Os principais desafios para ter um processo de recrutamento eficiente e como superá-los

Giovanni Riva
Customer onboarding process

Se você trabalha com RH, provavelmente sente que, a cada ano que passa, recrutar bons profissionais está mais desafiador.

Primeiro, porque a maioria do seu pool de candidatos não está procurando ativamente por um novo trabalho. De acordo com uma pesquisa americana, quase três quartos dos aprovados para novas vagas são profissionais que já estavam empregados, mas abertos a novas oportunidades em potencial.

Além disso, temos 250 currículos enviados, em média, para cada vaga de emprego. Enviados por aqueles candidatos que estão buscando ativamente. Como essas pessoas representam apenas 27% do seu verdadeiro pool de candidatos, você, na verdade, está selecionando um entre 1000 profissionais. Além disso, os candidatos mais bem preparados são contratados, em média, em 10 dias.

Diante desse cenário, é impossível gerenciar um processo desses manualmente.

Hoje em dia, são muitas as tarefas envolvidas no recrutamento, desde a revisão dos currículos até o acompanhamento após a oferta de trabalho. Por isso, também são muitas as maneiras pelas quais a contratação de um grande candidato pode dar errado.

Ainda assim, muitos recrutadores continuam dependendo de ferramentas quase tão atrasadas como os bons e velhos lápis e papel. Soluções como emails, planilhas e listas de tarefas hospedadas na nuvem podem ser suficientes para processos menos complexos, mas não chegam nem perto de resolver as dificuldades enfrentadas pelos recrutadores de hoje.

Os Desafios do RH para Recrutamento e Seleção

O recrutamento é um processo que é, estruturalmente, semelhante para a maioria das empresas, mesmo que existam elementos e desafios mais específicos. É na estrutura em si e nas demandas mais usuais que a maioria dos recrutadores têm dificuldade.

Alguns obstáculos comuns são:

  • Falta de padrão para o processo de contratação: não existe continuidade entre o preenchimento de uma vaga e da seguinte; a cada nova contratação é preciso reinventar a roda.
  • Perda de informações importantes: à medida que as informações sobre a contratação – uma vaga ou um candidato – são passadas para frente, algumas acabam sendo perdidas.
  • Pouca visibilidade dos processos: em muitas equipes de RH, aqueles que não fazem parte da gerência não têm acesso a como as decisões são tomadas, o que causa mal-entendidos e comunicação ruim.
  • Pouca integração entre departamentos: muitas vezes, o time responsável pela contratação só troca informações com os departamentos que precisam de novos colaboradores no momento da solicitação inicial de contratação.
  • Excesso de tarefas repetitivas: os membros da equipe estão perdendo tempo com tarefas manuais que não precisam ser manuais.
  • Falta de controle sobre as atividades: depois que uma tarefa deixa de ser só sua responsabilidade, torna-se impossível acompanhar o que está acontecendo, quem está realizando os próximos passos e como eles estão sendo feitos.
  • Dificuldade para encontrar informações: se você precisa saber algo específico sobre um candidato ou uma vaga em aberto, a única maneira é revisar milhares de mensagens ou pesquisar em diversas planilhas.
  • Muito tempo para finalizar a contratação: quando tudo está pronto para ser finalmente enviado, muitos candidatos já foram contratados ou estão em outros processos seletivos.
  • Comunicação falha com os candidatos: quando os candidatos não recebem atualizações sobre o status da sua inscrição, acabam deixando o processo de lado e buscando outras vagas.
  • Estratégia reativa para o recrutamento: o modelo tradicional no qual você só recruta quando tem uma vaga em aberto faz com que as atividades sejam feitas com pressa e a pressão dificulta a tomada de decisão.

Cada dificuldade que aparece na jornada de recrutamento, individualmente, pode não parecer tão importante. Mas, em conjunto, esses obstáculos podem causar sérios problemas para a sua empresa.

Quais as Consequências desses Desafios no Processo de Contratação?

Os desafios no processo de contratação não afetam negativamente só a sua equipe: cada obstáculo prejudica o departamento que precisa do candidato e, no final das contas, os resultados finais da sua empresa. Eles impactam até a capacidade da empresa de atrair profissionais talentosos.

Candidatos Frustrados

No mercado de trabalho de hoje, a experiência do candidato com a empresa é muito importante. De acordo com uma pesquisa do Career Builder, quase 80% dos candidatos acreditam que a maneira como uma empresa lida com eles em um processo seletivo indica o quanto ela valoriza os profissionais que já trabalham nela. Mais de 85% acreditam que eles, como candidatos, devem ser tratados com o mesmo respeito que os colaboradores, mas apenas 49% sente que isso acontece.

As pessoas que você quer na sua equipe são aquelas que têm poder de decisão sobre onde vão trabalhar. Por isso, é preciso evitar ao máximo que seus candidatos tenham uma experiência ruim com você, porque eles vão buscar outras oportunidades. Além de perder o candidato perfeito para uma posição, sua empresa também pode começar a ter má reputação no mercado.

