E-procurement: qué es y cómo puede ayudar al sector de compras

Prácticamente todos los procesos comerciales fueron revolucionados por las tecnologías de comunicación e información que se han vuelto comunes a partir de los años 2000. El procurement no es una excepción a esta regla, y el e-procurement puede considerarse el resultado de incorporar estas tecnologías en los flujos a través de los cuales las empresas adquieren los productos que necesitan.

El e-procurement es actualmente el estándar de para los procesos de adquisición (procurement), y su dominio en el mercado hace que sea esencial hacerlo bien. Por lo tanto, vea a continuación qué es el e-procurement, cómo funciona y cómo su sector de compras puede beneficiarse de él.

¿Qué es el e-procurement?

El e-procurement es el proceso mediante el cual una empresa adquiere bienes y servicios de otras organizaciones a través de sistemas de red (generalmente Internet, pero también puede ser una intranet, el ERP de la empresa u otro sistema cerrado). Es la versión electrónica del procurement, un proceso necesario para prácticamente cualquier organización.

Realizar este proceso de forma digital trae consigo una serie de facilidades. Entre ellos, vale la pena mencionar la eliminación de documentos en papel (lo que conduce a una mejor organización y más visibilidad sobre solicitudes, pedidos y otra información importante) y la automatización de tareas manuales, como aprobaciones, actualizaciones de estado y envío de documentos.

¿Cómo funciona el e-procurement?

La operación de e-procurement es similar a la de la procurement e incluye actividades de procure-to-pay (P2P). Comienza con la identificación de los bienes y servicios que necesita la empresa, involucra la gestión de solicitudes de compra, la negociación con proveedores, la recepción de bienes o servicios y el pago, siempre con la ayuda de recursos y herramientas electrónicas.

Con respecto a los proveedores, e-procurement permite negociar con una mayor variedad de empresas (y con más agilidad) que el procurement tradicional. Sin embargo, los proveedores aún deben ser revisados ​​y aprobados por un gerente antes de que puedan cerrar negocios con la empresa.

La organización también puede recibir solicitudes de compra de sus colaboradores – documentos solicitando la adquisición de determinados bienes y servicios. La gestión de estas solicitudes, hasta que se conviertan en órdenes de compra, es parte del trabajo de e-procurement, y se vuelve más simple cuando se realiza a través de un software de e-procurement que centraliza datos y automatiza tareas.

De la misma manera, el e-procurement trae ventajas también a la hora de pagar a los proveedores. Una plataforma digital es capaz de dar más visibilidad a las cuentas por pagar, y de notificar el equipo cuando un plazo está a punto de terminar. Por lo tanto, los retrasos y las multas ya no son un problema, sino que también refuerzan la relación con los proveedores.

La imagen a continuación ilustra cómo funciona el proceso de Procurement (y vale también para el e-procurement):

Sin embargo, el e-procurement también tiene fases específicas que reciben su propia nomenclatura. Hablaremos de cada uno de ellos a continuación.

E-informing

El e-informing es el acto de obtener o distribuir información de compras a través de redes. Por ejemplo, cuando un organismo público convoca una licitación para la adquisición de un bien, o cuando una empresa abre un concurso para contratar un determinado servicio. Es del interés de estas organizaciones que su demanda sea lo más visible posible, y por eso las redes suelen ser herramientas muy útiles en este sentido.

La información electrónica es un aspecto del e-procurement que no involucra transacciones financieras, solo el intercambio de información. No se trata de una fase específica del e-procurement, sino de una técnica que acaba utilizándose a lo largo de todo el proceso. Con él, es posible armar, por ejemplo, una gran base de datos con información de contacto de varios proveedores potenciales

E-sourcing

El e-sourcing es la versión electrónica del abastecimiento, que puede considerarse el comienzo del proceso de procurement. Implica el uso de herramientas digitales para buscar, evaluar, registrar y negociar con proveedores.

En comparación con el abastecimiento tradicional, el e-procurement le permite visualizar y ponerse en contacto con una mayor diversidad de proveedores mucho más rápido. El uso de una herramienta digital también agiliza las negociaciones y crea un registro confiable de los intercambios de datos. También facilita el seguimiento del desempeño de cada proveedor a lo largo del tiempo.

E-tendering

El e-tendering se puede traducir libremente como «licitación». El e-tendering, por lo tanto, puede considerarse como una licitación realizada en línea. Este es el paso en las relaciones con los proveedores que a veces se denomina «RFx», ya que puede incluir RFI (solicitudes de información), RFQ (solicitudes de cotización y presupuesto) y RFP (solicitudes de propuesta).

