¿Qué es Business Process Management (BPM)? La guía definitiva para su empresa

¿Alguna vez te has preguntado qué es BPM? La Gestión de Procesos de Negocio (en inglés, BPM – Business Process Management) engloba la gestión, optimización y automatización de procesos, garantizando que las empresas funcionen con eficiencia a medida que evolucionan y cambian sus prioridades.

Después de todo, los procesos son pilares centrales de cualquier empresa. Comprenderlos, evaluarlos y optimizarlos – en otras palabras, gestionar estos procesos – es fundamental para impulsar el éxito de los negocios.

De esta manera, un buen software de BPM ayuda a su empresa a mejorar la productividad, reducir costos y aumentar la satisfacción de empleados y clientes.

¿Qué es un BPM y para que sirve?

El significado de BPM puede entenderse como gestión, optimización y automatización de procesos – un enfoque utilizado para analizar y mejorar procesos centrales que impulsan las operaciones de una empresa. El BPM (Business Process Management) comienza con la identificación de los procesos de los que depende un negocio. Luego, es necesario analizar cómo es posible mejorar estos procesos, implementar los cambios y medir sus resultados.

La gestión, optimización y automatización de procesos es diferente de la gestión de proyectos, que garantiza que proyectos específicos – como la implementación de una nueva campaña de marketing o el diseño de un producto – se completen de manera eficiente. El BPM (Business Process Management) puede ser útil para identificar y mejorar procesos que contribuyen a la gestión de proyectos. Sin embargo, implica mucho más que solo mejorar su gestión.

Del mismo modo, un BPM también sirve para simplificar y agilizar la gestión de tareas; por ejemplo, cómo una empresa estructura las tareas individuales que realiza su equipo. Pero la gestión de tareas es solo un aspecto que BPM (Business Process Management) puede optimizar.

Conceptos importantes relacionados con el BPM 

¿Ha oído hablar del mapeo, de la estandarización y de la mejora de procesos? Todos ellos forman parte del concepto básico de lo que es un BPM y para que sirve. A continuación, explicaremos cada uno.

Mapeo de procesos

El propósito del mapeo es entender un proceso, descifrar su estructura e identificar cuáles son los flujos, pasos y en qué dirección van.

El mapeo de procesos consiste en la creación de un diagrama de flujo de trabajo, ya sea en formato físico o digital, garantizando más claridad sobre las dinámicas de determinado proceso y de sus procesos relacionados.

Mapear procesos de negocio es una forma de comprender las etapas de principio a fin de un workflow (flujo de trabajo). Con mapas de procesos, los equipos – especialmente sus líderes – pueden tener una visión general de la ejecución y cómo está diseñada.

Para mapear un proceso, lo ideal es reunir a aquellos profesionales que lo conocen profundamente, y establecer las tareas a ser realizadas y plazos a ser cumplidos.

Estandarización de procesos

Estandarizar un proceso es hacerlo replicable y repetible, estableciendo un determinado modelo fijo de ejecución que debe ser adoptado por los miembros del equipo – para garantizar la entrega del resultado esperado.

La estandarización de procesos define la información y las tareas requeridas para cada paso, además de los pasos en sí y sus responsables. De esta forma, cada empleado sabrá exactamente lo que se espera de él, y deberá repetir estas acciones cada vez que tenga la responsabilidad de cumplir con una determinada fase del proceso.

La estandarización de procesos ofrece varias ventajas. Primero, hace que el resultado del proceso sea más predecible, evitando errores. Segundo, disminuye el nivel de ansiedad del equipo, que podría confundirse por no saber exactamente qué hacer.

En tercer lugar, la estandarización facilita la automatización de determinadas etapas del proceso – es decir, elegir tareas manuales y aburridas y delegarlas al software, que ejecutará ciertas acciones a partir de disparadores en lugar de los colaboradores.

Mejora de procesos

La mejora de procesos es la acción de modificar un proceso para hacerlo más eficiente. Para garantizar la mejora de los procesos, es importante mapearlos y estandarizarlos. Solo así podrá identificar fácilmente dónde están los cuellos de botella y encontrar soluciones para ellos.

¿Cómo funciona un BPM en la práctica?

En la práctica, el BPM (Business Process Management) se gestiona a través de una plataforma donde puede estandarizar procesos modelados. Por lo tanto, usted puede crear worfklow digitales, flujos de trabajo basados en la nube, que se pueden mejorar y modificar según las necesidades del negocio.

