveriam tornar o seu trabalho mais fácil, não mais complicado. Logo, é importante que você siga este conjunto de etapas para identificar, desenhar, documentar e então diagramar esses fluxos de trabalho.

Identificação

O primeiro passo é identificar os processos que se beneficiariam da codificação em fluxos de trabalho. Nesta fase, os gestores devem reunir informações sobre as tarefas e os objetivos de seus funcionários, além de como as pendências costumam ser organizadas e quanto tempo atualmente leva para concluir os processos. Realizar uma reunião para verificar as tarefa e responsabilidades costuma ser uma boa ideia; os funcionários também podem escrever relatórios ou gerar gravações e screencasts de seu trabalho. Além das reuniões, realizar entrevistas também é útil para receber feedbacks sobre trabalhos difíceis ou caóticos, possíveis gargalos e objetivos mal definidos ou ambíguos. Tudo isso contribui para analisar quais processos exigem a criação de um workflow. Criar um workflow para um roll-up semanal e um relatório de estatística de vendas, por exemplo, faz mais sentido que para uma solicitação única de análise de formulário.

Design e Documentação

Depois de completar o processo de identificação, é hora de documentar o workflow. Nessa fase, os processos são mapeados e descritos para que possam ser efetivamente discutidos e melhorados. Sendo assim, todas as informações previamente reunidas sobre as tarefas são adicionadas a essa documentação. Por isso, lapidar os processos deve ser feito com toda a equipe, pois assim todos aqueles que de fato executam o trabalho podem fornecer feedback e supervisão.

Diagramação e Implementação

workflow diagrams make complicated processes understandable

Uma vez que o consenso é alcançado, você pode usar um software de workflow para finalizar um rascunho do fluxo de trabalho. A versão digital deve incluir a documentação do workflow, assim como tudo aquilo que for necessário para que todos possam usá-lo para acompanhar tarefas e progressos. Completar o diagrama de workflow é o último passo antes de comunicar e distribuir a versão digital do workflow para os membros da equipe e outros gestores. Lembre de testar o workflow com uma parte do time antes de compartilhar com todo mundo, assim você pode analisar os resultados e resolver qualquer problema com baixo impacto.

Exemplos práticos de workflow

Finalmente, a seguir estão alguns exemplos para dar uma ideia de como os fluxos de trabalho se parecem na prática. Esses são os fluxos de trabalho feitos para algumas das tarefas mais executadas em qualquer organização. Você pode usá-los para validar seus processos atuais, assim como ponto de partida para estruturar atividades semelhantes.

Onboarding de funcionário

Como uma das etapas mais importantes do processo de contratação, o onboarding de funcionário exige alguns procedimentos padrões para receber os novos contratados, ensiná-los o que precisam saber sobre a empresa e suas responsabilidades, integrando-os à força de trabalho. Aqui temos um exemplo típico de workflow de onboarding de colaboradores, e um modelo que você pode usar e personalizar você mesmo:

Antes da
Chegada

Garanta que o local de trabalho está pronto, configure e insira as informações do novo contratado no software da empresa e defina as expectativas para o primeiro mês.  

Primeiro
Dia

Encontro com o RH, passeio pela empresa, apresentações, programação da primeira semana e treinamentos relevantes.

Primeira
Semana

Delineie a primeira tarefa do funcionário, agende a primeira reunião semanal com a equipe e faça a avaliação de check-up de 5 dias.

Primeiro
Mês

Avalie o desempenho do primeiro mês, agende avaliações regulares de desempenho, obtenha o feedback dos funcionários e estabeleça metas profissionais.

Reembolso de Despesas

Reembolso de Despesas é outra atividade comum e contínua no local de trabalho. Usar um workflow para acompanhar solicitações, recibos e status de pagamento pode ajudar a definir expectativas e agilizar todo o processo.

Triagem

Receba informações sobre o solicitante, compras específicas e anexos; encaminhe o pedido para o aprovador.

Aprovação

Valide as informações na solicitação e decida se a compra é reembolsável.

Pagamento

Adicione informações de pagamento para a solicitação aprovada e agende o reembolso.

Funil de Vendas

Em vendas, geração de leads, pesquisa, acompanhamento, redação de propostas e negociação são tarefas repetitivas e fáceis de organizar em um workflow, tornando todo o funil de vendas mais eficiente e padronizado:

Perspectiva

Receba oportunidades potenciais, pesquise o histórico do cliente e reúna informações sobre o tamanho da empresa, indústria e histórico.

Descoberta

Avalie as necessidades, o tamanho e a prioridade do cliente; cronograma de acompanhamento e reuniões.

Proposta

Escreva a proposta inicial, o valor de registro, a data enviada e a data de fechamento prevista.

Negociação

Complete o campo com perguntas do cliente, supere quaisquer objeções, complete a venda e registre a análise de ganhos/perdas.

O papel de uma plataforma de gerenciamento de Workflow

A incorporação de fluxos de trabalho em sua empresa é livre de problemas graças a um software dedicado de gerenciamento de workflow. Esse software de workflow facilita o compartilhamento de fluxos de trabalho em uma organização, centraliza as informações do processo dentro de um repositório comum e simplifica as atividades de design e rastreamento do workflow. Também permite automatizar fluxos de trabalho para aumentar ainda mais a eficiência.

Benefícios do uso de um workflow eficiente

Existem muitas plataformas de gerenciamento de workflow disponíveis.
Para escolher a ferramenta certa para sua equipe, considere as seguintes perguntas:



● A plataforma se integra bem aos aplicativos que você geralmente usa?

● É software como um serviço (SaaS), baseado em nuvem e fácil de implantar em toda a organização?

● Quão complexo é o software? A implementação e o gerenciamento exigirão conhecimento técnico ou poderão ser implementados imediatamente para todos?

● O software é flexível? Ele deve permitir que você crie e modifique modelos de fluxo de trabalho caso a caso, bem como integre workflow para processos separados.

● O software lhe dá opções de automação para fluxos de trabalho que permitem que eles prossigam sem entrada manual?

● Ele fornece um local centralizado para gerenciar todos os seus processos?

● Suas opções de visualização são sofisticadas o suficiente para criar diagramas claros e visualmente atraentes para cada workflow planejado?

● O software tem métricas incorporadas, opções de registro e emissão de relatórios? Seus recursos de monitoramento podem ajudá-lo a gerenciar tempo e recursos ou acompanhar o desempenho e a rentabilidade?

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Se você precisa garantir que os novos membros da equipe estejam engajados, agilizar seus gastos ou gerar e fechar leads mais rapidamente, o software de gerenciamento de fluxo de trabalho pode ajudar. Os fluxos de trabalho podem tornar seu negócio mais ágil e colaborativo, melhorar o desempenho dos funcionários e impulsionar seu resultado final, tudo isso automatizando tarefas repetitivas e criando documentação útil para processos críticos.

O Pipefy oferece uma plataforma de gerenciamento de fluxo de trabalho que você pode usar para resolver problemas em todas as unidades de negócios. Experimente uma avaliação gratuita se estiver pronto para implantar um software eficaz e livre de fluxo de trabalho.

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