Colegas Insatisfeitos

Pense em uma equipe excelente e bem organizada na qual você trabalhou. Agora, busque na memória uma que não foi tão bem coordenada. É possível sentir a diferença, certo? O seu time também sente.

Mesmo que você se dedique horas e horas para que todas as etapas do seu processo estejam alinhadas, se ele não for realmente integrado, informações são perdidas e pessoas ficam frustradas. E o que pode acontecer? Na pior das hipóteses, você vai ter que pausar o recrutamento para os outros times e se concentrar em encontrar novos membros para a sua própria equipe.

Altos Custos para Contratações

Quanto mais tempo você leva para contratar alguém, maiores são os custos para a empresa. Todos os membros da sua equipe estão sendo pagos e existe o gasto diário para manter uma posição em aberto nos sites de vagas. Enquanto isso, a posição não está preenchida e a receita que seria gerada por aquela pessoa não está vindo.

Além disso, quando você contrata uma pessoa com pressa ou sem as informações necessárias para tomar a melhor decisão, corre o risco de fazer uma contratação ruim. Essas contratações ruins podem custar muito caro à empresa, tanto financeiramente quanto em termos de eficiência.

Contratar com eficiência significa ter menos gastos e maior ganho para sua empresa.

Como Melhorar o Processo de Recrutamento e Seleção?

Se você não precisasse fazer tudo manualmente, poderia chegar até aqueles candidatos ideais, ser a primeira escolha para quem busca trabalho e fazer contratações com rapidez e agilidade. Preencheria as vagas não só mais rápido, como também com mais eficiência, reduzindo o custo por contratação e a rotatividade associada às más contratações. E se você encarar as contratações de maneira proativa, construindo um banco de talentos para te ajudar quando surgir uma nova vaga, vai preencher as posições com mais eficiência e aumentar a receita da sua empresa como um todo.

A única maneira de conseguir isso é criando e implementando um fluxo de trabalho inteligente e eficiente para seu processo de recrutamento. É necessário automatizar o máximo possível, ou seja, ter templates de email automáticos e a possibilidade de enviar notificações de acordo com suas necessidades.

Soluções do Pipefy para Simplificar e Automatizar seu Processo de Recrutamento

O Pipefy é o braço direito do RH nos processos de recrutamento e seleção. Com ele, é possível criar, padronizar e manter um fluxo de trabalho para seu processo de recrutamento. Uma ferramenta simples e fácil de usar, que todos podem entender e usar para acompanhar tarefas e atividades.

Tudo começa com um card.

Esses cards digitais contêm todas as informações coletadas a respeito de um candidato. O card passa pelo que chamamos de pipe: uma representação visual do processo de contratação. À medida que o candidato continua sendo aprovado nas fases do recrutamento, o card dele progride para a próxima fase, coletando informações que o sistema ou os membros da equipe adicionam a ele.

Ao automatizar o processo, é possível definir requisitos e recomendações para uma posição, recusando candidatos não qualificados automaticamente e classificando o restante em categorias. Você pode até avisar os membros da sua equipe, de forma automática, quando algum deles precisar executar uma ação. Desde agendar uma sala para entrevista até aprovar uma oferta de contratação. Tudo sem perder tempo.

Quando você usa uma solução inteligente como essa, resolve quase todos os problemas que podem surgir durante os processos de contratação.

Integração entre Departamentos

A colaboração (ou falta dela) entre os times interessados pode fazer com que o processo de recrutamento e seleção seja mais rápido ou mais devagar. Quando a equipe está conectada para que tudo esteja em um só lugar e as tarefas sejam executadas seguindo um processo padronizado, você economiza dinheiro e encontra rapidamente os candidatos mais qualificados para sua vaga.

A Solução: Informações e Mensagens Centralizadas

Para garantir que todos da equipe estão atualizados sobre os candidatos e vagas em aberto, você precisa que todas as informações sobre o recrutamento estejam no mesmo lugar. Chega de enviar emails para o endereço errado porque o arquivo do candidato foi duplicado e atualizado de maneira errada.

A base de dados do Pipefy é uma maneira sistemática de armazenar e organizar informações. Cada candidato ou vaga é representado por um card, configurado de acordo com as especificações necessárias. Você tem acesso ao card individualmente e também a uma visão 360º, ou seja, pode escolher ver todas as ações/cards relacionadas ao card escolhido. Além disso, com o Pipefy, você passa a ter uma plataforma centralizada para envio e recebimento de mensagens de emails.

Essa funcionalidade facilita a pesquisa de detalhes sobre uma posição ou da mensagem mais recente que um candidato recebeu. Assim, você evita a perda de tempo na busca por informações em emails antigos e também o constrangimento de enviar mensagens repetidas ou incorretas para um candidato ou para o departamento que está contratando.

Acompanhamento de Candidatos

Em todos os setores, recrutadores e gerentes estão começando a perceber a importância de ter um sistema de acompanhamento de candidatos ou “applicant tracking system” (ATS). Eles sabem que esse tipo de ferramenta é necessária se o objetivo for cultivar, de forma proativa, um pool de talentos. Sem isso, o RH fica preso a correr atrás de candidatos, sem nenhuma estratégia, toda vez que uma nova posição fica vaga.

