¿Qué Es Workflow? Conoce el Significado y Cómo Crear el Tuyo

Paola Magni
design a process

Workflow: ¿qué es?

Empecemos con lo básico: un workflow significa flujo de trabajo en español. Un workflow es una serie de tareas y otras actividades que conducen a un resultado específico. Es una forma de organizar tareas, tiempo y relaciones. Todos los workflows, por más simples o complejos que sean, comparten una característica universal: son repetibles.

Todos los flujos de trabajo se componen de los mismos tres componentes básicos: un evento disparador, el trabajo o actividad y un resultado. Siga leyendo para obtener más información sobre qué es un workflow y para qué sirve.

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Tipos de workflows

Workflow secuencial 

Los workflows secuenciales (Sequential workflows) son los más simples. Este tipo de sistema de workflow organiza las tareas de forma lineal para que siempre avancen, y cada dependencia solo afecta el paso o la tarea que sigue directamente al paso o la tarea actual en el flujo de trabajo.

Los workflows secuenciales nunca vuelven a los pasos o ciclos anteriores de ninguna manera, por lo que cada tarea conduce directamente a la siguiente una vez que se completa cada una.

Workflow basado en eventos 

En contraste con la simplicidad de los workflows secuenciales, los workflows basados en eventos (State machine workflows) permiten que las dependencias afecten los pasos anteriores y que algunas tareas vuelvan al paso anterior. No necesariamente tiene un orden específico para realizarse, lo más importante es que los eventos sucedan.

Los procesos en estos flujos de trabajo no se modelan como una serie de tareas, sino como estados distintos que permiten interacciones más complejas.

Workflow basado en reglas

Finalmente, los workflows basados en reglas (Rules-driven workflows) son similares a los workflows secuenciales, excepto que el progreso se rige por condiciones más sofisticadas. 

En este modelo, pasar de una tarea a la siguiente involucra reglas similares a las de la programación condicional, con «si/si no», declaraciones de casos o lógica tradicional que evalúa las declaraciones de reglas como verdaderas o falsas.

En este caso, simplemente completar una tarea no siempre conduce a la misma tarea posterior cada vez. El siguiente paso en el flujo de trabajo depende de la entrada o acción tomada en el paso anterior.

Beneficios de usar workflows

La organización de tareas, la gestión de procesos y otras actividades en workflows tiene varias ventajas, la mayoría de las cuales se derivan de la mayor estandarización y control que ofrecen los flujos de trabajo. Descubra los beneficios de los workflows y para qué sirven:

Simplificar la automatización de procesos

Los workflows facilitan la automatización y coordinación de un grupo de tareas y actividades relacionadas, en lugar de automatizar cada una de ellas de forma independiente. El software de automatización low-code permite a los usuarios comerciales y a los desarrolladores ciudadanos automatizar algunos flujos de trabajo mediante una interfaz sencilla de arrastrar y soltar.

Aumentar la eficiencia de procesos

Mediante el uso de workflows, las partes interesadas pueden alinear mejor las dependencias y organizar las tareas priorizadas, completando las tareas en menos tiempo y con menos recursos. Cuando los flujos de trabajo están optimizados, las empresas pueden lograr la excelencia en los procesos.

Mayor visibilidad del rendimiento y la productividad

Los flujos de trabajo crean registros, lo que permite a los gerentes auditar tareas anteriores, acceder a un historial de actividades laborales y hacer que la planificación futura sea más transparente. Estas métricas se pueden usar para monitorear todo tipo de procesos de negocios y brindar orientación sobre la mejora de dichos procesos.

Colaborar más fácilmente

Los workflows facilitan la colaboración en toda la empresa, o incluso entre industrias. El software basado en la nube significa que los flujos de trabajo específicos, las plantillas o las ideas generales sobre la planificación de tareas se pueden compartir fácilmente y están disponibles para todos en cualquier lugar y en cualquier momento.

Delegar tareas

Las responsabilidades que antes eran de dominio exclusivo de los gerentes de servicios y otros tomadores de decisiones se pueden delegar a los miembros del equipo que ahora tienen un conjunto claro de instrucciones a seguir.

Ejemplos comunes de flujo de trabajo: cómo aplicar en los procesos diarios

Una de las mejores maneras de aprender sobre los sistemas de workflows es viendo algunos ejemplos. A continuación, veremos un flujo de trabajo de incorporación de empleados (como un diagrama de carriles) y flujos de trabajo de adquisiciones (como un diagrama de flujo simple). También describiremos ejemplos de workflows típicos de reembolsos y ventas.

Workflow de Cuentas por Pagar

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Workflow de incorporación de empleados

La incorporación requiere un procedimiento estandarizado para dar la bienvenida a los nuevos empleados, enseñarles lo que necesitan saber sobre la empresa e integrarlos en el lugar de trabajo. Este es un ejemplo de un workflow de incorporación típico.

