Cómo la compañía naviera multinacional estandarizó y automatizó sus flujos de trabajo de cuentas por pagar en cuatro países – y sigue en rápida expansión – con Pipefy.
Ocean Network Express (ONE) es una compañía naviera japonesa fundada en 2017 a través de la fusión de las tres compañías navieras más grandes de Japón. Después de la fusión, ONE creó sedes administrativas regionales en Hong Kong, Singapur, Reino Unido, Estados Unidos y Brasil.
A finales de 2021, ONE contaba con una flota de 220 buques, siendo considerada la sexta empresa de transporte marítimo más grande del mundo, ofreciendo servicios a 106 países alrededor del globo.
Ocean Network Express ya nació como una gran empresa, con la unión de tres gigantes del sector de la navegación. El principal objetivo de la fusión, además de sumar el know-how de las tres empresas, fue agregar innovación al día a día de la empresa.
Después de un breve período de adaptación, la empresa comenzó a operar con el desafío de combinar culturas, procesos y sistemas de tres empresas diferentes. La falta de comunicación entre departamentos y sistemas fueron los principales obstáculos para ONE en sus primeros años.
En el equipo de Finanzas, que actualmente utiliza Pipefy, los procesos de cuentas por pagar eran manuales y descentralizados. Cuando ONE necesita pagar a uno de sus proveedores, el proceso pasa por tres subdepartamentos diferentes dentro del equipo de Finanzas. Hasta principios de 2020, este proceso se gestionaba a través de correos electrónicos y hojas de cálculo.
A pesar de que había ineficiencias y problemas de comunicación, el proceso aún funcionaba, teniendo en cuenta que los equipos trabajaban en la misma oficina. Después del inicio de la pandemia, sin embargo, el proceso comenzó a ser inviable, con extensas conversaciones por email y falta de estandarización. Con este escenario, Sérgio Marques, Analista de Procesos y Proyectos, se dio cuenta de que Pipefy tenía potencial para ayudarlos en estos desafíos.
A mediados de 2020, pocos meses después del inicio de la pandemia, ONE comenzó a utilizar oficialmente Pipefy. Los dos grandes objetivos del equipo de Finanzas eran tener control sobre cada factura recibida y poder integrar el proceso con el SAP, sistema ERP que la empresa usa globalmente.
En el momento de iniciar el uso de Pipefy, el equipo de Finanzas no quiso replicar el mismo proceso que era manual, porque ya identificó posibilidad de mejoras. Con esto, ONE ya ha implementado el flujo de cuentas por pagar basado en todas las funcionalidades que ofrece Pipefy.
Actualmente, el proceso de cuentas por pagar comienza cuando el proveedor completa un formulario que contiene toda la información necesaria para la aprobación y el pago. Antes de Pipefy, las solicitudes de pago llegaban por correo electrónico con información incompleta, lo que retrasaba el plazo de pago.
Después de recibir el pedido con toda la información completa, el equipo centraliza los pedidos en Pipefy, dando visibilidad a todos los equipos involucrados. Todo el flujo de comunicación se realiza en Pipefy, a través de notificaciones a los equipos internos y correos electrónicos automatizados para notificar a los proveedores del estado de cada pedido.
La automatización es incluso una parte esencial del proceso. El equipo de ONE ha creado algunos disparadores para que los pedidos sean automatizados. Cuando se aprueba una factura, por ejemplo, el equipo de Cuentas por Pagar recibe automáticamente la demanda con toda la información necesaria para realizar el pago, evitando los ruidos de comunicación y las facturas duplicadas.
Después de estandarizar y automatizar todo el proceso, Sergio y el equipo de Finanzas decidieron ganar eficiencia en una etapa 100% manual del proceso: la integración con SAP. ONE implementó una solución de automatización de procesos robóticos (RPA) para conectar Pipefy a SAP.
Antes, el equipo organizaba todas las facturas en una hoja de cálculo y tenía que ingresar la información manualmente en SAP para fines de contabilidad. Hoy, debido a la estandarización que ofrece Pipefy, un robot puede extraer automáticamente la información de todos los pagos realizados y enviarla a SAP sin ninguna interacción humana.
Después de más de un año de uso de Pipefy, el equipo de ONE ya logra obtener resultados visibles. Según Sérgio, los tres mayores beneficios de esta asociación son:
Hasta 2020, el equipo de Finanzas no podía tener un canal de comunicación claro y efectivo. Cada parte del equipo controlaba el proceso en su propia hoja de cálculo y la comunicación era toda hecha por emails, no posibilitando la estandarización o control de historial de cada cuenta por pagar. Hoy en día, con un flujo centralizado, cada persona del equipo sabe exactamente cuándo debe actuar y dónde está cada pedido.
Actualmente, el ciclo de una factura, desde el pedido hasta el pago, es de no más de dos días. Antes de Pipefy, principalmente por la demora en la comunicación entre áreas, este flujo era largo y los gestores no podían medir cuánto tardaba en pagarse cada factura, por lo que los retrasos eran recurrentes.
La organización y la estandarización del flujo también aumentaron la eficiencia del equipo. Para gestionar este proceso de cuentas por pagar, se necesitaban tres personas dedicadas diariamente. Hoy en día, solo una persona necesita supervisar este mismo proceso, lo que libera a otros empleados para puestos de mayor valor agregado.
Finalmente, la integración con SAP y el uso de RPA también tuvo grandes resultados. El proceso era 100% manual y consumía entre tres y cuatro horas por semana de un empleado dedicado. Con Pipefy, fue posible estandarizar el flujo y permitir que RPA actúe sobre la automatización.
El proceso en Brasil es considerado por el equipo de Finanzas un caso de éxito. Después de aproximadamente 6 meses de uso, el equipo de ONE comenzó a expandir el uso de la herramienta a otros países de América Latina. Panamá y Perú ya lo están usando desde marzo de 2021. A principios de 2022, el equipo de ONE también se ha expandido a Colombia, donde también utilizan la automatización y una integración RPA.
El objetivo es tener Pipefy implementado en todas las operaciones financieras de ONE en América Latina. Serán 8 países diferentes utilizando la plataforma hasta finales de 2022, con la posibilidad de expansiones futuras para otros países y departamentos - como el equipo de RR.HH., que también comenzó a usar Pipefy en 2021.
