CASO DE ESTUDIO
Empoderando las Áreas de Negocio con BeerOrCoffee y Low-Code
Cómo el equipo de TI de BeerOrCoffee ofrece procesos de alta calidad para 5 departamentos usando Pipefy
Acerca de BeerorCoffee
BeerOrCoffee es una plataforma que proporciona soluciones de espacios de trabajo híbridos para empresas. Su producto principal, OfficePass, es una suscripción que permite a los empleados de una empresa acceder a espacios de oficina donde les resulte más conveniente, a través de una gran red de espacios de trabajo compartidos. Los clientes también pueden acceder a alquileres de salas de reuniones, oficinas virtuales, salas privadas y locales construidos a la medida.
BeerOrCoffee es considerada la plataforma de coworking más grande de América Latina con más de 1100 espacios en más de 170 ciudades brasileñas, así como en algunas otras ciudades del mundo.
Los retos de una organización 100% remota
Fundada en 2015, BeerOrCoffee funcionó 100% de forma remota desde el momento de su creación, convirtiéndose en un referente y especialista en temas emergentes como el trabajo remoto y el futuro del trabajo.
Sin embargo, trabajar de forma remota también ha traído varios desafíos para el equipo de BeerOrCoffee. Siempre ha existido la necesidad de tener procesos y flujos de información bien definidos, ya que los empleados siempre han trabajado de forma remota y, a menudo, trabajan en diferentes zonas horarias.
Hasta 2019, la empresa estaba teniendo problemas para gestionar cada uno de los equipos. BeerOrCoffee no tenía una forma centralizada de administrar los procesos, y cada equipo de la empresa usaba diferentes plataformas para controlar el trabajo, lo que dificultaba la estandarización de los procesos internos.
El almacenamiento de información también era un desafío, ya que el equipo utilizaba diferentes servicios en la nube, lo que no permitía la interacción con otros empleados y departamentos.
El Gerente de TI e Integraciones, Marcelo Bogobil, vive en Hungría y por lo tanto no está en la misma zona horaria que Brasil. Él sufría consecuencias directas de la falta de estandarización y centralización de informaciones.
En algunas situaciones, una persona del equipo de Customer Success llamaba a un espacio de coworking para hablar de un tema e inmediatamente después otra persona volvía a llamar pidiendo la misma información. Esto sacudía la confianza de nuestros socios, ya que daba una imagen de desorden interno.”
Marcelo Bogobil
Gerente de TI e Integraciones
Cambiando la cultura con low-code
BeerOrCoffee siempre ha trabajado en formato startup: probando y mejorando sus productos, servicios y procesos. Con cambios de estrategias y pruebas constantes, era necesario tener más control sobre el flujo de información que tenía cada departamento.
El principal objetivo del equipo de BeerOrCoffee era tener un ambiente controlado para crear y probar nuevos procesos de manera rápida y eficiente. Marcelo Bogobil y el equipo de TI fueron los creadores del proyecto, denominado “Taller de Procesos”.
La idea del equipo de TI era centralizar los procesos en una plataforma común para toda la operación y dar autonomía a cada departamento para que pudieran personalizar sus propios flujos de trabajo.
Debido a que es una plataforma low-code (de código bajo) - sin necesidad de conocimientos técnicos -, Pipefy fue elegido para ser la plataforma orquestadora de los procesos de varios departamentos.
Después de unos meses de la implementación de Pipefy, el equipo de TI comenzó a recibir solicitudes de proceso de las áreas de negocio de la empresa. Con un flujo simple, que pasa por la creación del proceso, entrenamiento del área y entrega del flujo, el equipo de TI logró implementar flujos de trabajo rápidamente.
Una parte importante durante la construcción del proceso en Pipefy es la integración con otros sistemas que cada departamento ya opera. El equipo de TI utiliza tres formas diferentes de integración: a través de la API de Pipefy, que es abierta, a través de Workato y a través de Zapier, dos conectores de sistemas que están en la nube.