La licitación electrónica se lleva a cabo cuando la empresa ya tiene en mente un producto o servicio que pretende adquirir y quiere evaluar propuestas de diferentes proveedores para cerrar esos tratos. Como es ventajoso recibir un gran número de propuestas en poco tiempo para evaluar las mejores, el uso de los recursos de la red facilita y agiliza mucho este proceso.

E-auctioning

El e-auctioning consiste básicamente en realizar transacciones comerciales en línea. Auction en inglés significa “remate”, y aunque no todas las transacciones de e-procurement tienen este formato, este nombre suele ser bastante usado. En general, estas transacciones se realizan a través de plataformas y softwares en línea específicos.

Si un determinado proveedor tiene varias empresas interesadas en adquirir sus productos, por ejemplo, el e-auctioning puede ser la estrategia elegida. Puede adoptar diferentes formatos, como el “remate inglés” (en la que los compradores potenciales ofertan cada vez más) o el “remate holandés” (en la que el vendedor comienza con un precio alto y lo baja hasta que un comprador se interesa). 

E-ordering

Al final del proceso de e-procurement, el e-ordering es cuando las empresas cierran tratos a través de herramientas en línea. En este punto, el proveedor ya está registrado, los detalles del contrato ya están revisados ​​y la firma digital es suficiente para que se realice la compra, se envíen los bienes o se presten los servicios.

El e-ordering tiene ventajas incluso después de recibir y verificar los bienes o servicios comprados. Esto se debe a que permite guardar el contrato (y otros documentos de la transacción) en plataformas digitales de fácil acceso, lo que puede facilitar enormemente las tareas de recopilación de datos y cumplimiento.

¿Cuál es la diferencia entre e-procurement y e-sourcing?

Tanto el e-procurement como el e-sourcing se refieren a actualizaciones de procesos de negocio. Sin embargo, cada uno de ellos se refiere a un proceso comercial diferente, con un alcance y objetivos diferentes.

El e-procurement es la versión digitalizada y en línea del proceso de procurement. Incluye todos los flujos de trabajo involucrados en la adquisición de insumos y procesos esenciales para la operación de la empresa (incluyendo compras directas e indirectas). Varios pasos diferentes componen el e-procurement (como se enumeran anteriormente), desde buscar proveedores hasta recibir productos y pagar facturas.

El e-sourcing es una de las etapas del e-procurement. Más concretamente, es la etapa inicial de este proceso, en la que la empresa busca proveedores que puedan suministrarle los bienes y servicios que necesita. También implica negociar con proveedores buscando optimizar la calidad, los precios, las condiciones de pago, los plazos de entrega y otros factores.

La siguiente tabla ayuda a diferenciar entre e-sourcing y e-procurement:

¿Cuál es la diferencia entre e-procurement y un ERP?

ERP (o “Enterprise Resource Planning” en inglés, que significa Planificación de Recursos Empresariales) es el nombre que se le da a un software complejo que a veces usan las grandes empresas para administrar algunos de sus procesos, que a menudo incluyen procurement. En algunos casos, el ERP tiene un módulo de e-procurement que se debe adquirir por separado.

Cuando se utiliza un ERP para gestionar este proceso, puede considerarse como una herramienta de e-procurement. Después de todo, es un sistema digital conectado que ayuda a realizar el proceso de procurement. Pero el ERP también se puede aplicar a varios otros procesos en una empresa.

También es fundamental señalar que no es necesario disponer de un ERP para realizar el e-procurement. Es posible lograr el mismo objetivo utilizando otras herramientas, como la automatización low-code, a veces con aún más agilidad, costos mucho más bajos y una implementación mucho más rápida.

¿Cuál es la diferencia entre e-procurement y e-commerce?

El e-commerce (o “comercio electrónico” en traducción libre) es el acto de comprar y vender productos con la ayuda de los recursos de la red digital. Si bien esto puede sonar similar al e-procurement, son conceptos bastante diferentes.

El e-commerce es un tipo de transacción. Las compras o ventas realizadas a través de Internet u otras redes cerradas se denominan comúnmente como comercio electrónico. Este nombre también se utiliza para designar un segmento de mercado en el que participan varias empresas. Además, a menudo se aplica para referirse a productos vendidos al consumidor final y no entre empresas.

El e-procurement, a su vez, es un proceso comercial. Abarca una serie de diferentes workflows, incluida la prospección de proveedores, siempre realizada con la ayuda de herramientas conectadas. Este nombre siempre hace referencia a la adquisición de productos o servicios, y no a la venta o prestación de servicios (algo que puede designar el e-commerce).

Por último, el e-procurement normalmente corresponde a transacciones entre empresas, y no entre empresas y personas físicas. Aunque el proveedor de servicios a la empresa sea una persona física, probablemente emitirá una factura de servicio a través de la empresa que lo emplea, o de su propia microempresa individual.

