Cómo crear un formulario de Cuentas por Cobrar en Pipefy

Una gestión financiera eficaz es vital para cualquier empresa, y tener un formulario de cuentas por cobrar puede ayudar con eso. Después de todo, además de las actividades operativas, el departamento de Finanzas es también un socio para la planificación estratégica y el éxito comercial del negocio. 

La gestión de las cuentas por cobrar es una de estas áreas operativas y estratégicas al mismo tiempo, por lo que es crucial prestar atención a cómo se administra en su empresa.  

La rutina de las cuentas por cobrar implica el control de los pagos derivados de las ventas de productos o  servicios y puede incluir también ingresos no operativos. 

Para que esta rutina funcione correctamente, es importante que los gestores y las personas implicadas en la gestión del proceso tengan visibilidad de los créditos pendientes y de las entradas vencidas. A partir de ahí, se facilitan actividades como la proyección de los ingresos, la programación de los cobros, el control de los impagos y del flujo de caja. 

En general, las hojas de cálculo son las grandes compañeras de los profesionales del sector, pero tienen sus limitaciones. Por ello, abordaremos en este artículo la creación de formularios online para el control y seguimiento de las cuentas por cobrar, a través del software de gestión y automatización de procesos Pipefy. 

¿Por qué utilizar formularios online en lugar de una hoja de cálculo de Cuentas por Cobrar? 

Si usted es un profesional involucrado en este proceso, probablemente utilice una o más hojas de cálculo de cuentas por cobrar. Estas son herramientas importantes para el registro y la centralización de la información pero, en general, se vuelven obsoletas a medida que la empresa crece y el flujo de trabajo se vuelve más complejo. 

Además, la administración de las cuentas por cobrar va más allá del registro de datos. Se trata de un proceso de varios pasos, que es mucho más eficaz cuando está estructurado y estandarizado.  

Por lo tanto, gestionar todo el flujo de trabajo basándose únicamente en hojas de cálculo no es lo ideal. A pesar de su relativa facilidad de uso y de la familiaridad que aportan, existe un riesgo de pérdida de informaciones, de fuga de datos y de dificultad de colaboración cuando muchas personas utilizan la misma hoja de cálculo.

Aquí es donde los formularios online son una solución. Son una forma fácil e intuitiva de introducir los  datos de las cuentas por cobrar en el software con la capacidad de estructurar el trabajo y facilitar la  colaboración y la comunicación entre el equipo.

La adopción de formularios aporta muchas ventajas a la gestión financiera de su empresa, como por ejemplo:

•  Centralización con visibilidad. Ingresar datos en un formulario en línea conduce a la creación de una representación visual de esa cuenta por cobrar dentro de un flujo de trabajo fácil de seguir. De este modo, su personal no pierde tiempo buscando información en una enorme hoja de cálculo, o en emails y mensajes. Todo el trabajo está centralizado en un solo lugar, lo que permite al equipo planificar mejor y monitorear el estado de los cobros. 
• Gestión eficaz de las solicitudes. Si recibe solicitudes de facturación de otras áreas (como por ejemplo de Ventas), los formularios en línea son la solución perfecta para facilitar el trabajo de su equipo. Basta enviar un enlace para recibir las solicitudes completadas, en una plataforma centralizada. 
• Transformación de formularios en flujos de trabajo . Como hemos mencionado, para gestionar los créditos de una empresa, es necesario crear y gestionar un proceso de cuentas por cobrar. Los formularios de cuentas por cobrar de Pipefy son sólo el inicio de un workflow, o flujo de trabajo digital, que se estructura en la plataforma. De este  modo, su equipo puede realizar las tareas de forma más fácil y segura, ya sea en la oficina, en trabajo remoto o en un régimen de trabajo híbrido.
• Integración con el ERP. Sabemos que los ERPs son herramientas muy presentes en los departamentos de Finanzas. Si ya utiliza uno de ellos, los formularios de Pipefy le ayudarán a integrarlo con otros flujos de trabajo y a facilitar la entrada de datos, que puede ser automatizada. Al conectar un formulario de Pipefy con el ERP que utiliza, su equipo tendrá una interfaz mucho más amigable para introducir información. De esta manera, usted une las funcionalidades del ERP con las posibilidades de gestión, colaboración y automatización de Pipefy, digitalizando y optimizando toda su operación. 

Así, aunque no sea posible abandonar por completo las hojas de cálculo, puede combinarlas con formularios online para aprovechar todas las facilidades que un software de gestión aporta a su departamento de Finanzas. 

