¿Qué es la Automatización de los Procesos Financieros? 

Paola Magni

La automatización de los procesos financieros puede ayudar a acelerar su flujo de trabajo, reducir errores y mejorar las experiencias de proveedores, clientes y empleados. Después de todo, las empresas dependen de la tecnología para solucionar complejidades en su gestión financiera, por lo que es importante aprovechar al máximo los avances tecnológicos.

En la rutina de un negocio, los pagos deben procesarse, las facturas deben generarse y enviarse, y las facturas deben cotejarse con las órdenes de compra y las pruebas de recibo. Cada flujo de trabajo y proceso en el departamento de Finanzas involucra una variedad de personas, sistemas y datos. 

La automatización de los procesos financieros ayuda a coordinar todas las partes móviles al eliminar las tareas manuales, mejorar la colaboración y mantener los elementos de trabajo en movimiento.

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Definición de automatización financiera

La automatización de un proceso financiero implica el uso de tecnología para completar tareas con poca o ninguna intervención humana. Esto no quiere decir que reemplace a las personas con robots. 

Simplemente significa usar la automatización para manejar tareas manuales repetitivas y que consumen mucho tiempo. Al automatizar estos procesos, los departamentos de Finanzas pueden dirigir sus esfuerzos hacia la creación de valor e impulsar la estrategia de la empresa.

El objetivo principal de la automatización financiera es mejorar la eficiencia de los procesos mediante la reducción o eliminación de tareas o actividades repetitivas que no agregan valor.

La automatización de los procesos financieros, como la gestión de cuentas por cobrar, puede resolver problemas que consumen mucho tiempo, como el seguimiento manual de los plazos de pago y el seguimiento cuando los pagos se retrasan.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización financiera?

Los equipos de Finanzas que dependen de procesos manuales y herramientas como el correo electrónico y las hojas de cálculo para administrar los datos y las operaciones financieras son propensos a la confusión, la pérdida de datos y a los errores. 

Al estandarizar, automatizar e integrar estos procesos, los equipos minimizan los errores, mejoran la colaboración y aumentan la productividad general.

Los beneficios de la automatización de los procesos financieros incluyen:

Reduce los erroresLa automatización de la recopilación de datos proporciona una visibilidad completa de todas las piezas en movimiento en los procesos financieros de una empresa, como contratos, facturas e información de proveedores, sin la necesidad de alternar entre varias herramientas ni clasificar la información manualmente.

El software de automatización financiera que se integra con otras herramientas financieras comunes, como QuickBooks y Excel, sirve como la pieza faltante que une todos los aspectos de su gestión financiera.
Aporta visibilidad al proceso financieroRecopile datos y proporcione una visibilidad completa de todas las piezas en movimiento en los procesos financieros, como contratos, facturas e información de proveedores, sin la necesidad de alternar entre varias herramientas ni clasificar la información manualmente.
Optimiza y agiliza los flujos de aprobaciónCon la automatización, las revisiones y aprobaciones no se convierten en un cuello de botella en la gestión financiera.

Use reglas para asegurarse de que no se complete ninguna transacción sin la aprobación adecuada.
Mejora la eficienciaUse cuadros de mando (dashboards) para medir qué tan bien funcionan los procesos y para analizar posibles causas de cuellos de botella.
Realza la colaboraciónHaga que sea fácil para cualquier persona crear una solicitud y aún más fácil de rastrear, visualizar y generar informes. Los formularios personalizados agregan consistencia a sus procesos, y los correos electrónicos activados y las notificaciones significan menos tareas rutinarias de las que preocuparse.
Deja más tiempo para el trabajo estratégicoCuando los procesos están organizados y el trabajo manual está automatizado, los equipos pueden pasar menos tiempo tratando de entender cómo realizar un proceso específico, y más tiempo analizando números, construyendo informes y tomando decisiones comerciales acertadas.

Low-code BPA vs. Automatización robótica de procesos en finanzas

La automatización de procesos de negocio (BPA) utiliza software para mejorar la eficiencia general y generar valor comercial adicional al deshacerse del trabajo que consume tiempo o recursos. El BPA no reemplaza la intervención humana, pero funciona para eliminarlo cuando no es necesario o potencialmente limitante, como la entrada de datos o el desarrollo de TI.

La automatización robótica de procesos (RPA) utiliza bots de software que «aprenden» cómo identificar problemas y cómo imitar la forma en que los humanos trabajan y navegan por las aplicaciones para mejorar un solo proceso

Esto significa que no solo funciona para eliminar el trabajo cuando no es necesario como el BPA, sino que también funciona para eliminar por completo la intervención humana.

Si bien estas dos prácticas tienen sus diferencias, las dos proporcionan sus propios beneficios e incluso se pueden usar juntas para ayudar a las organizaciones a lograr una transformación digital total que mejore la experiencia general de los empleados, proveedores y clientes.