Sin embargo, un punto importante es que una empresa de e-commerce puede utilizar el e-procurement para simplificar y agilizar su proceso de compras.

Beneficios del e-procurement para el sector de compras

Como ya debería quedar claro, hay una serie de beneficios que la implementación del e-procurement puede traer a las empresas. Hablemos de los principales con más detalle a continuación.

Reducción de costos

El e-procurement evita los retrasos en los pagos al dar más visibilidad a cada tarea de procurement. Por lo tanto, hace que sea menos probable que la empresa incurra en multas por no cumplir con las fechas de vencimiento de las facturas. Y al permitir que su equipo dedique menos tiempo a las tareas de procurement, la empresa puede lograr más sin tener que aumentar el personal.

Además, el e-procurement facilita la identificación y negociación con los proveedores. También proporciona al equipo de sourcing con datos sobre el desempeño del proveedor que se pueden utilizar para negociar mejores precios y condiciones. Todos estos factores conducen a una reducción de costos.

Visibilidad y transparencia en los procesos

Cuando una empresa adopta el e-procurement, se vuelve mucho más fácil localizar los detalles de contacto del proveedor y otra información. Documentos como solicitudes de compra, facturas y cotizaciones también se vuelven más localizables, lo que ayuda con las tareas de cumplimiento.

Esta transparencia también se aplica a sus clientes, que pueden seguir el estado de sus solicitudes con solo unos pocos clics. También se aplica a las nuevas contrataciones en el equipo, que pueden comprender y asumir sus tareas en el proceso de procurement con mucha más facilidad, agilizando su incorporación.

Ciclo de compra más corto

Desde el momento en que se crea una solicitud de compra hasta que se recibe y factura el producto, puede pasar mucho tiempo. Este largo ciclo de compra, en algunos casos, hace que se pierdan oportunidades de negocio, o que la empresa trabaje a un ritmo inferior a su potencial.

El e-procurement permite acortar el ciclo de compras al agilizar todo el flujo desde la búsqueda de proveedores hasta el pago de la factura. Esto permite a la empresa responder más rápidamente a las oportunidades de negocio o a los cambios en el mercado. También da confianza a los proveedores, que reciben siempre los valores debidos dentro del plazo. 

Mejor relación con los proveedores

La gestión de las relaciones con los proveedores es uno de los pilares de un buen procurement. El e-procurement favorece este punto no solo al acortar el ciclo de compras, sino también al facilitar la localización y homologación de proveedores y permitir un fácil acceso al historial de transacciones con cada uno de los socios de su empresa.

A largo plazo, esta buena relación se traduce en descuentos, plazos más flexibles, mejores condiciones de pago y otras ventajas. Permiten que su empresa no sólo se convierta en cliente de un proveedor, sino que consolide con él una asociación estratégica mutuamente beneficiosa.

Prevención de errores

Al incluir sistemas digitales en el proceso de procurement, el e-procurement ofrece la posibilidad de automatizar tareas manuales repetitivas. Esto libera el tiempo de su equipo para trabajar en actividades más estratégicas, además de evitar errores derivados de la entrada manual de datos.

Por lo tanto, los problemas como los pagos fuera de plazo, los pagos con una cantidad incorrecta, las fallas en la comunicación y la confusión entre proveedores son mucho menos comunes cuando la empresa utiliza el e-procurement. Estas ventajas se reflejan también en una mayor economía y agilidad en la conducción del proceso. 

Control de gastos

En el procurement tradicional, visualizar los gastos del mes implica recopilar y revisar una serie de documentos, a menudo repartidos por diversos lugares. Con el e-procurement, la información es inmediatamente visible, como su saldo bancario en un cajero automático.

Evidentemente, es mucho más fácil controlar los gastos de esa manera. Con esto, la empresa toma el control total de sus finanzas y puede actuar de manera mucho más asertiva. El incumplimiento se convierte en un riesgo mucho menor y la empresa está mucho mejor preparada para enfrentar períodos turbulentos.

Mejore sus procesos de compra con Pipefy

Si desea comenzar a implementar rápidamente el e-procurement en su empresa sin gastar nada, Pipefy es una excelente opción. Se trata de una plataforma de gestión de procesos que permite configurar y automatizar un proceso de e-procurement en cuestión de minutos, desde la recepción de solicitudes al pago – y no requiere conocimiento de programación.

Con Pipefy, puede estructurar y centralizar su flujo de compras, aportando transparencia y agilidad. También puede acelerar las aprobaciones, evitar retrasos y mantener informados a los clientes con solo unos pocos clics.

La plataforma también le permite crear paneles y extraer informes con métricas confiables sobre su proceso de compra, como ahorros, SLAs y cantidad de pedidos procesados. Y puede comenzar de inmediato con una variedad de plantillas prediseñadas.

Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.