¿Cómo funciona un formulario en la rutina de cuentas por cobrar?

Como hemos dicho, un formulario online de Pipefy actúa como el comienzo del proceso de control y cobro de estos créditos. Puede incluir diferentes campos en su formulario, incluso campos obligatorios y condicionales. 

Si no se rellena un campo obligatorio, el crédito no se registrará. Ya los campos condicionales son aquellos que sólo aparecen en función de la información incluida en el formulario. 

Por ejemplo, puede configurar que el dato «número de unidades» sólo aparezca si el cargo es de un producto, y que se oculte si es un servicio. Esta flexibilidad evita que se introduzca información incompleta, especialmente cuando la solicitud la rellena alguien que no pertenece al departamento de Finanzas. 

Desde el momento en que se completa el formulario, se crea una representación visual del crédito, que llamamos tarjeta, en el flujo de trabajo digital dentro de Pipefy. La tarjeta contiene toda la información necesaria para realizar el cobro, y será el elemento centralizador de las actividades y el historial que se desprende de ella. 

Con ella, puede controlar y seguir las etapas del proceso, así como enfocar la comunicación de su equipo. Para ello, utilizamos la visualización Kanban, más sencilla e intuitiva que las líneas de una hoja de cálculo de registro de cuentas por cobrar.

En general, las fases de un proceso de control de Cuentas por Cobrar son las siguientes:

• Backlog: etapa en la que el crédito ya ha sido registrado, pero aún no ha sido trabajado por nadie del equipo. 
• Cobro: etapa en la que el equipo financiero se pone en contacto con el cliente para cobrar el crédito.
• Confirmación: etapa en la que el equipo confirma la recepción del pago, utilizando el extracto bancario.
• Pago Recibido: registro de todos los cobros que se han finalizado. 

3 pasos para crear su formulario de Cuentas por Cobrar en Pipefy

Paso 1 – Crear una cuenta gratuita de Pipefy Forms 

Pipefy es un software no-code/low-code que da a los profesionales la autonomía para organizar y automatizar sus procesos, contribuyendo a la gestión de las cuentas por cobrar. Esto significa que, con poca o ninguna ayuda de un equipo de TI, es posible estructurar un flujo de trabajo y programarlo para que algunas de las tareas se realicen automáticamente. 

Así, para centralizar la recepción de solicitudes de otros equipos y también el registro de los cobros  realizados por su equipo, basta crear una cuenta en la plataforma y configurar su primer formulario. A partir de ahí, tiene acceso a formularios fáciles de configurar y compartir para supervisar y ejecutar el  proceso, mientras que los solicitantes siguen el estado de sus solicitudes, incluso si no son usuarios de la plataforma.

Paso 2 – Haga clic y arrastre los campos que desee 

Es muy fácil crear un formulario en Pipefy y optimizar su sistema de control de Cuentas por Cobrar. Con una interfaz de drag-and-drop, sólo tiene que decidir el tipo de campo que quiere añadir y arrastrarlo al borrador del formulario en el orden que desee. 

Usted puede crear su formulario en minutos, y puede seguir tres caminos diferentes:

• Clonar la plantilla de cuentas por cobrar y utilizar la plantilla de formulario que ya está lista para usar. 
• Adoptar la plantilla de cuentas por cobrar realizando cambios y personalizando su formulario a partir de la plantilla existente.  
• Iniciar un formulario desde cero al crear un nuevo flujo de trabajo en Pipefy.

En cualquier caso, tendrá que definir qué información es primordial para su proceso y asegurarse de que el formulario tiene los campos necesarios. Por esta razón, el tipo de campo, que se encuentra a la izquierda de la pantalla, es muy importante. Al añadir los tipos adecuados para cada dato que desee recoger, se asegura de que el formulario se rellene con precisión y con información completa. 

Uno de los campos esenciales para la administración de cuentas por cobrar es la fecha de vencimiento, por ejemplo. Lo ideal, en este caso, es utilizar un campo de fecha. 

De este modo, siempre recibirá fechas válidas, evitando errores al introducir los datos. Otros ejemplos de campos personalizables en los formularios de Pipefy son:

• Checklists (listas de control)
• Campo numérico
• Moneda (para introducir valores monetarios)
• Selección de lista (para estandarizar respuestas)
• Email (para asegurar el contacto con el cliente)

Paso 3 – Envíe el enlace a su equipo o a otros departamentos 

Ahora que su formulario está estructurado con los campos correctos para recoger la información, es el  momento de compartir el enlace con el equipo.

