Como rastrear facilmente os indicadores de desempenho para o Financeiro

Como saber se sua equipe financeira está no caminho certo? Existem algumas métricas universais que você pode rastrear, como despesas anuais ou ROI geral. Porém, tais métricas só são úteis se você tiver alguma base de comparação. Por isso, a nossa dica é: utilize Indicador-Chave de Desempenho (ou KPIs).

Os KPIs são dados mensuráveis que informam se você está progredindo ou não. Além disso, eles são úteis porque são orientados por objetivos: cada um compara o desempenho real a um objetivo específico.

Por que você deve acompanhar esses indicadores?  

Sem exceção, as tendências são sempre mais úteis para os tomadores de decisão quando são mensuráveis. Por isso, os KPIs são superiores a outros fatores rastreáveis. Cada um está associado a certas métricas quantificáveis, como, por exemplo:

  • Um objetivo específico ;
  • Seu nível de desempenho atual;
  • Histórico de tendências de desempenho.

Quando suas equipes de compras e de finanças seguem esses números ao longo do tempo, você evita ficar acomodado. Isso quer dizer que:

  • você cultiva relacionamentos apenas com os fornecedores que enviam materiais de alta qualidade, ou;
  • com os que fornecem os melhores serviços possíveis, entregando no prazo e concluindo os pedidos conforme o esperado.

Aqui estão os KPIs que sua equipe precisa administrar para que isso aconteça.

1. Custo por Fatura

Custo por fatura

O que é?

Este KPI relacionado a despesas informa exatamente quanto cada fatura custa à sua empresa. Ele separa suas contas a pagar e as divide por fornecedor.

Por que rastreá-lo?  

Ao rastrear o custo exato por fatura de cada conta de fornecedor, você consegue uma noção do real valor de seus fornecedores (tanto individualmente quanto em comparação a outros serviços).

Como rastreá-lo com Pipefy?  

A maneira mais precisa de rastrear o custo por fatura é por meio das próprias faturas. O Pipefy torna mais fácil localizar cada solicitação de compra e visualizar as despesas relacionadas a elas. Se você quiser ver um custo específico ao longo do processo, como despesas gerais de envio de todas as faturas, você pode gerar um relatório.

Você pode seguir esse processo para qualquer custo que precisar rastrear, sejam eles:

  • custos primários, como descritos acima;
  • custos secundários, como cobranças por atraso de pagamento, devoluções ou atrasos na aprovação.

Sendo assim, os informativos inclusos facilitam a obtenção dessas informações. Isso exige trabalho mínimo, sem despesas adicionais.

2. Precisão da Ordem de Compra

O que é?  

A precisão da ordem de compra é a porcentagem de pedidos preenchidos corretamente e entregues no prazo. Esses tecnicamente são dois KPIs separados, mas é necessário considerar os dois para avaliar cada fornecedor com precisão.

Por que rastreá-lo?  

Sempre que um pedido atrasa ou chega incorreto, custa dinheiro à empresa. Ter a precisão do rastreamento como um KPI significa que você pode identificar quaisquer tendências de precisão. Isso permite que você continue com seus fornecedores mais confiáveis e substitua os de baixo desempenho.

Como rastreá-lo com Pipefy?

Para monitorar a precisão, você precisa saber quantas entregas você recebe e quantas delas estão corretas já na primeira vez.

O Pipefy foi projetado para que você consiga visualizar o movimento de um card ao longo do pipeline do pedido. Você consegue ver rapidamente o que foi incluído em cada remessa, e se cada elemento foi verificado. Caso haja erros ou necessidade de esclarecimentos, você poderá ver quem recebeu a remessa.

Você também consegue visualizar todos os pedidos de compras que já foram concluídos e gerar um relatório de entregas. O modelo de pedido de compras do Pipefy torna mais fácil analisar as duas fases, descobrir quantos pedidos chegaram corretos e quantos precisam retornar ao pipeline.

