Etapas para uma estratégia de procurement efetiva

Aprenda a reduzir o risco de erros e a economizar recursos com uma estratégia de procurement efetiva.

Graças aos avanços da tecnologia, muitas partes do processo de procurement agora podem ser automatizadas. Isso levou muitos diretores de compras (CPOs) a abandonar os aspectos técnicos de suas funções e a se concentrar mais na estratégia.

Essa mudança tem como objetivo principal garantir que os processos de procurement estejam devidamente alinhados com a estratégia corporativa da empresa. Assim, os CPOs se esforçam para tomar decisões inteligentes que, em última análise, reduzam custos e aumentem os lucros.

O que é a Estratégia de Procurement?

A estratégia de procurement é o plano de longo prazo feito por uma empresa para adquirir os bens ou serviços de que precisa para operar. Também conhecida como sourcing estratégico ou estratégia de compra, normalmente é estruturada por profissionais de compras, com o intuito de satisfazer as necessidades e propostas de valor específicas de uma empresa.

Quem precisa de uma Estratégia de Compras?

Embora o processo de procurement possa parecer uma função maçante, ele é essencial para praticamente qualquer empresa. Na verdade, o LinkedIn Economic Graph Research classificou a posição de Chief Procurement Officer (CPO) como número 11 em sua lista dos títulos de C-suite com crescimento mais rápido em 2020 (em inglês). Além disso, os CPOs tiveram um crescimento de 15% em relação ao total de contratações C-suite no mesmo ano. Os responsáveis finais pelo procurement são os encarregados de aumentar a eficiência, resolver problemas, minimizar riscos e garantir o compliance de uma empresa em relação à compra de matérias-primas e serviços de que precisa.

Estrutura da Estratégia de Procurement

A maioria das estratégias de procurement é baseada em algumas práticas recomendadas, independente do tamanho da empresa ou do setor. Ao adotá-las, o profissional de compras consegue ser bem sucedido e atingir as metas e os objetivos de sua empresa. Essas práticas incluem:

  • Plano estratégico de procurement: a declaração de estratégia de compras precisa descrever claramente os principais objetivos e é a razão de ser da estratégia escolhida.
  • Entregáveis para os resultados desejados: entregáveis referem-se ao que você precisa entregar ou melhorar para atingir seus objetivos. É preciso especificá-los o máximo possível.
  • Cronograma e prazos: sem um prazo, sempre existem motivos para atrasar uma entrega. Por isso, é importante definir cronogramas e prazos realistas para seus resultados.
  • Plano tático: um plano tático concentra-se em como sua empresa vai implementar a estratégia escolhida. Ele precisa incluir detalhes como quais equipes estarão envolvidas e o que cada membro do time vai fazer.
  • KPIs ou métricas: estabelecer KPIs é uma forma concreta de medir o sucesso do seu plano. Alguns exemplos de métricas são o prazo de entrega do fornecedor, disponibilidade do fornecedor, taxa de compliance, taxa de compras de emergência e taxa de defeitos.
  • As ferramentas: sua equipe pode usar uma análise SWOT, uma análise SCOPE, uma matriz de posicionamento de categoria ou outras ferramentas/métodos para construir a estratégia. Essas ferramentas te ajudam a garantir que a abordagem de compras dê suporte à missão e à visão da empresa.

Depois de estabelecer uma estrutura, é hora de começar a construir sua estratégia. Para fazer isso, você vai precisar reunir o pessoal e os recursos certos. Afinal, é quase impossível alcançar uma estratégia sólida sozinho.

Etapas para um Estratégia de Procurement Efetiva

Com uma estratégia abrangente, você reduz o risco de erros, economiza dinheiro e garante estar de acordo com as regras de compliance. As oito etapas principais para uma estratégia de procurement eficaz são:

1. Analisar despesas

Antes de criar uma estratégia de compras, é preciso analisar a maneira como sua empresa gasta dinheiro. Isso pode exigir a coleta de dados de fornecedores, stakeholders e outras partes envolvidas no processo de procurement. Depois de ter um entendimento sólido da sua cultura de gastos, fica mais fácil identificar as despesas negligenciadas de vários produtos e serviços. Assim, você pode usar essas informações para aumentar a eficiência e atingir seus resultados financeiros.

2. Descobrir necessidades

Em seguida, você precisa entender realmente as necessidades específicas da sua empresa. Reúna-se com a equipe de gestão e entenda a perspectiva deles sobre como a empresa está no momento e para onde se direciona no futuro. Não tenha medo de pensar em cenários, possibilidades e questionar o que eles podem considerar óbvio. Ao fazer isso, pode ser que você descubra novas oportunidades para ajudar na sua estratégia.

3. Avaliar o mercado

Depois de concluir a análise interna, concentre-se em fatores externos, como as condições de mercado. Para ter detalhes sobre elas, entre em contato com seus fornecedores atuais e potenciais. Lembre-se de manter os dados atualizados o tempo todo, ou eles podem se tornar inúteis. Metodologias como as cinco forças de Porter, para analisar a concorrência, podem ser uma ótima maneira de fazer isso.

4. Definir objetivos

Use os dados que coletou e as pesquisas que realizou para estabelecer objetivos que transmitam claramente o que você espera alcançar com sua estratégia de procurement. Seus objetivos precisam estar alinhados com o que quer melhorar no processo de compras. Depois de defini-los, certifique-se de que os líderes estejam cientes para que não haja confusão e todos estejam na mesma página.

5. Estabelecer uma política de procurement

Anote e implemente as melhores práticas e se livre das ineficiências. Dê uma olhada em sua análise SWOT para ter uma ideia de quais podem ser essas ineficácias. Em seguida, modifique sua política de compras atual para atender às novas necessidades. Não se esqueça de que as mudanças precisam ser justas e de levar em consideração todos os principais participantes do processo.

6. Incluir um software de procurement

Embora seja possível lidar com um processo de procurement manualmente, isso pode gerar problemas como erros humanos, atrasos nos pagamentos e demoras que custam tempo e dinheiro. Com um software, você pode dispensar a entrada manual de dados e reduzir significativamente o risco desses problemas. Encontre um software que possa te ajudar a encontrar esses erros, automatizar atividades e romper com os workflows que podem atrapalhar em vez de ajudar seu processo.

7. Descrever sua estratégia

Os dados e informações reunidos são fundamentais para esboçar uma estratégia de procurement detalhada. Inclua todas as táticas que planeja implementar. Pense nos objetivos como metas SMART: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo. Além disso, automatize partes da sua estratégia, assim você pode se concentrar mais no relacionamento com os fornecededores e na estratégia do que em tarefas repetitivas.

8. Executar, gerenciar e aperfeiçoar

Você vai precisar da ajuda de toda a empresa para dar vida a sua estratégia. Equipes como a de Recursos Humanos, Vendas e Marketing são essenciais. Após a execução, mensure e acompanhe o progresso. Lembre-se de que nada está escrito em pedra e provavelmente você vai precisar ajustar o plano para melhorar os resultados ao longo do tempo.

Seguindo essas etapas, você vai proporcionar à empresa uma forte estratégia de procurement, para ter sucesso hoje, amanhã e muitos anos depois.

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