Con él, cada vez que un miembro del equipo registre una nueva cuenta por cobrar, ese crédito será visto dentro de Pipefy. Todos los responsables de introducir los datos para la recepción de un pago podrán hacerlo de forma fácil, rápida y centralizada en un único lugar. 

Si la persona que recogió e introdujo los datos no participa en el flujo de trabajo de cobro y recepción,  puede seguir y supervisar su progreso, aunque no sea usuario de la plataforma. 

Formulario + flujo de trabajo: el diferencial para el sistema de control de las Cuentas por Cobrar

Como hemos mencionado, el gran diferencial de utilizar Pipefy para gestionar su proceso de cuentas por cobrar es que su formulario estará conectado a un workflow digital, o flujo de trabajo digital. Este workflow representa los pasos de su flujo y está almacenado en la nube. Así, los miembros de su equipo pueden acceder a él desde cualquier lugar y mantiene los datos de su empresa y de sus clientes seguros. 

Un formulario, combinado con un flujo de trabajo, le dará visibilidad para realizar cobros, hacer un seguimiento de la morosidad, delegar tareas a su equipo y analizar su proceso y eficiencia. 

Y esto se debe a que, para un buen control de las cuentas por cobrar, es necesario tener visibilidad de los créditos, las fechas de vencimiento y el estado de cada cobro. Cuando se rellena el formulario y se crea la tarjeta, se facilita este seguimiento. 

A medida que avanza por las etapas del proceso, todas las actividades se registran en un historial. Además, puede incluir diferentes campos en cada fase, de modo que la información pueda añadirse según sea necesario a su proceso. 

Con esto, usted puede monitorear cuántas veces su equipo lo contactó para realizar el cobro, quién fue el responsable, las fechas de los eventos, entre otros elementos. 

Con Pipefy, sus datos no se perderán, su equipo trabajará en conjunto con mayor facilidad y el historial de cada uno de los créditos quedará registrado, permitiendo la generación de informes y gráficos  personalizables.

Usted también puede aprovechar la capacidad de Pipefy para automatizar tareas. Al crear reglas de automatización en unos pocos clics, sin necesidad de programación, puede optimizar aún más su gestión de cuentas por cobrar. 

Configurar los emails automáticos para el cobro a los clientes, por ejemplo, es muy sencillo. A partir de los datos registrados en la tarjeta, se puede añadir información personalizada en cada email, así como programar el disparador que activa el mensaje. Pipefy también permite configurar notificaciones, tanto para los clientes como para los miembros del equipo. Por ejemplo: si una empresa es atendida siempre por el mismo empleado, puede hacerle responsable automáticamente de todas las tarjetas de ese cliente, facilitando aún más el control de las cuentas por cobrar.

Vaya más allá y aproveche Pipefy para otros procesos 

Después de completar los tres pasos anteriores, usted tendrá un formulario de cuentas por cobrar listo  para usar. Pero ¿qué tal estructurar formularios (y flujos de trabajo) para otros procesos de su departamento Financiero? 

Pipefy es una herramienta extremadamente personalizable. Con él, también puede administrar los flujos de trabajo de Cuentas por Pagar, Compras, Solicitudes de Reembolsos, entre otros. 

Si tiene varios formularios diferentes en acción, puede centralizarlos en un portal personalizado. Esto hace que la gestión de todos los procesos del área sea aún más eficiente. 

Empiece a transformar su departamento de Finanzas hoy mismo 

Una planilla de cuentas por cobrar puede ser una buena herramienta para organizar su departamento. Pero el uso de formularios, combinado con el flujo de trabajo digital de Pipefy, ofrece muchas más  posibilidades para optimizar su proceso. 

La personalización de los formularios, con diferentes tipos de campos y condicionales, la integración con los ERPs y la centralización y automatización de las tareas, ayudarán a transformar la rutina de su equipo de Cuentas por Cobrar. 

Con la parte operativa resuelta, puede centrarse en actividades más estratégicas, como la proyección de inversiones, la lucha contra los impagos y la prestación de un servicio excelente a los clientes, especialmente a los que pagan a tiempo.

Además, también puede estructurar y automatizar otros procesos de su departamento de Finanzas. Con  Pipefy, puede transformar la rutina de su equipo, empezando por la creación de su primer formulario.

Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.