¿Qué es la metodología Kanban y cómo funciona? (+ ejemplos y plantillas de tableros listos para usar)

Paola Magni

Desorganización. Falta de visibilidad de las tareas. Dificultad de comunicación entre el equipo. Estos son desafíos comunes en la gestión de proyectos y procesos de empresas. Problemas que pueden ser eliminados o ampliamente facilitados con la adopción de la metodología de trabajo Kanban. 

En este artículo, explicaremos qué es Kanban, cómo funciona la metodología, y cuáles son los mayores beneficios de Kanban para la gestión de una empresa o departamento. Con su aplicación, es posible automatizar el trabajo del equipo fácilmente y sin tener que programar. De este avance, y de cómo un Kanban digital puede ayudarle en la práctica, hablaremos en la segunda parte del artículo.  

¿Qué es Kanban?

La metodología Kanban es una forma sencilla y visual de gestionar las actividades necesarias para la  realización de un proyecto o proceso. Permite implantar un sistema de gestión individual, de equipo o incluso de organización. Utilizando pocos recursos, es posible seguir el progreso de todas las tareas de los miembros de un equipo, lo que es especialmente útil para la gestión del trabajo en equipo. 

«Podemos decir que Kanban es una forma de revelar los problemas y las ineficiencias en un flujo de trabajo, asegurando que puede resolverlos y ofrecer resultados consistentes para los clientes internos y externos de su empresa.» 
Alessio Alionço (CEO de Pipefy)

No importa cuál sea su área de actuación o cuántos pasos tenga su proceso, puede adaptar la metodología para que funcione perfectamente para sus necesidades. Para ello, el principal recurso que necesitará es un tablero Kanban.

Historia de la metodología Kanban

La metodología de trabajo Kanban se creó en los años 60 en el famoso fabricante de automóviles Toyota. El objetivo de la creación de una nueva metodología era aumentar la eficiencia del proceso de fabricación, evitando el mayor número posible de residuos y creando así un sistema de gestión ajustado o Lean, término en inglés por el cual es más conocido. La nueva metodología marcó un cambio de paradigma, de la línea de producción fordista para el sistema «just in time«. 

Sin embargo, el impacto fue más allá de las fábricas y manufacturas. El método de trabajo Kanban comenzó a ser utilizado por equipos de desarrolladores en un sistema llamado desarrollo ágil de software. Desde entonces, la gestión Lean ha sido adoptada por empresas de todo el mundo, independientemente de su ámbito de actividad, porque es extremadamente adaptable. 

¿Para qué sirve el Kanban?

El Kanban funciona como un método visual de gestión de proyectos que permite a los equipos encontrar un equilibrio entre la demanda de trabajo y la disponibilidad de los recursos del equipo. Implementar la metodología en su equipo aporta muchos beneficios tanto para los empleados como para la productividad.

El Kanban ofrece más visibilidad sobre las tareas de cada persona o equipo, aportando una mayor transparencia al proceso, porque todos saben cuál es su tarea y en qué momento está de su ciclo. La metodología evita el desperdicio y la sobrecarga de profesionales, porque las actividades solo se inician en el momento en que ingresan en el tablero. 

La división de actividades en fases evita fallos de comunicación y retrabajos, dando mayor visibilidad al proceso y estableciendo plazos claros, generando una ejecución acelerada.

¿Cómo funciona la metodología Kanban? 

El tablero Kanban es la representación visual del flujo de trabajo, con las tareas y
los pasos necesarios para completarlo.

En general, un tablero Kanban consta de columnas que representan las etapas de un flujo de trabajo. La forma más sencilla de organizarlos es dividirlos en «Por hacer», «En curso» y «Hecho». Sin embargo, usted puede adaptar el tablero como quiera, creando todos y cada uno de los pasos que sean necesarios para lograr el resultado final.

Además de las columnas, el otro elemento esencial del tablero son las tarjetas o post its. Corresponden a las actividades que se llevarán a cabo en este flujo, lo que hace posible el seguimiento del estado de cada tarea y, en consecuencia, el proceso en su conjunto. Las tarjetas representan cualquier tipo de actividad, como, por ejemplo: una factura que hay que pagar, un candidato que está siendo evaluado en un proceso de selección, un texto o imagen que hay que crear e incluso una falla en un proyecto de desarrollo de software.

Partiendo de estos dos elementos básicos, un tablero Kanban puede estructurarse de diferentes maneras. Usted puede crear un tablero físico o utilizar una plataforma para una versión digital. Por eso encontramos tableros Kanban desde las paredes de la oficina hasta el software en la nube con permisos de acceso para los involucrados.