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  • La columna a la izquierda muestra cada actor en el flujo.
  • Cada actor (equipo, departamento, persona) tiene un carril que identifica cuándo debe ejecutar el trabajo.
  • La columna a la derecha muestra el resultado final para cada actor en el flujo de trabajo.
  • El disparador para este workflow es la aceptación de una carta de oferta del reclutador.
  • El resultado de este flujo de trabajo se produce cuando el nuevo empleado completa la incorporación y se reúne con su nuevo equipo.

Workflow de adquisiciones

Algunos procesos se componen de workflows relacionados. Adquisiciones es un buen ejemplo de cómo múltiples flujos de trabajo construyen un proceso comercial que ayuda a la organización a alcanzar sus objetivos. A continuación se muestra un ejemplo de un flujo de trabajo de adquisición ilustrado como un diagrama de flujo.

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  • El proceso de adquisición incluye varios workflows relacionados.
  • El flujo de trabajo comienza con la aprobación del proveedor.
  • El segundo workflow es la creación de una orden de compra.
  • Una vez que se ha aprobado y enviado una orden de compra al proveedor, se reciben los bienes.
  • El flujo de trabajo final en el proceso de adquisición es el pago de facturas.

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Workflow de reembolso

Otra actividad común y constante en el lugar de trabajo es el reembolso de gastos. El uso de un flujo de trabajo para realizar un seguimiento de las solicitudes, los recibos y el estado de los pagos puede ayudar a gestionar las expectativas, administrar los plazos y optimizar el proceso.

  • El workflow comienza cuando un empleado envía una solicitud de reembolso.
  • El siguiente paso en el flujo de trabajo es la aprobación del gerente.
  • La aprobación debe ser enviada al departamento de finanzas ya sea manualmente o a través de la automatización.
  • El resultado de este flujo de trabajo ocurre cuando el empleado recibe el pago.

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Workflow de flujo de ventas

Estos flujos de trabajo siguen el lead a medida que avanzan a través del embudo de ventas. La generación de clientes potenciales, la investigación, el seguimiento, la redacción de propuestas y la negociación son tareas repetitivas que se pueden organizar fácilmente en un workflow, lo que hace que todo el embudo de ventas sea más eficiente y estandarizado.

¿Cómo construir un workflow?

Los flujos de trabajo sirven para simplificar su trabajo, no complicarlo. Por eso es importante seguir un conjunto claro de pasos para identificar, diseñar y diagramar cada workflow para que sea manejable y efectivo. Utilice esta sencilla guía de tres pasos para ayudar a construir su sistema de workflow.

Identificación

El primer paso consiste en identificar un proceso que se beneficiaría de un flujo de trabajo. Comience reuniendo información sobre el proceso y estableciendo sus objetivos. Tenga en cuenta las dependencias, así como cuánto tiempo lleva completar el proceso.

Camine a través de los pasos del proceso con alguien que esté familiarizado con las tareas y busque la opinión de múltiples partes interesadas para ayudar a identificar cuellos de botella, objetivos poco claros y puntos débiles comunes.

Recuerde que los flujos de trabajo se adaptan mejor a los procesos que son rutinarios o comunes dentro de su organización.

Diseño y documentación

Una vez que haya identificado los componentes del proceso, es hora de comenzar a documentar el workflow. En esta etapa, las tareas dentro del proceso se mapean y anotan para que puedan discutirse y mejorarse de manera efectiva.

Incluya toda la información que ha recopilado sobre el proceso en esta documentación, luego solicite comentarios de las partes interesadas. Aplique comentarios y refina su flujo de trabajo.

Diagramación e implementación

Una vez que esté satisfecho con los detalles y la organización del flujo de trabajo, use una herramienta o software de workflow para crear una versión final. Esta versión debe incluir la documentación del workflow, el diagrama de flujo de trabajo más importante que ayuda a todos a visualizar cada tarea en el proceso y el resultado final.

Completar el diagrama de flujo de trabajo es el paso final antes de comunicar y distribuir la versión digital del workflow a los miembros del equipo y otros gerentes.

Pruebe el flujo de trabajo con un algunos miembros del equipo antes de implementarlo. Esta prueba le brinda otra oportunidad para ajustar el workflow antes de la implementación.

¿Cómo Automatizar un Flujo de Trabajo?

Para automatizar un workflow, primero debe comprender todo lo que afecta su resultado. Esto puede requerir la participación de personas de su equipo que administren las funciones del flujo de trabajo todos los días. Una vez recopilada la información del equipo, se creará un diagrama de flujo de trabajo, ya sea un diagrama formal que use símbolos de diagrama de flujo o una lista, para identificar las oportunidades de automatización del workflow. A continuación se muestra un tutorial paso a paso sobre cómo automatizar los flujos de trabajo:

1. Defina el workflow

Antes de automatizar el workflow, debe comprender sus puntos de inicio y fin. ¿Qué inicia el flujo de trabajo? ¿En qué momento se completa el workflow? Su flujo de trabajo debe producir un resultado tangible.