O Pipefy também possibilita padronizar e medir todas as etapas, permitindo identificar quaisquer erros e impedir que eles aconteçam novamente. Por outro lado, quando tudo estiver correto da sua parte, será mais fácil encontrar o erro da parte do fornecedor (se houver algum). E como você pode personalizar todos os cards e pipes de acordo com as suas necessidades, você pode ter certeza de que está analisando as informações relevantes.

3. Prazo de entrega do fornecedor 

O que é?  

O prazo de entrega do fornecedor é o número de dias decorridos entre o dia em que foi feito o pedido e a entrega.

Por que rastreá-lo?  

Quando você sabe o prazo de entrega de cada fornecedor, pode aumentar a linha do tempo de todos os pedidos. Lembre-se: seus produtos devem chegar no momento certo, para que ninguém precise esperar por eles. E também para que não fiquem parados no depósito esperando para serem usados.

O rastreamento dos prazos de entrega também permite comparar a eficiência do fornecedor. Temos uma situação ideal se uma empresa tem um prazo de entrega particularmente curto, mas isso não compromete a qualidade. Na maioria dos casos, no entanto, alguma forma de acordo ou concessão está envolvida.

Por exemplo, o fornecedor com o menor tempo de entrega pode não fornecer materiais da melhor qualidade. Para se adaptar, pode ser que você precise optar por um prazo de entrega mais longo, agendando seus pedidos de acordo com esse prazo. Assim você pode obter os melhores suprimentos, enquanto gerencia o risco de entrega tardia.

Como rastreá-lo com Pipefy  

Os prazos de entrega são fáceis de acompanhar com o Pipefy. Cada etapa, representada como um “card” digital, permanece intacta enquanto se move ao longo do pipe, para que você possa ver todas as datas importantes. Você pode individualizar cada card de compra para que ele tenha todas as informações desejadas, como uma fatura datada e a data prevista de entrega. Além disso, a ferramenta de relatórios do Pipefy permite que você se concentre nessas informações. Desse modo, fica fácil fazer comparações entre elas, possibilitando escolhas mais inteligentes em relação aos fornecedores.

4. Taxa de compras emergenciais

Acompanhar a taxa de compras emergenciais

O que é? 

Toda empresa realiza compras não planejadas de tempos em tempos. Por exemplo, um departamento pode ficar com pouco material, surgir algum pedido de reembolso não esperada ou um provedor de serviços pode acabar atrasando. Isso fará com que o departamento de compras/procurement entre no modo reparação.

Esse tipo de situação acontece, mas não é o ideal. Se você conseguir minimizar o número de compras emergenciais, poderá manter seu orçamento nos trilhos. Isso ajudar a reduzir o pagamento de taxas de urgência.

Por que rastreá-lo?

Ao acompanhar as compras emergenciais considerando-as um KPI, você começa a perceber quando elas acontecem e por quê. Por exemplo, se você observar que está fazendo um pedido emergencial para o material X todo mês de novembro, poderá adquirir mais como parte do seu plano padrão.

Como rastreá-lo com o Pipefy 

Devido ao fato de os cards do Pipefy serem totalmente personalizáveis e não exigirem codificação para fazer alterações, você pode apontar um pedido como planejado ou inesperado. Então, você pode selecionar os pedidos que forem atípicos e determinar quanto tempo foi direcionado a eles, além de estabelecer qual foi o seu gasto.

O que concluímos

Ao fazer uma avaliação sobre como rastrear facilmente os KPIs, percebemos que a padronização e a automação são seus aliados. Esses fatores permitem apurar os dados de desempenho relevantes, simplificando a análise deles e acelerando o processo de tomada de decisão.

O Pipefy permite padronizar todas as etapas do seu processo financeiro, automatizando sempre que possível, destacando as informações mais relevantes. Se você se concentrar nos dados restantes, que são os alteráveis, poderá tomar decisões mais bem informadas, beneficiando a sua equipe de compras.

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