La metodología Kanban en la práctica. En su formato más sencillo, con los pasos «Por hacer», «En curso» y «Hecho». 

Al estructurar un tablero, por más simple que sea, ya puede empezar a utilizar la metodología de trabajo Kanban con su equipo. 

Las ventajas del Kanban que impulsarán los resultados de su empresa

Con la adopción de un tablero (ya sea físico o digital), notará muy rápidamente los beneficios de Kanban para la gestión de proyectos y procesos. Destacaremos tres de ellos y los explicaremos en profundidad para que entienda lo que está en juego con la aplicación de esta metodología.

#1 Visibilidad 

El poder de la comunicación visual 
Los estudios demuestran que la comunicación visual es más poderosa que la verbal para la transferencia de informaciones. El 80% de las personas recuerdan mejor algo que vieron o hicieron, en comparación con explicaciones por escrito o habladas.
Fuente: Estudio de la Empresa HP

Dado que a los humanos les resulta más fácil absorber la información de forma visual, la organización de las tareas en un tablero Kanban facilitará la comprensión del trabajo por parte del equipo. Cuando todos tienen acceso a las informaciones, la comunicación es más fácil y la colaboración se produce de forma natural. Esta visibilidad también fomenta la autonomía de los miembros del equipo, ya que ven sus actividades de una manera más holística y estratégica.

Desde la perspectiva de los gestores, la transparencia que aporta Kanban es un punto de inflexión crucial  para optimizar la gestión de proyectos o procesos. El seguimiento de todas las actividades del equipo en un único tablero reduce el flujo de emails y mensajes, el número de reuniones y el tiempo dedicado a introducir datos en hojas de cálculo.

Además, esta transparencia se volvió crucial tras la pandemia del Covid-19, cuando muchas empresas tuvieron que adaptarse a un régimen de trabajo remoto o híbrido. Romper las barreras de la comunicación disminuye las «islas» en las empresas y facilita la incorporación de nuevos miembros al equipo. Aunque no estén trabajando físicamente juntos, tendrán un lugar donde visualizar y entender cómo funciona el flujo de trabajo. 

#2 Productividad

La centralización es un aliado de la eficiencia 
Disponer de un panel con información centralizada ayuda a optimizar su negocio. En una encuesta realizada por Business Wire, el 67% de los profesionales afirmó que su trabajo sería más fácil si todas las aplicaciones estuvieran centralizadas en una única ventana.
Fuente: Site GoRemotely

Un tablero Kanban es una pantalla que centraliza todas las actividades, lo que facilitará el trabajo de su equipo. Con softwares como el de Pipefy, que ofrece un tablero digital basado en la nube y equipado con características que complementan el Kanban, usted puede aumentar aún más la eficiencia del equipo (además de automatizar las tareas, como veremos más adelante). 

Por lo tanto, el aumento de la productividad es uno de los grandes beneficios de Kanban, debido a las informaciones centralizadas, la claridad de las tareas y los objetivos representados visualmente y la facilidad de priorización resultante del seguimiento de las actividades en tiempo real. Este seguimiento permite que el gestor tenga acceso a los datos necesarios para tomar buenas decisiones y revisar las estrategias si es necesario. 

Pero las ganancias de productividad van más allá. El uso de la metodología Kanban, especialmente en el caso de un tablero digital, permite analizar lo que se ha hecho, ya que todo queda registrado en el tablero. Es posible evaluar el tiempo que tarda en completarse cada tarea, cuál es la capacidad de entrega del equipo, si hay desperdicios, cuellos de botella o si es necesario contratar más profesionales para obtener los resultados deseados. 

En definitiva, la metodología Kanban permitirá una mejor gestión de los recursos, el tiempo y las  personas, además de aportar foco al equipo, aumentando así la capacidad productiva.

La visión Kanban de Pipefy, que permite utilizar la metodología en la práctica, en un entorno digital  y seguro.

#3 Flexibilidad

Otra ventaja de la metodología Kanban es la flexibilidad que ofrece. Puede modelar cualquier tipo de flujo de trabajo utilizando un tablero Kanban, sin importar el área de operación o el departamento. 

Pero para que el conocimiento de las métricas que hemos mencionado antes se convierta en un aumento de la productividad, es necesario introducir cambios en el flujo de trabajo. Cuanto más grande es una empresa, más complejos se vuelven sus procesos y el equipo debe enfrentarse al reto de tratar con flujos rígidos. Por lo tanto, la flexibilidad y la capacidad de responder rápidamente a las nuevas demandas y los cambios se vuelven cruciales para el éxito del negocio.