En la práctica, al trabajar con flujos de trabajo digitales, puede establecer reglas y pasos claros, dando más visibilidad a todo su trabajo, en todas las etapas. De esta manera, puede identificar oportunidades de automatización para aumentar la eficiencia de su proceso, reduciendo errores y pérdidas de tiempo con tareas manuales.

En la práctica, el BPM permite la mejora continua de procesos, ya que las plataformas BPM facilitan la identificación de cuellos de botella y oportunidades de optimización. Estas herramientas recopilan métricas en tiempo real sobre la ejecución de su proceso, en función de toda la información ingresada en el flujo de trabajo.

De esta forma, el BPM existe para que los procesos puedan alcanzar la máxima eficiencia posible, de forma escalable. Así, si la empresa crece, sus procesos se adaptan y evolucionan.

Características del software BPM

Los softwares modernos de BPM proporcionan autonomía para que las empresas tengan una comprensión holística de sus procesos y puedan mejorarlos de forma eficiente. Al seleccionar su software de BPM, prefiera soluciones que incluyan:

• Automatización no-code: los softwares de BPM actuales permiten que los profesionales involucrados en los procesos automaticen tareas repetitivas sin la necesidad de tener habilidades técnicas.
• Mapeo centralizado de la comunicación: las herramientas de BPM facilitan el mapeo de los flujos de comunicación entre miembros del equipo, socios, proveedores y cualquier otra persona involucrada en el proceso.
• Integraciones: las buenas soluciones de BPM son complementarias a las inversiones realizadas anteriormente, integrándose a softwares ya utilizados por el equipo.
• Análisis de datos: las mejores herramientas de BPM facilitan el análisis continuo de datos y ofrecen paneles personalizados, con visibilidad en tiempo real del estado de los procesos.
• Escalabilidad: con el alojamiento seguro en la nube, las soluciones de BPM actuales son fácilmente escalables, lo que es perfecto para empresas en crecimiento.

Beneficios de BPM

La gestión y automatización de procesos permite a las empresas identificar y mapear aquellos que impulsan sus operaciones. Una plataforma de BPM (Business Process Management) trae una serie de ventajas para las empresas, tales como:

• Ahorro: invertir en gestión y automatización de procesos reduce costos. Los procesos más eficientes pueden ahorrar miles de horas por persona cada año (artículo en inglés).
• Reducción de errores: BPM ayuda a las empresas a encontrar maneras de hacer que sus procesos sean más confiables, reduciendo el riesgo de errores causados por la supervisión humana o la complejidad excesiva.
• Satisfacción del cliente: al optimizar las operaciones comerciales, la automatización de procesos reduce las posibilidades de problemas que pueden afectar a los clientes, como demoras en los envíos de productos o fallas en la comunicación.
• Satisfacción de los empleados: los procesos comerciales eficientes reducen la cantidad de tareas repetitivas, lo que resulta en una experiencia laboral más agradable y menos tediosa para el equipo.
• Más agilidad: con procesos transparentes, las empresas pueden ver más fácilmente lo que debe ajustarse y pueden hacerlo más rápidamente.

¿Cuánto necesita invertir para implementar un BPM en su empresa?

La industria de BPM en su conjunto tiene un valor de casi $200 mil millones (artículo en inglés), y una solución de automatización y optimización de procesos puede costar una suma considerable por año, según la escala de su negocio.

Sin embargo, para evaluar adecuadamente el costo de BPM, es necesario mirar más allá del precio de una plataforma y considerar el valor que ofrece a cambio. Se recomienda investigar si la plataforma ofrece los recursos necesarios para garantizar un retorno saludable de la inversión. Los datos de Gartner (artículo en inglés) muestran que el 80% de las empresas que adoptan plataformas de BPM logran un ROI de al menos el 15%. Además, más de la mitad de las empresas tienen un retorno de entre 100.000 y 500.000 dólares por proyecto.

Las antiguas soluciones de BPM (Business Process Management) dependían mucho del análisis y de la supervisión manual para mapear, analizar y mejorar los procesos de negocio. Las herramientas requerían que las partes interesadas identificaran y revisaran los procesos manualmente y ofrecían poco en términos de recursos automatizados para mapeo o análisis de procesos. Como resultado, estas soluciones eran caras y no proporcionaban el rendimiento necesario para justificar los gastos.

Por otro lado, los softwares de BPM modernos permiten el uso de los recursos de automatización para optimizar procesos, haciéndolos más eficientes y maximizando el ROI.

BPM en 6 pasos

Después de comprender mejor qué es BPM y para qué sirve y seleccionar una plataforma, siga estos 6 pasos para comenzar con la implementación:

1. Análisis

En primer lugar, analice las necesidades de su empresa e identifique los procesos necesarios para lograr los objetivos esperados. No importa si su empresa ya existe o si está construyendo un nuevo negocio, un buen análisis de los procesos es lo que establecerá la base para un BPM eficaz.

