Hoje, diversos aspectos do processo de procurement podem ser automatizados ou simplificados graças ao desenvolvimento da tecnologia. Isso fez com que muitos diretores de produto (ou CPOs, sigla para Chief Procurement Officer) abandonassem os aspectos técnicos de seus trabalhos e se concentrassem mais na estratégia.

 

O objetivo principal é garantir que os processos de procurement estejam devidamente alinhados com a estratégia geral da empresa. Os diretores de produto se esforçam para tomar decisões inteligentes que, em última análise, reduzam os custos e aumentem os lucros.

 

Neste artigo, vamos explorar os principais elementos de um bom processo de procurement. Veja também como montar uma estrutura para melhorar a eficiência e a visibilidade dos seus processos financeiros.

O que é um processo de procurement?

O processo de procurement (também conhecido como abastecimento estratégico ou estratégia de compra) é um plano de longo prazo que permite que uma empresa adquira os bens ou serviços de que precisa para funcionar.

 

Ele inclui análise de mercado, seleção de fornecedores, negociação de custos e outras funções.

Quem precisa de uma estratégia de procurement?

Embora o procurement possa soar como uma função burocrática, ele é essencial para praticamente qualquer negócio. Os gerentes e as equipes de compras são responsáveis por melhorar a eficiência dos processos, resolver problemas de negócios complexos, minimizar os riscos para os processos de abastecimento e produção e garantir o compliance. Isso torna a estratégia de procurement relevante para praticamente todos os setores e indústrias.


Os dados de crescimento de empregos também ilustram a importância do processo de procurement. De acordo com o LinkedIn Economic Graph Research, o cargo de diretor de procurement (ou CPO, sigla para Chief Procurement Officer) ocupa a 11ª posição na lista dos cargos C-Level de crescimento mais rápido de 2020. Os CPOs tiveram um crescimento de 15% na proporção do total de contratações de nível C-Level no ano passado.

Estrutura do processo de procurement

Independente do tamanho ou setor de uma empresa, todo processo de procurement é baseado em uma estrutura usual. Por meio dessa estrutura - bem como das melhores práticas - um profissional da área pode abordar as metas e objetivos de uma empresa e direcioná-la para o sucesso. Confira os principais elementos dessa estrutura:

 

Declaração de estratégia: A declaração de estratégia de procurement descreve de forma clara os objetivos. Ela é o fundamento lógico da estratégia e pode ajudar a orientar a tomada de decisões e definir metas.

 

Entregáveis: “Entregável” é um termo para descrever o que precisa ser entregue ou melhorado para atingir seus objetivos. Eles devem ser o mais específicos possível.

 

Prazos: Sem um prazo definido, sempre existirá um motivo para atrasar a implementação. Por isso, é importante definir cronogramas (e prazos) realistas para seus resultados.

 

Plano tático: O plano tático foca em como sua organização vai implementar a estratégia. Ele precisa incluir detalhes como quais equipes estarão envolvidas e o que cada membro da equipe fará.

 

KPIs e métricas: KPIs são as formas concretas de medir o sucesso. Os exemplos incluem: prazo de entrega do fornecedor, disponibilidade do fornecedor, taxa de conformidade, taxa de compras de emergência e taxa de defeito do fornecedor.

 

Ferramentas: Sua equipe pode empregar uma análise SWOT, uma análise SCOPE, uma matriz de posicionamento de categoria ou outras ferramentas/métodos para construir seu processo de procurement. Essas ferramentas podem ajudá-lo a garantir que sua abordagem seja compatível com a sua missão e visão corporativa.

 

Uma vez que a estrutura esteja em vigor, é hora de começar a construir sua estratégia de procurement, valendo-se dos insights e experiências da equipe de compras. Abaixo está um guia de 8 pontos para desenvolver um processo próprio de procurement com base na estrutura que mostramos acima.

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Como montar o melhor processo de procurement

Agora que você aprendeu a estrutura, é hora de se aprofundar em cada área do seu processo de procurement. Ao fazer isso, você vai reduzir o risco de erros, economizar dinheiro, aumentar a eficiência, descobrir ou antecipar problemas e manter o compliance. Os oito elementos-chave de uma estratégia de procurement eficaz são:

1. Análise das despesas

Analise a maneira como sua empresa gasta dinheiro antes de criar uma estratégia de procurement. Isso pode exigir que você colete dados de fornecedores, partes interessadas e outras partes importantes envolvidas na aquisição. 

 

Depois de compreender sua cultura de gastos, será mais fácil identificar as despesas negligenciadas de vários produtos e serviços. Você pode usar essas informações para aumentar a eficiência e atingir seus resultados financeiros.

2. Identificação de necessidades

Em seguida, você precisará se concentrar e realmente entender as necessidades específicas do seu negócio. A dica é se reunir com a equipe de gerenciamento para saber como a empresa está indo e para onde se dirige no futuro. Não tenha medo de levantar cenários hipotéticos e de questionar o que eles podem considerar óbvio. Dessa forma, você pode descobrir novas oportunidades que darão suporte ao seu processo.

3. Avaliação do mercado

Depois de concluir a análise interna, concentre-se em fatores externos, como condições de mercado, entrando em contato com seus fornecedores atuais e potenciais. Apenas lembre-se de manter seus dados atualizados o tempo todo, ou esse ponto não irá ajudá-lo. Metodologias como as cinco forças de Porter (em inglês), que analisam sua concorrência, podem ser uma ótima maneira de fazer isso.

4. Criação de objetivos

Use seus dados e pesquisas para estabelecer objetivos que transmitam claramente o que você espera alcançar com seu novo processo de procurement. Depois de defini-los, certifique-se de que os líderes de produtos e negócios estejam cientes para que não haja confusão e todos estejam na mesma página.

5. Desenvolvimento de uma política de procurement

Anote as melhores práticas que vão ajudar a se livrar de ineficiências. Dê uma olhada em sua análise SWOT para ter uma ideia de quais podem ser essas ineficiências. Em seguida, modifique sua política de procurement atual para atender às necessidades mapeadas. Não se esqueça de garantir que a política seja justa e esteja levando em consideração todos os principais participantes do processo.

6. Utilização de um software de procurement

Apesar de ser possível lidar com o processo de procurement manualmente, isso pode levar a problemas como erros humanos, atrasos nos pagamentos e custos de tempo e dinheiro. Com a automação do fluxo de trabalho, você pode dar adeus à entrada manual de dados. Encontre um software que funcione para identificar as lacunas e interromper automaticamente as atividades que podem atrapalhar seu processo.

7. Descrição do processo de procurement

Os dados e informações que você coletou vão ajudar a esboçar uma estratégia de procurement detalhada. Certifique-se de incluir todas as táticas que planeja implementar. Ele também deve incorporar objetivos SMART: objetivos que são específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo. 


Além disso, automatizar partes do seu processo permitirá que sua equipe se concentre mais nos relacionamentos e na estratégia com fornecedores do que em tarefas repetitivas.

8. Execução, gerenciamento e melhora contínua

Após a execução, meça e acompanhe o progresso da sua estratégia. Lembre-se de que provavelmente você vai precisar ajustá-la para melhorar os resultados ao longo do tempo.

 

Com essas etapas, você vai proporcionar à sua empresa um processo sólido de procurement, viabilizando bons resultados hoje e nos próximos anos.

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O processo de procurement (também conhecido como abastecimento estratégico ou estratégia de compra) é um plano de longo prazo que permite que uma empresa adquira os bens ou serviços de que precisa para funcionar.