Low-code BPARPA
Automatización a nivel de extremo a extremo que puede mejorar la colaboración entre funciones y sectoresAutomatización a nivel de tareas que puede mejorar la productividad
La solución requiere una comprensión completa de los procesos de negocio y puede tardar más tiempo en implementarseLa solución «aprende» cómo se completa un proceso de negocio o tarea, lo que significa que puede funcionar dentro de un proceso existente
La interfaz low-code hace que sea fácil para los usuarios empresariales no técnicos construir y mejorar marcos fácilmente repetibles, mejorando la seguridad general y la gobernanzaRequiere conocimiento de codificación para configurar y realizar actualizaciones, lo que puede generar posibles cuellos de botella y problemas de seguridad y gobernanza

3 ejemplos de automatización de los procesos financieros

Los equipos de Finanzas a menudo luchan por equilibrar todas las partes necesarias para mantener sus negocios saludables. La gestión de procesos financieros a través del correo electrónico, las hojas de cálculo y las distintas herramientas de automatización de las finanzas añade confusión y aumenta las oportunidades de error.

La estandarización y automatización de estos procesos puede ayudar a su equipo a minimizar los errores, mejorar la colaboración y aumentar la productividad. A continuación se muestran tres ejemplos de casos de uso de automatización:

Cuentas por Pagar

Un departamento de Cuentas por Pagar generalmente incluye varios procesos manuales, como:

  • Asegurarse de que las facturas estén debidamente aprobadas antes de emitir el pago
  • Garantizar fondos suficientes para cada pago
  • Cumplir con los términos de pago que pueden variar de un proveedor a otro

El software de automatización financiera aborda estos procesos al conectar su sistema de cuentas por pagar directamente a los flujos de trabajo de compras o reembolsos para asegurarse de que procesa solo las facturas aprobadas.

También puede utilizar la automatización para integrar los procesos del equipo de Cuentas por Pagar con herramientas de planificación financiera, para que el presupuesto se asigne automáticamente antes de que las facturas lleguen al departamento de Cuentas por Pagar.

Reembolso de Gastos

Las solicitudes de reembolso que parecen sencillas pueden atrasarse cuando hay muchos empleados que envían solicitudes en múltiples canales. Los desafíos comunes incluyen:

  • Empleados que no cumplen con las políticas de gastos que pueden no estar claras
  • Poca visibilidad de los gastos debido a formularios no estructurados o falta de integración con otros sistemas
  • Reembolsos retrasados debido a informes de gastos que se presentan tarde o falta información

El software de automatización de los procesos financieros puede abordar estos puntos débiles al:

  • Proporcionar un depósito de información clara sobre los costos de viajes de negocios
  • Brindar un flujo de trabajo estructurado para cada solicitud de reembolso
  • Envío de notificaciones automáticas a los aprobadores
  • Permitir a los empleados realizar un seguimiento del estado de sus solicitudes

La integración con otros sistemas financieros, como Quickbooks, Oracle o el software ERP, puede proporcionar datos históricos para que las tendencias de gastos se puedan analizar fácilmente.

Compras y adquisiciones

La naturaleza de muchas solicitudes de compra da como resultado pedidos de compra con información faltante, errónea o incompleta. Los problemas comunes incluyen:

  • Falta de control y visibilidad del gasto debido a pedidos y compras de última hora, realizados fuera del proceso de compras de la empresa
  • Datos incompletos o inexactos debido a formularios de solicitud no estructurados, ingreso manual de datos o recepción de solicitudes de múltiples canales
  • Cuestiones de cumplimiento de contratos que surgen cuando un departamento de Finanzas debe examinar las obligaciones contractuales de múltiples proveedores

Ejemplo de una función de automatización que se encarga del trabajo manual repetitivo.

Evite estos problemas mediante el uso de software de gestión de procesos financieros para estandarizar la creación de solicitudes de compra y establecer condiciones de compra, acciones obligatorias y reglas de automatización que eviten errores y garanticen el cumplimiento de políticas cuando se procesan las solicitudes de compra.

Software de Automatización Financiera: 10 funciones esenciales que debe buscar

Los procesos financieros son complejos, pero no tienen por qué ser complicados. Con la ayuda del software BPA, puede brindar control, responsabilidad y eficiencia a los flujos de trabajo y finanzas de su empresa. Para ayudarlo a comenzar, considere una plataforma que tenga las siguientes características:

Pipefy ofrece estas 10 funciones esenciales para ayudar a optimizar, estandarizar y agilizar la administración de finanzas en una empresa.

El resultado no es solo una operación financiera más fluida, sino también una mayor agilidad empresarial, porque los procesos financieros ya no se convierten en cuellos de botella para otros flujos de trabajo empresariales. Con el software adecuado, también le será más fácil centralizar la información y mejorar las comunicaciones dentro de su departamento, así como con proveedores y clientes.

Pipefy ayuda a los equipos de Finanzas a crear flujos de trabajo optimizados e interactuar de manera eficiente con proveedores, aprobadores y colegas.Aprenda cómo

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Paola Magni