2. Diseño

Después de analizar y comprender lo que se debe hacer, el siguiente paso es diseñar procesos para satisfacer estas necesidades específicas. No espere perfección la primera vez. Los siguientes pasos son cruciales para mejorar los procesos creados.

3. Modelado

El modelado de procesos de negocio le permite crear una representación de cómo encajan los procesos individuales. Puede mapear la forma en que los procesos interactúan entre sí, identificar características importantes para varios procesos, etc.

4. Ejecución

Una vez que haya modelado sus procesos, es hora de ponerlos en acción. Una buena práctica es implementar un nuevo proceso solo para una pequeña parte de su equipo. Por lo tanto, es posible resolver cualquier problema antes de presentarlo a toda la empresa.

5. Seguimiento

Monitoree los procesos que ha aplicado recopilando datos sobre ellos, por ejemplo: cuánto tiempo tarda cada uno en completarse y cuántos recursos consumen.

6. Optimización

Los datos recopilados permiten identificar ineficiencias y cuellos de botella, dando la oportunidad de resolverlos y optimizando el proceso. El objetivo de esta optimización es crear procesos que entreguen el resultado esperado en el menor tiempo posible, exigiendo la menor cantidad de recursos

¿Cómo elegir un software de BPM?

Construir un negocio exitoso requiere entender los procesos que lo hacen funcionar. Una buena gestión de procesos protege los recursos de la empresa mientras mantiene los procesos ágiles a medida que cambian las circunstancias.

Ahora que ya sabe lo que es un BPM y para qué sirve, cuáles son sus funcionalidades y los beneficios que ofrece para su negocio, es fundamental que elija la herramienta de BPM más completa posible, que sea fácil de usar para todos los miembros del equipo.

Separamos a continuación todas las características que usted debe buscar en un software de BPM:

• Fácil conexión entre procesos: un buen software BPM debe permitir conectar procesos de diferentes departamentos de la empresa y poder orquestarlos para obtener resultados más efectivos y más fluidez de información entre equipos.
• Integración con las herramientas que ya utiliza: al integrar el sistema BPM con los ERP y las herramientas que su equipo ya utiliza, puede maximizar el alcance de las automatizaciones sin tener que transferir información manualmente de un programa a otro.
• Plantillas de flujos de trabajo listas para usar y personalizables: para que pueda comenzar a optimizar sus procesos más rápido, es importante que la herramienta BPM ofrezca plantillas listas para usar para diferentes tipos de workflows, que se pueden personalizar de acuerdo con la realidad de su equipo.
• Informes y cuadros de mando completos: los cuadros de mando y los informes extraídos en tiempo real le permiten acceder a toda la información relevante sobre el progreso de su proceso, conocer los resultados e identificar posibles puntos de mejora.
• Interfaz intuitiva y sin código: una herramienta sin código no necesita conocimientos de programación para ser utilizada, por lo que no sobrecargará a su equipo de TI. Prefiera una opción que ofrezca una interfaz intuitiva y fácil de usar en la que simplemente haga clic y arrastre los iconos.
• Automatizaciones fáciles de configurar: su BPM debe permitir que el propio equipo que trabaja con un proceso sea el responsable de configurar las automatizaciones, sin dificultades.
• Soporte completo para aprovechar al máximo la herramienta: la herramienta que elija debe ofrecer soporte completo a los clientes para que puedan aprovechar al máximo todas las características.
• Formularios compartibles: los formularios son una excelente manera de insertar información relevante en el proceso, sin riesgo de pérdida de datos o de suministro de datos incompletos por parte de las partes involucradas. Un formulario compartible y personalizable es esencial para que su equipo construya un proceso infalible.

Pipefy es una solución de BPM moderna e intuitiva que proporciona todo lo que su empresa necesita para implementar una gestión de procesos eficaz y rentable – incluyendo todas las funcionalidades descritas anteriormente.

Es una herramienta que da autonomía a todo el equipo, permitiendo automatizar procesos de rutina con un enfoque low-code, o sea, sin la necesidad de conocimientos técnicos en programación.

Además, con sus sólidas capacidades de análisis de datos, Pipefy ayuda a su empresa a mejorar los procesos de varios departamentos – desde Recursos Humanos y Finanzas hasta Ventas, Marketing y más. Con Pipefy, puede comenzar a optimizar sus procesos con plantillas listas y personalizables según el área de trabajo de su equipo.

Escrito por

Paola Magni

Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.