Después de la entrega del proceso ya personalizado dentro de Pipefy, cada departamento está empoderado para seguir personalizando la plataforma a su manera. Las mejoras en los procesos son incentivadas por el equipo de TI e Integraciones, y realizadas por cada departamento que utiliza el proceso diariamente.
Hoy en día, Pipefy nos permite probar nuevos procesos y aprender de una forma mucho más rápida y económica, liberando a nuestro equipo de desarrollo para trabajar solo en proyectos que son prioritarios.”
Marcelo Bogobil
Gerente de TI e Integraciones
Resultados: empoderamiento y automatización de procesos
Después de alcanzar el primer objetivo de centralizar y estandarizar los procesos en una plataforma low-code, el equipo de BeerOrCoffee comenzó a concentrarse en aumentar la eficiencia. Una de las estrategias fue encontrar posibilidades de automatización de procesos en pasos manuales y repetitivos.
El proceso que más ha ganado eficiencia es el de relación con clientes, también conocido como CRM (Customer Relationship Management). La relación con los espacios de coworking implica varios procesos dentro de BeerOrCoffee, por lo que es el más complejo y prioritario dentro de la empresa.
En este flujo complejo, que pasa por diversos departamentos dentro de la organización, se han agregado varias reglas de automatización. De esta manera, los equipos pueden comunicarse con clientes internos y externos automáticamente a través de correos electrónicos y notificaciones.
Después de aproximadamente un año y medio de la implementación de Pipefy, BeerOrCoffee ya ha logrado algunos resultados significativos. A finales de 2021, 5 departamentos ya estaban utilizando Pipefy, administrando más de 60 procesos diferentes.
El aumento de la eficiencia también fue relevante. Contando solo las reglas de automatización de Pipefy, el equipo de BeerOrCoffee puede ahorrar aproximadamente 560 horas mensuales, lo que equivale a la carga horaria de dos empleados, que hoy pueden dejar de hacer tareas repetitivas para participar en tareas de mayor valor agregado al servicio de la empresa.
Algunas personas me preguntan por qué construimos nuestro CRM dentro de Pipefy cuando existen otras herramientas específicas en el mercado. Nuestro objetivo era justamente lograr probar y lanzar los flujos por partes, dentro de Pipefy. Tenemos todas las funciones que necesitamos y poco a poco conectamos más procesos, herramientas externas y automatizamos cada parte de este gran proceso.”
Marcelo Bogobil
Gerente de TI e Integraciones
El futuro de BeerOrCoffee pasa por la mejora continua
A principios de 2022, BeerOrCoffee superó la marca de 100 empleados. Incluso con un producto sólido y un equipo en rápida expansión, la mentalidad de startup sigue intacta en la empresa. La rutina de probar, cambiar y mejorar forma parte de la vida cotidiana de cada empleado.
Pipefy ya está implementado en 5 de los 8 departamentos de la empresa y, poco a poco, debe comenzar a ser utilizado por el 100% de la empresa. El hecho de que sea flexible y low-code empodera a cada gerente de la empresa a probar y mejorar sus procesos en unos pocos clics, sin necesitar el apoyo del equipo de TI e Integraciones para cualquier cambio.
El proceso principal de BeerOrCoffee, en el que Pipefy se utiliza como CRM, ya está en su tercera versión, y el equipo de TI sigue mejorándolo. Debido a que las operaciones de la empresa siempre están abiertas a optimizaciones, la plataforma debe ser flexible para que los procesos cambien en cualquier momento.
Para los próximos años, BeerOrCoffee tiene metas de crecimiento acelerado y Pipefy sigue siendo un gran socio en este ciclo de mejora de procesos y eficiencia del equipo.
Integraciones
API
Zapier
Workato
Especificaciones
- Industria: Tecnología
- Tamaño de la Empresa: 51-200 empleados
- Departamentos que utilizan Pipefy: TI, Atención al Cliente, Ventas y Finanzas
- Procesos en Pipefy: Solicitudes de TI, CRM, Incorporación de Clientes, Encuesta de Satisfacción, entre otros