A Solução: Organização e Classificação dos Candidatos

O ideal é que seu sistema de acompanhamento vá além de organizar os candidatos e prever quem será o mais adequado para a empresa. O que queremos aqui é criar uma lista que possa ser mais útil do que apenas uma planilha de Excel. Para ter à sua disposição um verdadeiro pool de talentos, você precisa ser capaz de:

  • Procurar candidatos por qualificações e habilidades;
  • Classificar os candidatos com base no potencial encaixe desse profissional na empresa;
  • Personalizar a visualização das informações para ter acesso a dados de um candidato em particular ou de todos os candidatos com uma característica específica;
  • Analisar seu pool de candidatos;
  • Atualizar o status das candidaturas automaticamente.

Quanto mais informações você puder obter do seu banco de dados, melhores serão suas decisões de contratação. O Pipefy possibilita que você tenha uma base de dados de candidatos dinâmica e integrada, com todas essas possibilidades. Usando a lógica condicional “se, então”, você pode categorizar os profissionais de acordo com o conteúdo registrado em seus arquivos.
Por exemplo:

  • Se um candidato tiver menos experiência, o formulário pode ocultar as perguntas seguintes e agrupar essa inscrição com os outros candidatos menos qualificados.
  • Se um candidato tiver a qualificação esperada, o formulário vai exibir perguntas mais detalhadas para determinar se essa é a pessoa certa para a vaga.
  • Se o entrevistador registrar respostas que mostrem um ótimo candidato em potencial, o sistema poderia avançar o card dessa pessoa. Caso o candidato seja identificado como não compatível com a vaga, a pessoa poderia receber um email automático de não aprovação ou ser categorizada como “talvez depois”.

Com o Pipefy, você pode acessar rapidamente as informações e, sem dificuldade, ver quem está em qual categoria.

Automação do Processo

Quanto mais automático, mais tempo você economiza em cada processo. Isso é ainda mais importante no mundo do recrutamento, pois normalmente esse processo necessita de muitas etapas para acontecer, sendo que a maioria delas não precisa ser manual.

A Solução: Progressão Automatizada de Candidatos e Mensagens

A lógica condicional “se, então” pode te ajudar a automatizar todas as etapas do processo de recrutamento, não apenas a classificação e categorização de candidatos.

Se um candidato não for qualificado para a vaga, o sistema automatizado pode retirá-lo do pipe e enviar um email informando sobre isso, sem que ninguém precise realizar nenhuma tarefa diretamente.

Por outro lado, pode ser que o candidato que se inscreveu seja perfeito para a vaga, tendo a qualificação e as habilidades exigidas. Nesse caso, você pode fazer com que o sistema envie automaticamente uma solicitação para agendar uma entrevista com ele por telefone.

O Pipefy também pode ser útil para outros tipos de mensagens automáticas.

Profissionais de recrutamento estão sempre enviando mensagens de agradecimento, avisando para o candidato que ele não foi aprovado, entre outras. Você pode facilitar esse processo, enviando esses emails em lotes:

  • O primeiro lote de e-mails após a triagem inicial dos currículos;
  • Outro lote após a primeira etapa de entrevistas por telefone;
  • Mais um lote de mensagens automáticas de agradecimento para aqueles que não foram selecionados após a entrevista pessoal.

Quando você chega ao ponto de enviar a oferta de trabalho para o profissional selecionado, todos os candidatos já devem ter recebido um desses emails de agradecimento. Ao automatizar o envio dessas mensagens, elas são recebidas pelos candidatos com rapidez para que possam continuar sua busca. Além disso, ninguém é esquecido ou fica sem resposta.

Consideração Final: Integração Fluída e Contínua

Todo profissional de RH ou gerente que já contratou alguém sabe que o momento em que o candidato aceita a oferta não é o fim da história. Se você não garantir que o processo de onboarding do novo colaborador seja fácil e tranquilo, corre o risco de perder esse profissional que trabalhou tanto para recrutar.

É por isso que a integração e automação do seu processo de contratação não pode parar com a assinatura do contrato. Você precisa de uma solução que abranja todos os aspectos do processo, incluindo as últimas etapas, quando o candidato se torna um colaborador.

Com Pipefy, é simples e fácil continuar com esse processo, é uma questão de mover o card da sua nova contratação para o departamento correto. A equipe responsável passa a ter acesso a todas as informações que você tinha, ninguém precisa pedir ao novo contratado informações que ele já forneceu antes.

É simples para todos os envolvidos. E, no final das contas, é assim que queremos que qualquer novo relacionamento se inicie.

Escrito por
Giovanni Riva
Graduated in Business Administration, he spent 5 years working in the 3rd sector, before joining Pipefy to start the commercial area of the company. After developing the Pipefy Young Guns Trainee program, today he is responsible for employer brand and talent acquisition of Pipefy.

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