En la práctica, es esta flexibilidad la que ofrece el sistema de gestión Kanban. Más allá de la creación inicial de un flujo personalizado, es fácil añadir pasos, eliminar lo que no funciona y replantear las responsabilidades. Con Kanban, usted tiene la autonomía para mejorar su proceso constantemente y sin grandes dificultades, lo que resulta en un flujo siempre optimizado y actualizado. 

Automatización del sistema Kanban: el siguiente paso

Tablero Kanban dentro de Pipefy, con pasos personalizados para un proceso de incorporación de clientes.

Ahora que usted entiende la metodología y conoce algunos de sus beneficios, sabe que organizar su  trabajo utilizando un tablero Kanban revolucionará la forma en que usted y su equipo logran resultados. Pero, como hemos mencionado, se puede ir más allá adoptando un software para crear un tablero Kanban digital. 

Con Pipefy, además de una pantalla fácil de configurar con una vista Kanban de los pasos y actividades del flujo de trabajo, tiene aún más posibilidades de mejorar la gestión y el análisis de los procesos. También ofrece capacidades de automatización de procesos de negocio (BPA) y se integra con soluciones de automatización de procesos robóticos (RPA).  

A continuación, se presentan algunos ejemplos de lo que se puede implementar con el software: 

Creación de reglas de negocio. Esto significa que cada paso de su tablero Kanban tendrá campos, información y automatizaciones definidas. Esto permite la estandarización del proceso.

Inclusión de los plazos de las demandas. Además de controlar las tareas del equipo, usted puede añadir fechas de finalización e incluso definir el tiempo que la tarjeta puede permanecer en cada paso del flujo. 

Delegación de responsabilidades para tareas específicas. En función de la demanda o de la etapa, usted puede dirigir la tarjeta a diferentes profesionales y esta delegación puede producirse automáticamente.

Automatización de procesos en general. Pipefy permite establecer disparadores, o eventos, para que las acciones sean ejecutadas automáticamente por el software cuando se produzcan (¡sin necesidad de programar!). Por ejemplo: 

  • Envío de un email en cuanto una tarjeta alcanza una etapa de flujo específica;
  • Notificar al responsable cuando el plazo de su tarea esté vencido; 
  • Pasar una tarjeta a la siguiente etapa de flujo cuando se cumple un criterio; 
  • Integrar el flujo de trabajo con otras plataformas como ERPs, software de firma electrónica, aplicaciones de mensajería, entre otras. 
¿Qué significa la automatización de procesos? 
«La automatización de procesos consiste en una serie de pasos o tareas manuales que se automatizan para mejorar los flujos de trabajo, agilizando las tareas diarias repetitivas y minimizando los errores.» 

En una investigación llevada a cabo por Salesforce, el 73% de los líderes de TI afirmó que la automatización de procesos ahorra entre el 10 y el 50% del tiempo que los profesionales de sus empresas emplean en tareas manuales. 

Ejemplo de tablero Kanban: para poner en práctica

En un proceso de solicitudes de compra, es muy importante tener información completa y visibilidad sobre el progreso de cada pedido. En este Kanban, algunas fases relevantes son: selección, cotización, aprobación, compra, concluido y archivado.

Kanban del proceso de solicitudes de compra

Al entrar en el proceso, la tarjeta debe tener información completa sobre la compra solicitada y su solicitante. La tarjeta debe contener información como:

  • Nombre del solicitante;
  • Correo electrónico del solicitante;
  • Centro de costo;
  • Número de productos a comprar;
  • Categoría de compra;
  • Plazo ideal etc.

Tarjeta Kanban del proceso de solicitudes de compra

Visualice y automatice el trabajo de su equipo con Pipefy

Como vimos, los beneficios de Kanban son muchos y con herramientas como Pipefy, es fácil implementar la metodología. Es posible adaptarlo a diferentes departamentos y áreas de actividad, además de la facilidad de automatizar los procesos en una plataforma intuitiva que no requiere conocimientos técnicos de programación para crear reglas de automatización. 

Con Pipefy, usted puede crear tableros desde cero, utilizar plantillas ya hechas de nuestra galería de  plantillas o incluso gestionar una bandeja de entrada compartida, lo que facilita la gestión de las solicitudes que su equipo recibe por correo electrónico.

Empresas de todo el mundo utilizan Pipefy para acelerar su transformación digitalPor qué usar Pipefy

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Paola Magni