2. Identifique a todos los agentes del flujo de trabajo

Una vez que haya identificado los puntos de inicio y fin, debe conectar los puntos entre ellos. ¿Quién participa en el workflow? Cualquier persona que sea responsable del trabajo – incluso si es solo para revisarlo o avanzarlo – necesita ser contabilizada.

3. Enumere todos los sistemas, aplicaciones y herramientas

Además de las personas involucradas en el workflow, también debe resaltar los sistemas, las herramientas y las aplicaciones que afectan el trabajo. Por ejemplo, aplicaciones de colaboración, bandejas de entrada compartidas, bases de datos o sistemas heredados como ERP, CRM o HRIS. Si su equipo utiliza un sistema de participación, como la automatización low-code (código bajo), asegúrese de tener en cuenta su función en el flujo de trabajo.

El software low-code con una interfaz visual hace que automatizar 
workflows sea fácil e intuitivo.

4. Tenga en cuenta todas las vías de entrada

Los flujos de trabajo pueden depender de información o datos de una variedad de fuentes. Estos pueden ser formularios que capturan solicitudes, correos electrónicos, bots, mensajes o datos de una aplicación o sistema.

5. Preste atención a todas las entregas

En los casos en los que un elemento del workflow o una información cambia de manos son fuentes comunes de problemas. Estos pueden crear cuellos de botella o pueden ser la ocasión donde los seguimientos fallan o los artículos se estancan porque no está claro quién debe manejar el artículo siguiente.

6. Cree una lista de deseos de automatización

Ahora que tiene un plan completo para su workflow, es hora de crear una lista de todas las tareas y actividades que le gustaría automatizar.

7. Cree la versión futura del flujo de trabajo

Ahora está listo para crear una nueva versión del workflow utilizando la herramienta de automatización de su elección. Si está utilizando una herramienta low-code, podrá crear el flujo de trabajo y configurar sus automatizaciones mediante una interfaz visual e intuitiva.

8. Pruebe la versión futura

Antes de que pueda presentar el nuevo flujo de trabajo a su equipo, asegúrese de probarlo para asegurarse de que el resultado cumpla con su objetivo y que no haya problemas como cuellos de botella, silos o fugas de datos.

9. Enseñe a sus usuarios

Si el software de workflow que está utilizando es nuevo para su equipo, tendrá que prepararlos para usar la nueva herramienta. Si ya están familiarizados con su sistema, querrá asegurarse de que comprendan los pasos del flujo de trabajo optimizado y que se sientan seguros al ejecutarlo.

10. Implemente, supervise y optimice

Después de dar luz verde a su equipo para implementar el workflow recién automatizado, comienza el trabajo continuo de monitorear y, ocasionalmente, optimizar el flujo de trabajo para garantizar su precisión, eficiencia y productividad.

¿Cómo utilizar un Sistema de Gestión de Workflow?

Un sistema de gestión de flujos de trabajo (Workflow Management System, WMS) facilita la creación, organización y supervisión de flujos de trabajo en toda la empresa. El sistema de workflow se integra con los componentes de la pila tecnológica ya existente en su empresa para disolver los silos de datos y mejorar la colaboración entre aplicaciones, sistemas y equipos.

Hay muchos sistemas de gestión de workflows disponibles. Para elegir la herramienta adecuada para su equipo, considere las siguientes preguntas:

  • ¿La plataforma o el software se integran con sus otras aplicaciones?
  • ¿El sistema ofrece una interfaz low-code (código bajo) que empodera a los equipos de negocios?
  • ¿La herramienta cumple con los requisitos de seguridad de su equipo de TI?
  • ¿Proporciona una vista centralizada para monitorear todos sus workflows?
  • ¿Es lo suficientemente flexible para usar en todos los departamentos?

Funciones esenciales de un Workflow Management Software (WMS)

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La agilidad del equipo de negocios depende de ser capaz de crear, modificar y automatizar workflows rápidamente, en respuesta a la actividad de la competencia o los comentarios de los clientes. Eso no siempre es posible cuando todos los cambios en el flujo de trabajo deben pasar por el departamento de TI.

La automatización low-code (código bajo) enciende la transformación digital al brindar a los usuarios comerciales más independencia en la gestión del flujo de trabajo. La automatización low-code proporciona un sistema de workflow seguro y aprobado por TI que se integra con las aplicaciones existentes y no requiere experiencia en codificación por parte del equipo comercial.

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Escrito por
Paola Magni
Escritora y Analista de Marketing @Pipefy, centrada en el mercado Latinoamericano. Mi objetivo es ayudar a las empresas a mejorar su forma de trabajar a través del uso inteligente de la tecnología.